綜合檔案管理系統中的信息保密技術探析

文/泉州市園林綠化中心 傅英治

綜合檔案管理系統能夠對檔案信息進行高效管理，可以提升對檔案信息的存儲與利用效率，憑借此類優勢，綜合檔案管理系統已成為企事業單位開展檔案管理的常用系統。借助綜合檔案管理系統，能夠使檔案信息的真實性得到有效保障，同時還能夠幫助檔案管理部門對單位內部的檔案信息進行高效管理，最大限度地提升檔案管理工作實踐的效率。

一、綜合檔案管理系統中信息保密技術的主要類型

（一）安全審計技術。一般而言，在綜合檔案管理系統運行當中，需要對內網服務器的安全性能進行定期評估，對于安全事件進行準確記錄，并對相關安全事件進行及時分析與處理，從而確保能夠對安全事件做出及時反應。借助安全審計系統，能幫助工作人員高效且準確地判斷內網運行出現錯誤的具體地點，及時分析內網信息安全問題成因[1]。同時，借助安全審計技術，還能夠為工作人員提供包含故障分析等在內的內網運行日志，提高安全員對于非法入侵以及運行漏洞等問題的處理能力。

（二）安全管理技術。在網絡應用范圍不斷擴大，網絡信息管理的設備應用日趨復雜化的背景之下，需要采取更為高效的信息安全管理技術，只有這樣才能夠對檔案信息的復制、打印、傳遞等各個環節進行嚴格管理，從而解決檔案信息泄露的問題。安全管理技術是目前在信息保密實踐當中較為常見的一種技術手段。通過將安全管理技術應用于綜合檔案管理系統當中，能夠使檔案信息安全得到有效保障。在安全管理技術應用的過程中，只有具備一定級別的檔案管理人員才能夠對檔案信息進行錄入、調取等操作，這也在一定程度上增強了服務器數據的保密程度[2]。除此之外，借助安全管理技術還能夠對綜合檔案管理系統的用戶身份進行準確的審查，最大限度地避免信息丟失或泄露等問題的發生。

（三）安全掃描技術。在綜合檔案管理系統當中，系統可以借助安全掃描技術，對檔案信息管理中不同服務器的運行情況進行及時了解。例如，系統能夠及時掌握某個具體的服務器是否存在VIP目錄以及匿名登錄是否有效等情況，從而為管理人員做好檔案信息管理工作提供重要的信息保密決策支持。

（四）虛擬專網技術。虛擬專網技術是一種較為常見的信息保密技術，應用在檔案管理工作當中能夠有效地滿足綜合檔案管理的實際需求，使綜合檔案管理水平得到切實提高。但從技術本質角度分析可以發現，虛擬專網技術嚴格意義上并不屬于專業網絡，它只能夠為信息保密安全工作提供虛擬網絡的設置服務。被加密的檔案信息可以借助虛擬專網當中的虛擬通道進行安全傳輸，這些被傳輸的檔案信息在傳輸時需要進行加密處理，通過這種方式實現對檔案信息的雙重保護，從而避免在傳輸過程中出現信息泄露的情況[3]。

二、綜合檔案管理系統中信息保密工作存在的問題

（一）保密意識較為薄弱。隨著信息技術發展水平的不斷提升，對檔案管理工作帶來了顯著影響，檔案管理部門需要積極提升檔案管理的效率，使綜合檔案管理系統能夠得到有效建立。當前，部分工作人員在從事信息保密等相關工作的過程中，并沒有對信息系統保密技術的應用問題給予應有的重視，也沒有對信息技術保密工作給予正確的認識，加之部分工作人員所掌握的檔案信息保密知識較為匱乏，保密意識和保密理念較為薄弱，使得綜合檔案管理系統中信息保密工作容易被忽視，導致檔案信息管理的安全面臨著極大的威脅。

（二）缺乏健全的保密制度。健全的保密制度是確保檔案信息得到嚴格保密的重要條件之一。在目前的綜合檔案管理系統應用實踐當中，主要是依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關法律法規開展檔案信息保密工作，但是由于上述法律法規缺乏較強的針對性，難以幫助檔案信息管理人員根據本單位內部的實際情況靈活開展檔案信息保密工作，最終使得檔案信息面臨一定的安全威脅。此外，在單位內部積極開展檔案信息管理的過程中，未針對信息保密問題建立完善的監督機制，這也使得檔案管理人員在檔案信息保密工作中難以得到有效監督，使得整體的信息保密效率達不到理想的效果。

