企業實行預算管理的前提條件

秦賽男

自2002年4月財政部發布《關于企業實行財務預算管理的指導意見》后,國內許多企業特別是國有大型企業相繼實行了預算管理,受諸多因素的影響有的企業實行后未能取得預期效果。其中,不具備實行預算管理的前提條件是一個重要的原因。

1.正確的預算管理理念

預算管理是大部分企業普遍采用的管理手段,是企業眾多管理手段的一種;它更多的是解決能夠產生直接財務后果的事項,無財務后果或財務后果不明顯的事項不宜納入預算管理;預算是對常性支出的管理,非常性支出不是預算管理的范圍;預算管理不是成本控制,是激勵和增加收入;預算管理需要企業相關部門積極主動的參與;和其他管理手段一樣,預算管理存在一定的缺點和不足,須在工作實踐中進一步發展、完善。

2.規范的會計核算基礎

會計核算是企業預算管理的主要信息基礎,規范的會計基礎工作是編制科學、嚴謹預算的前提。企業規范的會計核算主要包括規范的會計政策、統一的會計科目、固定的會計報告及詳細的管理會計等內容。規范的會計政策是指會計政策要符合會計準則的規定、符合企業的實際情況,其制定經過適當的授權。統一的會計科目指企業各分支機構之間要統一,核算科目與預算科目要統一,各年度之間保持統一。固定的會計報告指會計報告的周期、內容、格式、報送程序要固定。詳細的管理會計指預算管理符合企業精細化管理的需要,管理會計與財務要有效地對接,不能脫節。

收入、成本的確認政策,固定資產折舊政策,資產減值特別是壞賬準備政策,存貨,短期投資發出的計價是基于預算管理的重要會計政策,考核指標計算的可靠性是預算管理發揮激勵作用的前提,正確運用會計政策是指標計算可靠的保障。

企業的會計核算與預算管理口徑要一致,不僅科目名稱一致,而且科目內容要一致,與責任中心相符。

3.嚴格、有效的內部控制

預算管理是一種“分散權責、集中控制”的管理體制,這種管理體制的有效運行,須以嚴格有效的內部控制為基礎。

內部控制要合理,保證預算執行的合規性、預算考核數據的真實性、預算執行過程的透明性。透明的內部控制制度需要明確:誰—什么時候—根據什么—做什么—得出什么—報告給誰的業務流程。

預算設定責任中心應該完成的目標,核算反映責任中心完成目標的情況,內部控制為完成目標設定規則,內部審計確保信息是可靠的。因此,企業實行預算管理應重視內部審計的作用,從業務層面看,外部審計由于對企業生產經營情況不了解,在較短的時間里發現不了企業存在的所有問題,因此外部審計雖然必不可少但代替不了內部審計,因此,企業應保證內部審計的獨立性與業務性,使內部審計在企業內部控制中發揮應有的作用。

4.完善的預算管理組織體系

預算管理要首先明確誰管理預算、預算管理誰、如何管理等問題。

其次,企業要成立預算管理委員會、預算管理組,并由專門的管理部門和人員負責預算管理工作。預算管理委員會的組成一般是經理成員,但要以文件的形式加以明確,以示對預算管理工作的重視,進而推動預算管理工作的開展。其職責是:⑴審議通過有關預算管理制度及預算管理細則;⑵組織有關部門或聘請有關專家進行財務預測;⑶審議通過預算目標、預算編制方法和程序;⑷審查整體預算方案及各部門預算草案;⑸)協調和解決預算編制過程中的矛盾;⑹將經過審查的預算提交董事會審批,董事會通過后下達正式預算;⑺檢查、監督和分析預算執行情況,提出改善措施;⑻提出修訂和調整預算的建議,對于預算執行中出現的矛盾進行調解和仲裁;⑼審定公司年度預算完成情況,并提出考核獎懲意見。預算管理工作組是管理機構,不是業務部門,其職責:⑴傳達預算編制方針、程序,具體指導分、子公司、部門預算案的編制;⑵根據預算編制方針,對分(子)公司編制的預算草案進行初步審查、協調和平衡,匯總后編制集團公司預算草案,一并報預算管理委員會審查;⑶在預算執行過程中,監督、控制分(子)公司、部門的預算執行情況;⑷每期預算執行完畢,及時形成預算執行報告和差異分析報告,交預算管理委員會審議;⑸遇有特殊情況時,向預算管理委員會提出修正建議;⑹協助預算管理委員會協調、處理預算執行過程中出現的一些問題。預算管理部門一般是財務部門,是操作機構,不是管理部門,充當辦事員的角色,是數據測算的匯總。其職責為:⑴擬訂企業預算管理制度、方法和年度預算管理的重點,提交預算管理工作組討論;⑵根據歷史數據和企業的戰略規劃數據、獎懲原則,進行預算目標確定、預算編制和預算考核的數據測算,為預算管理工作組提供預算管理相關信息;⑶在預算的編制、執行、分析、考核中做好基礎數據工作,包括預算的匯總、預算執行結果的統計、預算分析的匯總、預算考核數據的計算等。企業(主要指大企業)須指定一個專門的人負責預算管理工作,也就是預算管理員,其職責是:⑴收集、統計本單位歷史數據和相關行業數據,為本單位的預算編制提供數據支持;⑵根據預算組的要求和預算管理辦公室下發的有關預算管理表格,提供有關數據,填寫有關表格,完成本單位的預算草案的編制;⑶根據需要,參與本單位預算指標和目標的討論,就本單位的預算修改發表意見;⑷在預算執行過程中,跟蹤、統計、分析本單位的預算執行情況,預算執行中出現非預期差異時及時向本單位預算管理責任人報告并提出控制建議;⑸根據需要,提出本單位的預算調整申請,并參與本單位預算調整的討論;⑹在預算考核中,核對預算管理辦公室和預算管理工作組考核本單位所使用的數據,出現數據差異時,分析原因并提出修改建議。

第三,確定劃分責任中心的原則。⑴要以正式的組織機構為基礎。只有正式的組織機構,才可能承擔預算責任,實行項目管理的企業成立跨部門項目組,來協調各項目的預算管理工作;⑵統一領導,分級管理,只將直接下級組織界定為預算責任中心,體現成本效益導向,預算管理并非越細越好,所謂的“縱管到底、橫管到邊,千斤重擔大家挑,人人肩上有指標”只能作為宣傳的口號,實際操作是不可行的;⑶責任與目標對等,有明確的單位職責,對職責的財務后果進行考核;⑷事先確定內部轉移價格,事后確定內部轉移價格具有不公平性,采用標準成本導向的內部轉移價格,固定成本也須在責任中心之間轉移。

第四,制定出適合本企業的預算管理制度。主要包括預算管理的組織機構、預算管理的內容、預算的編制與審批、預算的執行、控制與差異分析、預算的調整、預算的考核。

第五,預算管理的實施細則。⑴年度預算目標及確定原則;⑵年度預算管理的重點;⑶年度預算考核指標及方法,考核指標要解釋清楚;⑷年度預算編報的具體要求;⑸項目要求。

5.其他條件。

⑴領導重視,干任何事情沒有領導的支持與重視是很難做好的,預算管理涉及到許多個人利益,單位多、范圍廣,更須領導的重視;⑵企業員工的積極參與;⑶企業實現管理信息化,即使無信息化軟件也要有所需要的表格;⑷企業組織結構相對穩定;⑸企業要積累一定數量的行業數據和歷史數據。

總之,預算管理是錦上添花,不是雪中送炭,企業實行預算管理須有一定的前提條件做基礎。

(河南省民族中等專業學校)