電子計算機和管理信息系統

潘士弘

談國外的一本有關讀物

提起電子計算機，人們往往聯想起導彈的發射，原子彈的試驗，高深的數學運算，宇宙航行等等。不少人以為這才是電子計算機的主要應用領域。其實，這是一個很大的誤解。誠然，上述領域的發展是離不開電子計算機的，但這方面的應用，在今日工業發達國家整個電子計算機應用中的比重，早已從二十年前的百分之九十下降為不到百分之十了。隨著電子計算機的進一步推廣，這個比重還在繼續縮小。

電子計算機在國際上的應用，大體可以劃分為以下幾個階段。

早期電子計算機由于技術和經濟成本的限制，主要應用于上述領域，用戶是國家。大約從六十年代開始，電子計算機被推廣到大公司、大企業的商業活動中。被稱為資料處理部(Data processing)的電子計算機中心，相繼在北美和歐洲發達資本主義國家的企業中成立了。這個部通常隸屬于財務系統，主要是在會計方面匯總帳目，提供報表。七十年代，資料處理部開始普及到中型企業，它們的基本職能仍是財會性質的。

進入八十年代，計算機中心開始脫穎而出，不再局限在財務方面，逐漸改組為管理信息系統部。一剎那間MIS(ManagementInformationSys-tem，管理信息系統)在國外成了一個熱門的名詞，成千上萬的公司管理人員涌到大學夜間部選修剛剛開辦的MIS課程。到底什么是MIS，它和電子計算機又有什么關系呢？讓我們從一本討論MIS的課本談起吧。

擺在筆者面前的褐色硬本書，是一九八一年美國新墨西哥州大學兩位各叫Hussain的教授編寫的：《管理上的信息處理系統》(InformationPro-cessingSystemforManagement)，不少大學用來作為MIS的課本。該書是IRWIN圖書公司出版的一套信息和決策(Decision)科學書籍中的一本。

和其他書相比，本書使人感到它有一種編寫程序的風格。作者把全書分成五部分二十五章，并用編寫程序的框圖畫出各部分的關系。在書尾，除了外國書籍不可缺少的索引外，還有一份名詞解釋和一篇概括短文。這篇短文使用了該書介紹到的全部術語，短文的每一行全附有編號，和另一份索引對應。此外還有重要縮寫檢索。作者之所以在索引上下了不少功夫，是因為在電子計算機及其應用領域中，新名詞層出不窮，即使是專業人員也跟不上形勢，字典更是無法應付。有了這一套索引，這本教科書也就同時成為一本專業辭典。

這本書是寫給管理人員看的，而大多數美國管理人員，尤其是各級主管(Manager)對電子計算機還不熟悉甚或完全不懂，因此，該書第一部分用了五章對電子計算機作了概括介紹。

從一九四四年第一臺電子計算機問世以來，不過四十年的時間，電子計算機技術發展之迅速，是史無前例的。第一臺電子計算機叫MARK-I，它是體積相當于幾間房的龐然大物，現在由于微電子技術的飛躍發展，具有同樣性能的芯片比小指甲還小，而且把它們聯結起來，可以使它的功率成倍增長。計算機的特點是運算快。書中舉了這樣一個例子：一杯打翻的咖啡大約要半秒鐘落到地上，在這半秒中，大型電子計算機可以辦這么多事：把二千張支票存入三百個不同的銀行帳上；再檢查一百個病人的心電圖并指出可疑癥狀；再判定三千份考卷上十五萬個答案并作出試卷分析；再處理一千名職工的薪金帳；還有余力干其他幾件事。這種驚人的能力告訴我們，小型電子計算機就足以應付一般工礦企業的需要了。

大家全知道電子計算機的老祖宗是我們中國人發明的算盤，而算盤上層又恰恰和電子計算機一樣使用二進位。二進位只有0和1兩個數字，所以日本算盤上層只有一排珠。那么電子計算機除了用電路的開、閉代替算盤珠外，它們之間的根本區別是什么呢？這個區別就在于電子計算機擁有巨大的信息儲存能力，并可以在瞬間按一定規則調出儲存的信息，供其使用(見圖)。

