新時代背景下事業單位檔案資源數字化應用的機遇與挑戰

王小曼

摘 要：新時代背景下，數字化技術的飛速發展給事業單位的檔案資源管理帶來前所未有的機遇與挑戰。傳統的檔案資源管理方式已無法滿足現代社會的需求，數字化轉型成為事業單位檔案管理的必然趨勢。數字化技術為檔案管理提供了高效、便捷的手段，使得海量信息得以完整、永久保存。但與此同時，信息安全、技術更新迭代以及人員素質等問題也凸顯出來。因此，事業單位需審慎應對，確保數字化進程平穩推進，以更好地服務于各項工作的順利開展。

關鍵詞：新時代；事業單位；檔案資源；數字化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

隨著科技的飛速發展，數字化技術已經成為各行各業變革的驅動力。對于事業單位而言，檔案資源的管理與利用同樣面臨著數字化轉型的迫切需求。在新時代背景下，檔案資源的數字化應用不僅為事業單位帶來前所未有的機遇，還帶來諸多挑戰。如何有效把握機遇，從容應對挑戰，成為事業單位檔案管理工作面臨的重要課題。本文旨在深入探討事業單位檔案資源數字化應用的現狀、機遇與挑戰，以期為事業單位檔案管理的數字化轉型提供有益的思路與建議。

一、研究背景

隨著科技的飛速進步，數字化技術已逐漸應用到各個領域，成為推動社會發展的重要力量。檔案資源作為事業單位的重要資產，其數字化應用不僅是一個技術趨勢，還是提高管理效率和提升服務質量的必要手段。在新時代背景下，事業單位檔案資源的數字化應用不僅是適應時代發展的必然選擇，還是推動事業單位檔案管理創新、提高公共服務水平的內在要求。

1.檔案資源數字化的發展趨勢

近年來，全球范圍內的檔案資源數字化進程不斷加速，傳統的紙質檔案管理模式正逐步被數字化管理模式所取代。數字化技術不僅使檔案資源的存儲、檢索和利用更加便捷，還大幅提高了檔案管理的效率和安全性。事業單位作為社會服務的重要機構，其檔案資源的數字化應用不僅有助于提高檔案的管理效率，還能為社會公眾提供更加高效、便捷的檔案信息服務。

2.事業單位檔案資源數字化應用的重要性

一方面，傳統的紙質檔案管理方式不僅效率低下，還容易造成信息的丟失或損壞。通過數字化技術的加持，檔案信息可以永久保存并隨時快速檢索，大幅提高了檔案的利用效率。一方面，檔案資源的數字化管理有助于加強檔案信息的保密性，減少因人為因素導致的檔案被遺失或泄密的風險；另一方面，數字化檔案管理有助于實現檔案資源的共享和遠程利用，打破了傳統檔案管理模式下的時空限制，提高了檔案的利用價值和社會效益。此外，事業單位檔案資源的數字化應用還有助于提升單位形象和服務質量，有利于事業單位樹立現代化、高效的管理形象，更好地履行社會服務職能。

二、事業單位檔案資源數字化應用的意義

1.提高檔案管理效率

（1）簡化檔案存儲與檢索流程。傳統的檔案存儲方式往往依賴于實體材料，檢索過程費時費力。而數字化技術的應用，使得檔案信息可以被便捷地存儲于電子媒介中，不僅節省大量的物理空間，還極大地提高了檢索速度。通過關鍵詞、日期或分類等多種方式，檔案信息可以迅速被定位和獲取，提高了工作效率。

（2）實現檔案信息快速傳遞。在以往的檔案管理模式下，信息傳遞受限于物理距離和傳輸介質。而數字化檔案則可以實現即時傳遞，不受地域限制，使得異地查閱、調檔等操作變得簡單易行，加強了信息的流動性。此外，通過互聯網或內部局域網，事業單位還可以實現檔案信息的共享，增強了部門間的溝通與合作。

（3）提升檔案信息利用率。數字化檔案的優勢在于其可編輯性和可復制性。傳統的紙質檔案在利用時往往面臨原件受損或被遺失的風險，而數字化檔案則可以通過復制或備份輕松解決這一問題。此外，數字化檔案還支持多媒體內容，如圖片、音頻、視頻等，豐富了檔案信息的表現形式，使得檔案信息能夠更好地服務于單位決策和公共服務，提高了檔案的社會價值。

2.促進檔案信息資源共享

（1）易于備份和異地存儲。傳統的紙質檔案在存儲和備份方面存在諸多不便，而數字化的檔案信息則可以通過云存儲、硬盤備份等多種方式展開異地存儲，在確保檔案信息安全的同時，能夠實現備份和復制，不僅保證了檔案存儲的安全性，還降低了檔案丟失的風險。

