淺談企業文件材料的歸檔

□丁 杰

國家檔案局楊冬權局長在2009年全國檔案局長館長會議上的講話中要求，把檔案工作的網絡延伸到所有立檔單位，把各單位的歸檔范圍覆蓋到所有應歸檔的文件材料。筆者認為這一要求的主要精神就是，檔案工作要隨經濟和社會事業的發展而發展，把工作的觸角伸到各行各業，不要留空；歸檔工作要“全面覆蓋”，把有保存價值的文件材料盡可能歸檔，不要散失。文件材料的歸檔是檔案工作的重要環節。在此，筆者結合自己多年從事企業檔案工作的體會談一點認識。

一、檔案的價值在利用中得到體現，而利用所產生的效益是對歸檔意義最好的詮釋

企業檔案是企業各項工作和員工各種活動的直接記錄，檔案不僅是企業資產的憑證和企業活動的記錄，也是企業形象的載體，還是企業經營智慧和發展思想的結晶；通過檔案可以對企業領導和員工、對企業的各項工作流程進行有效的監督和追溯；企業檔案工作是企業加強內部管理和控制的重要基礎，更是檢驗企業整體管理水平的測試點?！皻w檔”是檔案工作的起點、源頭，也是檔案工作的重要環節。說它是起點、源頭，是因為收集不到實體的文件材料，談何檔案管理？說它重要，是因為檔案“齊全、完整、準確”的要求都要在“歸檔”這一環節中嚴格把關，而齊全、完整的文件材料能為檔案價值的提升起到決定性的作用。舉兩個例子：

其一，2001年，我所在的企業根據中央五部委和江蘇省人民政府《關于進一步推進國有企業分離社會職能實施的意見》的要求，將原有的職工子弟學校交由所屬的區教育局接管。當時區教育局負責接管人員只注意到教職員工的安排和房屋產權的歸屬問題，誰也沒有想到學校的基建檔案這一塊。若干年后，學校的教學樓要整修加之區政府要進行資產核查。但他們找不到原始數據和基建圖紙，工作無法進行。這才想到基建檔案沒有一同接收。他們帶著一絲希望來到我們檔案室查閱(我們當時并沒有因資產的劃出而銷毀檔案)，當他們查到職工子弟學?；n案時欣喜若狂,激動地說:“太好了！這下解決了大問題，既節省了我們的時間，也節省了我們的人力和財力?！?/p>

其二，上個世紀七十年代末，我企業引進了一臺德國25噸高速動平衡試驗機。由于產品結構的調整，該設備已經不能承擔大機組的平衡試驗，需要購置一臺德國產的50噸高速動平衡試驗機，價格大約在七千多萬人民幣，出于經濟利益上的考慮，決定對原有的25噸高速動平衡試驗機進行改造。接到任務后技術人員隨即來到我們檔案室查閱了大量的技術文件，擬訂了改造方案，從25噸高速動平衡試驗機大量的原始技術文件看，只需提高動平衡擺架的噸位就可以了，改造費用大約三百多萬，只此一項就為企業節省了幾千萬人民幣。

楊冬權局長2009年在中央企業檔案工作會議上的講話中指出：要在檔案利用上樹立“服務創造價值”的觀念。從以上事例我們可以看到：歸檔的意義——檔案的價值——價值被利用——產生效益——有益于促進歸檔。

二、檔案工作“從屬”的特點決定了“歸檔”工作的困難，而抓前端控制和全程介入是積極有效的方法和措施

企業的檔案來源于企業的技術、生產、經營等各項管理活動中，而檔案管理在企業的各項管理環節中往往又處于末端，因此常常不被大家所重視；檔案部門“不怕歸檔文件量大，就怕文件收集不全；不怕查檔有多急，就怕要查的文件沒歸檔，往往是你辛苦歸檔了幾千份文件，要查的就是沒有歸進來的那份”；更多的人總覺得材料放在自己身邊用起來比較方便，實用觀念，不考慮保存檔案對企業的長遠意義。

造成歸檔困難的原因一是檔案意識不強，從上到下對“歸檔”的重要性認識不足；二是措施不得力，雖然有制度有規定，但忙起來就顧不上，事后想起再補做就比較麻煩了；三是信息不對稱，企業一些重要活動和事情檔案部門知道已晚，未能及時參與將相關材料歸檔。

針對以上種種問題，筆者認為可以采取如下對策：

（一）不斷加大宣傳力度，增強全員檔案意識。

在企業干部和技術人員中定期宣講《中華人民共和國檔案法》，宣傳檔案管理給企業帶來經濟效益、社會效益的實例，以提高他們的檔案意識。領導的重視，才能促使和帶動企業的各相關部門及人員的重視。

這種宣傳應當是經常性的、長期不斷的。如果企業能像抓質量、安全那樣抓歸檔工作，把每年的某個月定為“文件材料歸檔月”，大造聲勢，既是宣傳也是提醒，可能作用會更大些。

（二）將文件材料“歸檔”納入企業經濟責任制考核。

幾年來，我們企業在檔案管理工作中逐步建立了一整套制度，也提出了許多要求，但有時效果卻不盡如人意，主要還是制度的執行落實環節上存在問題。因此除了要健全規章制度，重要的是要加強對規章制度的遵守執行力的考核，應將各相關部門和人員的歸檔工作情況納入經濟責任制考核，雙管齊下，把宣傳教育增強歸檔意識與執行制度獎罰分明、強制定期歸檔結合起來，確保制度落到實處。

（三）把抓“事后歸檔”向前延伸至“事前控制”。

企業文件材料的收集范圍廣、種類多，這就需要企業檔案工作人員要具備高度的責任感和使命感，投入更多的精力跟蹤收集，分析企業的文件材料的形成過程和積累環節，研究確定文件材料的收集歸檔方式和范圍。

傳統的檔案工作模式是被動收集，也就是別人交什么檔案部門就收什么，而主動收集則要求檔案工作人員從文件材料形成的源頭抓起，參與到各項管理活動中去跟蹤收集，原始件及時歸檔，復印件提供利用，發現問題及時糾正。近幾年，我們在對企業重點技改項目文件材料收集歸檔上就采取了“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”的做法，收到很好效果。

信息化時代的到來、網絡化技術的應用、電子檔案的產生，使檔案工作的環境和對象發生了很大變化，也使歸檔方法和歸檔渠道發生了很大變化，企業檔案部門作為企業的信息資源庫，責任重大。我們應當以對企業負責、對歷史負責的態度去完成好“如何發揮信息資源的最大價值、為企業發展提供最優質服務”這個課題。我們應在精心探索中不懈努力，堅定“與時俱進”的理念，本著“實事求是”的精神，用“科學發展觀”的思想指導現代檔案工作，用我們的智慧使企業檔案工作提高到一個新的層次。