高校試劑耗材“一站式”服務平臺與數字化轉型路徑研究

夏純歡 梁蒼霞 黃 超*

1 廣西醫科大學 廣西·南寧；2 廣西醫科大學附屬腫瘤醫院 廣西·南寧

一、基本情況

1.試劑耗材“一站式”服務平臺的實施背景

（1）國家政策有明確的導向。近年來，科技部、財政部、教育部、中國科學院、自然科學基金委等部門開展了三輪為科研人員減負專項行動?！吨泄步逃奎h組關于抓好賦予科研管理更大自主權有關文件貫徹落實工作的通知》（教黨函〔2019〕37號）要求各高校要加強科研管理信息化建設，推進“一站式”服務，縮減審批環節，簡化報銷流程，推進網絡服務，切實解決“報銷繁”問題。因此，有必要探索、創新試劑耗材采購管理新模式，持續為高?？蒲泄ぷ鳒p負增效。

（2）師生科研活動的內在需求。近年來，高校持續加大科研經費的投入，傳統的采購模式單次采購金額小、頻次高、品種雜，效率不高且難以監管；傳統報賬模式的報銷程序煩瑣、耗時長，平均每次的報賬時間約3天，需要耗費財務、科研人員大量的時間和精力，傳統科研管理模式弊端日漸顯現，師生要求改善科研環境，將更多的精力用于科研工作。

（3）學校發展的需要。高校的建設和發展需要持續深化教育綜合改革，激發科技創新活力，科技管理機制，營造良好科研的生態環境，充分調動科研人員的積極性、主動性、創造性。因此，高校須積極推動數字化轉型，不斷改善科研環境并為科研人員減負增效，讓科研人員能更好地專注自己的科學研究。

2.試劑耗材“一站式”服務平臺的基礎支撐

（1）頂層設計。面對科研工作者對科研試劑耗材采購和報賬改革的需求，高校決策層應加強頂層設計，堅持數字化轉型的戰略思想，從源頭入手解決科研管理效率低下的問題，徹底改變部門間審批、采購、報賬、審計“各管一塊互不往來”的局面，打通各管理環節，以優化辦事流程、提高辦事效率、讓科研工作者滿意為落腳點，檢驗數字化轉型的目標是否達成。

（2）統一思想。統一思想才能統一行動，統一思想主要體現在三個層面：一是從管理向服務轉變，樹立“以師生為中心”的管理服務新理念；二是平衡傳統與創新的關系，既要傳承又要創新發展；三是試劑耗材“一站式”服務平臺建設，可借鑒的經驗不多，風險大，付出多，高校須具備勇于擔當的理念。

（3）資源整合。根據國家關于落實“互聯網+教育”和數字校園建設部署的要求，高校要努力創建“智慧校園示范?！?，持續推進數字化校園建設，不斷加強信息整合和互聯互通，提升校內信息資源的整合和共享水平，并構建統一的數據中心、信息門戶和身份認證平臺；資產、財務等職能部門則應依托學校信息化建設不斷提升信息化應用水平，全方位推動數字化轉型向縱深發展。

二、試劑耗材“一站式”服務平臺的構建思路

平臺構建要充分考慮實用性、先進性、可擴展性，以建設統一認證平臺和財務核算系統數據融合的“一站式”服務平臺為目標，分階段實施，嵌入相應的內部控制監管功能，最終實現各類數據共享和全流程管理。

1.分階段實施

第一階段，建設試劑耗材采購平臺，解決信息化建設從無到有的問題，實現快速、標準化、程序化采購，為數字化轉型打好基礎。

第二階段，開通采購平臺財務集中支付功能，打通報賬環節，提高報賬環節的業務處理效率。

第三階段，開發平臺的移動端接口，開發手機APP、微信、釘釘等應用程序，實現平臺應用在時空上的跨越。

2.嵌入內部控制監管功能

結合平臺管理相關規定，將內部控制監管功能嵌入平臺。如平臺對超出一定額度的訂單自動判定為大額訂單，自動轉人工介入審核；同時，完善審計部門人員在線審核、庫外商品轉科技部門人員在線審核等功能，確保各項采購、審批手續符合內部控制要求。

