基于商用ERP的市場銷售業務數字化建設探索與實踐

盧超月、王園琳、于廣瑩、吳浩、樂金/北京微電子技術研究所

在當前元器件國產化以及國際形勢緊張的大背景下，國產元器件需求數量激增，企業市場銷售業務量翻倍增加，導致原有的市場銷售業務系統不堪重負，市場人員工作量較大，加班成為常態，依靠人力來解決工作量的問題，治標不治本。為深入落實中國航天科技集團有限公司“數字航天”等各項戰略部署，北京微電子技術研究所以數字化轉型為抓手，開展市場業務數字化建設，引入商用成熟ERP（企業資源計劃）系統，并根據企業市場銷售業務的特點進行改進，其中針對產品在生產過程中需要驗收、二篩、借還庫等特殊要求，定制化配置了系統流程，使商用ERP 能夠更好地適應生產單位。

ERP 是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想為企業決策者及員工提供決策運行手段的管理平臺，通過軟件把企業的人、財、物、產、供銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流等緊密地集成起來，實現資源優化和共享，對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。傳統生產研發型企業可依托ERP 系統實現數字化、信息化、無紙化辦公，從而帶動管理提升。在市場銷售業務方面，ERP 不僅可以完成客戶數據管理、合同管理、出入庫管理以及開票管理等基礎功能建設，同時也規范了合同簽訂、產品出入庫以及開票的審批流程，實現了銷售業務全流程的閉環管理，達到了為企業降本增效的目的。

一、現狀及存在的問題

企業傳統市場銷售業務流程如圖1 所示，需要先后在財務軟件—神舟財務網上報銷系統、庫房軟件—浪潮出入庫軟件系統、科研生產軟件—任務單管理系統三個系統上交替才可完成。同一個訂單在系統之間進行任務對接時，需要對初始的訂單信息不斷重復錄入，導致工作效率低下、錯誤率增高，訂單進度跟蹤難度大，數據統計及管理仍需依賴人工電子記賬。傳統市場銷售業務流程只能滿足一定的市場銷售業務需求，在業務量大幅增長的情況下，傳統業務流程的問題日益凸顯。企業傳統市場銷售業務流程主要由以下四個部分構成：

圖1 企業傳統的市場銷售業務流程

一是合同簽訂?？蛻籼岢霾少徲唵涡枨?，共有X 條產品采購條目。業務人員需要在神舟財務網上報銷系統中錄入并提交訂單信息，進行合同評審流程。由于該系統中一個合同單據只能錄入一條產品的訂單信息，因此完成該采購訂單一共需要錄入X次用戶信息及產品信息。合同評審通過后，按照訂貨合同模板需要使用WORD 軟件再次進行人工編輯用戶及產品信息。完成合同制作后交給客戶，客戶蓋章后及時收回原件保存。

二是出入庫管理。完成合同簽訂后，在浪潮出入庫軟件系統上按照合同的品種、數量、質量等級填寫借庫申請單，并提交審批流程。審批通過后，在任務單管理系統上提交產品驗收、二篩等試驗任務的申請單。產品完成任務單的試驗后填寫還庫單退回庫房，業務人員按照合同的品種、數量、質量等級填寫出庫申請單，并提交審批流程。審批通過后，產品進行出庫、包裝，并交付客戶。

三是任務單管理。在任務單管理系統上，按照合同的品種、數量、質量等級以及質保單位要求，以EXCEL 作為附件的形式匯總并提交產品驗收、二篩任務申請單進行審批流程。審批通過后進行產品的二篩、驗收試驗，試驗完成后將產品退回庫房。

四是開票回款。用戶收到產品并確認產品合格后，業務人員在神舟財務網上報銷系統上參照合同單據生成開票申請單，提交進入開票審批流程。審批通過后，打印紙質開票申請單提交到財務部門進行開票。再將發票送交用戶并催要回款，收到回款后業務部門需手工核銷應收賬款，完成整個合同流程的閉環管理。

