新時代中外合作辦學檔案管理研究

黃文衛　易玨虹　郭文穎

［摘 要］ 高校的中外合作辦學檔案管理是推動內部治理效能、發揮檔史育人功能的需要，也是我國實施高等教育對外開放的戰略需要。其既有一般高校檔案管理的共性，也體現教育對外開放的特殊性。結合中外合作辦學項目檔案管理實踐，提出中外合作辦學檔案工作的重要意義，分析目前存在的主要問題，并給出工作建議，旨在為各所高校提供借鑒，以共同推動我國高校中外合作辦學檔案管理的高質量發展。

［關鍵詞］ 中外合作辦學；檔案管理；檔史育人

［基金項目］ 2020年度中國高等教育學會中外合作辦學研究分會中外合作辦學研究課題“‘雙一流背景下新時代行業特色高校中外合作辦學高質量發展路徑研究”（ZWHZBX202006）；2022年度長沙理工大學教學改革研究項目“面向行業特色的中外合作辦學項目培養學生跨文化溝通能力路徑研究與實踐”（XJG22-031）

［作者簡介］ 黃文衛（1982—），女，湖南湘潭人，碩士，長沙理工大學國際工學院學習與發展中心主任，講師，主要從事國際化辦學與人才培養研究；易玨虹（1974—），女，湖南湘陰人，學士，長沙理工大學檔案館科員，主要從事檔案管理研究；郭文穎（1990—），女，湖南長沙人，碩士，長沙理工大學國際工學院學習與發展中心干事，主要從事國際化辦學與人才培養研究。

［中圖分類號］ G647 ［文獻標識碼］ A［文章編號］ 1674-9324（2024）07-0017-04 ［收稿日期］ 2023-08-10

引言

檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作。做好新形勢下檔案工作，對于推動經濟社會科學發展、維護國家安全和社會穩定、維護人民群眾合法權益、提高黨的執政能力和政府管理水平，具有重要意義［1］?！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》明確提出：高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。

根據《中華人民共和國中外合作辦學條例》和《中外合作辦學條例實施辦法》的有關規定，中外合作辦學是指中國教育機構與外國教育機構依法在中國境內合作舉辦以中國公民為主要招生對象的教育教學活動。中外合作辦學有合作設立機構和合作舉辦項目兩種形式［2］。中外合作辦學是引領中國高等教育走向世界教育舞臺中央的“領頭羊”“排頭兵”“橋頭堡”［3］，是高校國際化發展戰略和培養高層次國際化人才的重要路徑。截至2021年年底，全國經審批機關批準設立、舉辦的高等教育中外合作辦學機構和項目共2 356個，其中本科以上層次機構和項目1 340個，?？茖哟螜C構和項目1 016個；合作辦學涉及經濟學、法學、教育學、文學、歷史學、理學、工學、農學、醫學、管理學、藝術學等11個學科門類200多個專業［4］。

中外合作辦學檔案工作是指舉辦中外合作辦學機構或者項目的高校，對學生、學校內部和社會有關的教學科研、招生管理等活動形成的有價值的資料進行備份保存［5］，它是一定時期對高校舉辦中外合作辦學的真實記錄，起著標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理的作用，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用八項內容［6］。中外合作辦學檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，是中外合作辦學的重要基石。

一、中外合作辦學檔案工作的意義

1.承擔檔史育人的重要職能。檔案工作承擔“存史資政育人”的根本任務和“為黨管檔、為國守史、為民服務”的重要使命。作為一種特殊的文化教育資源，中外合作辦學檔案牢牢把握社會主義辦學方向，服務中外合作辦學內涵式發展與高?！半p一流”建設，促進檔案育人與服務育人相結合。

