商務英語交流有效性的研究

陳德鳳

【摘 要】商務英語出現是社會經濟發展交流的必然要求,也是英語語言自身發展的必然趨勢。隨著我國對外貿易的增加,商務英語的作用也愈加突顯。本文通過對商務英語在現代社會中的重要作用的進一步分析與深入認識,提出了提高商務英語交流有效性的途徑和交流中應注意的幾個方面,為商務工作者提供一定的參考。

【關鍵詞】商務英語;語言交流;有效性

中圖分類號:G633.41文獻標識碼:A 文章編號:1009-8283(2010)07-0179-02

1 前言

自從我國實行改革開放政策以來,對外貿易交流越來越多,而與此同時,在對外貿易中,出現的問題和糾紛也有所增加,其主要原因之一就是交流不暢。其中,因商務英語交流有效性的缺失而導致的糾紛為數不少。而作為交流媒介的商務英語日益重要,這就使得如何提高商務英語交流有效性成為當前需要研究和解決的重要課題。本文旨在通過深入認識商務英語在現代社會中的重要作用,探討提高商務英語交流有效性的途徑,希望能對提高商務英語交流有效性起到一定的促進作用。

2 商務英語作用的認識

商務英語是一類具有專門用途的英語(English for specific purposes),在我國成功加入WTO以后,社會發展和對外貿易的增加使得各項工作更加精細化,從而對商務人員提出了更高的要求。由于對外貿易的增加對商務人員在數量上的需求大幅度增加,新入行的工作人員在商務英語水平、能力方面就變現出較大的差異。隨著經濟的全球化,在現代社會中,商務工作者除了要掌握通用英語EGP(English for general purposes),還要掌握商務專業英語(English for specific purposes),才能應對商務活動中的各類談判和交流。

在商務交流中,有效的交流不但可以提高商務談判的效率,更重要的是可以使商務合作符合雙方的意愿,至少是符合談判交流的條件,而不至于因表達不準確導致理解上的分歧。有時,一個小小的錯誤會導致整筆交易的虧損,甚至影響雙方的貿易關系,因而傳遞給對方的信息應該準確。尤其是當交流的信息具有合約的性質時,應特別注意其內容的準確性。

3 提高商務英語交流有效性的途徑

3.1 交流中要使用規范的表達方式

面對激烈競爭的社會和職場,商務交流有效性的提高將有助于商務合作有效性的提高。商務交流中要使用通用的表達方式和表達形式,清晰,準確,簡潔,符合邏輯的語言就成為必要。如,商務英語中的術語:FOB(free on board 離岸價), CIF(cost, insurance, and freight 到岸價),L/C(letter of credit 信用證)等,最為直接的體現了這一需要。在日常工作和學習中,商務工作人員可以按照商務英語的基本特點來表述。以下面兩句為例:Enclosed is some additional technical information on the probers. Please dont hesitate to contact us if you require any further information. 句中的enclosed 一詞,體現的正是商業信函中有附件時,大家慣常使用的說法之一,翻譯為“茲附上……/隨函附上……”。這個用法使得寫信人無需寫出下面這樣的句子:we are sending you ……in this letter,既費時又費事。一見到enclosed這個詞,讀函人就知道有附件,簡單又明了。另外,句中的“dont hesitate to ……”也體現了交際性的特點。這個短語是一個慣常的客套話,在翻譯成中文的時候,一般是沒有必要翻譯出來的;在寫英文信函或與外國客戶談話時,這個客套語通常要考慮使用。在商務英語交流中,大家習慣的、通用的、規范的語言表達方式是提高商務交流有效性的一個重要因素。

3.2 交流中要有的放矢禮貌相待

無論是在哪個領域,商務工作的很大一部分內容會涉及到請求或提供幫助。因此當別人打電話或過來請你幫忙時,無論他們是你的客戶還是老板,要微笑著回答,“How may I help you?”或是“What can I do for you?”千萬小心不要只是回答一句,“What do you want?”這句話聽起來相待的粗魯,特別是用錯了音調的話更可怕(句子末尾的降調會使之聽上去非常的不禮貌)。而反過來,當事情發生問題時,任何人都不希望聽到的是借口。因此首先要道歉,然后采取行動。如果你回答不出問題或是不能完成某人的請求時,就用“I'm sorry”開始。這是避免沖突的最好的方式。例如,說“I'm sorry, I don't know the answer.”但是不要就此停止!接著說出你將要做的內容?！癇ut I will find out.” “I'm sorry”表示出你對他們的關心,用“I will”表示你會幫助他們以安慰他們的情緒。另外,在商務工作中,要討論新的想法或是項目時,更需要用禮貌的方式來解釋你的想法或是表示你不同意。將短語“In my opinion ”用在句首來告訴聽者你希望獲得各種各樣的不同意見。如果你不贊同某人,不要說,“That's the dumbest idea I've ever heard!” 而說,“I'm afraid I don't agree.”小心選擇你的用詞還讓和你共同協作的人更愿意聽你的意見!

