農業科研單位鄉村振興檔案管理工作研究

趙麗娜，周璟宇

（1.遼寧省農業科學院，遼寧沈陽 110000；2.遼寧大學，遼寧沈陽 110136）

0 引言

鄉村振興戰略是實現“兩個一百年”奮斗目標和中華民族偉大復興中國夢的必由之路，而農業科研單位則是引導推動農業技術創新，促進農業可持續發展的重要力量。服務鄉村振興戰略是檔案工作主動融入國家發展大局、為社會貢獻專業力量的必然要求，也是對長期以來檔案工作服務新農村建設的總結升華[1]。

1 農業科研單位鄉村振興檔案的類型

在實施鄉村振興戰略的大背景下，農業科研機構在科技助力鄉村振興、科技扶貧、院地共建、科企合作等領域，為鄉村振興做出了突出貢獻。在實現鄉村振興戰略的實踐中，形成了文書檔案、科技檔案、科研檔案、會計檔案等多種多樣的檔案類型，其中，文書檔案占據了較大的比例。

1.1 文書檔案

文書檔案是指機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織在開展管理活動中所保存的具有一定價值的文件資料[2]。文書檔案來源廣泛，種類繁多，農業科研單位保存的鄉村振興檔案，主要有上級來文、制度規范、合同協議、報告申請、駐村檔案等。

上級來文如國家政策法規、省委省政府下發的文件，就某規劃、政策、管理辦法等的征求意見函，專項行動工作方案等。制度規范既包括上級下發的相關文件，也包括農業科研機構根據工作實際制定的規范或管理辦法，如《科技幫扶管理工作辦法》《種質資源管理辦法》等。合同協議包括標識授權使用合同，科企合作合同，政府合作協議，科技共建協議、品種轉讓協議等。報告申請包括階段性鄉村振興工作總結報告、脫貧攻堅工作報告、服務基層申報書等。駐村檔案主要是指駐村第一書記形成的相關材料，如幫扶工作計劃、工作匯報、駐村日記、走訪材料、調研材料、民主評議組織考核材料、表彰材料、采訪報道材料等。

此外，鄉村振興文書檔案還包括部分黨務文件，比如“黨建搭臺，科技唱戲”，黨支部與村鎮企業聯學聯建材料，基層黨組織與幫扶地區開展黨建活動形成的文件材料。還有在科研工作中出版的鄉村振興相關書籍，都屬于文書檔案。

1.2 科研檔案

農業科研檔案相較于文書檔案，專業性更強。農業科研檔案的資料收集貫穿于整個科研項目實施的全過程，既包括前期的項目構建及申報，也包括中期的研究實驗和總結鑒定，還包括后期的成果轉化推廣和報獎。農業科研項目文件整理要遵循文件生命周期理論及科研課題文件的形成規律，一般按照準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、推廣應用階段、成果申報獎勵階段等五個階段進行整理、組卷[3]。

農業科研機構在鄉村振興中形成的科研項目材料，科技幫扶工作隊，選派科技副職、專家，科技特派團等形成的科研項目材料，都屬于科研檔案。

1.3 會計檔案

會計檔案以會計憑證、報表、財務報告等為主。鄉村振興會計檔案包括經費決算，各種報銷材料，如發放技術手冊、種子或肥料等農業生產資料產生的報銷材料，駐村干部報銷材料、補助補貼發放材料等等。

1.4 人事檔案

人事檔案記錄了一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等，是個人身份、資歷等方面的重要資料，有著十分重要的憑證、依據和參考作用。因此，駐村干部晉升評優材料、人員調整材料、崗位輪換調整材料，都要嚴格按照人事檔案的管理規范，及時歸檔、妥善保存。

1.5 基建檔案

基建檔案是指在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和改建、維修活動中形成的檔案[4]?；n案案卷主要由基建文件、監理資料、施工資料、竣工圖四部分構成。

在農業科研機構的技術支持下，結合地區實際，很多村鎮都形成具有自身特色的產業基地或旅游景區?；蛘咴谡?、鄉鎮、科研機構的共同努力下，建立起科技示范村、示范區、示范基地，種質資源庫，鄉村振興展覽館等，在建設過程中，形成的審批材料、招投標材料、驗收材料、建筑圖紙等，都是應規范保存的基建檔案。

1.6 影音檔案

音像檔案主要指通過聲音或影像記錄的檔案資料。音像檔案包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

其中照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄[5]。專家現場指導、集中培訓的照片，給農民發放農業生產資料的照片，科技共建簽約現場的照片等，都真實、生動地反映了當時的具體情形，是鄉村振興戰略的一個縮影，具有十分重要的意義。