2.承載教育對外開放的重要使命。截至2021年年底，中外合作辦學合作對象已涉及39個國家和地區，1 000余所境外高校，900多所中方（內地）高校［7］。各高校持續不斷深化改革，完善國際化辦學發展戰略。改革的前提和基礎是對高等教育、學校自身辦學定位和合作院校的全面認識和深入研究，檔案資料是重要來源與借鑒。因此，做好中外合作辦學檔案工作是促進高校對外開放教育改革轉型、中外合作辦學可持續發展的需要。

3.是提升高校治理效能的重要途徑。中外合作辦學在革新和推動傳統辦學理念、教學與管理方法、專業學科建設等方面發揮著重要作用，做好檔案利用有利于推進高校治理體系建設。

二、中外合作辦學檔案工作的特殊性

作為高校檔案工作的有機組成部分，中外合作辦學的檔案工作既有一般高校檔案管理的共性，也體現了教育對外開放的特殊性。特殊性具體表現如下。

1.階段時效性。中外合作辦學項目有固定的辦學周期。一個周期結束之后，經教育部評估合格后方可延期辦學。一旦辦學終止，檔案工作不具備延續性和可參考性，是獨特、單一的存在。

2.動態發展性。辦學初期的辦學規模不大，往往育人舉措不夠豐富，育人成效也不夠顯著。此階段的檔案材料一般以合作協議、審批文件等較強的規范性政策文件材料為主。隨著辦學的深入，檔案材料逐漸豐富，涉及外事類、教學類、學生類等，其范圍和數量呈幾何式擴大和增長。

3.強服務性。雙校園培養是重要的辦學特點之一。對于出國學習的學生群體來說，學生在國內的檔案材料，如成績單、獎懲材料、表現評價等，是合作外方高校評判學生個人素質及能力水平的重要參考依據，是學生后續階段在國外學習的重要支撐。

4.多語種管理性。中外合作辦學檔案由國內外高校的檔案共同組成，其文字形式包含中文和英文，甚至其他語種。雙語要求主要體現在會議紀要、人才培養方案、學生成績單、教材、課件等檔案材料中。

三、中外合作辦學檔案工作存在的問題

我國中外合作辦學檔案管理已取得一定成效，然而，由于體制機制、經費投入等因素的影響，還存在一些問題與不足，未完全滿足新時代中外合作辦學高質量發展的要求。

1.存在與高校其他檔案工作同樣的問題。有分析顯示，目前，高校的檔案工作主要有兩方面的問題：（1）現代化的檔案管理體系還不完善。例如：檔案場館分散在各個辦學校區，不利于檔案的統一管理與高效服務。檔案數字化程度較低，某些中西部地區高校的綜合檔案數字化率還不到20%。檔案的加工、整理、保管設備落后，還存在部分木質檔案柜。（2）體制機制還不健全。例如：檔案工作未納入學校年度考核內容，制度化建設有待進一步加強。專業隊伍建設有待加強，有些一線館員年齡偏大，檔案編研工作水平偏低。（3）文化育人功能發揮不充分。例如：高校檔案的文化內涵與特征、文化功能與體現、實現途徑等挖掘還不夠深入。高校檔案文化的時代性與現實性還不夠強，與大學生思想政治教育的結合還不夠緊密。

2.存在自身獨特的問題。主要表現在三方面：（1）辦學前期檔案工作建設不充分。辦學之初，運行不成熟，人財物投入有限，往往忽視了檔案管理，導致辦學前期的檔案工作建設落后，檔案材料少。（2）建檔不系統不規范。多數高校由二級學院運行中外合作辦學項目。檔案由二級學院綜合辦公室人員兼職管理，實行“檔案館專業人員—二級學院綜合辦公室兼職人員—二級學院各辦公室兼職人員”三級管理制度。兼職人員檔案意識較薄弱，缺乏有針對性的編研，導致建檔不系統、不規范，一定程度上影響檔案材料的時代性、時效性、科學性。（3）缺失辦學特色檔案。體現國外優質教育資源的引進、消化、吸收，甚至創新的材料是中外合作辦學檔案的核心與特色材料，應及時并重點歸檔外事類、特色教學類材料，而部分相關人員對這類材料的管理往往混亂甚至缺失。

