高校財務核算優化淺析

趙敬予 高 芳 張穎萍

哈爾濱工業大學 黑龍江·哈爾濱

一、引言

近年來，國家陸續發布了一系列會計準則，要求高校等事業單位采用權責發生制進行財務核算，對高校財務管理提出了更高的要求，需要高校完善財務核算體系。隨著高校規模不斷擴大，經費來源越來越多樣化，傳統的財務核算模式已無法滿足高校的管理需求。高校作為培養人才的機構，需要關注教育成本核算，優化財務核算體系，實現教育成本的科學核算，提高財務管理的規范化水平及資金使用效益，防范財務風險，為學校的管理決策提供有力支持。

二、高校財務核算現狀

第一，財務核算基礎薄弱。部分高校的財務核算基礎不夠扎實，缺乏規范化的財務管理流程和制度，導致財務信息質量不高，缺乏可靠性。第二，制度建設不夠全面。部分高校在財務管理制度建設方面缺乏科學、合理的財務管理制度，導致財務管理工作缺乏規范性和可操作性。第三，財務體系存在欠缺。部分高校的財務體系存在欠缺，缺乏科學、合理的會計科目體系和財務報表制度，導致財務信息的準確性和可靠性不高。第四，不滿足多元化要求。部分高校的財務核算無法滿足多元化要求，缺乏靈活性和適應性，不能滿足不同利益相關者的需求。

三、某高校財務核算現狀的調查問卷及分析

為了更好地了解高校財務核算現狀，筆者對某高校進行了問卷調查，通過收集和分析問卷數據，為高校財務部門提供反饋，幫助其改進工作流程和方法，提高財務管理工作的效率和質量。

1.基本情況

（1）調研對象。財務人員和師生。

（2）調研方法。第一，問卷調查法。深入財務人員，了解財務人員的基本功底、對報銷制度的掌握和落實情況，以及日常報銷中的常見問題。第二，抽樣調查法。隨機抽取日常報銷的師生，了解師生對日常報銷制度的熟悉程度和日常報銷中遇到的難點問題。

2.內部調研結果

（1）每日預約單不合格率占比。通過調研發現，23.53%的財務人員認為每日制單中預約單不合格率占比約15%；29.41%的財務人員認為每日制單中預約單不合格率占比約20%；47.06%的財務人員認為每日制單中預約單不合格率占比在20%以上。

（2）預約單不合格的常見問題。通過調研發現，不合格預約單中的常見問題包括：①缺材料，比如材料驗收單、網購訂單、發票明細、支付記錄等；②簽字不全和發票抬頭錯誤；③電子發票無認證，1000元以上（含1000元）發票無真偽查驗材料。

（3）提高制單效率和準確率的建議。在預約系統根據報銷類別嵌入具體的報銷要求，簡化報銷流程，通過多種渠道加大對報銷制度的宣傳力度，加強對科研財務助理的培訓，通過微信公眾號更新最新的報銷要求和報銷要點，規范報銷單的粘貼，適當拒單以引起重視。

3.抽樣調查師生的調研結果

本次抽樣調查共計發放調查問卷100份，其中收回有效問卷96份，結果如下。

（1）對報銷制度和報銷流程的了解程度。通過調研發現，63%的師生（含科研財務助理）對財務報銷制度和流程較為了解；24%的師生（含科研財務助理）對財務報銷制度和流程一般了解；13%的師生（含科研財務助理）對財務報銷制度和流程不了解。

（2）對報銷時效的滿意度。通過調研發現，85.88%的師生（含科研財務助理）對報銷時效滿意；11.03%的師生（含科研財務助理）對報銷時效比較滿意；2.57%的師生（含科研財務助理）對報銷時效一般滿意；0.52%的師生（含科研財務助理）對報銷時效不滿意。

（3）了解財務政策的方式。通過調研發現，師生主要通過以下五種方式了解財務政策，其中包括財務部門綜合信息門戶、微信公眾號、科研財務管理QQ交流群、財務核算聯絡人、電話咨詢。

