制造企業應收賬款管理的難點及對策

張勝楠/文

制造企業是我國實體經濟發展的根本,堅持推進新型工業化,推進制造企業經營方式轉變,統籌推動制造業高質量發展,是我國加快建設制造強國的必然趨勢。制造企業應當抓住發展機遇,不僅應當將發展重心投入產品質量與市場銷售等方面,還應當重點關注制造企業內部控制建設。例如,制造企業在開展銷售活動時往往為了搶占市場、維系更多的客戶就采取賒銷的方式進行銷售,部分采購方并不能在合同約定的付款期限內完成支付,而且制造企業也疏于對應收賬款的管理,無法及時收回賬款,產生較多的壞賬和死賬,進一步對企業現金流正常運轉產生一定的影響。因此,制造企業應當加強內部控制建設,在應收賬款管理工作中貫徹落實精細化管理理念,對業務活動進行全過程監督與管理,并結合制造企業的實際情況制訂有效的催收方案且加以實施,確保制造企業應收賬款可以及時回款,進一步保證企業現金流穩定運行。

應收賬款管理關系到制造企業能否正常運營,為制造企業降低運營風險,提高抗風險能力具有重大意義。制造企業不僅應當重視產品的質量與創新,更應加強應收賬款管理,構建科學的績效管理體系,提高全體人員對應收賬款管理的認識,并主動分析制造企業運營過程中的各種風險,結合有效的催收方式,及時收回應收賬款,并將其投入制造企業的生產經營活動中,推動制造企業長遠發展。本文圍繞制造企業的生產經營特點,對應收賬款管理的重點和難點進行深入分析,并圍繞制造企業的實際業務活動制訂了相應的管理對策。制造企業應當將應收賬款作為經營管理的一項重要內容,深入貫徹執行應收賬款管理的理念與制度,降低企業的財務風險。

應收賬款概述

應收賬款是指企業在完成產品銷售或者提供勞務之后,應得到的經濟報酬,是一項債權,包括應收票據、應收賬款、預付款項、應收利息、股利和其他內容。應收賬款在流動資產中具有舉足輕重的地位,如果能夠及時收回應收賬款,企業的資金使用效率便能大幅提升。應收賬款的形成不是自然形成的,這和制造企業的營銷策略有關,因此,制造企業在制訂營銷策略時就應當充分考慮應收賬款,以此確定合理的銷售模式。

應收賬款管理是指在賒銷業務中,銷售方向購買方提供銷售服務之后,銷售方采取一定的賬款催要手段和方式對應收賬款回收全過程采取的一系列管理措施與手段。

應收賬款管理的作用和意義分析

應收賬款管理工作關乎制造企業的生死存亡,制造企業采用賒銷方式進行銷售之后,財務應當根據真實的業務數據對銷售交易數據進行系統化記錄。制造企業可以通過數據的記錄與分析監控現金流的流轉狀況,同時針對到期賬款與預期賬款制訂并實施有效的催收計劃與方案,責任部門應當根據制造企業制訂的催收政策催要。在此過程中,制造企業向購買方核發對賬函,定期核對應收賬款的數額,確保制造企業賬實一致,還可以對應收賬款進行及時催要,最大限度地減少壞賬,避免經濟損失。制造企業在加強應收賬款管理時應構建應收賬款管理體系與流程,用以規范制造企業應收賬款管理工作的各項行為,各部門人員也應當嚴格按照相應的管理流程開展工作,強化制造企業內部控制,控制經營風險,推動制造企業長遠發展。

制造企業應收賬款管理的難點

客戶資信調查不深入,客戶信息管理不到位

制造企業加強事前環節的管控,加強客戶資信調查與信息管理,可以針對信譽等級不同的客戶制訂不同的銷售策略,確保制造企業在增加銷售量的同時減少壞賬產生。但是目前,大多制造企業在營銷過程中并沒有對客戶的資信與經營情況進行調查,很多銷售人員也只是追求銷售額的完成及銷售業績提成等,并不關注客戶資信調查。同時,銷售人員也沒有針對一些大單客戶實地考察,制造企業在未做好背景調查的情況下采用賒銷政策就會導致信譽度較差的客戶到期無法償還貨款,資金就會被長期占用,影響制造企業運營。而且,制造企業也沒有對銷售人員進行培訓,銷售人員一直秉持著完成銷售業績就好,有些銷售人員在明知客戶信譽度有問題的情況下仍然選擇賒銷。部分制造企業雖然構建了客戶信息數據庫,并且對客戶的經營信息與實際發展情況等進行了調查與登記,但是并沒有定期跟蹤客戶經營情況變化,更未對客戶數據庫中的信息資料進行更新與完善,也沒有對客戶的信息資料進行妥善保管,制造企業所掌握的客戶基本信息就會失去參考價值,嚴重影響制造企業的決策判斷。