四、中外合作辦學檔案工作的建議

1.深化思想認識，高度重視檔案工作。（1）正確樹立學校檔案工作一盤棋思想。根據中外合作辦學檔案的特殊性，制定出臺專門的管理文件制度，做到既高度統一又充分彰顯特色。（2）切實做好高校中外合作檔案管理人員的思想教育工作和業務培訓工作，在檔案分級分類信息管理、校內與校際工作對接、檔案育人功能發揮等方面提升思想意識和業務能力。（3）加大對基礎辦公設施、軟件配套的投入，推動數字化、信息化檔案管理建設，細化崗位職責，強化績效考核，提高工作成效。

2.推進檔案資源體系建設，建立具有中外合作辦學特色的高校檔案管理體系。（1）建設評估與認證體系檔案、教學管理體系檔案、學生管理體系檔案、人事管理體系檔案、財務管理體系檔案、外事體系檔案等多類別完整的中外合作辦學檔案體系。根據辦學的發展階段，細化門類檔案管理，加強卷宗編制，完善項目運行管理檔案、外籍教師檔案、對外教育開放成果檔案、科研檔案、外事檔案等，拓展與深化創新檔案，擁有更多的創新和發展的實態性材料，豐富照片、錄像等聲像檔案。（2）加強對特色教學、特色活動的檔案收集，提升內容質量，以反映獨特的風貌和顯著的育人成效。例如，筆者所在的長沙理工大學與美國田納西大學查塔努加分校、美國內華達大學、馬來西亞馬來亞大學分別聯合舉辦土木、電氣與機械專業本科教育項目。各個辦學階段的人才培養方案、引進課程資源是人才培養過程最真實、最有效的反映，極具檔案價值。（3）鼓勵國內外校友和師生寄存、托管和捐贈有公共價值和歷史研究價值的檔案，不斷提升檔案資源質量。

3.對標辦學評估體系建設重點檔案。教育部對高校中外合作辦學的評估結果決定了其辦學是否存續。檔案是評估的基礎和重要依據，評估促進和加強檔案建設，兩者相輔相成，互相促進。依據評估體系內容［8］，應重點對以下方面的原始材料進行存檔：（1）管理機構與管理制度；（2）招生情況和學籍管理，包括招生、錄取、考試的原始檔案材料，招生簡章的原始備案材料等；（3）質量過程保障體系，包括中外教師聘任制度，學籍管理制度，教學管理規定，教學質量評估、監控、激勵制度以及執行情況等；（4）文憑、證書的頒發；（5）重大辦學資產與資金的管理與使用情況；（6）年度財務、審計報告及相關有效證明文件；（7）收費標準；（8）培養目標與培養方案；（9）教學管理情況；（10）特色課程建設情況；（11）反映培養質量的材料，例如：學生滿意度問卷及結果、學生的論文與報告；（12）反映辦學社會效果的材料，例如：學生就業率、學生工作單位對學生的評價等；（13）反映辦學特色的材料。

4.切實做好檔案利用，服務好師生群眾。在中外合作辦學中，學生檔案已經成為中外高校選拔學生的關鍵對接口。一方面，中外合作辦學檔案的服務內容與項目應較為全面，包括學生學籍檔案與其他檔案查閱、開具檔案證明（學歷、學位的證明）、學生個人檔案查閱與調檔、對公檔案查借閱、認證機構學歷學位認證、個人遠程代辦業務、教師人事檔案查閱與轉檔等。另一方面，應積極轉變傳統檔案管理“重藏輕用”的保密思想，利用學生檔案主動與國外高校接軌，向合作高校和學生提供檔案服務。除此之外，還應進一步豐富檢索工具，為廣大師生提供多渠道、多角度的檢索途徑，包括案卷目錄、分類目錄、專題目錄、文件匯編、電子目錄、部分全文數據庫等。