與靜態的照片檔案相對，還有動態的影音圖像，如電視臺等媒體采訪的視頻，以及網絡直播形式的培訓視頻、售賣農村特產的視頻檔案，都能更加生動地再現鄉村振興工作的點點滴滴。

1.7 專利檔案

專利檔案，是指專利管理機關和專利申請人在專利申請、審批過程中直接形成的，記錄和反映專利內容、形式以及專利人權益的各種載體的記錄[6]。主要包括有關專利申請方面的材料、專利申請審批過程中形成的文件、實施保護專利權過程中形成的文件。

農業科研單位在與市地合作、科企共建、助農脫貧的過程中，形成的專利申請材料、審批材料、專利證書，品種檢測報告等，凝結了農業科研工作者的辛勤汗水和智慧結晶，要十分注重知識產權保護，對于專利檔案的管理要嚴格、規范、保密。

1.8 實物檔案

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映農業科研單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品。如在脫貧攻堅、鄉村振興中，個人或集體獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等，相關機構比如鄉村振興辦公室的印章等。

1.9 其他檔案

除了以上各類檔案，農業科研機構還會承辦一些活動，比如農業發展論壇，鄉村振興創意大賽等，在活動籌備、開展、總結的過程中，形成的策劃書、宣傳材料、活動影像、參與者名單、統計數據、活動反饋報告等，可以遵循完整齊全的原則，進行規范化的整理和保管。

2 農業科研單位鄉村振興檔案管理中存在的問題

農業科研機構中存有的鄉村振興檔案分布廣，數量大，目前在管理上仍不規范，存在一些問題。

2.1 制度不健全，管理方式粗放

目前，為了使檔案工作更好地服務鄉村振興戰略，國家層面做了很多的努力和嘗試，如國家層面印發的《村級檔案管理辦法》《精準扶貧檔案管理辦法》等，約束和規范鄉村檔案管理，但還沒有以農業科研機構為對象的專門的檔案法規，地方也幾乎沒有出臺相應規范，使得鄉村振興檔案的歸檔范圍并不明確，檔案零散分布存放于文書檔案、科研檔案、會計檔案等各類型檔案中，沒有形成規范完整的體系。

2.2 檔案意識淡薄，收集不完整

農業科研工作者主要精力都在科學研究上，往往并不重視檔案工作。移交檔案時，出于自身使用方便、擔心專利知識泄露等原因，常常不歸檔或者延遲歸檔，甚至在檔案工作人員再三催促下仍不能將各環節檔案全部移交，使得檔案收集不齊全不完整。還有一些工作或科研項目存在部門交叉，在歸檔時互相推諉，導致完整的檔案被分割[7]，收集上來的檔案，也往往會有缺失，在檔案工作人員的提醒下，有時可以補齊，有時卻因為檔案形成人員保管不善等原因，致使檔案缺失，歸檔材料并不完整。

2.3 專業知識欠缺，檔案工作不順暢

檔案是一門專業性很強的學科，但基層檔案工作基本是由農業科研人員兼任，他們往往缺乏專業的檔案知識，使得形成的檔案材料不規范，管理不科學。而檔案工作人員，由于自身專業和經歷的限制，也缺乏一定的農業專業知識，再加上部門之間缺乏溝通，就造成了“懂農業的不懂檔案，懂檔案的不懂農業”的局面，使得鄉村振興檔案在收集、整理、歸檔、利用中存在脫節的現象。

2.4 紙質檔案管理為主，信息化程度低

隨著科學技術的發展，檔案工作已逐漸從紙質管理向數字管理轉變。但受到地區發展水平、經費等條件的限制，鄉村振興檔案仍以紙質檔案管理為主，有條件的地區也只是處于較低級的“數字化”階段，即將紙質資料掃描后存入檔案管理系統或硬盤中，同時建立相對應的電子目錄，未對信息資源進行收集、整理、統計和分析。這種較為低級的信息化管理方式，只能滿足簡單的查詢利用，檔案價值并沒有得到充分開發。從長遠來看，鄉村振興戰略作為國家富強、民族偉大復興目標的重要一環，目前的信息化程度仍然不夠。

2.5 使用頻率較低，檔案利用不充分

農業科研機構中的鄉村振興檔案，目前主要是“存起來”，或者偶爾查詢借閱，在利用方式上仍然比較單一。對檔案資料的開發、宣傳仍有不足。這些檔案并沒有“活起來”，檔案價值沒有得到充分發揮，還有很大的開發空間。