研制出更快更小的電子計算機無疑是相當吸引人的。但計算機可以在一秒鐘運算幾百萬次，我們卻無法在一秒中輸入一個信息。這好比我們發明了一秒鐘可行幾千公里的火車，可每一個旅客上下就要好幾分鐘。顯然這時主要的任務不再是設法使火車開得更快一些，而是如何提高旅客上下的效率——使若干旅客同時上下車。這種技術在電子計算機領域叫分時(TimeSharing)。它的方法是在一個電子計算機上連接不止一個終端(Terminal，即電視屏幕顯示打字機)，用來同時輸入信息，取得結果。計算機巡視每一個終端，對任何終端輸入的指令，全都用不超過十分之一秒或百分之一秒的時間處理完。這有點象高明的象棋大師和幾十個人對弈。大師只是一圈圈巡視他的對手們，凡是對手走了一步的，大師便迅速走一步，然后跑到下一個對手面前……。不過電子計算機大師實在太快了，以至坐在終端前的對手們以為大師就坐在他前面不曾走動呢。

目前大型電子計算機可以聯接幾百甚至上千個終端，小型的也可以聯接幾十個。這些終端不必局限在一處，它們可以分布在任何地方，即使在地球另一端也可以。聯接的工具，可以是普通的電話和兩個把電話與終端、計算機聯接起來的小設備。換句話說，你可以打電話給電子計算機。

把計算機僅僅看成是和飛機、火箭、大型化工廠一樣的現代化設備是不妥的。這些硬件設備的用途比較清楚，只需要經過訓練的人來操作就可以了。但一臺只有硬件的電子計算機則如同一個健康的白癡——沒有頭腦，毫無用途。賦予計算機靈魂的是軟件。軟件不是什么設備，而是一系列指令：指揮計算機運行的指令是操作軟件，解釋計算機語言的是匯編軟件。軟件是利用電磁效應紀錄在磁帶、磁盤和其他一些設備上的。

我們講中文、英文、法文；計算機“講”FORTRAN，COBOL，BASIC等等語言。我們學會語言之后還要學習各種專門知識；計算機有了匯編軟件后，則還要接受應用程序才可以為我們服務。聰明的學生可以舉一反三；電子計算機卻是個再笨不過的學生，只能接受填鴨式的教育。我們經過復習，學來的知識還會忘掉多一半，電子計算機過目不忘，無需復習；教師的工作是非常細致的，教育是耗時的；程序員就是電子計算機的教師，他們把百分之九十的時間用于修改程序中的錯誤(當然錯誤可不是計算機這個學生造成的)。編寫軟件是耗時的，這是軟件成本高的主要原因，它在根本上限制了電子計算機的應用。

編寫程序有些象舊時的私塾，單獨教學效率低。而現在的軟件公司則好比清朝末年興起的“洋學堂”，它們采用高度組織的方式，集中多人智慧，在大量調查研究的基礎上編出可以相當靈活完成某一方面特定功能的一組組軟件，成批復制出售或出租，人們稱之為軟件包，甚至稱為罐頭軟件，意思是即時可用。

電子計算機部之所以能發展成系統管理部，和這種軟件包的發展是分不開的。有一批應用運籌學、概率論、拓撲學等知識編制的軟件包是專門用來管理工程進度的。

我們在工程上往往喜歡提兩個口號：“超額完成任務”、“提前完成任務”?？煽偣こ處焻s很清楚，這兩個口號并不總是對的。比如蓋大樓，如果運輸工人提前完成任務，在地基沒挖好前就運來了水泥，一定會造成損失；負責門窗的工人不得過早完成任務，也不得超額完成任務。但打地基工作則不同，越早完成越好，因為地基一完成，若干工作即可同時開展了。這樣的工作在管理學上稱為臨界工作。任何臨界工作推遲一天，整個工程至少推遲一天。綱舉目張，總工程師抓的重點就是臨界工程。一個大工程有成千上萬個項目，判定哪些項目是臨界工作并不容易，而且隨工程進度的改變，臨界項目也會發生改變，會造成極復雜的相互關系和連鎖反應。應用電子計算機有關軟件，可以很好處理這類問題，可以模擬任何一個項目變動對全局的影響。