（2）提升信息協同效應。數字化技術的應用為事業單位的檔案管理工作帶來了巨大的便利，有利于檔案信息資源的共享。傳統的檔案管理方式由于受到存儲介質的限制，信息的傳播和使用受到很大的約束。而數字化技術的應用打破了這一限制，使得檔案信息可以輕松地在網絡上展開傳播和分享，不僅提高了信息的使用效率，還有助于推動信息的交流。也就是說，數字化技術的應用打破了傳統檔案管理中的信息孤島現象，提升了不同部門、不同地區之間的信息協同效應，使檔案信息能夠在更廣的范圍內發揮其價值。

（3）提升檔案信息的社會價值。事業單位的檔案信息不僅是對單位工作的記錄，還是對社會歷史的重要記錄。數字化技術的應用使得這些檔案信息能夠更加廣泛地傳播和使用，進一步提升了其社會價值。而對于事業單位來說，數字化技術的應用使得檔案信息可以更加方便地被檢索、利用和傳播，從而更好地滿足社會對檔案信息的需求，提升了檔案信息的社會價值，使事業單位的檔案信息能夠更好地服務于社會公眾，提升事業單位的公共服務形象。

3.保證檔案信息安全

傳統紙質檔案在長期保存過程中，容易受到物理因素（溫濕度、光照等）和人為因素（誤操作、盜竊等）的影響，導致檔案損壞或丟失。而數字化檔案則可以通過數據加密、備份、恢復等多種技術手段，確保檔案信息的完整性。對于一些涉及敏感信息的檔案，數字化技術可以通過設置訪問權限、加密存儲、動態監控等方式，有效防止信息被泄露，不僅保護了檔案的安全，還維護了事業單位的聲譽和利益。

三、事業單位檔案資源數字化應用的挑戰

1.技術難題

（1）黑客攻擊與病毒侵害威脅。在這個信息爆炸的時代，數據成為寶貴的資源，黑客利用系統漏洞或惡意攻擊，竊取或破壞檔案數據。檔案信息一旦遭到攻擊，輕則導致數據被泄露，重則導致系統癱瘓、數據損壞或丟失，不僅對事業單位的正常運作造成嚴重影響，還可能涉及國家安全問題。

（2）數據被泄露、損壞或丟失的風險。檔案資源數字化的過程涉及大量數據的遷移、存儲與處理。在這個過程中，任何一個環節的疏忽都可能導致數據的丟失或損壞。同時，由于數據的高度集中、易復制性和易傳輸性，一旦管理不善或出現技術故障，可能會導致重要檔案信息被泄露、損壞或丟失，造成的后果不堪設想。因此，事業單位需要建立完善的數據備份和恢復機制以及實施嚴格的數據訪問控制和審計機制，以確保數據的完整性。

（3）技術更新與維護成本。為了確保檔案資源的有效管理與利用，事業單位需不斷更新技術與設備設施。技術的更新換代意味著更高的成本投入。此外，設備設施的日常維護與數據備份也需要持續的資金支持，對于一些經費有限的事業單位來說是一個不小的挑戰。

2.管理難題

（1）檔案管理流程需要調整。傳統的檔案管理流程往往基于實體檔案的管理，而數字化技術的應用使得檔案的存儲、檢索和使用方式發生了深刻變化。因此，事業單位需要重新審視并優化檔案管理流程，確保數字化技術應用進程中檔案的完整性、安全性和可追溯性。

（2）檔案管理人員素質不高。 過去，檔案管理人員開展工作可能主要依賴于經驗和對實體檔案的熟悉程度。但現在，他們需要掌握相關的信息技術，如數據管理、信息安全等，以應對數字化技術帶來的挑戰。檔案管理人員不僅需要具備基本的檔案管理知識，還需要具備一定的信息技術素養，如數據管理、網絡安全等方面的知識。此外，管理人員還需要不斷更新自己的知識結構，以應對數字化檔案管理中的新挑戰。因此，加強檔案管理人員的培訓和教育成為事業單位必須重視的環節。

（3）管理制度不完善。數字化檔案管理涉及多個環節和多方利益相關者。因此，事業單位需要建立一套完整的管理制度來規范各方的行為和責任。管理制度應包括檔案的收集、存儲、檢索、利用、安全等方面，以確保數字化檔案管理的規范化和有效性。

3.法律與道德難題

（1）數字檔案信息的隱私保護問題。對于事業單位來說，在將實體檔案轉化為數字檔案的過程中，如何確保個人或組織的隱私不被泄露成了一個亟待解決的問題。一旦信息被非法獲取或濫用，后果不堪設想，不僅涉及法律層面的責任，還是對事業單位道德底線的考驗。

