職業院校印章檔案的管理思考

徐 磊

(天津機電職業技術學院,天津 300350)

職業院校印章檔案是職業院校實物檔案資源的重要組成部分,是職業院校在創建更名、教育教學、科研管理等各項活動中形成和使用過的,且具備一定保存價值的印章,其真實反映出學校組織沿革,部門及職能變化和負責人員調整等信息,也發揮著文件資料考證、補辦缺失證明、研究學校歷史的重要作用,特殊印章還具備文物收藏和藝術鑒賞價值。鑒于職業院校本身檔案工作建設的滯后性,印章管理相比較文書管理更容易被忽視,給印章檔案建設帶來了極大的阻礙和隱患,同時電子印章的廣泛應用也對印章檔案未來發展帶來了不確定性。面對復雜的外部環境,如何規范現有印章檔案管理,應對數字化技術發展的沖擊,是提升印章檔案管理水平必須解決的問題。

一、職業院校印章檔案的內涵和范圍

印章是一種常用工具,也是一種對歷史文化的傳承?！队≌聶n案整理規則》(DA/T 40—2008)對印章檔案的定義是:“國家機關、社會組織和個人在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章,是一種具有特殊載體形態并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有著特殊價值的檔案?！甭殬I院校相較于社會其他單位、甚至本科院校,雖然體量較小,但是五臟俱全,應用于學校各二級單位、各職能部門、各類工作委員會、專項業務、重要人員和臨時性工作機構的印章也是五花八門、種類繁多。一般由學校負責統一印制,用來簽署重要文件、證明身份或進行授權的印章在任務結束之后,會根據重要性被集中收集進行保存,并納入印章檔案范疇。常見的印章檔案包括學校鋼印、銅印、法定代表人印鑒、校領導簽名章、內設機構印章等,按照印章制作材料,可以分為以下幾類:

(一)銅印章

銅印章主要材料為銅或銅合金,質地堅硬,不容易變形、損毀,經久耐用。一般應用于校級印章,在銀行辦理對公賬戶時,銀行對公章材質有要求,否則無法完成留印鑒的程序。

(二)牛角印章

牛角印章硬度相對較高,刻制后印跡清晰,但具有熱脹冷縮的特性可能產生誤差。所以牛角印章通常需要用印章盒裝裹起來,避免長時間暴露產生過度收縮,從而引發變形或開裂,造成用印不清。一般應用于學校法定代表人印鑒,相對于水晶玻璃印章更彰顯對法定代表人的尊重。

(三)鋼印章

鋼印在學校最常用于學生的畢業證書、學生證等,此類印章有上下兩個模塊,上方是凹模,下方是凸模,蓋出的印跡有凹凸感。因為用印量大,為降低用印工作負荷,多采用電子鋼印代替人工勞動。

(四)紅膠印章

此類印章是最常見的印章,易蓋好用,印跡清晰,所以廣泛地應用于各類部門章和業務專用章,如發票專用章、合同專用章等,但是紅膠印章同樣存在熱脹冷縮問題,并且印章表面很容易受到印油化學性的侵蝕,使用時間過長時會產生誤差。

(五)水晶玻璃印章

此類印章細膩美觀,純度較高,并且價格便宜,制作方便,是制作人名章的專用印章材料。工作中比較常見和使用的是預留銀行的法人印鑒、財務主管印鑒等。

除此之外,當前社會上存在并有使用的印章類型還包括日期印章、回墨印章和光敏印章等,因具體業務實施需要,也會出現在職業院校的工作中,但由于功能限制,而且更替頻繁,基本不會被納入印章檔案。同樣,也并不是所有重要的印章失效后都會歸入學校的印章檔案,一些需要上交主管部門的印章或人名章也會交由相應單位或個人進行保存。

每個印章從啟動到失效,都代表著一個單位或者部門從建立到消亡的過程,這種消亡可能是撤銷、合并、改革等原因,但是都對應著該對象在歷史特定時間的狀態變化。透過印章檔案,可以反饋出職業院校的發展歷程,可以衍射出某個部門職能的變化,也可以體現職業院校特色工作內容,這些既可以為檔案編研提供佐證,也可以為研究學校歷史梳理清楚脈絡,規定的保存期限內也將為學校進一步完善工作,鑒偽存真提供補充作用。因此,職業院校高度重視印章管理工作,加強印章檔案制度建立、規范運行是非常必要的。

二、職業院校印章檔案的管理現狀

(一)印章檔案制度建設遲緩

2008年教育部、國家檔案局發布的《高等學校檔案管理辦法》中規定了文件材料的歸檔范圍,包括黨群類等11大類,雖然明確了歸檔的檔案材料包括各種載體形式,但是對實物檔案的描述并不清楚,也沒有涉及印章檔案的具體條款規定。

