淺析檔案管理信息化在檔案管理中的發展趨勢

摘要：檔案管理信息化作為一種重要的管理手段，已經成為現代檔案管理工作的必然趨勢。隨著信息技術的不斷發展和應用，檔案管理也在逐步向著數字化、智能化方向發展。檔案局作為檔案管理的主要機構，在推動檔案管理信息化方面發揮著重要作用?；诖?，文章對檔案管理信息化在檔案管理中的發展趨勢展開分析，以明確其在檔案管理工作中的作用和意義。

關鍵詞：檔案管理信息化；檔案管理；智能化發展

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A

當前，我國正處于經濟社會轉型的重要階段，各行各業都面臨新的發展機遇。作為國家信息資源的重要組成部分，檔案資源的規范化管理與利用顯得尤為重要。近年來，隨著云計算、大數據以及人工智能等新興信息技術在檔案領域的應用，檔案管理模式正在發生重大變革，檔案管理信息化建設取得了長足進步，為推進檔案共享利用提供了有力支撐。

一、檔案管理信息化應遵循的原則

1.系統性原則

檔案管理信息化應遵循系統性原則，是指在開展檔案管理信息化建設過程中，要從整體上考慮檔案管理業務的信息化需求，采取系統分析和系統規劃的方式，科學設置信息化系統結構，以實現檔案管理各業務環節的有機銜接。一是檔案管理業務過程信息化。在信息系統設計中要充分考慮整個生命周期的管理流程，如檔案的制作、接收、登記、分類、編研、保存和利用提供等關鍵環節，通過信息技術手段實現各業務環節的銜接與配合；二是實現檔案資源信息集成共享。檔案管理業務涉及大量的檔案信息資源，這些檔案信息要通過信息系統集中整合，形成聯網化的檔案信息資源庫，并實現檔案信息的多方共享訪問與利用，提高信息資源利用效率；三是構建統一的信息交換平臺。檔案管理作為一個相對獨立的系統，需要通過統一的信息交換平臺與其他相關管理系統，如公文管理系統、數據分析系統等實行信息交互，實現檔案信息的導入導出和業務銜接。

2.安全性原則

檔案管理信息化必須注重安全性，確保檔案信息的機密性、完整性和可靠性。在信息系統設計階段，應當采取一系列措施來保障檔案信息的安全，如建立嚴格的權限管理機制，確保只有經過授權的用戶才能夠訪問敏感信息。加強數據加密技術的應用，防止數據被泄露和篡改。建立健全備份和恢復機制，保障檔案信息的持續可用性等。此外，還需要建立健全安全管理制度和安全培訓機制，增強全體工作人員的安全意識和技能水平，從而構建一個安全可靠的檔案管理信息化系統。

3.實用性原則

實用性原則是指在檔案管理信息化過程中，應注重檔案管理工作的實際應用價值，確保檔案信息能夠滿足用戶的需求，并為社會經濟發展和文化建設提供有力支撐。首先，檔案管理部門應建立健全檔案信息服務體系，提供及時、準確、便捷的檔案信息查詢和利用服務；其次，積極開展檔案信息推廣和宣傳工作，提高公眾對檔案信息的認知和利用率；最后，加強檔案信息資源的開放共享，促進跨部門、跨地區檔案信息資源的整合和共享，推動檔案信息化工作向深度發展。

二、檔案管理信息化的方略

1.技術平臺建設

在檔案管理信息化中，技術平臺建設扮演著重要角色，為檔案管理系統的順利運行提供堅實基礎，促進了檔案資源的數字化、智能化管理。在技術平臺建設方面，需要從硬件設備設施和軟件系統兩個方面綜合考慮。

在硬件設備設施方面，需要投入必要的硬件設備設施，以確保檔案管理信息化系統的穩定運行和高效管理。高性能服務器是構建信息化檔案管理系統的核心，它承擔著存儲檔案數據、處理用戶請求等重要任務。為了應對不斷增長的檔案數據量，需要選擇具備大容量存儲能力和高性能計算能力的服務器，以滿足系統的持續運行和高效處理需求。此外，還需要考慮數據備份和災備機制，確保檔案數據的安全性和可靠性。通過建立定期備份和災備方案，可以有效應對硬件故障、數據丟失等意外情況，最大程度地保障檔案數據的完整性和可用性。