3 對農業科研單位鄉村振興檔案管理工作的幾點建議

3.1 加強頂層設計，形成制度規范

一方面，根據新修訂的《檔案法》，參照《村級檔案管理辦法》《精準扶貧檔案管理辦法》的要求，建立起符合地域和自身實際的鄉村振興檔案管理機制，比如檔案管理制度、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案銷毀制度等，使得檔案在收集、整理、立卷、利用、銷毀等各個環節都有據可依。另一方面，健全鄉村振興檔案工作監督考核機制和利用服務機制，明確鄉村振興檔案的分類、歸檔范圍、工作流程等的同時，完成好檔案的監督和利用工作。

農業科研單位的檔案工作要“三納入”，檔案工作人員要堅持“四參加”“四同步”[8]，熟練掌握各項檔案管理制度，并能夠因地制宜地應用于實踐，推動鄉村振興檔案管理工作有序開展。

3.2 強化協調機制，做好前端控制

檔案部門與業務部門要多溝通，確保通力協作。同時強化檔案業務指導，扎實打牢基礎，加強宣傳培訓，多方位、多形式、實地實時精準指導鄉村振興檔案的整理歸檔工作，保證檔案收集齊全、整理規范，提高鄉村振興檔案的質量。檔案工作人員要不斷深化檔案專業知識，同時系統學習相關的農業知識，熟練掌握檔案管理中應具備的數字化信息化知識，根據實際情況，發揮專業優勢，找準切入點，不斷探索檔案管理新模式，推動鄉村振興檔案不斷走向科學化、規范化。

3.3 加強宣傳工作，提高站位

檔案工作的價值具有隱藏性，很少能提供直接的經濟價值，但是檔案工作的有序開展，能夠為鄉村振興工作提供堅實的材料基礎。規范的鄉村振興檔案能夠為領導決策、規范制定、項目申報驗收、成果報獎、審計清查、土地利用、工程改建、職稱工資調整等提供依據和憑據，具有不可替代的重要作用。為了保障鄉村振興檔案管理工作的順利開展，十分重要的一點就是要轉變相關人員的觀念，加強其對鄉村振興檔案重要性、檔案收集整理工作規范性的認識。農業科研機構應通過多種多樣的宣傳方式，促使農業科研工作者、檔案工作者、檔案利用者等相關人員提高站位，重視檔案工作的開展。比如，開辦講座、懸掛張貼宣傳資料、播放宣傳視頻、開辦檔案實績展覽，還可以利用網絡連線、現場直播等方式，為檔案利用者答疑解惑，促使人們重視檔案、了解檔案工作、知曉檔案工作的重要性，進而推動鄉村振興檔案工作的順利進行。

3.4 加強檔案信息化，筑牢體系建設之基

國家和地方應在鄉村振興檔案信息化建設上給予更多的支持，完善人員配備和庫房設備等保障措施，利用物聯網、移動互聯網、農業大數據、AI、VR、AR等先進技術，推動檔案信息化，建立鄉村振興專題檔案庫、數字檔案館等。檔案工作者應加強檔案收集，不斷豐富庫存資源，同時要注重對鄉村振興檔案的安全管理。強化計算機網絡檔案管理系統的監控力度，提高檔案信息安全與網絡安全意識，并及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻與防病毒軟件實施全天候自動升級，注重檔案上傳、下載的安全等級，設置訪問權限等[9]。平時要做好檔案數字化備份，并定期進行抽檢，一旦發現檔案載體或數據有異常，應及時處理更新，提高檔案管理質量，保證鄉村振興檔案的科學化、規范化管理，建立起鄉村振興檔案的制度體系、資源體系、服務體系、安全體系，全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化，建立起以信息化為核心的現代化檔案管理模式，推動數字鄉村全面建設。

3.5 強化檔案利用，為鄉村振興助力

檔案工作者應以滿足農業科研工作者等相關人員的利用需求為目標，充分釋放檔案價值，在確保檔案實體安全和信息安全的基礎上，開放檔案資源利用，有效平衡保護與開發，將檔案工作服務鄉村振興戰略落到實處。在檔案利用中，化被動為主動。比如主動了解科研工作者的利用需求；如有定期查借閱檔案的需要，提前做好相關準備工作；協調建立便于異地利用、24 h利用的檔案查閱系統等。同時，利用豐富的庫存資源，在符合知識產權保護要求的前提下，開展檔案編研，弘揚社會主義核心價值觀，把鄉村振興檔案資源轉化為惠及群眾的生活資源和工作資源。

農業科研機構的檔案管理部門應主動融入鄉村振興戰略，肩負起為黨管檔、為國守史、為民服務的職責和使命，找準檔案工作服務鄉村振興發展戰略的切入點和著力點，使檔案工作賦能鄉村振興，跑出鄉村振興的加速度。