（4）從提高預約單準確率角度對財務部門的建議。通過調研發現，師生對如何提高預約單質量提出的建議主要歸結為以下四個方面，在預約系統嵌入報銷注意事項、網站增加宣傳、印發報銷手冊、分類處理預約單。

四、財務核算提質增效面臨的困難與問題分析

1.業務量逐年遞增，財務人員短缺

隨著我國教育經費和科研經費資金規模逐年擴大，國家對預算提出精細化、科學化、規范化的管理要求，以及財務核算業務量與日俱增，財務核算審核難度也隨之加大。此外，新老員工接替斷層，導致現有財務人員的每日核算量較大，加上日常的電話咨詢、處理問題預約單等多項工作，造成財務人員工作量大、工作壓力大等現象，影響了制單時效和準確率。為了更好地服務高校師生，提高財務信息化水平，財務部門提供7×24小時全天候報銷單自助投遞、報銷單全過程可物流追蹤等綜合性業務服務。

2.報銷工作人員專業性參差不齊，專業水平有待提高

秉著對高校和老師高度負責的工作態度，財務人員既要做好服務又要嚴格按照制度要求做好監管與核算。目前辦理報銷業務的工作人員并不全是財務專業人員，缺乏專業知識，理解上存在一定難度，遇到復雜的經費報銷業務需要耗費大量精力返工，再加上財務人員和報銷人員在信息溝通上的不對稱，使得報銷人員不免發出財務核算難的怨言。

多數情況下，報銷人員提供的資料不符合報銷要求，缺少相應材料，或在報銷過程中將金額輸入錯誤，普遍存在報銷發票沒有查驗或缺少財務專用章等問題，嚴重影響了報銷進度，報銷人員需要根據要求再一次準備資料，而財務人員則要一次次核對相同的資料進行審批，耗費了報銷人員及財務人員的時間，降低了報銷效率，影響了報銷的時效性。

3.網上審批功能不完善

不同類型、性質、金額的經費支出，制定的簽字審批流程也不同。目前，部分高校的網上預約報銷系統還不支持線上審簽，各類資金審簽都需要在網上預約報銷系統進行填報，并打印出紙質預約報銷單，線下完成項目負責人的簽字。

如果報銷項目需要由其他部門審批的，審批進度就會受到影響，審批人員辦公地點分散，如遇到審批人員開會或出差等情況，經辦人不能一次性辦完所有審批程序，耗時較長。只有在經費審批完成后，才能把報銷單交至財務部門，如果報銷單據有問題，需要退回修改再重新提交預約報銷單，則又要進行新一輪的審批程序，報賬效率降低，影響了網上預約報銷服務水平的提升。

五、高校財務核算的完善措施

1.聚焦師生報銷難點，優化財務核算流程

優化財務核算系統填報，從源頭上減少問題單據。在部門綜合信息門戶預約系統嵌入對應的制度要求及報銷要點提示，如通過展示所需附件模板的方式直觀提示報銷該類經濟事項所需的附件材料，通過報錯提示的方式提醒該步驟存在的問題，從源頭上減少問題單據，提高預約單質量，進而提高制單效率和準確性。針對調研中發現的常見問題，在不影響經費支出管理制度和內部控制風險的前提下，優化報銷流程，取消報銷中網購需付訂單等要求。

2.修改服務方式，著力提升財務人員專業水平

為扭轉財務人員普遍缺乏報賬業務專業知識的局面，財務部門計劃在原有服務模式的基礎上多措并舉，幫助報賬人員提高報賬業務水平，加強財務人員隊伍建設。

第一，制定并印發財務核算要點手冊，供報賬人員有章可依、有序可循，同時，多渠道全方位定期開展報銷業務培訓，幫助報賬人員更好地了解財務核算常識，掌握財務核算系統填報等基礎技能，進而熟悉財務核算相關規章制度。

第二，加大新政策的宣傳力度，充分利用綜合信息門戶、微信公眾號、QQ交流群等多種渠道宣傳最新的財務核算政策和常見的報銷易錯點，減少因信息不對稱而引發的財務報賬分歧。