（三）保密知識較為欠缺。工作人員信息保密知識匱乏，是目前綜合檔案管理系統在應用當中所面臨的另外一個重要問題。檔案管理人員承擔著對檔案信息保密的主要責任，是檔案信息保密工作的直接執行人。根據調查發現，部分檔案管理人員缺乏專業的信息保密知識，無法有效應用各類專業技術手段開展檔案信息保密工作。尤其是對于各種先進的檔案管理設備，部分檔案管理人員難以對其進行有效應用，使得綜合檔案管理系統的信息保密水平無法得到有效提高[4]。此外，檔案管理部門沒有定期組織專業知識培訓，這也使得現有的檔案管理人員對于新的信息保密技術手段無法及時地掌握熟悉，更難以將其應用于管理實踐當中，這也是目前檔案信息管理安全水平受到威脅的另一項主要原因。

三、綜合檔案管理系統中信息保密技術的應用策略分析

目前，信息保密技術主要由安全管理技術、安全審查技術等部分構成，但是受到各類因素的影響，在綜合檔案管理系統中的信息保密工作面臨著部分工作人員專業知識匱乏、信息保密管理制度不健全等問題，阻礙了綜合檔案管理系統應用實踐效果的提升。

（一）樹立先進的檔案信息保密理念。在綜合檔案管理過程中，檔案管理人員需要樹立科學的檔案信息保密理念，對檔案信息保密工作給予充分的重視，在工作實踐當中不斷創新技術手段，著力提升信息保密技術水平，從而使綜合檔案管理系統中的檔案信息安全性能夠得到保障。具體而言，可以從以下幾個方面開展相關工作。首先，檔案管理部門領導者需要樹立正確的思想觀念，對信息保密技術在綜合檔案管理系統當中的重要性給予正確的認知，從而為信息保密工作的有效開展提供有力的支持。其次，要在單位內部定期組織信息保密工作培訓活動，要求一線檔案管理工作人員按時參加培訓活動。通過信息保密工作培訓，不斷提升檔案管理工作人員的信息保密意識，使其能夠在工作實踐當中貫徹落實信息保密技術的相關要求，從而提升檔案信息保密水平。最后，要借助檔案信息保密失敗案例，對檔案管理人員起到一定的警醒作用，使檔案管理工作人員能夠樹立良好的信息保密意識，促使檔案管理工作人員能夠在工作實踐當中恪守規章制度的具體要求，時刻保持警惕，確保信息安全不會出現任何問題。

（二）建立完善的信息保密管理制度。健全且完善的信息保密管理制度，是使綜合檔案管理系統當中信息保密技術能夠發揮出應有作用的重要保障。第一，要建立完善的檔案信息管理體系，充分發揮出信息保密技術在檔案信息管理過程當中的重要作用，確保管理體系不會出現漏洞，從而為綜合檔案管理系統的高效運行奠定良好的基礎。例如，在具體的檔案管理工作實踐當中，可以應用分級管理模式，建立起包含分管領導、部門主任以及基層管理人員在內的系統化管理制度，明確不同崗位不同人員的管理責任，從而使得管理體系能夠更好地發揮保障檔案信息安全的作用。第二，要建立起有效的激勵機制。對于在綜合檔案管理系統當中嚴格貫徹落實信息保密規章制度要求，積極學習信息保密技術的工作人員要給予應有的獎勵，從而激發其持續參與信息保密工作實踐的積極性，為檔案管理信息安全水平的不斷提高發揮出有效的促進作用。除此之外，通過激勵機制還能夠使檔案管理工作人員對現有的信息保密技術資源進行充分利用，從而最大限度地提升綜合檔案管理水平。第三，要建立高效的監督機制，借助監督機制促使參與檔案管理的相關人員能夠嚴格履行崗位職責，堅決杜絕泄密等問題的出現，使信息安全受到的威脅降至最低。