應收賬款管理機制不健全

制造企業開展應收賬款管理工作需要科學、規范的應收賬款管理機制,用以規范與約束制造企業的管理行為,提升應收賬款管理水平。但是,制造企業卻沒有建立健全應收賬款管理制度,對應收賬款管理工作也未加以重視,應收賬款的確認和對賬制度不完善;制造企業也沒有定期向客戶核發對賬函,沒有對應收賬款的金額進行確認,因此,制造企業就無法及時發現應收賬款的問題,長時間會出現賬實不符的狀況,也會導致制造企業債權難以實現。同時,制造企業也沒有建立催賬制度,客戶企業在完成貨物驗收之后沒有按照銷售合同的約定時間和方式支付價款,制造企業在客戶逾期之后并沒有第一時間催要,也不能依照科學的催要機制與方式開展催款工作,造成很多壞賬。此外,制造企業缺乏應收賬款的交接制度,在銷售人員與項目會計等離職之后,只是簡單地將手頭上的工作進行交接,交接時并不注重應收賬款工作的交接,導致接手的人員并不清楚相應賬款的具體情況,可能就會導致推諉現象發生。更重要的是,績效管理體系的不健全成為影響應收賬款工作開展的重要因素。制造企業的績效考核一般只重視銷售量與銷售業績的考核,并沒有將應收賬款納入績效考核管理,也沒有設置相應的績效考核指標,如應收賬款回款率等指標,更未將制造企業的績效管理考核體系與銷售人員應收賬款的回款率進行掛鉤,無法運用績效考核與激勵機制,對銷售人員進行考核,因此,就難以調動銷售人員的積極性。

合同評審出現漏洞,增加了企業經營風險

合同簽訂也是制造企業降低經營風險的重要環節。制造企業應當加強合同的評審工作,對合同中的賬款支付時間和方式及違約責任等內容進行審核,分析合同中的各項風險,從而有效控制制造企業的風險。但是,制造企業在合同評審中并沒有關注應收賬款的風險審核與控制,各部門只是對合同中的業務條款,如銷售數額及雙方的責任等方面進行了綜合的審核,并沒有對合同中的回款期限方式及違約責任等條款進行審核。然而,實踐中針對一些比較著急的業務合同,一般都是經過領導的同意蓋完章之后才發起了合同審批流程,各部門在進行合同審核時,針對合同的風險條款提出改進意見之后,無法及時對合同的內容進行修改與調整。有些制造企業往往為了銷售業績的提高,在客戶口頭下單之后就開展生產制造,而在制造中與客戶發生糾紛之后,無法保障制造企業的合法權益。

制造企業應收賬款管理的對策

深入調查客戶資信資料,加強客戶信息管理

制造企業只有強化客戶信息調查,掌握更多的客戶信息,才能夠深入了解客戶的經營情況與信用狀況,進而采取合理的銷售政策,減少制造企業的壞賬風險。制造企業構建客戶資信資料調查機制,需對即將合作的采購方的經營規模、信用狀況及資金運轉情況進行調查。對一些金額較大的銷售業務,銷售人員還應當對合作方的經營狀況進行實地考察和調查,可以根據客戶的基本信息,對客戶進行不同級別的分類,例如,A類客戶規模大、信譽高、資金雄厚;B類客戶規模中等、信譽較好;C類客戶信用狀況一般的中小客戶;D類客戶一般的中小客戶、新客戶和信譽不太好的客戶等。銷售人員在銷售談判過程中應當按照不同的客戶登記給予不同的銷售政策,例如,針對A類信用較好的客戶,可以有一定的賒銷額度和回款期限,但是賒銷額度以不超過一次進貨為限,回款以不超過一個進貨周期為限;針對B類客戶,一般要求現款現貨,可以設定一個額度,再根據信用狀況逐漸放寬;針對C類客戶,要求現款現貨,并且應當仔細審查,對符合制造企業信用政策的給予少量的信用額度;而針對D類客戶,不給予任何信用交易,堅決要求現款現貨或先款后貨。另外,制造企業還應當加強客戶信息管理,成立專門的客戶信息庫,銷售人員應當根據客戶的實際情況定期對客戶資料進行更新,為制造企業制訂銷售政策提供準確的依據。