3.確保數據交互對接

試劑耗材“一站式”服務平臺要與信息中心的認證系統對接，方便師生的登錄；同時，平臺也要與財務系統對接，以便獲取課題組信息、經費凍結信息、審核結算賬單信息，實現平臺內外數據的交互對接和驗證。

4.實現全流程管理

試劑耗材“一站式”服務平臺須開通采購審批、下單、供貨、驗收、結算、財務報賬、綜合查詢等功能，用戶通過平臺采購相關試劑耗材，無須再填單、簽字、現場報銷，直接在平臺操作即可；同時，平臺負責發票收集和統一結算，實現采購與報賬流程在線管理。

三、試劑耗材“一站式”服務平臺的總體架構與技術路線

1.總體架構

平臺總體架構主要包括基礎數據庫、采購管理系統、集中支付系統、大數據監督四個部分?；A數據庫主要由統一認證、供應商庫、試劑耗材商品庫、科研課題組、科研經費指標等組成平臺的基礎數據內容；采購管理系統包括采購下單、訂單審核、成交公示、商品配送、到貨驗收等功能，完成具體采購交易環節的工作；集中支付系統包括賬單推送、賬單確認、憑據審核、報銷支付等，與財務系統對接實現集中支付功能；大數據監督主要對違規拆單、突擊花錢等行為進動態行監控，通過后臺數據分析對違規行為進行預警。

2.技術路線

首先，在采購下單階段，系統可采用Elasticsearch搜索引擎，實現對海量數據的高效檢索與深度分析，支持多元多維度的產品搜索，快速定位所需商品，提高搜索效率和用戶體驗。

其次，平臺向供應商推送用戶訂單，部署Rabbit-MQ消息隊列作為服務消息事件總線，實現多服務任務的分發，確保訂單履約、配送、結算等關鍵環節的穩定運行。

再次，訂單審批和驗貨時，集成Activiti工作流框架實現訂單動態審批和多點驗貨流程，通過移動簽字收貨、引入微信小程序，讓采購系統的使用者在任何時間、任何地點都能進行簽收操作，提升了系統的便利性。

最后，系統自動推送賬單給課題組，課題組確認后交平臺匯總結算；供應商根據匯算單開具發票，交學校職能部門匯總整理成報賬憑據，經財務核算后再集中支付。

四、平臺構建的關鍵問題

1.商品庫的管理和維護

目前，試劑耗材“一站式”服務平臺入駐的供應商、商品品牌較多，產品數據十分繁雜。如何有效管理上架商品和處理大量的商品數據，是平臺需要解決的問題。

一是要處理好庫外商品的問題。平臺對一些用量較少或供應商未申請入庫的商品，因工作又需要采購時，要考慮構建庫外商品交易通道?？稍谄脚_單獨設計這類商品采購流程，嵌入后臺人工審批功能，解決庫外商品的采購問題。

二是解決?；返墓芸貑栴}。平臺要建設?；纷詣幼R別系統，及時更新?；访洈祿?，自動識別?；肺锪?；設立管制類采購管理子系統，按照?；凡少徆芾硪?，將?；凡少徏{入特殊審批流程；設置在線安全提醒功能，依據MSDS（Material Safety Data Sheet，化學品安全技術說明書）數據庫，強制進行?；防砘再|和應急處理措施提醒。

