“互聯網+”視域下的國有企業人事檔案管理創新

毛星星

摘要：我國社會經濟體制不斷變革，需要企業不斷創新，才能在市場上占據更多優勢，增強自身綜合實力，實現健康長久發展目標。但是，國企創新發展中依然存在較多問題，尤其在人事檔案管理工作中面臨較多挑戰，影響國企管理水平和發展效果。因此，國企在 “互聯網+”視域下，應當積極探索信息化管理新理念和新模式，優化管理機制，全面提高人事檔案管理效果，推動國企可持續發展。

關鍵詞：“互聯網+”；國有企業；人事檔案管理；創新措施

“互聯網+”時代背景下，以往的人事檔案管理措施難以滿足現代國企發展需求，需要管理人員創新管理方法和制度，提高管理工作開展的針對性和實效性，為企業創造更多綜合效益，提高國企競爭力，促進國企與時俱進的發展。人事檔案管理人員要積極引進新工作理念，合理應用多種先進信息技術，提高自身的信息化技術管理水平，發揮人事檔案管理在企業文化建設和企業管理、發展中的重要作用。

一、國企人事檔案管理特點

（一）特定性

國企人事檔案管理對象具有特定性，主要體現在特定的個人、崗位和時期。人事檔案內反映特定的個人在國企發展中具有特定的工作崗位，充分體現個人與崗位的匹配度，發揮崗位職責，體現個人的重要價值。另外，人事檔案中包含不同時期的相關信息數據，更加真實記錄各個時期的相關內容，反映出特定時期的思想、工作內容。

（二）客觀性

員工是國企相關活動開展的主體，人事檔案在國企發展中占據重要地位，發揮至關重要的作用，詳細記錄了員工個人信息和工作情況，是十分關鍵的文件材料，其內容具有客觀性，充分反映出員工的實踐活動、工作表現等。

（三）工具性

國企勞動管理主要是相關人事、勞動的規劃和組織，包含勞動組織、薪酬待遇和福利等多個方面。為了有效提高勞動管理水平，需要管理人員更多了解每位員工，這就要借助人事檔案，查詢檔案信息數據，以此為參考依據進行員工的薪資調整、崗位變動和退休等工作。人事檔案屬于國企勞動管理的重要工具，便于管理人員根據員工學歷、性別、能力等多方面影響因素，優化配置人力資源，優化勞動組合，提高工作質量和效率，實現最大化的工作效益。另外，人事檔案的工具性還體現在國企思政工作中，主要由于思政工作開展中，需要思政人員了解每位員工的情況，而人事檔案是主要途徑。思政工作開展中借助人事檔案，深入挖掘先進人物事跡，進行大力宣傳，發揮其榜樣作用，調動其他人員工作熱情和積極性，營造良好的工作環境和氛圍，發揮人事檔案信息資源的應用價值，提高思政工作效果，推動國企穩健持續發展。

二、“互聯網+”視域下國企人事檔案管理的機遇

“互聯網+”視域下國企人事檔案管理應當在多個方面進行轉變，實現信息化保存和管理，以新思維和措施全面分析、處理并利用人事檔案信息資源，提高信息化管理水平，有效利用各項信息數據資源。信息化技術的應用，能夠有效解決以往人事檔案管理中工作量大、管理不當、資源浪費等各項問題，提高人事檔案收集整理、存儲、查詢應用效果，并便于工作人員結合實際需求，隨時隨地傳送信息資源，提高其應用價值，節約成本。[1]當前，部分國企未積極創新人事檔案管理工作，尤其在查詢、存儲和信息檢索等多個方面，以人工為主，工作效率較低。因此，國企應當抓住 “互聯網+”帶來的新機遇，主動適應新要求，結合現狀進行全方位創新，達到預期的管理目標。

三、國企人事檔案管理創新的必要性

（一）有利于人事管理水平的提升

人事檔案內容豐富，包含每位員工的真實情況，便于人事管理結合員工特點和綜合能力，制訂科學合理的使用和培養計劃，實現人才和崗位高度匹配，防止出現人才浪費現象。同時，管理人員借助人事檔案信息內容，分析人才發展特點和規律，更好地選才求賢，提高人力資源開發和利用效果，為國企創新發展儲備更多優秀人才，并為不同崗位分配相適應的管理、技術人才，發揮人才的最大價值，為國企做出更大貢獻。