其他制度中,如地方性檔案規章制度,2007年發布的《廣西壯族自治區實物檔案整理規則》中介紹實物檔案的歸檔范圍時包括“本單位已宣布停止使用的印信(包括舊印章、印模、徽標)”。各大高校在結合實際情況制定本校實物檔案整理規則時,也均把印信歸入實物檔案大類,但沒有更為細致的管理細則。

職業院校檔案因為檔案管理人員缺少,且主要精力集中在文書檔案處理上等客觀因素,檔案制度建設更為緩慢,大部分學校僅有比較籠統的檔案管理實施細則,對實物檔案的管理或多或少有概括性的描述,但是很少有職業院校專門針對實物類檔案劃定歸檔范圍和保管期限表。因而以印章檔案為代表的實物檔案在管理中暴露出以下問題:如過期的印章是否該歸檔界定不清、印章檔案保管混亂、容易發生丟失、啟用和廢止比較隨意、開發利用過程中缺少監管等。缺少制度的約束,甚至會引發濫用印章的隱患和風險。

(二)印章檔案的歸檔流程欠規范

《印章檔案整理規則》(DA/T 40-2008)規定了印章檔案的整理原則和方法,在清洗方法、整理方法、裝具、目錄與備考表、制作印模等方面為職業院校歸檔印章提供了參考標準。部分單位在完成印章檔案管理總結歸納了“十步工作法”,即“清洗—編號—制作卡片—確定保管期限—分類排序—分揀裝盒—編制檔號—制作印?！谱鳈z索工具—上架”。但是因為職業院校的重視程度不夠,印章管理制度不健全,在實際歸檔過程中存在著多方面的問題。

1.印章檔案上繳不及時

印章因其權威性和代替責任人簽名的價值,給實際工作帶來了很多的便利。即使印章失效了,一些部門還是習慣于把應該廢止的印章保管在部門手中,以便于補蓋印章的方便。但是因為部門職能的變化和負責人的更替,交接不仔細就容易造成印章檔案的丟失。

2.印章檔案歸檔不清洗

印章在長期使用過程中,印章表面會殘存很多的油泥、污垢等,如果不加清洗,久而久之就會對印章本身造成污染和損壞。受檔案管理人員自身素質的影響,很少人去考慮30年甚至以后檔案的完整度問題,在收到印章檔案后并未進行有效的清潔處理,而是直接封存,把問題留給后面的管理者。同樣需要注意的是,檔案印章在進行補蓋使用后,也要重新清洗。

3.印章檔案保管不分類

相同保管期限,相同類別的印章應當按照年度—機構—形成時間順序或者年度—機構—保管期限的順序進行分類排序、分揀裝盒。包括分類等一系列整理手續都是為了實現印章檔案的有序保管和快速查找,這些工作不到位,只是完成印章檔案的簡單回收和堆積存放,那么檔案本身所具備的價值也就大打折扣。

(三)印章檔案的監督監管不到位

職業院校的印章主要是證明的功能,用來證明身份和行為。印章停止使用之后,效力消失,但并不影響其自身在停止時間點的價值。所以,在強調印章檔案補蓋作用的同時,我們還要謹防印章檔案的濫用,通過加強印章檔案的監督監管防范違法違規的風險。目前,職業院校印章檔案的重新啟用少有成文的規定進行約束,可能產生人情章、領導要求章風險,不論是對學校還是對當時和現在的印章管理者都是不負責任的,必須通過制度、管理手段來增強印章檔案的監督監管。

三、職業院校印章檔案的規范措施

(一)提高職業院校印章管理者和檔案人員的責任意識

發展是第一要務,人才是第一資源,印章管理者和檔案人員對于印章檔案的重視程度是影響印章檔案管理最為重要的因素。

首先是印章管理者,當印章刻制、啟用交付到印章管理者時就代表著學校相關部門或學校管理者將手中的權力賦予了印章管理者,印章管理者必須嚴格把關和記錄印章的使用,確保在合理合規的范圍內,領導的授權下履行司印職能。同時印章管理者應該倍加愛護印章,妥善保管印章,盡可能降低印章的破損程度。待印章的使命執行完畢后,及時完整地轉交至檔案室保存。