在軟件系統方面，需要開發適應檔案管理需求的軟件系統，實現檔案的采集、存儲、檢索以及利用等功能。首先，需要設計并開發檔案數字化管理系統，實現對紙質檔案的數字化采集和管理。通過建立數字化檔案庫、引入掃描設備，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案信息的數字化存儲和管理；其次，需要建立檔案檢索系統，實現對檔案信息的快速檢索和查詢。通過設計用戶友好的檢索界面和建立高效的檢索算法，可以實現對檔案信息的全文檢索和精確檢索，提高檔案檢索的效率和準確率；最后，還需要開發檔案利用系統，為用戶提供便捷的檔案查詢和服務。通過建立在線查詢平臺和開放式API接口，可以實現跨部門、跨地區的檔案資源共享和互聯互通，滿足用戶多樣化的查詢需求。

2.數據資源整合

在檔案管理信息化中，數據資源整合涉及對各類檔案數據的統一管理和利用，從而實現檔案資源的價值。第一，數據標準化是數據資源整合的基礎。在檔案管理信息化過程中，各部門和地區往往存在著不同的檔案數據標準和格式，導致數據之間的不兼容和信息孤島的形成。為了實現數據的有效整合和共享，需要制定統一的檔案數據標準，明確數據的格式、內容以及編碼等規范，確保不同來源的數據可以展開有效對接和整合。例如，可以建立統一的元數據體系，明確檔案數據的基本屬性和關系，為數據整合提供標準化的參考框架；第二，數據安全和隱私保護也是數據資源整合的重要因素。在實行數據整合和共享時，需要加強對檔案數據的安全管理和控制，防止數據被泄露和濫用的風險，可以采取加密、權限控制等技術手段，確保檔案數據的安全性和完整性。同時，還需要遵守相關法律法規，尊重用戶的隱私權和個人信息保護，合法合規地實施數據處理和利用。

3.服務模式創新

在檔案管理信息化的進程中，服務模式的創新是至關重要的，它影響著檔案管理工作的效率和服務水平。在信息化時代，隨著互聯網和信息技術的快速發展，檔案局可以通過創新服務模式，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務，滿足用戶多樣化的需求。

在線服務是檔案管理信息化的重要趨勢。通過建立檔案管理在線平臺，用戶可以隨時隨地展開檔案查詢、閱覽和下載，極大地方便了用戶獲取檔案信息的渠道。在具體實施中，檔案局可以開發相應的在線查詢系統和數字化檔案庫，將檔案資源數字化并上傳至網絡平臺，用戶可以通過網頁或移動端應用在線檢索和瀏覽。此外，還可以設置在線預約系統，方便用戶提前預約檔案查閱時間，減少用戶等待時間，提高服務效率。

個性化服務是服務模式創新的重要方向。不同用戶對檔案信息的需求可能存在差異，傳統一刀切的服務模式已經不能完全滿足用戶的需求。因此，檔案局可以針對不同用戶群體的特點和需求，提供個性化的檔案信息服務。例如，針對研究人員和學者，可以提供專門的研究服務，包括檔案信息檢索、文獻傳遞以及數據分析等。對于企業用戶，可以提供定制化的商業信息服務，幫助其獲取市場情報和競爭對手信息。在實際操作中，可以建立用戶檔案信息庫，記錄用戶的偏好和歷史查詢記錄，通過智能推薦算法為用戶提供個性化的服務建議，提高用戶滿意度和使用體驗。

三、檔案管理信息化的發展趨勢

1.向整合化、綜合化方向發展

檔案管理信息化是指利用信息技術手段對檔案管理工作展開全面、深入的改革和創新，以提高檔案管理效率、服務質量和管理水平。因此，在信息技術的引領下，檔案管理逐漸向整合化、綜合化方向發展。

第一，檔案系統之間實行深度融合。在信息系統建設中，檔案信息系統與公文管理系統、知識管理系統等各類管理信息系統之間實現無縫對接，相互間可以直接調用對方的信息資源。一方面，可以加強檔案信息在各類管理服務和決策中的應用；另一方面，也可以使檔案信息系統獲得來自其他系統實時更新的結構化信息，有利于檔案信息的積累。

第二，檔案信息系統與相關外部系統互聯互通。除了組織內部相關系統之間的對接，檔案信息系統也要通過標準化接口與政府部門信息系統、社會公共信息平臺等實現互聯互通，有助于擴大檔案信息系統的應用范圍，提高其開放度和服務水平。

