切實提高文書檔案年度整理歸檔的質量

□吳紅紅

文書檔案年度整理歸檔工作是基層各單位檔案工作的主要內容，也是一項最基本的檔案業務工作，其質量好壞直接反映出一個單位檔案工作的水平，直接影響檔案利用工作的開展。文書檔案立卷改革和“8號令”的實行，對年度整理歸檔工作也有了新的要求。

一、新《規則》、新《規定》的執行

國家檔案局2000年12月發布《歸檔文件整理規則》至今已有近十個年頭，各地進行文書檔案立卷改革也經過了探索、實踐、應用的階段。常熟市2001年在市國稅局，2002年在市地稅局、農發行市支行進行了試點，對出現的新情況、新問題作了深入研討，2003年在全市市、鎮兩級機關中全面推行。2005年在學校、醫院等事業單位中進行了試點，2006年在全市事業單位中全面推行，并在企業中進行試點。2007年在全市企業中推行。通過一系列的宣傳布置、業務培訓、參觀學習、交流探討，并且在全市機關、事業單位、行政村、部分企業配置了文檔一體化管理軟件，使文書檔案新的整理方法得到全面推廣和普遍應用。實踐證明，文書檔案以件整理歸檔后，簡化了歸檔的程序，方便了檔案的檢索，減輕了檔案人員整理的負擔，極大地提高了工作效率。

2006年12月18日國家檔案局發布第8號令，文書檔案保管期限改為永久、30年、10年。這是文書檔案業務建設的又一重大改革。常熟市檔案局及時出臺相關業務文件、開展學習培訓工作，并著重開展對各單位編制工作的指導，分兩批對各單位上報的歸檔范圍和檔案保管期限表進行了審批，于2008年5月全面結束審批工作。

二、實踐中存在的問題

新《規則》、新《規定》都是針對文書檔案而言的，雖然在各基層單位得到了很好的貫徹執行，但在實際工作中，具體到每個單位，在文書檔案年度整理歸檔的操作過程中還存在一些問題，如在標準的掌握、整理的規范等方面或多或少還存在著一些差異，影響了歸檔的質量。

（一）收集上，應歸檔的文件材料不齊全。

收集工作是檔案業務工作的第一個環節，也是一個難點，要求一個單位所有文件包括收文、發文、內部文件必須齊全完整準確。實際工作中往往一些單位不注重自身形成的材料，尤其是一些業務部門形成的重要材料，如人事勞資方面、財務管理方面、黨工團方面的材料，習慣于散放在部門或個人手中，嚴重影響歸檔的質量。

（二）件的確定上，“件”的概念界定不清。

以件歸檔整理方法與傳統的立卷方法最大的區別就是歸檔文件以“件”為單位整理，但一些單位在把握“件”的9種特殊情況時，仍顯混淆，其中最易出錯的是把屬同一事由的文件材料作為一件，如召開一次會議，形成通知、議程、領導講話等5份材料，把它們作為總的1件，而不是5件。

（三）文件排列上，事由原則把握不準。

運用文檔一體化管理軟件后，文件排列基本上按時間自動排列，但好多單位出現了忽視事由或混淆事由的錯誤。一個事由就是一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程，其形成的每份文件材料應分別作為一件整理，且應當排列在一起。具體操作時在事由這一欄目中輸入相同的關聯詞，計算機就會自動把這相關的文件排列在一起。

問題一：同一事由的文件不輸入相同的關聯詞，導致同一事由的文件排列不到一起；

問題二：在所有文件的事由一欄中都輸入一個詞，導致事由不成其為事由，排列混亂；

問題三：把不是同一事由的文件作為一個事由來處理，特別是與原來立卷時的“問題”這一概念混淆起來。如把黨務工作、干部任免、表彰先進等作為一個個事由。

（四）目錄編制上，輸入不規范。

歸檔文件目錄由機算機利用前期收發文管理時形成的相關數據自動生成，因此其規范程度取決于前期輸入的準確程度，歸檔文件條目必須要與實體一一對應，否則一些檔案將成為“死檔”。但一些單位編目時在相關欄目的填寫上不夠規范，如成套的會議材料、同一事由形成的文件材料雖集中排在一起，但不是逐件編目。有的責任者填寫不規范，或前后不統一；協議、合同、責任書只輸入一方責任者。文號填寫不完整或在文號一欄里填寫期刊編號，如第一期、第二期等。題名輸入不規范，如干部任免、表彰先進文件，未在題名后面用括號將本單位人員列出。再如請示批復作一件時，只對批復進行編目，但未在題名中用括號注明請示，如（附請示）。日期填寫上，對計劃、總結、預決算、統計報表等內容涉及不同年度的文件，不按文件簽發日期（即落款日期）填寫等等。

（五）價值鑒定上，保管期限不準確。

價值的鑒定是歸檔文件整理過程中的又一個難點，一些單位在實際判定文件價值時往往把握不準。如在掌握表彰材料“縣級以上”這一概念時不統一，導致各單位對其價值的判定不一致；單位部門年度計劃、總結及非常設機構任命材料的保管期限是30年還是10年，界定不一；一套會議材料如通知、日程、報告、講話、代表發言、交流材料放同一價值等級等。