（二）有利于企業文化建設

企業文化對國企發展、員工工作具有良好的指導性，屬于一種價值理念，充分體現在員工意識上。國企發展主要依靠人的力量，需要員工始終保持積極的工作狀態，促進國企發展中充滿活力，而人的行為表現主要受其思想意識和價值理念的影響，這就需要國企更多注重企業文化的建設。而企業文化建設過程中，管理人員需要從人事檔案了解員工，增強員工對企業文化的認同感，對國企的歸屬感。人事檔案中詳細記錄了每位員工的成長和發展過程，是了解員工的主要渠道，有利于管理人員更加直接、精準地掌握員工歷史和現狀，從而借助各項內容進行宣傳，以典型的人物事跡，形成獨特的企業文化，引起員工的情感共鳴，從而指導員工的思想和行為，將自身發展和企業發展有機結合，不斷傳遞和創新國企的價值觀念和精神，有利于員工將其內化為自己的品質，為國企發展奉獻自己最大的力量和價值。[2]

（三）有利于國企競爭力的提高

國企人事檔案管理中合理應用計算機、大數據和互聯網信息等先進技術，能夠有效規避以往紙質檔案管理信息不完整、不精準等問題，并且借助計算機系統，便于工作人員結合自身需求，搜索關鍵詞，在最短時間內獲得準確的檔案信息，避免信息丟失、損壞等問題，提高工作質效，從而增強國企的競爭優勢。另外，國企之間的競爭在本質上就是人才的競爭，人才十分關鍵。而人事檔案集中反映了人才信息，是人才在各項生產和管理中形成的各類材料，這就需要管理人員高度重視人事檔案管理，保證檔案資源的完整性和準確性，為人才的合理應用提供參考，為國企發展提供有力的人才支撐，提高國企的市場核心競爭力。

四、國企人事檔案管理中存在的問題

（一）人員專業性不足

國企人事檔案管理中頻繁出現信息不完整、不準確等現象，主要由于工作人員收集、填寫資料過程中存在錯誤，審核人員未及時發現各項工作問題。同時，國企人員較多，各個崗位人員的人脈關系復雜，在人員招聘管理中，人事檔案管理存在不足，受到人為因素的影響，難以保證信息資源的精準度，對后續人事調動、人才選拔等工作產生不良影響，增加人資管理難度。[3]另外，管理人員的綜合能力和素養對人事檔案管理工作具有較大影響，由于人員專業性不足，經常出現信息儲存不當、審核不規范等現象。部分員工認為人事檔案管理工作缺乏良好的晉升空間和發展前途，經常出現崗位頻繁調動現象，出現較多人才流失問題，缺乏經驗豐富、信息技術管理水平高、職業道德素質過硬的優秀管理人才，為該工作開展增加更多隱患。

（二）管理方式缺乏創新

人事檔案中包含每位員工更多的個人信息，具有較強的保密性，需要國企管理者提高重視程度，進行重點保護，維護人員信息安全。但是，部分管理人員在傳統工作方式中，將各類信息資料進行分類、整理，封存在檔案室，在一定程度上保護信息安全，但是為其查詢和應用帶來較大限制。國企包含多個部門，各個部門在日常業務活動中產生大量信息材料，造成檔案信息材料內容復雜，形成時間分散，較多部門之間缺乏良好的溝通，造成入檔材料收集不完善，經常出現資料遺漏等現象，同時材料整理不規范，從而對人事檔案的真實可靠性產生較大影響。另外，人事檔案審核工作開展過程中，經常發現員工學歷、工作經歷、獎懲信息等多個方面不完善，造成管理人員無法有效認定員工的職業資質、工作成果等，甚至出現檔案信息前后不一致等現象，無法為人才選拔和培養提供幫助。

（三）管理制度不完善

科學合理的管理制度能夠為國企人事檔案管理工作開展提供正確引導，保證各項細節工作有章可循，提高工作效果。但是，人事檔案管理工作缺乏相對應的規章制度，導致各項工作難以有序推進，并增加更多管理隱患。部分國企領導者在實際工作中過于強調各項業務活動帶來的經濟效益，未將人事檔案管理放在重要位置，造成該工作未結合國企實際情況和發展需求進行創新，存在較強的主觀性和隨意性，出現較多管理缺陷，無法保證工作的合理合規性，不利于提高檔案信息資源的利用效率，阻礙國企決策制定和業務活動順利進行。[4]

五、“互聯網+”視域下國企人事檔案管理創新的有效措施

（一）提高人員綜合能力

1.做好人才招聘管理。國企結合人事檔案管理創新需求，優化人才招聘工作，把好人才關，綜合考慮應聘人員的專業能力、信息技術管理水平、職業道德等多個方面，為人事檔案管理隊伍注入新活力，帶來更多新管理思路和辦法。

2.做好人才培訓工作。國企根據現有人員的實際情況，合理開展多元化培訓工作，增加信息化檔案管理新知識、新技術，鼓勵人員及時溝通和分享，碰撞出思想火花，創新工作思維和手段，提高人事檔案信息化管理水平。