（三）建立高素質的檔案管理人才隊伍。在開展信息保密工作的過程中，還需要積極提升綜合檔案管理系統工作人員的專業水平，確保其知識能力能夠滿足新時期綜合檔案管理工作的基本要求，使其能夠有效應用各類技術手段解決檔案信息安全問題，從而使得信息保密工作達到理想的實踐效果。首先，檔案管理部門應當定期邀請專業技術人員到單位內部組織開展專業知識的培訓教育，向檔案管理人員普及保密法和檔案法等相關法律知識，使檔案管理人員能夠在技術水平和理論素養等方面得到切實提高，為其更好地開展檔案管理工作奠定堅實的基礎。其次，要組織開展信息技術安全教育培訓和計算機操作訓練等活動，使參與檔案管理的工作人員能夠具備良好的計算機實操能力，使其在面對各類信息保密問題時可以及時采取有效措施，從而提升信息保密水平。最后，要根據單位內部檔案管理實踐的基本需求，從外部引進專業技術人才，充實現有的檔案管理人才隊伍，對于信息保密技術崗位“缺人”問題給予及時解決，從而使綜合檔案管理能夠擁有一支高素質的人才隊伍做支撐。例如，可以通過參加人才招聘會或聯合其他部門開展檔案安全管理競賽活動等方式，挖掘專業技術人才，通過提高其待遇水平，從而吸引專業技術人才能夠投入綜合檔案管理信息保密工作當中。

（四）綜合應用各類信息保密技術手段。為了能夠使綜合檔案管理系統中信息保密技術的應用效果達到理想的狀態，除了要建立完善的管理制度，打造專業的人才隊伍以及確立科學的工作理念之外，還要在各類信息保密技術的具體應用方面下足功夫，確保在工作實踐中能夠對各類信息保密技術手段進行合理搭配 ，使信息保密技術的綜合應用效果達到最佳。1.入侵檢測技術。通過將入侵檢測技術應用于信息保密工作當中，能夠對檔案管理系統的惡意訪問行為進行實時監測，一旦發現數據竊取現象，就會向管理人員發出警報，從而使得管理人員能夠在第一時間開展應對工作。在將入侵檢測技術用于檔案管理的過程中，可以顯著提高檢測的效率和檢測的及時性，對入侵行為在短時間內作出評估，確保檔案數據的安全。此外，借助入侵檢測技術還能夠對入侵行為發出警告，進而達到快速擊退入侵行為的目的。2.云端存儲空間。借助云端存儲空間，能夠使海量的檔案信息得到有效存儲，使檔案信息存儲空間不足的情況得到有效解決，最大限度地避免了檔案數據丟失問題的出現。同時借助云端存儲技術，對檔案信息進行備份，從而使檔案丟失所帶來的損失降至最低。3.身份認證、VPN技術。在應用身份認證技術之后，用戶需要通過按壓指紋或者輸入密碼等途徑獲取檔案信息，從而使檔案信息存儲的安全性得到提高。VPN技術是目前常用的保密技術之一，利用隧道技術對檔案數據進行加密封裝處理，能夠使檔案數據在傳輸過程中借助虛擬化的公網隧道，將檔案信息數據被盜竊的可能性降到最低。4.數據加密技術。為了能夠使綜合檔案管理系統當中的檔案信息得到更加嚴格地保護，還需要對檔案信息進行加密處理。借助數據加密技術，按照某一具體的程序或規則對信息進行加密翻譯和還原等操作，使得檔案管理的保密性能夠得到進一步的提高，從根本上避免信息盜用問題的出現。一般而言，在加密技術應用過程中所使用到的密鑰可以分為兩種，一種是專用密鑰，另一種是公開密鑰，兩種密鑰特點不同，應用方法也存在一定的差異性。

四、結語

為實現綜合檔案管理系統中信息保密工作的有效開展，不僅需要具備先進的信息保密理念、完善的信息保密制度、高素質的管理人才隊伍，還需要不斷創新信息保密技術，綜合運用信息保密手段。信息保密技術在當今時代具有廣闊的應用前景和巨大的社會經濟價值，不僅可以有效防范數據泄露和網絡攻擊，保護個人隱私，還能維護國家安全，保障企業競爭力，在金融、醫療、能源等關鍵領域更是不可或缺的基石，為創新提供安全環境。

未來，隨著大數據和人工智能技術的不斷發展，信息保密技術將扮演更為重要的角色，推動檔案信息數字化轉型和智能化發展。期待信息保密技術能在數字社會中發揮出更大的作用，確保信息安全成為推動科技和社會進步的支柱之一。