編制這類軟件可能要幾年的時間，但使用者只要回答幾個簡單的問題就可以得到所要的答案。當然在進行工作之前，還要把大批資料輸入計算機，這好比請來一個好參謀，只有把情況全介紹給他，參謀才能回答問題。輸入的信息要有機地儲存起來，這便是該書第二部分介紹的信息技術——數據庫(DataBase)，另一種類型的軟件。數據庫好比一個高效率的圖書館，每種圖書只存一份，卻可借助優良的檢索方式同時供多人使用，修改，增刪。這個系統既保證信息不會混淆，又保證信息的安全，有種種保密等級防止有意無意的泄露和損害發生。

上面兩部分是講工具的：硬件、軟件全是工具。有了工具，我們還要建立一個信息系統。這好比有了汽車、火車、飛機之后，我們還要根據具體需要建立一個運輸系統。這就是該書第三部分所討論的。

信息(Information)俗稱消息或情報。我們人類的任何活動，其實全是信息的傳遞。有的企業效率高，有的企業效率低，我們說這是管理問題，歸根結底是信息的管理問題。出租汽車裝上無線電話后，載客率成倍上升。這是因為信息傳遞速度加快了。如果調度員能在一兩分鐘內對幾百輛汽車的位置、狀況作出判斷，則效率還可以再提高。這就非借助計算機分析信息不可。

建立一個系統要有一定的步驟：可行性調查，研究系統要求，設計，設備安置和檢驗運行。對于這幾個階段的描述，作者就使用了前面提到的工程管理程序，用框圖把各項工作的往返關系清楚地畫出來，使讀者一目了然。一個大中型企業電子計算機化的工作，是需要應用其他電子計算機來分析的。有專門的公司承擔這種工作，進行這種分析的工程師便是軟件行業不可缺少的系統分析師(Systemanalysit)。這些專業人員在分析全局的之后，選擇適合于這個系統的硬件和軟件，而不是在預算之內盡量購置最大最新最快的計算機。

當信息系統建立起來了，也仍然離不開對系統的管理。因為這個系統是應用電子計算機處理信息的，因此如何保證計算機的正常運行，維修，軟件的更新、發展，是管理的基礎。在此基礎上要保障信息的安全，復制備用。信息是供人使用的，處理好人和系統的關系，把信息及時提供給使用者，則是管理的根本目的。

人和電子計算機也會產生矛盾。這種矛盾往往導致該書稱之為“人為阻力”(HumanResistance)的障礙。產生矛盾的原因有經濟性的，技術性的，也有心理性的。有關人員因為怕電子計算機奪去自己的職位，往往從建立系統始就采取不合作態度；各級主管因為不懂計算機，一下從內行變成外行，也會阻止這個系統或錯誤地使用這個系統；計算機是新生事物，有關專業人員短缺，流動性強，也造成問題；會計師不敢把機器印出的支票不加檢查就寄發出去，但若一張張檢查，計算機也就不必使用了。

對此，該書有一句話很深刻：在應用電子計算機之后，管理人員應該認識到，最根本的改變是要求他們自己改變以往的管理方式和方法。用我們的話來講，不在傳統的管理方法上有一個突破，信息系統的效率是無法發揮的。不能穿新鞋走老路。