2.采購經費實時凍結和解凍

將采購業務和財務業務結合，能利用平臺的項目余額、額度凍結、項目額度、余額解凍等財務模塊，實現采購與財務經費管理的同步。

一是在項目余額、額度凍結方面，要根據項目信息判斷該項目是否需要啟動額度控制，若需要啟動則進行額度凍結；進行余額凍結時注意項目余額必須大于等于凍結金額。

二是項目額度、余額解凍要根據項目信息判斷該項目是否啟動額度或余額解凍，注意解凍金額必須小于或等于凍結金額。

3.結算集中支付

一是合并賬單。平臺統一發起結算推送給課題組確認賬單，再將本次結算的校內各課題組信息匯總給相應供應商，供應商在一個結算周期內只需開具一張發票即可，大大減少了采購報銷和財務結算的工作量。

二是集中報賬。供應商將發票送至平臺結算服務人員，由平臺結算服務人員整理好所有票據、粘貼好報賬憑證，經審核后一次性將報銷單移交給財務集中支付。

五、試劑耗材“一站式”服務平臺主要成效分析

1.便利了科研人員的工作

啟用試劑耗材“一站式”服務平臺后，科研人員可全程在電腦端、手機端完成采購下單、收貨、驗收、結算確認等流程，無須跑部門跑審批，較傳統程序節省了大量的時間；“一站式”服務平臺也為科研人員的相關工作提供了極大的便利。

2.協調了部門管理工作

“一站式”服務平臺打通了部門間的信息壁壘，有效協調了各管理部門的工作，提升了部門的管理效能，降低了采購、財務風險。

3.減輕了財務部門的工作壓力

平臺采用定期統一結算的方式，同一個供應商在各課題組的訂單合并匯總后開具一張發票即可，既減少了供應商賬單量，也大幅減少了財務的工作量。

4.對工作環節進行了全程監控

平臺利用信息技術手段，在線動態監控全部工作環節，縮減了審批程序，優化了工作流程，采購環節全部在線上完成；供應商有合同約束，商品上架有專門規則，審批環節清晰明了，交易過程有據可查，采購與經費聯動管理，極大改善了學校的管理體系。

5.優化了營商環境

平臺運用現代信息技術，公開采購流程和規則，不為特定的對象設置條件，不設置過高的準入門檻，以遴選的方式盡可能增加供應商和商品庫產品數量，鼓勵充分的市場競爭，構建健康、良性的營商環境，促進了采購工作的公開、公平、公正。

六、創新數字化轉型路徑

1.創新管理與技術融合路徑

平臺轉型建設應將技術與管理有機結合，克服技術和管理在流程融合方面的難點，研究相應的解決方案，探索更好服務教學科研的采購模式。如對庫外商品的審批在系統加入科技管理部門審批程序、為避免采購透支與財務系統對接預凍結采購訂單費用、為加強貨物驗收控制系統設定采購人和收貨人不能為同一人等。

2.創新一體化集成方式

平臺應集成試劑耗材采購申請、審批、下單、供貨、驗收、結算、財務報賬、綜合查詢等服務功能，采購人利用電腦、手機端即可在線完成商品選購、到貨簽收、賬單確認等操作，而其他業務則交由系統和相關職能部門完成。

3.創新公有云和私有云結合模式

試劑耗材“一站式”服務平臺為前端商城提供后端管理的模式，改變了以往高校獨立管理模式或第三方商城管理模式，將兩者很好地結合起來，商城部分采用公有云，內部管理采用私有云。這種混合云模式允許采購系統對敏感信息進行保護，大數據處理方式也更加靈活，為“一站式”服務平臺提供了均衡、安全、經濟的管理方式。

4.創新大數據監管方法

平臺可對成交訂單產生的大數據進行統計分析，對規避采購監管、化整為零拆單采購、突擊花錢等違規行為進行監督和預警，規范經費使用和采購行為，確?？蒲薪涃M使用合法合規。

七、結語

高校要基于“一站式”服務平臺探索數字化轉型路徑，利用大數據、云計算等技術分析平臺的采購行為、商品屬性、成交數據，對成交量較大的商品與供應商開展單品價格談判，盡量采購性價比高的商品，為課題組節省科研經費。此外，高校還可完善大數據預警體系，根據需要拓展預警功能，增強平臺的監管功能，避免出現違規行為。