（2）數字檔案信息的真實性保障問題。事業單位檔案資源的數字化應用是一個復雜而系統的工程，需要在推進過程中始終保持清醒的頭腦，既要充分利用數字化技術帶來的便利，也要時刻警惕其中的風險。其中，檔案信息被篡改或偽造的風險非常大，會影響到檔案信息的真實性和可信度。因此，如何確保數字化檔案的真實性、完整性，防止信息被惡意篡改，是事業單位在檔案數字化過程中必須面對的挑戰。

四、事業單位檔案資源數字化應用的策略與建議

1.技術方面

（1）加強技術研發與創新。加強技術研發與創新是事業單位檔案資源數字化的重要保障。當前，數字化技術快速發展，事業單位應緊跟技術發展步伐，不斷探索新技術、新方法在檔案資源數字化中的應用。例如，利用人工智能技術展開檔案分類、索引和檢索，提高檔案查詢的效率和準確性。利用云計算技術實現檔案資源的分布式存儲和高效管理，確保數據安全可靠。通過不斷的技術創新，事業單位可以更好地應對數字化帶來的挑戰，推動檔案資源數字化的深入發展。同時，事業單位還需要建立健全數字化技術管理制度，規范技術應用和操作流程，保證數字化技術應用的可靠性。

（2）提高技術應用的經濟性。提高技術應用的經濟性也是事業單位檔案資源數字化過程中必須考慮的問題。在推進檔案資源數字化的過程中，事業單位應充分考慮數字化技術的應用成本以及帶來的效益，合理配置資源，避免浪費。例如，在選擇數字化設備設施時，應充分比較不同設備設施的性能、價格和后期維護成本，選擇性價比最高的。在數字化技術應用的過程中，優化工作流程，提高工作效率，降低人工成本。通過提高技術應用的經濟性，事業單位才能實現檔案資源數字化的可持續發展。

2.管理方面

（1）調整檔案管理流程，優化管理方法。事業單位需要全面審視傳統的檔案管理流程，優化或重構不適應數字化環境的管理環節。同時，不斷優化管理方法，采用科學的管理工具和技術，提高檔案管理的效率和保證檔案呈現的準確性。例如，在檔案分類上，應充分考慮數字化檔案的特點，制定更為細致、科學的分類標準；在檔案存儲上，應加強云存儲、數據加密等技術的應用，確保檔案數據的安全性；在檔案的利用上，應積極探索智能檢索、數據挖掘等手段，提高檔案的利用效率。

（2）加強檔案管理人員的培訓與引進。數字化檔案管理對從業人員的素質提出了更高的要求。事業單位應加強對現有檔案管理人員的培訓，使他們掌握數字化檔案管理的基本技能與知識，如計算機操作、數據安全防護、數字檔案管理系統使用等。同時，事業單位也應積極引進具備數字化技術背景的專業人才，為檔案管理隊伍注入新的血液。

（3）完善檔案管理制度，強化制度執行力度。事業單位應建立健全檔案管理制度，明確數字化檔案的收集、整理、存儲、利用等環節的具體要求，做到有章可循。此外，事業單位還應加大制度的執行力度，通過定期檢查、內部審計等方式，確保各項制度落到實處，發揮其應有的作用。

3.法律與道德方面

（1）加強數字檔案信息的隱私保護。在推進檔案資源數字化的過程中，事業單位應充分尊重和保護個人隱私。除了在法律層面采取措施外，事業單位還應在日常操作中加強對員工的隱私保護意識培訓，確保每一位員工都能將尊重和保護個人隱私內化為自己的行為準則。在檔案資源數字化過程中，相關部門應嚴格遵守國家相關法律法規，對涉及個人隱私的檔案信息展開特殊處理，確保個人隱私不受侵犯。同時，事業單位應建立完善的檔案信息保密制度，采取加密、水印等技術手段，防止檔案信息被非法獲取和濫用。

（2）建立數字檔案信息真實性保障機制。其一，通過采取一系列技術手段和管理措施，如數字簽名、時間戳、版本控制等，確保數字檔案在生成、傳輸、保管和利用過程中的真實性。此外，對于涉及法律效力的數字檔案，應定期展開第三方公證或認證；其二，采用加密技術加密處理數字檔案信息，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。同時，合理設置數字檔案的訪問權限，控制信息訪問范圍，防止未經授權的訪問；其三，加強與相關部門的合作與溝通，共同制定數字檔案信息的真實性保障標準和規范，推動行業的健康發展。

五、結語

新時代背景下，事業單位檔案資源數字化應用既帶來了諸多機遇，也面臨著一些挑戰。數字化技術的應用為檔案管理和服務提供了更為便捷、高效的方式，促使檔案信息實現了資源共享、備份、協同操作等，極大提升了檔案的價值和影響力。然而，技術難題、管理難題、法律和道德難題等隨之浮現。事業單位需全面審視這些挑戰，不斷優化管理流程，完善制度，提高人員素質，并充分利用數字化技術，推動檔案管理的持續創新和發展。

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作者單位：棗莊市衛生健康服務中心