其次是檔案人員,檔案人員的專業素質直接決定了學校檔案的管理水平。印章檔案和文書檔案等其他檔案同等重要,都是記錄學校發展歷史、進行學?；顒友芯康闹匾d體。檔案人員應當熟練掌握印章檔案的整理規則,延長印章檔案的保存期限,提高印章檔案的保密程序和保管要求。最后是學校管理者,提升安全意識和風險意識,加強對印章管理者和檔案人員的教育和培訓,從根本上杜絕可能出現的違法違規行為。

(二)健全完善印章和印章檔案管理制度

1993年國務院印發的《國務院關于國家行政機關和企業事業單位印章的規定》(國發〔1999〕25號),對于規范和加強國家行政機關和企業事業單位、社會團體印章的管理工作,起到了重要的作用。為了進一步規范和加強對教育部印章的使用管理工作,教育部辦公廳印發了《教育部印章使用和管理的暫行規定》。參照上述規定,各職業院校也建立了學校的印章管理制度。以《天津機電職業技術學院印章管理制度》為例,制度對印章的刻制、啟用、廢止等均做出明確的規定,特別指出,學校公章、法人章、部門章、校領導簽名章等停止使用后應作為印章檔案進行歸檔。相關條款既明確了印章檔案的歸檔范圍,也提高了印章的保管水平。

為進一步提高印章檔案制度建設水平,職業院校還應針對性地制定印章檔案的管理辦法,特別是明確印章檔案的歸檔范圍和保管期限,為印章檔案的收集、整理提供具體遵循。

(三)進一步加強用印監管機制

不管是印章還是印章檔案,都應該建立健全用印監管機制,用印前印章管理員和檔案人員要對利用者提供的審批資料進行嚴格的審核把關,包括用印的類型、數量和用印明細。特別是對于印章借用到其他地方使用時,司印人員必須在場現場監督用印。

印章檔案主要作用是補蓋材料,是對過去應該用印卻沒有用印的行為和身份進行證明,程序應該更加嚴格。檔案人員應建立印章檔案啟動登記臺賬,仔細記錄印章檔案使用情況,做好追述。切不可因為人情章、關系章等鉆監管的空子,給學校和個人造成不可估量的風險和損害。為進一步加強用印監管,職業院校應當不斷健全監管機制,定期進行印章檔案使用情況的檢查,及時發現問題,及時解決問題。

四、職業院校電子印章的發展探索

進入信息時代,隨著電子印章規范化建設程度越來越高,特別是數字簽名技術的運用,實體印章逐漸被電子印章所取代。電子印章不僅完全具備實體印章功能作用,同時也有效地保障了實體印章的完好度。但隨著電子文件“單套制”歸檔工作的不斷深入,電子印章的歸檔問題逐漸浮出水面。

(一)電子印章的含義

《黨政機關電子印章應用規范》(GB/T 33481-2016)定義,電子印章是一種由使用單位簽名的包括持有者信息和圖形化內容的數據,可用于簽署電子文件。電子印章實質上包括數字簽名+印章圖形,其中,數字簽名是防止篡改和抵賴的安全保障技術,印章圖形是可視化和高仿性的可實現技術。在歸檔過程中,為了保持電子文件的真實性和完整性,印章圖形也會原封不動地保留下來。由此,電子印章的歸檔問題就簡化為數字簽名的歸檔問題。

(二)電子印章的存檔

2018年10月《機關檔案管理規定》(國家檔案局13號令)第三十六條指出:“歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的,若電子文件已經具備電子簽名、電子印章,且電子印章按照規定轉換為印章圖形的,紙質文件不需再進行實體簽名、實體蓋章”。以上表述雖然較為模糊,但明確表達了電子文件在進行歸檔時應將電子印章轉變為印章圖形。目前對于電子文件的存檔的一種認識是,讓文件脫離技術實現圖形化,即電子文件在保存時僅保留印章圖形,去掉數字簽名。因為檔案的功能,主要取決于印章本上,并不是由技術決定的。采用這樣的保存方法,不僅可以減少存儲成本,還可以降低長時間保存引發的其他費用。所以,2019年中辦、國辦發布的《黨政機關電子公文處理工作辦法》指出:“電子公文歸檔時,應當去除電子印章的數字簽名信息,只保留印章圖形”。這是對“去技術化”思想來自兩辦文件最高規格的認可。

隨著職業院校的發展,印章檔案仍將大量的產生,檔案管理的壓力也始終存在。但是數字化技術的發展,在賦能職業教育高質量發展的同時,對印章檔案也將產生推動作用,特別是電子印章的廣泛應用已經更新了大眾對印章的認知,未來放棄實體印章,直接歸檔電子印章的可能性是非常大的,實體印章的價值將更多地體現在文物收藏和藝術鑒賞。