5.積極運用檔案反饋，推進中外合作辦學高質量發展。檔案信息反饋可以促使高校不斷提質增效，推進中外合作辦學高質量發展。（1）中外合作辦學學生檔案材料充分反映了高等教育國際化人才培養的質量［9］。中外合作辦學質量涉及人才培養目標、人才培養模式等。學生檔案直接反映人才培養方案是否科學合理，尤其是引進教育資源是否先進，課程設置、教學內容、教學運行機制等是否科學合理。（2）圍繞中心工作大局，聚焦資政服務，充分挖掘和利用檔案資源，努力推出一批決策可資、實踐可鑒的資政成果，做到在學校國際化辦學發展戰略的重大問題、重大事件上主動發聲，切實發揮檔案“讓歷史說話，用史實發言”的優勢。

結語

新時代，伴隨中外合作辦學進入高質量發展階段，其檔案工作也應與時俱進，主動適應高等教育、高校、師生等對檔案利用需求的發展變化，檔案材料的收集、保存、歸檔、利用服務和編研工作應受到全面高度的重視。通過上述五個方面的舉措，可以有效解決目前高校中外合作辦學檔案工作中存在的主要問題，切實做好中外合作辦學檔案工作。在此基礎上，如何積極地與外方學校接軌共同做好跨校園檔案工作，還有待各高校同人積極探索與實踐。

參考文獻

［1］中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》［A/OL］.（2014-05-04）［2023-07-25］.https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201405/1d90cb6f5efd42c0b81f1f76d7253085.shtml.

［2］教育部中外合作辦學監管工作信息平臺.什么是中外合作辦學？［EB/OL］.（日期不詳）［2023-04-05］.https：//www.crs.jsj.edu.cn/news/index/52.

［3］林金輝.加快中外合作辦學“疫后重啟”，應關注“一個抓手”“一個信號”［EB/OL］.（2023-07-07）［2023-07-25］.https：//cfcrs.xmu.edu.cn/2023/0707/c4034a475834/page.htm.

［4］人民政協網.聚焦新機遇新舉措！第十三屆全國中外合作辦學年會召開［EB/OL］.（2022-12-14）［2023-07-08］.https：//mobile.rmzxb.com.cn/tranm/index/url/www.rmzxb.com.cn/c/2022-12-14/3258490.shtml.

［5］高墅.中外合作辦學模式下高校檔案管理現狀及改進［J］.蘭臺世界，2015（14）：137-138.

［6］李雪丹.檔案高質量管理與服務對策研究［J］.黑龍江檔案，2020（1）：78.

［7］這十年，中外合作辦學交出滿意答卷［EB/OL］.（2022-10-12）［2023-07-08］.https：//jsj.moe.gov.cn/n2/7001/7001/1789.shtml.

［8］教育部中外合作辦學監管工作信息平臺.中外合作辦學評估內容［EB/OL］.（日期不詳）［2023-04-05］.https：//www.crs.jsj.edu.cn/news/index/24.

［9］崔向紅.中外合作辦學學生檔案利用研究［J］.山東理工大學學報（社會科學版），2015，31（5）：105-109.

Analysis on Archive Management of Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools in the New Era

HUANG Wen-weia， YI Jue-hongb， GUO Wen-yinga

（a. International College of Engineering， b. Archives， Changsha University of Science and Technology， Changsha， Hunan 410114， China）

Abstract： The management of archives for Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools in universities is necessary in the new era to promote the efficiency of internal governance in universities and play the role of historical records and education. It is also a strategic need for opening strategy of higher education in China. It not only has the commonalities of archives management in universities， but also specifically reflects the characteristics of higher education opening strategy. Based on experiences in managing archives of joint-programme in CSUST， the author points out the importance of archives management in Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools， analyzes the problems and provides suggestions， to provide references for universities to jointly promote the high-quality development of archives management in Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools.

Key words： Chinese-Foreign Cooperation in Running Schools; archive management; educating via archives