如何提高重大建設項目檔案的案卷質量

易 萍

【摘 要】重大建設項目檔案包括從重大建設項目(工程)的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產(使用)的全過程中形成的應歸檔保存的文件資料。 本文通過對重大建設項目檔案在完整性、準確性、系統性三方面存在問題的分析,進一步提出了提高建設項目檔案案卷質量的主要措施及對策,從而使工程檔案在今后的工作中得到充分地開發和利用。

【關鍵詞】建設項目 檔案 案卷質量

【中途分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1673-8209(2009)11-0-01

1 引言

重大建設項目是國家和地方從國民經濟和社會發展的全局出發,根據國家和地方財力情況以及基本建設的總體布局,合理確定進行重點建設的行業和骨干項目,在我國現代化建設中具有重要地位。重大建設項目檔案質量是建設工程項目質量的重要組成部分,對工程項目建成使用后的管理、維護、改造具有非常重要的意義。

2 重大建設項目檔案案卷質量在以下幾個方面存在的問題及原因

2.1 完整性方面

建設工程項目檔案在完整性方面存在著下列問題:一是工程質量保證材料不全,主材試驗報告提供的內容及數量達不到要求。二是有的缺隱蔽工程記錄、工程質量檢查記錄、產品出廠合格證等。三是簽章手續不全,有的工程施工技術人員沒簽字,竣工圖沒蓋章等,這些現象都會給工程竣工后的使用造成隱患。

2.2 準確性方面

在實際工作中,常常造成檔案的不準確性有以下幾點:有的工程試驗報告前后日期對照不上,有的工程專業歸類不準確。特別是由于項目復雜,涉及多套裝置或單元同時進行,工期緊,在一切為了進度的前提下,出現了大量的設計變更等,這些現象會給以后的利用造成很大的危害。

2.3 系統性方面

由于施工單位的資料人員未經過專業培訓,又沒有工程檔案管理工作經驗,在組卷時常發生以下現象:有的建設項目工程科技文件材料沒有按依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程竣工驗收等順序排列;有的管理性科技文件材料沒有按問題、時間或重要程序排列等。這樣必然造成檔案組卷混亂,給以后利用查閱帶來不便。

3 提高重大建設項目檔案案卷質量的主要措施及對策

3.1 建立健全各項規章制度,保證工程竣工文件完整、準確,是提高項目檔案案卷質量的基礎

3.1.1 各施工、監理單位必須制定各項管理制度,將檔案工作的各項要求以及施工、監理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入各項管理制度和考核范圍中。

項目檔案的案卷質量應與有關工程技術人員的崗位職責掛鉤,責任落實到人。

3.1.2 建立工地檔案室,推進預立卷制度。文件材料內容填寫齊全并經有關人員簽證完畢后,既移送檔案人員進行預立卷,并統一存放于工地檔案室,以保證檔案的完整與安全。

3.1.3 建立健全檔案資料保證金制度。

為保證能夠有效控制工程質量,不少建設單位采取收“質量保證金”的做法,即在招標合同文件中就明確將大約占工程款5%左右的費用作為“質保金”,工程質量(包括檔案資料質量)不符合要求,則不予計量支付,并及時將招標合同文件下發到各職能部門和施工單位貫徹執行。

3.2 檔案工作與工程進度同步進行,保證工程竣工文件完整、準確,是提高項目檔案的案卷質量的關鍵

3.2.1 歸檔工作首先從項目工程的初期階段抓起。

自工程立項開始,項目法人(建設單位)就將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程,著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。

3.2.2 檔案員提前介入,搞好宣傳,實現檔案與工程進度“三同步”。

檔案員應在工程開工初期主動進入工地,向施工管理人員頒發《國家重大建設項目文件材料歸檔要求和檔案整理規范》,對施工單位檔案的編制提供實質性指導。與此同時,還要積極爭取領導的支持,要求施工單位實行檔案與工程進度“三同步”:一是在布置施工任務的同時布置檔案的編制工作;二是檔案形成積累和施工進度同步;三是工程驗收交接和檔案交接同步。

3.2.3 檔案人員參加重要設備的開箱驗收。

當設備運到工地后,檔案人員接到工程管理部門的通知,應主動到現場參加設備開箱,和施工單位人員根據隨機文件的裝箱清單,一一對照設備驗收歸檔,并填寫《重大建設項目設備開箱驗收記錄》。

3.2.4 檔案人員參加建設工程項目的竣工驗收。

2006年國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合印發了《重大建設項目檔案驗收辦法》明確規定建設項目必須要經過檔案驗收,才能進行通過竣工驗收。

3.3 加強建設項目工程監理,實現檔案現代化管理,提高檔案隊伍素質,是進一步提高項目檔案的案卷質量的保障

3.3.1 項目工程監理嚴把技術審核關。為確保建設工程質量,通常重大項目建設單位實行的是“兩級監理”、“三級質?！斌w系。工程監理在對工程投資、進度、質量進行重點控制的同時對工程檔案實行嚴格的監督,是對檔案工作進一步規范化管理的促進。

3.3.2 全面加強建設項目檔案信息化建設工作。規范化、標準化管理是實施現代化管理的重要保證,建立統一規范、標準的組卷、著錄、標引體系,是實現檔案現代化管理的基礎。

3.3.3 加強教育培訓,培養復合型項目檔案管理人才。新時代檔案管理人才應是復合型的人才,檔案人員要提高自身吸收消化和運用新知識的能力,以及結合本單位的實際情況研究對策,提高解決問題的能力,努力使自己成為懂工程,精業務,善協調,能指導的復合型項目檔案管理人才,為項目檔案管理提供智力支持。

參考文獻

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