由此可見，企業傳統市場銷售業務流程在完成合同全流程閉環管理過程中存在以下四方面不足：

一是缺乏頂層規劃設計。各部門根據部門內部業務流程獨立建設信息系統，造成信息“孤島”，信息的連貫性、及時性、有效性和共享性無法得到保證。

二是工作效率極低。一個采購訂單的信息需要在三個系統之間來回切換，經過多次重復填寫和流程審批，才能完成整個市場業務流的閉環。

三是工作流程存在漏洞。多系統的流程并行，極易出現上一個系統審批流程未完成，而下一個系統已經開始走流程的情況，審批流程的時間順序不符合審批工作流程規定。

四是需要手工記錄臺賬。銷售業務經歷的各個環節都需要手工登記臺賬才能做到數據的實時更新，實現合同全流程的跟蹤管理，以保證市場數據的完整性和正確性。

二、市場銷售業務數字化建設實施分析

由于企業傳統市場銷售業務流程存在諸多問題，數字化、信息化建設刻不容緩。研究所通過頂層策劃，梳理從采購、銷售、生產等全部業務流程，進行統一部署，分階段實施。在引進成熟商用ERP系統后，針對企業銷售業務流程的特點進行改進，形成了全新的市場銷售業務流程，如圖2 所示，銷售業務所涉及的全部流程只需在ERP 一個系統上就可完成，主要由以下三部分構成：

圖2 市場銷售業務采用ERP系統后的業務流程

一是合同管理。按照用戶采購訂單需求，在ERP 系統中錄入訂單信息，并提交審批。審批通過后，系統會自動生成合同，業務人員點擊生效按鈕，即可完成新訂單的合同制作，整個過程只需要錄入一次訂單信息。通過該系統，可隨時對合同的數據信息進行監測、統計、查看，實現合同的動態管理。

二是過程管理。合同生效后，根據產品的驗收要求，在系統中提交審批流程并實現流水式借、還庫中轉，生成出庫單并經出庫員在系統簽字確認后，由系統生成產品交付單，完成產品交付流程。

三是結算管理。已完成交付的合同，通過該系統提交開票申請，系統自動形成應收賬款?？蛻艋乜詈?，在系統中生成對應的回款單，可自動核銷該客戶的應收賬款，實現結算管理以及整個市場業務流的閉環。

ERP 系統實施后，市場銷售業務流程更加簡潔、規范，初始訂單信息只需在系統中錄入一次，該訂單后續的合同、出庫、開票等業務流程所需的信息可以直接參照訂單信息，銷售數據的完整性和準確性得到了保證。

三、市場銷售業務數字化建設實施效果

市場銷售業務數字化建設實施近兩年來，在集成化管理、降本增效、規范和優化管理業務流程、數據和信息共享、無紙化辦公等方面起到了至關重要的作用，同時也為企業后續安排生產任務、制定營銷策略等提供了完備的數據支撐。

一是實現企業業務的集成化管理。通過ERP系統自身的集成性，很大程度地實現了數據和信息的共享，規范和優化了管理業務流程，避免了信息的重復錄入，實現了跨部門的有效溝通，支撐企業管理集約化、精益化。提升工作效率和科學決策能力，整合規范合同流程、任務單流轉，實現庫存數據的實時傳輸，各個環節的動態更新，信息化協同，數據共享，解決多個部門的溝通難題，快速實現了庫存資源優化配置。

二是提升生產和管理能力，實現降本增效。通過梳理、分析系統中產品的銷售數據、庫存數據、交付數據等信息，優化資源配置，合理安排生產計劃，提高合同履約能力的同時，顯著降低庫存積壓帶來的生產成本，有效提升競爭能力。

三是規范、優化管理業務流程。實現了對訂貨合同、產品出入庫以及開票和回款整個合同全流程的閉環管理，各流程環環相扣，杜絕違規情況出現。

四是實現了線上無紙化辦公。通過ERP 系統，市場銷售業務所涉及的流程和審批都可以在系統上進行，避免使用紙質材料，更好地協調生產和管理，提高整體運營效率。

四、幾點思考

開展市場銷售業務數字化建設，一是有助于市場管理業務流程更加規范、高效，依據各流程的管理規定，通過ERP 系統對各個部門的審批權限進行設定，加強了各部門之間的監督，實現內控管理目的；二是多個部門之間可以通過該系統實現有效的數據、信息共享和傳遞；三是數字化系統大幅度減少了市場人員的工作量，提高了工作效率和市場信息的及時性、有效性，推動研究所向高質量發展。

在市場銷售業務數字化建設過程中，有兩點思考：

一是優化和創新數字化系統建設。數字化系統建設需要不斷迭代更新，要鼓勵系統開發人員和操作人員在現有系統的基礎上進行優化創新，使系統更加貼合使用需求。

二是多維度的數據挖掘。數字化系統實現了客戶信息、產品信息、銷售數據、庫存數據、交付數據等信息的集成，可進行多維度的數據分析，為后續市場業務制定營銷計劃提供數據支撐，充分發揮對企業發展的前瞻性作用。