3.做好人才管理工作。國企制定合理的激勵機制、績效考核機制，調動人員的創新創造力，同時給予員工更多人文關懷，考慮其職業生涯發展，匹配合理的晉升機制，留住人才，吸引人才，提高人才隊伍建設管理效果。

（二）創新管理方式

1.優化人事檔案類別和內容。國企不同部門經營發展中提供各項人事檔案信息材料，同時由個人填寫材料，通過審核之后全面入檔，該種材料內容特定，難以充分體現出其個性化特色。因此，管理人員在 “互聯網+”背景下，合理引入先進技術，借助互聯網平臺，創新多渠道，采集更多資料，豐富材料類別和內容。管理人員發揮互聯網優勢，以多種材料收集途徑，如360度信息采集法，增強信息的全面性和準確性。同時，管理人員強調人事檔案的憑證價值，綜合反映員工的信用、健康情況，包含其納稅、信用卡記錄、心理和身體健康等多方面內容。[5]

2.規范檔案儲存工作。管理人員結合國企人事檔案管理需求，制定相適應的標準、優化流程、明確權責等，并利用信息技術，規范檔案存儲工作。管理人員借助云儲存等技術，加大檔案電子化管理力度，有效規避以往紙質化檔案管理存在漏洞，增強檔案存儲和管理的便捷性，或者應用人工智能技術及時、準確地實現各類檔案信息的分類、歸檔和檢索，減少人員壓力，避免由于人為因素產生的管理問題。

3.實現檔案信息共享。管理人員在實現信息共享過程中，應用權限管理辦法，增強資料的安全性，在這個過程中結合材料內容，分析其機密等級、運用范圍，保證管理權限設置的合理性，防止出現材料丟失、泄露、被篡改等問題。提高數字化建設水平，借助數字化技術，豐富檔案內容，提高共享度，并做好數字化檔案資源的備份工作。高度重視人事檔案管理創新工作，投入更多資金，引進先進設備和技術，升級管理軟件，優化環境，促進各項新型管理辦法得以實施，同時全面整合資源，構建網絡平臺系統。

4.社會化管理。國企人事檔案實現社會化管理中，促進社會組織、專業機構等共同參與到各項工作環節，提高檔案建設、管理和應用效果。創建人事檔案共享平臺，整合政府、企業、高校、國企的人事檔案信息，提高信息化建設水平，借助多種技術措施，便于各方對人事檔案信息的查詢和線上管理。

（三）建立健全管理制度

國企人事檔案管理創新過程中，借助先進技術實現檔案材料收集、存儲、檢索應用、安全等多方面的創新，這就需要結合該工作的各項標準和要求，制定相對應的管理制度，強化先進技術支持，發揮數字化、數據庫管理、互聯網等技術優勢，提高人事檔案信息化建設和管理水平。

完善管理制度，全方位管控風險，優化細節內容和要求，確定不同部門人員的崗位職責，并根據管理效果，制度執行成效，針對性調整管理內容和方式方法，以科學合理的人事檔案審核、批閱流轉機制，規范編目。

傳統人事檔案管理中，容易出現信息材料人為改動、信息更新不及時和監督不到位等現象，難以保證其憑證、情報價值。而 “互聯網+”背景下，國企人事檔案管理中有效解決 “信息孤島”等問題，充分發揮互聯網的監督作用，杜絕任意增加、刪減人事檔案信息內容。制定完善的監督機制，借助互聯網合理公開人事檔案信息，并增強紀律監察部門人員的聯系，將監督機制全面落實到各個工作細節中，對人事檔案信息內容做好定期鑒定、清理工作，并及時補充信息，消除虛假信息，確保人事檔案的完整性與準確性。

六、結束語

“互聯網+”時代背景下，國企人事檔案管理的創新，對其長久發展具有不可或缺的作用，這就需要管理人員提高自身綜合能力，創新人事檔案管理方式方法，并完善管理制度，提高人事檔案管理和利用效果，推動國企高質量發展。

參考文獻：

[1] 方芳.國有企業人事檔案優化策略路徑思考[J].蘭臺內外， 2022（8）：25-27.

[2] 侯雯雯.淺談國有企業人事檔案管理的問題與對策[J].中國集體經濟，2022（8）：108-109.

[3] 劉希娟.國有企業人事檔案電子化管理風險與防范[J].蘭臺內外，2021（20）：13-15.

[4] 王薇.新時期國有企業人事檔案管理工作[J].現代企業文化， 2022（27）：16-18.

[5] 王瑞.探究 “互聯網+”背景下國有企業人事檔案管理創新[J].財經界，2022（14）：152-154.