3.3 交流中要因時因事因人靈活應變

商務英語交流中要考慮許多因素,而這些因素又是隨著社會發展和進步在不斷變化的。商務工作者要順應時代要求,在商務英語交流知識的學習上要隨時關注社會要求,不斷選取適時的商務英語形式。但不論怎么變化,商務英語的基本要領和本質要求是不會改變的,那就是,提高商務談判交流的有效性。通常情況下,Would you mind?/Could you?/I'd appreciate.這些表達是適合于各類商務交流的,即使你是top dog(老板),你也不要讓別人覺得你是在發號施令。用疑問句比用陳述句更能表達你的請求?！癢ould you mind looking at this report?”或是“Could you take a look at this?”比以下的句子更恰當,“Look at this report.”當你禮貌的提出請求時,聽者會更樂意答應你!當然,我們常說,因時因事因人采取靈活的交流方式,也使圍繞這個核心目標來進行的,對于具體的交流對象,還有許多值得探討的地方,這就需要商務工作者在實際的工作中不斷探索和總結。

4 提高商務英語交流有效性的原則

4.1 交流內容準確完整

內容準確完整(Correctness and Completeness)是指用正確的語言,準確完整地把信息傳遞給對方。這就要求商務工作者多花時間和精力學習,掌握商務英語的語言特點和使用技巧。在商務交流中,如遇數字,應反復核實;如有長句,應注意其邏輯關系。在此基礎上,傳遞給對方的信息應完整。有些商務工作者在因特網上進行交易時,事先不作周全的考慮,想到什么叫說什么,本來一次就可以交代清楚的事情,結果要發幾封電子郵件才說清楚。因此,我們在進行交流前,應對需要交流的信息深思熟慮,這不但有利于業務的順利進展,而且有助于個人形象和公司形象的樹立。

4.2 交流形式簡潔清楚

表達簡潔清楚(Clearness and Conciseness)是效率時代對我們每個人提出的要求。若交流起來長篇大論,使用的詞匯生僻難懂,所寫的句子冗長含糊,這就影響了交流的效率。所謂簡潔,就是要用最精練的語言把信息傳遞給對方。使用詞匯時,應盡量選擇常用、有把握的詞。俚語和出現頻率太低的詞,應該避免使用。寫作句子時,應注意句子的長短的合理搭配:短句太多,會給人留下瑣碎的感覺;長句過于頻繁,讀起來會吃力難懂。段落不要太長,不同的內容應該分段寫。同時,清楚的表達可以促進商務的順利進行,避免不必要的誤解。對交流中涉及的數據,應盡可能精確,不可濫用about、approximately、probably、maybe等不利于精確表達的詞。

4.3 交流態度友好誠懇

態度友好誠懇(Consideration and Courtesy)是指在商務交流過程中,應多為對方著想,即便是在對方催款或索賠時,也要表現出友好和誠懇的態度,這是不能忽略的原則。英語所說的You-Attitude就是這樣一種態度,它強調在交流時應站在對方的角度,想想對方想了解什么,喜歡些什么,討厭些什么,真誠的與對方合作,求取共同的發展。如:在交流時,不要繞彎子,應盡早把對方想了解的信息傳遞給對方;對方有過失時,不要蠻橫指責,應考慮一下對方是否處于不得已的窘境;同時要主動發現對方的優點,并不要吝嗇使用Good、Cool、Excellent、Great、Terrific、Fantastic之類贊美詞;在得到對方的幫助時,要及時地向對方表示感謝。

5 結語

商務英語的應用性、工具性特點要求商務工作者不但要具備較強的書面表達,還應具備較強的口頭表達能力。書面表達中板書字跡是否流暢易懂,板書內容是否有層、次邏輯,板書是否詳略得當應予以重視;不要該詳寫的內容沒寫,該略寫的地方羅嗦反復?？陬^表達能力包括,英語發音純正與清晰、語速停頓重、輕音的抑揚頓挫、字母的連讀、英美式發音技巧等。在實際交流中說話流利通暢、發音清晰、表達清楚、不產生歧義,還要求商務工作者擁有自信、也不給聽話人造成壓力,能合理組織信息,能足夠準確地與他人溝通;同時又要擁有能聽懂復雜、快速、有缺陷的表達的能力,擁有迅速對他人的發言作出回應的能力,掌握鑒別和核實模糊信息的技巧,能用恰當的語言和行為舉止去應付不同的文化和環境發言的技巧?？傊?商務工作者要非常重視提高商務英語交流中的有效性。

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