第三，在財務部門主頁智能客服系統中，將財務核算中的高頻問題、重難點問題錄入智能客服系統，使師生的咨詢不受時間、空間的限制，隨時隨地為師生答疑解惑。豐富報銷人員的財務知識，減少退單率，節約財務人員大量的咨詢時間，讓其將更多的精力投入到財務審核與制單中，提高制單的數量和質量。

第四，財務人員定期走訪學院，就師生關心的報銷問題進行講解，解答師生的疑問，了解師生的需求，解決各類報銷難題，降低退單率?？梢詫W院為單位，由每個學院輸送一至兩名報賬業務能力較強的財務專員到財務部門接受點對點的財務報賬培訓，培訓后返回到各自學院擔任財務報賬聯絡員，一方面為本學院報賬人員答疑解惑提供便利，另一方面緩解了財務人員的溝通壓力。

3.奮發創新，強化財務核算信息化建設

傳統的面對面審批受時間和空間限制，一旦審批人員外出或在非工作時間，審簽流程將會被擱置。推行網簽系統，使審簽方式不再限于“面對面”進行，審批人員預先將電子簽名章錄入系統，在進行網上審簽時，系統會根據項目、金額、付款方式等信息的預先設置，自動推送給對應的審批人員，減少了“錯簽字、少簽字、漏簽字”等情況，提高了內控管理水平。網簽系統會以微信、短信或郵件等形式通知審簽人員及時審批，審簽人員可以通過電腦客戶端或移動手機端在線審批，網簽系統會對每筆審簽單據進行記錄，方便審簽人員查閱。報銷人員則可以全程跟蹤審批環節，關注審批進度，如果在某一審批環節擱置時間較長，也可以聯系審簽人員及時溝通。網簽系統能夠真正實現“零接觸”審批，在不見面的情況下也能辦理報銷業務，服務師生。

大數據時代下，推動原始單據影像化、無紙化勢在必行，財務核算不再受時間、空間限制。光學字符識別技術是通過圖像識別、模式選擇等功能獲得關鍵信息，引入光學字符識別技術，報銷人員將紙質發票、附件等轉化成影像上傳至系統，可以同時查驗發票的真偽和重復性，并自動生成發票內容和發票金額，對于重復錄入的發票做出提示，高效完成財務核算網上填報，節約了報銷人員和財務人員的時間。在保證原始票據真實、合法的情況下，無須提交紙質發票，借助光學字符識別技術實現無紙化辦公，既緩解了財務人員人手短缺的現狀，又提高了制單效率。

4.開展財務人員管理服務提質行動

財務人員專業水平直接影響了財務服務與核算質量。加強財務人員的業務培訓，定期組織召開各類政策業務培訓，對工作中遇到的高頻問題、疑難問題進行討論，統一核算口徑，轉變工作思路，創新工作方式方法，提高師生滿意度。加強財務人員全方位、多元化發展，不僅要掌握財務規章制度，完成財務核算，還要在信息化建設、業財融合等方面下功夫，培養專業化、職業化、專家化的復合型人才，為學校和財務部門的長遠發展培育中堅力量。

通過實施財務核算提質增效的各項措施，財務核算工作取得了顯著效果，財務核算工作質量和效率得到了明顯提升；通過多種渠道加強了財務人員與師生的溝通，有效緩解了財務人員與師生之間的矛盾；通過信息化技術手段，大力推動線上業務辦理，既能節省師生的時間，也能方便簽批人員，使師生報銷的體驗感明顯提升，對財務核算工作的滿意度不斷提高。

六、結語

綜上所述，財務核算工作雖然是財務業務中的基礎性工作，但關系到每一位師生的切身利益，對高校教育和科研事業發展具有積極作用。不斷發現和解決財務核算工作中存在的問題，以信息化技術手段為支撐，優化財務核算流程，分析師生反映的突出問題，聚焦高校事業發展中的瓶頸問題，堅持盡力而為，提升整體財務管理和服務水平，促進高校教育和科研事業可持續發展。