以上五個方面是各單位普遍存在的一些問題。另外，在一些細節上，如編號上，歸檔章位置不準，或用不符合要求的藍色印泥；在填寫檔案盒相關欄目上，字跡沒有統一采用黑色、統一的字體字號；還有檔案盒中多此一舉地放入歸檔文件目錄，備考表用錯，用科技檔案、會計檔案或文書檔案立卷時的備考表等。這些問題的存在，不可避免地影響著整理歸檔的質量，制約了檔案工作水平的提高。

三、如何提高文書檔案年度整理歸檔的質量

以件歸檔使整理工作簡化了，但這并不是取消整理或隨意整理，各環節上的整理都要在統一的標準之下進行，目的是使歸檔文件有序化，真正使這項工作既簡便、高效，又規范、科學。避免或減少出錯，切實提高年度整理歸檔工作的質量，應從以下兩大方面著手：

（一）對基層單位檔案人員而言，必須加強自身業務素質的提高。造成上述問題的原因，很大程度上來自于檔案人員自身。一是客觀原因，每年都有一定數量的檔案人員新手，他們對檔案業務不熟，對新規則更是掌握不夠。二是主觀原因，有相當一部分檔案人員，傳統的老的整理概念根深蒂固，新的理念接受不了或接受不到位。另外就是有部分檔案人員工作不夠認真鉆研，依賴性強。因此，提高檔案人員自身業務素質迫在眉睫。

一是檔案新手要盡快進入角色。就一個地區而言，各單位檔案人員變動頻繁的情況普遍存在，這在每年的上崗培訓人數上可反映出來。因此，對于剛從事檔案工作的人員來說，應首先在思想上有正確的認識，要認真對待，認識到檔案工作是一項專業性非常強的工作，文書檔案年度整理歸檔工作又恰恰是其中的重中之重，怎么收集文件、怎么規范整理，都不是一蹴而就一下子就能掌握的。要及時參加上崗培訓和相關的業務培訓，除掌握必要的檔案理論知識外，還要著重掌握檔案應用性、操作性方面的知識，如檔案如何分類、整理的步驟等。更要在理論上通曉，并吃透檔案整理的標準，以便在實踐中運用。

二是從事檔案工作較長時間的檔案人員要及時更新知識，自覺執行新標準。這部分檔案人員是檔案戰線上的主力軍，更應跟上檔案工作發展的步伐，自覺接受檔案工作的繼續教育，不斷更新知識，對國家出臺的檔案業務新規定要不折不扣地執行，不能我行我素，囿于老的理念、老的做法。

三是部分檔案人員要轉變工作態度，加強責任心。工作中要積極主動，特別是對文件材料的收集，不能坐等，別人交多少就歸多少，一定要注意平時積累，做有心人，并要切實按制訂的文件材料歸檔范圍去收，以最大限度地確保歸檔文件材料的齊全完整。整理時要按標準做，并注意避免以往整理時常見的錯誤，不能以應付的心態，草率了事。

（二）對檔案行政管理部門的業務指導人員而言，必須加大監督指導的力度。文書檔案整理歸檔工作質量的好壞，不光直接影響各單位的檔案工作，而且直接影響檔案館檔案的質量。因此，基層單位文書檔案年度整理歸檔是指導工作的一個重頭。

一是指導時要統一口徑。作為業務指導人員，每項新規定的出臺，自己先要貫徹落實、學習掌握，積極參加上級檔案部門組織的新業務知識培訓，并準確地把學習要點貫徹到位，在全局人員中貫徹。對一些疑難的、把握不準的或經過實踐檢驗仍然值得商榷的東西，要及時商討，統一思想，盡量做到在不違背原則的情況下最合理，然后對外指導時統一標準，統一口徑，而不是各人指導各人的，使基層單位不置可否，不知聽誰的好。

二是審閱目錄要切實把關。常熟市堅持把審閱各單位上報的歸檔文件目錄作為加強指導的一個措施，要求各單位在5月底前向檔案局上報目錄，然后指導人員逐個審閱，記下目錄中出現的問題，并及時反饋，少則電話中指出，多則前往單位當面指導，以確保各單位在6月底前完成歸檔工作。這種將目錄中體現出來的問題集中指出來，并限期整改的方法，不失為對傳統上門幫著做的指導方式的一種改革，且效果非常明顯。

三是要強化業務培訓。各類業務培訓眾多，在培訓中要注意著重講解應知應為的內容。針對不同對象內容有所側重，除了必要的理論知識外，著重講解實用的知識，將具體的操作步驟、容易出錯的地方、難掌握的地方、應該加以注意的地方等明確地指出來，講解清楚，使學員一學就會，一看就懂。

四是要加強業務檢查。要切實對照單位的文件材料歸檔范圍，查它的收集是否齊全；對照單位的檔案保管期限表，查它的價值是否準確；對照檔案整理規則要求，查它的目錄輸入是否規范；對照原有的歸檔目錄，查它是否按審閱的要求修改了等等。切實把問題檢查出來，對各單位而言，這不是挑刺，而是為了今后在工作中更好地改進，防止明年或更長時期內再犯同樣的錯誤。長期堅持，必然問題越來越少，工作水平越來越高。