工業現代化的一個基點是社會性。這就是說現代化不能建筑在自給自足的封閉性經濟體系中。比如一個山村即使買得起汽車，也有司機，也仍然不能自行決定運輸汽車化，因為公路、零件、汽油絕不是一個地區可以單獨解決的。只有少數人擁有電話時，安裝一個自用電話十之八九會淪為一個擺設。如果說在單純硬件系統中社會性還不那么突出的話，那么對于信息這種軟件系統，社會性就是關鍵所在了。

比如銀行建立一個有效的電子計算機會計系統，但電源不能保證，這個系統就最好不要使用。一旦用上了信息系統就不能退回到手工系統去了。這和汽車壞了，還可以馬拉人扛不同。

再如圖書館想建立一個索引系統。但統一書號遠遠滿足不了書的分類，人們又如何輸入資料呢？那需要多少專家把書一本本鑒定分類呢？即使不惜代價作到這一點，另一個圖書館又是一套辦法，結果圖書館之間仍然不能交換圖書。

大家全聽說過自動化倉庫，但如果沒有國家甚至世界性的統一尺碼、標準和編號，計算機打出的訂貨單又有什么用呢？大家又如何利用型號查找零件呢？

全國若沒有通暢的電話系統，農業部的大型電子計算機又如何把全國各縣各鄉的終端聯系起來組成病蟲害、良種、產量預算情報網呢？

這本書列舉了美國的飛機票編碼，國際統一書號(ISBN)，統一產品編號(UPC)和支票上磁性墨水號碼等許多編碼，盡管這些號碼現在才大派用場，但美國編碼的立法、設計、規則的制定，卻是早在二三十年前就已開始了。我們中國如果不立即著手這一工作，將來即使生產了大批電子計算機，也依然無法推廣使用，特別由于中文的特殊性，編碼是處理信息的關鍵。郵政號碼曾經一度不實際地強制推行，現在幾乎消聲匿跡了，需知這是需要十年宣傳才能逐步推廣的事物。社會性準備需要長期的，全面的，有預見性的，依靠突擊、會戰匆忙上馬，是不能奏效的。

該書第五部分是使用信息系統，除了針對不同應用范圍作了簡單的介紹外，也簡述了自動化辦公室和個人計算機。

對前者，美國商人的廣告是：今天使用明天的技術。事實上，在美國，辦公室自動化已經是擺在眼前的課題了。有人把它稱之為無紙辦公室，固然夸大其辭，但大大減少了公文和紙張的流通量，顯著地提高了辦公效率，卻是顯而易見的事實。電子郵件，借助計算機終端在瞬時傳遞信件、報表、設計方案到千里之外；文件處理機可以編輯公文、信件，查改錯字，統一格式，反復修改、存底而無需重新打字；辦公室電話交換臺可以組織小型電話會議，把不同地方的電話連在一起而不用勞動電話局；畫圖機、終端可以把數據、百分比變成彩色圖形顯現在熒光屏上、紙上或供投影的透明膠片上，使人們對數字表達的含義一目了然；詳細的表報根本不用印在紙上，可直接轉換到顯微膠片上備查……

個人計算機這個名詞并不很確切，因為大多數這類計算機對于個人來講，目前的價格還是貴了一些，而且由于上面提到的社會性，今天對個人的用途還是很有限的。但這種微型電子計算機無論從價格上講，還是從效率上講，對于小型企業或辦公室都是非常合適的。它們不但因其專門性更適合辦公室用，而且可以通過電話或其他線路和大型計算機聯系起來，要求大型機去承擔它們無法勝任的工作，也可以由此直接把基層的數據匯報到上一級機構的大型計算機信息系統中去。

目前，國際上微電子技術的發展和應用，正在日新月異地飛速進步。一九八二年北美洲國際電子計算機展覽，還以各種畫圖的軟、硬件為主，而今年同樣的展覽則全是個人計算機和辦公室自動化軟、硬件了。因此，一九八一年出版的這本書，在這些方面的介紹不免已經顯得有些落后了。