小型數字辦公室暢想

辦公就是一個信息處理和流程管理的過程，在辦公室中完成的每一項工作、每一個項目、每一個工程、每一個會議都可以歸結為一個信息處理和流程管理的過程。

而數字化的辦公室就是一個在整個信息處理和流程管理過程中全面使用了信息化技術和設備的辦公室，隨著信息化技術的應用，未來的辦公室可以跨越空間和時間限制，隨時隨地隨身實現辦公過程。

本文中我們探討的是家庭辦公或者小型機構辦公的小型辦公室，這樣的辦公室一方面要獨立完成內部的信息和流程管理，另一方面還需要與外部進行協同，接受外部的信息管理和流程管理。

內部要完成內部的信息和流程管理，小型辦公室需要配備完善的OA系統、會議系統、網絡系統、數據和資源共享系統。

OA系統要完成日常文檔、文件的輸入輸出和存儲整理，要有功能齊全的打印、顯示、復印、掃描、刻錄輸出、傳真系統，對于小型辦公室，可以根據自己的需求，選擇相應的設備，可以是多個功能強大的分離設備的組合，也可以是一個功能復合型設備。

內部的會議系統要實現信息顯示、語音傳遞、會議記錄和管理等功能，配備投影或其他顯示系統、中控系統、擴音系統、錄音系統等。

網絡系統除了完成內部計算機的網絡連接、網絡上數據存儲和打印等資源共享外，還要連接互聯網，實現與外部的連接?？梢赃x擇有線網絡連接方式，也可以選擇無線網絡連接，還可以選擇有線、無線混合網絡。

當然一個完整的數字辦公室，除了完成信息化硬件系統的應用外，還需要一套完整的流程管理軟件系統，來管理和協調內部信息和流程管理。

小型辦公室要實現與外部的通信和協同，需要配備完善的語音、數據和視頻通信功能，其中包括電話、傳真、Internet、即時通信、協同辦公和遠程會議系統。

電話是目前最普及的語音通信方式，除了傳統市話外，語音網絡和數據網絡融合也是小型辦公室未來的一個發展方向，使用IP語音電話，在計算機上整合語音、視頻和信息即時通信，構建一個立體完整的通信系統，整合后的通信系統可以很好地利用移動通信網絡，實現辦公過程的移動和隨時隨地。

小型辦公的會議系統除了完成內部會議交流外，還希望遠程參加外部會議系統，除了目前流行的電話會議系統外，視頻會議系統也是未來應用發展的一個方向，隨著技術的發展，會議系統將與即時信息、語音和視頻通信整合，實現會議的隨時隨地。

將小型辦公室的信息系統納入大型協同辦公系統的一部分，實現與遠程大型辦公系統的協同，從而可以將大型辦公系統更分散。

未來的技術發展，將使辦公室徹底打破空間的概念，一臺電腦就是一個辦公室，它可以完成OA、會議、協同等所有功能，隨時隨地處理信息、隨時隨地協同，隨時隨地進行和接受流程管理，共享所有信息資源，只要需要，隨時進入虛擬的會議室和辦公室，完成相應的工作。

SOHO 通信與網絡系統

在網絡已經走進我們生活的今天，小型辦公與家居辦公(SOHO)正迅速地發展，成為今日生活時尚。與大中型企業網絡的應用不同，

SOHO一族的網絡更加注重個人應用和個性應用，并且要求最簡便的組網以及輕松自如的應用。這里我們將向大家介紹如何構建一套自己的完整的SOHO 辦公網絡。

基礎方案初步構建

談到數字裝修，SOHO辦公室無疑是其中必不可少的一部分。這里我們將整體構建一個通信與網絡系統，主要包括：小型電話交換機(8 口，價格約為300 元)、無線寬帶路由器(價格在600～700 元左右)、附配一到兩塊無線上網卡(也可以后按需增加)、ADSL寬帶接入、室內網絡布線、室內電話布線、室內電視電纜布線，總投資不會超過2000元。加上ADSL 包年一年的費用，總費用在3000元以內。

無線寬帶路由器相當于一臺路由器(Router)加上一臺無線接入器(AP)。通過雙絞線聯網仍然是最廉價最穩定的連網方式。無線寬帶路由器內置的交換端口使你可用有線方式直接連接4臺計算機組成一個局域網，提供對寬帶接入的上網共享，選用的無線寬帶路由器能提供速率最大為108Mbps 的無線連網功能，未接入局域網的筆記本電腦或臺式機插上無線網卡便也就加入到網絡之中。組建方便、使用靈活是無線網絡最大的優勢，而這種優勢對SOHO用戶就更加適合了，因為這類用戶使用筆記本電腦的地點往往不會固定在一處。由于網絡規模小，管理問題相對簡單(當網絡的規模變大時，其投資成本和管理成本會隨之上升)，加上優越的性能、已經降低了的售價，目前已經顯示出了很好的應用勢頭。

