檔案信息資源開發利用對高校發展影響力之分析*

于守彩，徐保芬

(煙臺職業學院，山東煙臺264670)

檔案信息資源開發利用對高校發展影響力之分析*

于守彩，徐保芬

(煙臺職業學院，山東煙臺264670)

檔案信息資源開發利用水平的高低已成為衡量信息化建設發展水平高低的重要標尺，分析檔案信息資源開發利用對高校發展的影響力，對推動高校健康持續的發展具有重要意義。本文從檔案信息資源開發利用對高校發展影響力的意義、本質、目的、保障環境等幾個方面進行論述。

檔案信息資源;開發利用;高校發展

21世紀是知識經濟社會，檔案信息資源的開發和利用越來越受世人矚目。檔案工作已深入到經濟建設的各個方面，在各個領域所起的作用已日益被社會承認。做好檔案信息資源開發利用工作是促進信息化工作、推動高校發展及創建骨干院校建設的重要途徑。高校檔案信息資源記錄了高校管理、教學、科研和發展的歷史，是極其寶貴的資源財富。高校檔案信息資源就是為高校的教學、科研、黨政管理提供服務，使檔案在高校的發展中發揮作用、體現價值。高校檔案是與高校同時產生并一直與高校各項活動緊密相聯的，高校檔案工作的根本目的和中心任務是檔案利用，高校檔案是一種極為重要的信息資源，其使用價值是客觀存在的，要使這種使用價值發揮出來，則是當前高校檔案工作的重點與難點。

一、加強檔案信息資源開發利用的必要性

加強檔案信息資源開發利用工作是檔案工作為高校建設服務的重要途徑，檔案信息資源開發利用是充分發揮其價值和作用的重要手段，是提高高校工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。是衡量高校業績與管理水平的重要尺度。高校檔案記載著這個學校發展史上的優秀成果，對研究高校的業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案信息資源的合理開發利用，為高校高層管理人員及時了解高校整體發展狀況，適時調整策略提供準確依據，為高校發展決策提供支持性證據。因此，做好檔案信息資源開發利用工作對于促進高校的全面發展，不斷提升高校的競爭力具有重要的意義。

二、檔案信息資源開發利用對高校發展影響力分析的意義

信息時代經濟社會發展日益依賴信息資源的開發利用，檔案是社會信息資源的重要組成部分，其開發利用成效是影響高校發展的重要因素。分析檔案開發利用對高校發展的影響，能加強檔案開發利用的策略、方法等方面的研究，為更好地指導開發利用實踐奠定基礎，促使檔案信息資源能深層次、高質量、高效率的開發和利用，為高校發展做出更大的貢獻。首先，分析檔案開發利用的影響力，堅定了檔案開發利用的方向，檔案開發利用是發揮檔案自身價值，實現檔案信息資源共享的途徑，從而推動了高校的全面發展。所以這項研究可促使檔案開發利用工作進一步增強服務意識，更新服務觀念，增強服務方式，提高檔案信息資源服務有及時性、針對性和實效性。使檔案開發利用工作更加科學、高效。其次，建立和完善激勵機制，從事檔案開發工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創新。要明確檔案信息開發利用，是檔案工作的最終目的，使檔案開發利用的目標更明確，成果更實用，為高校全面發展提供更為可靠、準確的信息資源。

三、檔案信息資源開發利用對高校發展影響力分析的本質

分析檔案信息資源開發利用對高校發展影響力的本質，就是對檔案開發利用的績效進行科學評估。通過科學評估檔案開發利用的績效，來達到分析檔案開發利用對高校發展影響力的目的。

績效就是有成績和效益的意思。是對社會組織和個人在一定時期內投入產出情況的綜合評價。用在經濟管理活動方面，是指社會經濟管理活動的結果和成效;用有人力資源管理方面，是指主體行為或者結果中的投入產出比。

績效評估本質上是一種過程管理，而不是僅僅對結果的考核。它是將中長期的目標分解成年度、季度、月度指標，不斷督促員工實現、完成的過程，有效的績效評估能幫助高校達成目標?？冃гu估是一個不斷制訂計劃、執行、改正的循環過程，也是一個不斷的發現問題、改進問題、找到差距進行提升，最后達到雙贏的過程。因其運用了科學、規范的標準和程序，所以能全面地、準確地反映社會組織或個人的成績、效益等狀況。

總之，績效評估為決策提供了重要的參考依據、為組織發展提供了重要支持、為員工提供了一面有益的“鏡子”。

對檔案信息資源開發利用的績效進行評估，就是運用了科學、規范的評估原則和方法，對一定時期內檔案開發利用活動中的種種數據及其成效等指標進行定量與定性分析，做出真實、客觀、公正的綜合評判。因此，分析檔案信息資源開發利用對高校發展的影響力可以借助檔案開發利用績效評估的理論與方法。

