檔案館館藏資料的科學管理

北京市豐臺區檔案局（館）課題組

一?館藏資料存在的問題

(一)資料收藏的“圖書館”化

(1)資料內容的“圖書館化”?各檔案館收藏的資料中有很大一部分是相同的?以建國后的資料來說,資料內容均涵蓋了哲學?政治?經濟?軍事等領域,而具體涉及檔案館所屬區域的資料卻不多?(2)資料數量的“圖書館化”?不少國家級和省級檔案館保存的資料在10萬冊以上,地?縣級檔案館也在數千至數萬冊?由于在保存數量上沒有較為統一的規定,有一些檔案館保存的圖書資料,在套數上甚至可以和圖書館相媲美,如一份圖紙保存15份,同一版圖書保存5套?

(二)資料分類的多樣化

各級檔案館在資料的分類方面各行其是,有的參照《中國圖書分類法》或《中國文獻資料分類法》;有的參照《中國檔案分類法》;有的自編分類方案,等等?

分類方法的多樣化,再加上參加整理人員的業務水平及工作經驗存在差異,引起分類標準的多樣化?有的分類不合理,相互交叉;有的類目分得過細,導致了相同的資料在不同的檔案館中,屬于不同的類目;有的同一檔案館內,分類標準層次不一致?歸類不合理不準確,導致一些資料既可歸入A類,也可歸入B類,即使同一個人在不同的時間段整理資料,也有可能把同類的資料歸入不同的類目?

(三)資料管理的“檔案化”

1?在日常的庫房管理中,資料享受著與檔案一樣的待遇,適宜的溫濕度?消毒殺菌等?

2?存而不鑒,鑒而不汰?據調研,我國各級檔案館館藏資料的鑒定?淘汰工作目前處于半開展未開展狀態?資料一進入檔案館,如同進入“保險箱”般安全?有的檔案館雖然做過部分資料的查重工作,不過重復的資料并沒有被淘汰出館,而是經過轉化為工具書或用其他方法軟處理,仍留存在檔案館?知識老化?觀點陳舊?重復?利用價值不大的現象在各級檔案館普遍存在?

3?利用手續比檔案更繁瑣?利用者(特別是個人)利用館藏資料時,先查目錄,再開借閱單,由資料管理員從庫內調出資料提供給利用者,有些檔案館還需經過主管領導的同意(批準)方可?

(四)資料利用的低率化?內部化

從2004年度北京市檔案館和18個區縣檔案館資料利用情況的統計結果來看,市檔案館資料的利用率約為3%,區檔案館約為2%,縣檔案館約為5%(數據來源為北京市檔案局編制的2004年度北京市檔案事業統計年報綜合摘要)?而且,各檔案館被利用過的資料也僅限于檔案業務類?時事類期刊?報刊?工具書?地名志?區志等,利用者也大多是本局(館)工作人員,主要用于撰寫論文?舉辦展覽?編寫資料,社會人士?政府各職能部門工作人員來館利用資料者寥寥無幾?

(五)資料發展不平衡

從整體上講,綜合檔案館保存的資料量都很大,縣級檔案館的館藏資料量尤為巨大?而具體到各個檔案館,館藏資料的發展并不一樣,保存資料的情況也很不平衡?例如,省級檔案館的館藏資料保存量多的達10萬冊以上,低的為3萬冊,高者為低者的3倍多;縣級檔案保存資料量多的達2萬多冊,低的為兩千冊,高者為低者的近10倍?

二?健全制度合理利用

(一)構建區域特色館藏

1?樹立開放和合作意識,與圖情部門和諧發展

檔案館要在信息競爭中求得可持續發展,必須與時俱進,樹立開放的意識,大力提倡合作?協作?開放精神,倡導檔案館與圖書館?博物館?情報部門的交流與合作?檔案館在收集館藏資料時,要立足自身的職能——保存“社會記憶”,明確收藏對象,與圖情部門和諧發展?

2?館際之間,突出各自區域特色

檔案利用實例充分顯示,相對于時政要聞,公民更傾向于關注與自身及所處環境有關的集體記憶?我國每一個區域都有自己的人文?地理?經濟產品?典籍掌故?名勝古跡?民族?宗教特色以及風土人情,因此,檔案館在收集館藏資料時,要根據其服務對象和職能,做好館際之間的分工,關注“地方資料”,使人一看就知是此一區而非彼一區,改變資料“千館一面”現象,突出檔案館的區域特色,與館藏檔案一起,形成展示區域文化的主陣地?