1. 程控電話與無線寬帶系統

電話交換機具有交換與管理控制功能，包括電腦值班、音樂等待、遠端維護等功能，即使交流電停電，也能保證2條外線固定連接到2 部分機上，對外聯系并不中斷。它的價格只相當于一部普通無繩電話機的售價，在SOHO環境用作電話通訊和配合組網是很適宜的。這類小型交換機還有一個突出的優點，就是加電就能工作，機器的初始狀態會自行設定，已設定的通信參數也不會因停電而丟失。

無線寬帶路由器作為無線AP 和有線路由的有機結合，提供了寬帶路由器的豐富功能，可對系統、DHCP 服務器、虛擬服務器、DMZ主機、防火墻、上網權限、靜態路由表、UPnP、DNS等進行管理。用戶可以使用這些功能進行高級設置，更好地管理你的網絡。小型無線寬帶路由器也集成交換機功能，一般提供4 個10/100Mbps 以太網接口。若是接入局域網的PC 機多于4 臺，可以在此基礎上增加10M/100Mbps 的交換機或是集線器，以擴大聯網規模。

無線網卡可以選用USB網卡，比PCMCIA接口的網卡適用范圍更寬一些，它可以用在筆記本電腦上或是臺式機上。你只要對你家庭內的無線寬帶路由器和無線網卡進行相應的加密設置，就可以保證網絡內電腦可以安全上網，而其他電腦都不能訪問到你的網絡。

2. 系統布線與連接

設備安裝應以某一房間作為中心點，暫且稱它作“網絡中心”。這里要放臺式機、程控電話交換機、無線寬帶路由器、UPS等設備。布線分電源線、電話線、網絡雙絞線3種。電源線是每個房間必須布放的。

SOHO系統的布線和家庭網絡布線大同小異，但是SOHO中人員、計算機、電話的數量更多，因此只需要在家庭網絡布線的基礎上增加信息點的密度。

小型會議室顯示方案

小型會議室可根據會議室的大小、經常參加會議的人數、環境條件以及會議形式靈活地選擇顯示系統，可選擇的范圍非常寬，投資規?？纱罂尚?，系統可以簡單也可以復雜。

最簡單的顯示方案 會議室在15m2 以下，經常參加會議的人數在10人以下的會議室，可以使用30～42英寸PDP顯示器、LCD顯示器作為顯示設備，這種設備節省空間，顯示效果好，一次性安裝，使用非常方便。當然也可以使用便攜型投影機作為顯示設備，可以選擇重量在2kg以下的產品，由于空間小，對亮度不會有特別的要求，目前市場上所有投影機產品都可以滿足需要。不過考慮到空間問題，投影機與投影幕的距離不會很長，因此建議選擇帶短焦鏡頭的產品，安裝距離可以在1m 以下。

此類會議室的投影機不建議固定安裝，可以直接使用白色墻壁作為投影幕，有條件的也可以選擇壁掛幕。

簡單顯示方案 會議室在15～25m2 以上，經常參加會議的人數在10～20 人的會議室，投影機是一種比較適合的顯示設備，在此類會議室中投影機需要選擇亮度在1000 流明以上的產品，對重量沒有特殊要求，最好重量在3kg 以下，可以選擇吊頂固定安裝，也可以選擇移動使用。

采用壁掛幕是一種理想的方式，如果投影機采用移動安裝方式，則需要設置專門放置投影機的位置和裝置。

在很多會議中除了演示固定的內容外，還需要互動或者輸入信息，可以選擇電子白板搭配投影機的方案，電子白板既可以作為投影幕，也可以作為輸入設備。在這種方式下，建議在會議室固定安裝一臺PC，來連接投影機和電子白板，因為這種系統的安裝過程相對比較負責，頻繁更換計算機會很麻煩。

完善的顯示方案面積在25～50m²，參加會議人數在20～30人的會議室，投影機是目前惟一可選擇的顯示設備，此類會議室對投影機亮度有一定要求，應該在1500～2000流明之間。在此類會議室中，投影機最好采用固定安裝方式，投影幕選擇電動壁掛式投影幕。由于采用固定安裝方式，因此對投影機的重量沒有特殊要求，一般可以選擇3～4.5kg 的產品。在此類會議室中可以選擇中控臺，將投影幕控制、燈光控制、音響控制和投影機的電源控制集中在中控臺上。這樣整個系統的調節非常簡單方便，如有可能可以固定設置一臺PC，以簡化會議時的安裝過程。