四、檔案信息資源開發利用對高校影響力分析的目的

檔案信息資源開發利用活動受到諸多因素的干擾和制約，既有外部如經濟、政策與法律、管理方式等因素;也有檔案管理內部因素，具有不穩定性，因此檔案開發利用的合理有效是高校又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案信息資源開發利用的目的在于充分發揮檔案的作用，為實現創建骨干院校的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為高校重要的不可或缺的信息資源。歸根結底通過對檔案信息資源開發利用對高校影響力的分析，找出問題和差距，尋求改進的方法，以達到更為強化、優化的效果。

五、檔案信息資源開發利用對高校發展影響力的保障環境

1、檔案人員要按照國家主管部門頒布的法規或規章制度開展檔案的收集、整理、編目、鑒定、統計等工作，做到每一項工作都有章可循，有法可依，爭取盡快實現檔案管理工作標準化、規范化、科學化，這是檔案資源開發利用的基礎。2、擴大宣傳，爭取領導重視。檔案工作是一項默默無聞的工作，社會知名度比較低，在這種情況下，檔案人員要抓住一切契機宣傳檔案和檔案工作的價值和作用，增強社會的檔案意識。通過廣泛宣傳檔案工作的價值，使領導重視和支持檔案信息資源的開發利用。3、加強檔案工作人員培訓，提高自身素質。檔案作為一種資源要為高校發展服務，檔案人員是這一工作主體，是檔案資源開發和利用的加工者，他們的能力高低，直接影響著檔案資源開發的內容和質量。因此，要重視檔案人才培養，提高檔案人員專業水平，同時，檔案人員還要掌握相關領域知識，能夠獨立地運用現代化管理手段，做一名復合型跨世紀人才。4、加大資金投入，實現檔案管理現代化。檔案工作是一項基礎工作，它見效益需要一定時間，它的價值隨著時間的流逝逐漸釋放出來，隨著知識經濟的到來，檔案作為資源開發和利用價值將會大放光芒。因此，我們要加大檔案的資金投入，配備現代化的設備，實現檔案管理現代化。5、加強檔案信息安全保障工作。貫徹落實國家關于加強信息安全保障工作的方針政策，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。正確處理新形勢下檔案開發利用與保密的關系。采取有效措施和技術手段，保證檔案信息管理系統運行安全、可靠。注意保護檔案信息及信息產品的知識產權，保護高校利益，保護個人隱私。

六、檔案信息資源開發利用對高校發展影響力分析是做好檔案管理工作的必由之路

檔案管理工作要想更好地服務大家，就要研究高校檔案信息資源開發利用，掌握開發利用的規律，主動有效地提供高校檔案信息。高校的需求是檔案開發利用的動力，只有通過深入細致的調查研究，了解各類高校職工、學生對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時、有效的信息服務，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，各高校檔案部門一方面要總結工作經驗，了解當前動向，及時發現問題;另一方面，通過開發利用工作，收集反饋信息，掌握提供利用工作的效果和動態，并通過分析研究，提出最便捷、有效的服務方法和途徑。因此，大力加強檔案信息資源的開發與利用，是做好檔案管理工作的基本要求，是檔案工作適應時代發展的必然選擇，是檔案工作在新時期實現健康持續發展的必由之路。

七、檔案開發利用方式對高校發展的直接影響

為了適應高校健康持續的發展，檔案的開發利用方式也應改變，即由被動服務向主動服務轉變，就是以主動服務為主，被動服務為輔，通過各種方式主動向外報道和介紹檔案信息，如目錄交流、咨詢服務、信息報道、公布檔案史料等;由單項報務向多項服務轉變，就是改變過去那種主要對內提供利用方式，面向全校開放，主要為高校各方面服務;由盲目服務向針對服務轉變，就是要有目的、有針對性地編輯出版專題匯編、專用手冊、專用圖集等，以滿足利用者的實際需要;由無償服務向有償服務轉變，就是無償與有償相結合，對學校公益性服務應無償提供利用，對經濟效益性服務，應按有關規定收取一定費用。綜上所述，開發利用方式主要反映開發利用活動的過程或行為，反映檔案開發利用對高校全面發展的直接影響。

總之，通過分析檔案信息資源的開發利用工作對高校發展的影響力，了解到做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且對促進我國檔案事業可持續發展有著重要的現實意義。同時，使檔案工作者更加明確了檔案開發利用工作是檔案工作的根本目的，明確了服務方向。因此，檔案工作者要抓住機遇，從廣度和深度方面開發利用檔案信息資源，為高校健康持續的發展做出貢獻。

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2011－12－14

于守彩(1969－)，女，山東煙臺人，助理館員。