健全應收賬款管理機制

完善應收賬款管理機制,是制造企業有效組織應收賬款管理工作的基本和保障。制造企業應當加強對賬機制的完善,統一企業內部對賬流程,銷售人員應與財務人員定期對應收賬款數據信息進行討論與對賬,確保制造企業賬面信息與實際業務信息的應收賬款數額一致。銷售部門應向相應的客戶核發對賬函,并保留相應的證據。例如,制造企業采取EMS方式進行郵寄時,應當保留賬函的原始資料與客戶的快遞簽收資料等,確保證據鏈完整。同時,制造企業還應當完善逾期催收制度,成立專門的應收賬款催收小組,包括企業的領導、銷售人員、財務人員和法務,在制造企業產生應收賬款之后,先由銷售人員定期和客戶進行溝通,定期跟蹤應收賬款的匯款情況。如果客戶出現逾期付款的情形,制造企業應當及時組織召開應收賬款分析會議,應對具體項目的情況進行分析,由項目人員對應收賬款的具體情況進行闡述,小組內部進行充分的討論,根據客戶的經營賬款,分析客戶逾期付款的原因,并且根據不同賬齡的應收賬款制定不同的催收政策與方式,包括電話催收、信函催收、律師函催收與訴訟催收等。例如,制造企業針對逾期超過三個月的應收賬款,就應當采取法律訴訟的方式進行催要,通過法律手段維護制造企業的合法權益。制造企業還應當加強與客戶的溝通與聯系,與客戶方的財務建立良好的溝通關系,一方面,有利于賬款的催收,另一方面,對業務也能起到更好的管控作用。此外,制造企業還應當完善應收賬款交接機制,在銷售人員離職、轉崗時,應當將客戶信息進行交接,還要對應收賬款管理的相關資料與信息進行交接,只有完成應收賬款信息交接之后,才可以辦理離職與轉崗手續。制造企業還需要加強應收賬款績效管理機制的建立與完善,不僅應當設置銷售業績考核機制,還應當將每個項目的應收賬款回款率作為績效管理考核的重要內容,設置相應的考核指標,如應收賬款的周轉天數等。銷售人員未及時追回應收賬款的情況下,制造企業可以扣除部分績效獎金,在該項目應收賬款全部收回之后全額發放項目獎金。制造企業還應當明確各部門的工作職責,落實責任,使其可以充分履行自身的工作職責。

加強合同評審

合同是制造企業應收賬款最有法律效力的依據。制造企業應當制定并完善合同管理制度,明確合同管理機構的職責,并且建立合同臺賬制度,注意收集、記錄與整理各類憑證,尤其是合同變更與解除的書面憑證,做好法律防范的基礎工作。制造企業還應當加強合同評審工作,不僅應當對制造企業的業務條款進行審核,還應當對合同中關于應收賬款的條款進行審核,包括賬款的支付時間與條件、貨物的驗收標準與質量、違約責任等內容進行評審。制造企業需要建立完善的合同評審制度,在業務合同完成最終的審批流程并且通過之后才可以加蓋公章。制造企業的合同審核流程應當將其各個部門的負責人都納入合同評審流程,各部門站在各自專業的角度,對該合同的相應條款進行審核與評定,針對合同中的風險條款,各部門應當進行分析,并提出改進意見。制造企業在合同的評審過程中,應當加強信息化建設,引進先進的ERP信息化管理系統,設置合同審核模塊。銷售人員可以通過業務端口提交合同與項目的相關資料,在上傳合同資料時,還可以上傳客戶的工商登記信息資料等,在銷售人員完成上傳之后,由法務人員對該合同的法律條款進行審核,分析該合同中的法律風險,并且提出相應修改意見。由法務人員完成合同評審流程之后,交由財務人員對合同中的數額、支付方式、發票開具的方式等條款進行審核,最終交由制造企業的領導對合同條款進行整體性的審核,從而完成合同的審核工作。同時,制造企業還應當加強合同的管理與保管,完善合同管理制度,在完成紙質合同的簽訂之后,合同管理部門應當將紙質合同通過掃描的現代科學技術將其歸納到企業的信息化管理系統中,便于制造企業對相關的合同內容進行查看,同時也為企業后續通過訴訟方式催要應收賬款提供了證據資料,確保企業可以及時收回應收賬款,減少企業的經濟損失。

應收賬款管理工作對企業業務開展與穩定運行都有重要的影響,制造企業只有重視并加強應收賬款管理工作,強化應收賬款管理體系的制度與執行,加強應收賬款事前、事中與事后全過程的管理,才可以及時回收賬款,有效降低經營風險。制造企業應當將應收賬款管理工作作為經營管理的重點內容,深入研究不同的應收賬款催收方式的優勢,結合企業的實際情況,采取有效的催收,并定期做好對賬和債權確認工作,幫助制造企業提升整體的發展實力。