(二)加強理論研究,統一認識

沒有理論基礎的實踐活動是盲目的?目前,我國各級檔案館的資料收集工作因為缺乏理論指導,對應該收藏什么樣的資料?如何進行管理?如何提供利用等認識不統一,各檔案館按照自己的領悟和財力來確定本館的資料收集范圍,形成了檔案館資料的“圖書館化”現象;資料工作開展的如何,很大程度上依賴于領導人的重視程度?資料工作人員的自身條件,這對檔案館資料工作的開展是很不利的?為保障作為檔案館業務工作一部分的資料工作持續性發展,國家檔案行政管理部門應組織有關專家?學者進行理論研究,研究館藏資料的特點?適宜的分類方案?如何進行日常管理和提供利用等,為當前各級檔案館的資料工作提供理論指導,加強對檔案館資料工作的理性認識?

(三)健全制度,推行管理科學化?規范化

1?科學制定資料收集制度

為避免“圖書館化”現象發生,各級檔案館在依據國家檔案局和本級檔案行政管理部門的有關規定制定資料收(征)集制度時,要從全局出發,在認真調查研究?分析?論證基礎上,制定本館收集資料范圍?在制訂制度前,要結合本區域的實際情況,詳細了解區情?區史及館藏檔案的完整程度,對管理范圍內的機關?單位檔案收集?整理?保管狀況等的程度進行認真細致的調查摸底,對各機關可能形成的資料內容?種類?地域特色等做到心中有數?同時,對本區域的人?物?情,根據其影響程度,制定一個進館的標準?

2?規范分類

(1)統一的分類方法?資料的分類方法,一直有中國檔案分類法和中國圖書分類法之爭?我們傾向于使用圖書資料分類法?原因有二:①資料無論與檔案有著如何密切的關系,它也不是檔案,有著與檔案截然不同的特點?②從利用者的角度說,相對于檔案分類法,利用者更熟悉圖書資料分類法?

(2)根據資料量的大小,制定詳略得當的類目?不同級別的檔案館資料量懸殊很大,如中央級和省級檔案館資料量數十萬,縣級檔案館的資料量數千?在設置分類類目時,就要制定不同的分類類目?

(3)系統地培訓資料管理人員?分類是一項非常復雜的工作,確定分類法只是做好了基礎工作?在操作的過程中,主體人的知識特別是分類知識,直接關系到資料分類類目設置是否適宜?歸屬是否正確?因此,對資料管理人員要進行分類方面的系統培訓,使之熟練掌握分類體系,是非常必要的?

3?健全資料統計制度

要做好資料工作,統計工作是不可或缺的,它的重要程度如同商業經營中的市場分析研究?通過對具體的統計數據分析研究,資料管理人員可以了解到資料利用率高低,利用資料的主要目的及取得的效果,資料利用與職業?年齡?性別的關系如何,哪些資料是由于與檔案的相關性而經常被一起利用等等情況,可以從中找出規律性的東西,進而規范接收和征集資料的渠道,避免出現因領導的改變?人員的變化而導致資料收集范圍變化大或不連續等現象?同時也可以了解人們需求或關注的熱點,并以此作為今后工作改進的方向,明確收集工作的目的性?針對性?

4?研究制定資料鑒定淘汰制度

館藏資料只補充不剔除,利用率高和利用率低甚至從未被利用過的資料混合排列在一起的管理狀況,不僅將具有區域特色的資料淹沒其中,增加了資料管理人員工作量,也極大地影響了館內外人員對館藏資料的看法?因此,檔案館研究?制定資料鑒定淘汰制度有很強的現實意義?

檔案館館藏資料鑒定淘汰是將與檔案無關?不能反映區域文化?罕用且無典藏價值?知識陳舊老化或不能再使用的館藏資料予以剔除銷毀或轉移至他處儲存的過程?檔案館在資料鑒定方面沒有經驗,檔案行政主管部門要在借鑒圖書館?資料室資料淘汰制度的基礎上,邀請有關專家?學者,結合館藏資料的現狀,參照歷年來的資料利用統計數據,研究制定檔案館資料的鑒定淘汰制度,保持館藏資料優化?