第三，系統功能不斷擴展、綜合。除傳統的檔案信息管理功能外，檔案信息系統還需要具備數據分析服務功能和信息咨詢服務功能，能夠對檔案信息展開多維度分析，并為用戶提供精準的綜合信息服務，進一步挖掘檔案信息價值，方便用戶便捷利用。

2.向智能化方向發展

智能化是指利用先進的信息技術，如人工智能、大數據、云計算等賦予檔案管理系統智能化的數據處理、分析和應用能力，從而實現檔案管理工作的智能化、自動化以及精細化。

檔案管理向智能化方向發展，體現在智能化檔案管理系統的建設與應用。傳統的檔案管理往往依賴人工處理和管理，工作效率低下，容易出現錯誤。而智能化的檔案管理系統采用人工智能技術，如自然語言處理、機器學習、數據挖掘等，實現對檔案信息的智能化處理和管理。例如，利用自然語言處理技術，實現對檔案文檔的智能化分類和標引。利用機器學習技術，實現對檔案信息的智能化分析和推薦。利用數據挖掘技術，實現對檔案信息的智能化挖掘和應用，能夠大幅提升檔案管理工作的效率和質量，為檔案管理工作提供科學依據和決策支持。

檔案管理向智能化方向發展，還體現在智能化的檔案服務模式。智能化的檔案服務模式可以利用先進的信息技術，如大數據、云計算以及物聯網等，實現對檔案信息的智能化管理和服務。例如，利用大數據技術，對用戶需求實行智能化分析和預測，實現個性化的檔案信息推送和服務。利用云計算技術，實現檔案信息的跨平臺、跨設備共享和同步，提供全天候的在線檔案查詢和服務。利用物聯網技術，實現對檔案信息的智能化監測和管理，保障檔案信息的安全和可靠，可以滿足用戶多樣化、個性化的檔案管理需求，提高檔案管理服務的水平和效果。

此外，檔案管理向智能化方向發展還需要加強智能化技術人才隊伍建設和智能化管理模式創新。檔案管理信息化的智能化建設需要具備一定的技術力量和管理經驗，需要加強智能化技術人才隊伍建設，提高檔案管理人員的智能化技能和水平。同時，還需要不斷創新智能化管理模式，探索適合檔案管理智能化發展的管理機制和運行模式，促進檔案管理信息化向智能化方向持續穩定發展。

3.向云技術方向發展

檔案管理信息化的發展趨勢以向云技術方向發展最為突出，這一趨勢源自云計算技術的快速發展和普及以及對檔案管理需求的不斷增長。云技術作為一種新型的信息技術，具有高效、靈活以及可擴展等特點，為檔案管理提供了全新的解決方案和發展機遇。首先，是構建混合多云架構。公共檔案、開放數據等大量非保密信息適合先行上云，放在成本較低的公有云環境，以彈性計算資源實現海量信息存儲與高效處理。而涉密檔案與關鍵業務數據則可構建私有云，加強數據隔離管控。公有云與私有云可通過混合云管理平臺實現互聯互通、靈活調度與管理。此外，多云架構也是重要選擇，可根據檔案類型與業務需要選擇最適宜的云服務提供商，以提升業務適應力；其次，加速推進業務云上遷移，全面進入云時代。采用云原生技術實施業務改造，實現業務組件和服務的容器化打包，按需彈性部署，快速構建面向未來的云架構體系。在這個過程中，可以依托云平臺豐富計算存儲資源，大力發展機器學習、語義理解、知識圖譜等前沿技術應用，建設智慧檔案解決方案。同時，提升自動化和智能化水平，讓創新成果更快落地；最后，持續強化云安全管理水平。加大云上訪問權限、管理操作審計力度，利用大數據分析手段檢測異常情況，防止內部人員泄密?？梢远ㄆ陂_展安全監測與評估，評估現有防護措施效力，補齊系統、網絡、數據安全的薄弱環節。此外，可以建立完善的應急響應方案，并能夠熟練掌握，以便發生安全事故后可以快速、有效地定位和處置。

四、結束語

綜上所述，檔案管理信息化的發展趨勢是多元化、開放化和智能化的。未來，檔案管理將依托信息技術，實現檔案信息的數字化、網絡化、智能化和開放共享，為檔案管理工作的現代化和科學化提供更加堅實的基礎。同時，我們也期待檔案管理信息化能夠更好地服務于社會發展和文化傳承，為構建數字時代的文明新風貌做出更大的貢獻。

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作者單位：香格里拉市檔案館

作者簡介：和學紅（1976—），男，納西族，云南香格里拉人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理