5?制定資料利用專門制度,簡化利用手續

檔案館要根據館藏資料的特點,制定資料利用制度,改變傳統的資料利用方式,簡化利用手續?我國公民只要出示有效證件就可以利用(有一定密級的除外),不需要再經過館長批準?

(四)研究用戶需求,深化服務

1?主動出擊?檔案館在加強資料收集?搞好閱覽環境的同時,還必須宣傳館藏,包括檔案和資料,讓檔案館所在區域的每個居民,都像了解當地的超市一樣了解檔案館,使檔案館真正走向社會?融入社會?具體做法有:(1)將館藏的特色資料按不同主題,分門別類制成專題目錄,以簡報或情況交流等方式公布于本級各直屬機關部門,發送至街道?社區委員會?(2)運用新聞傳播媒介,向社會宣傳館藏資料的內容,以引起社會各界的關注?(3)與地方圖書館合作?(4)將館藏資料目錄上網,并編制網上檢索工具,開通電子查詢?郵件代查等服務?通過上述方式,提高館藏資料的社會認可度,從而提高館藏資料的利用率,最大限度地發揮館藏資料的作用?

2?互動服務?檔案館在主動服務的同時,還要開展互動服務?把當地居民的需求放在首位,積極與街道?社區合作,通過發放咨詢表?意見箱?面對面交流?查詢利用數據等方式,與居民溝通聯系,深入了解當地居民的想法?要求?只有這樣,才能迎合居民的需求,開展有目的的服務,取得比較滿意的效果?

(1)實行開架閱覽?檔案館的資料利用方式對利用者來說很不方便?在查閱目錄時,由于目錄中僅提供了書名?作者?出版社之類信息,利用者不能清楚地了解書的內容,借出的資料不能滿足利用者所需或期望的情況時有發生?這樣既浪費利用者的時間,又增加了資料管理者的勞動量?而采用開架閱覽方式則可以避免上述現象的發生?同時,利用者可以在書架上盡情查找自己所需要的資料,提高資料利用率,縮短利用者借閱時間?因此,對收藏的非涉密館藏資料,應該實行開架閱覽?也許有人認為不實際,檔案館缺乏必要的閱覽室,其實,只要把一些特色資料擺放在借閱檔案大廳就可以實現互動服務?

(2)確定重點服務對象?一般來講,檔案館所在區域內均有研究單位,它們每年都承擔一定的科研課題,并與所屬的區域有很大的聯系,研究人員在研究過程中需要大量的資料,并為搜集所需的資料而煩惱,檔案館可利用保存的館藏資料主要是轄區內的相關資料這個優勢,根據他們的研究課題,把相關資料目錄單發送給他們,這樣既節省了研究人員查找資料的時間,又提高了館藏資料的利用率和知名度?同時,也為檔案館日后收集資料開通了渠道?

(3)面向當地居民,開展館藏資料編研?檔案館在為政府官員和學者服務的同時,還要面向當地居民提供資料服務?檔案館的編研科(提供利用科)可以根據本地區本時期百姓關注的焦點和社會的熱點,結合館藏檔案?資料,編輯?研究?匯編成專題性的資料,或放置閱覽室,或發放至街道?社區,方便居民利用?

(4)與社區服務機構合作,搞好社區服務?隨著社會?城市的發展,社區成為人們生活的地域單元,社區服務在推動著城市社區的發展和建設,在提高居民生活質量,不斷滿足人民群眾日益增長的物質文化需要方面發揮著越來越大的作用?檔案館要充分利用社區的特點,與社區服務機構合作,挖掘收藏的地方資料,通過舉辦展覽?畫冊?招貼畫等形式,辦進社區,增加人們的區域認同感?同時,建立為社區服務的檔案資料中心,指導社區服務機構檔案工作,增加社區檔案資料意識?

參考文獻:

1?國家檔案局?中央檔案館編:《中國檔案年鑒2002》,中國檔案出版社2003年版?

2?傅華:《枯燥的數字多彩的事實——各級檔案館館藏資料的數量分析》,《檔案學研究》2000年第1期?

3?范良元:《試論綜合檔案館館藏資料的特點?作用及其分類》,《檔案學研究》1993年第3期?

4?國家檔案局主編:《第十四屆國家檔案大會文集》,中國檔案出版社2002年版?

5?姜之茂 :《當前檔案工作的走勢評價》,《上海檔案》2002年第3期?

作者單位:北京市豐臺區檔案局