論文獻統計在高校社科文獻管理中的效用

劉 焱

（河南大學 文學院，河南 開封475001）

文獻統計是利用統計學知識對現有文獻在編目管理、流通管理中的各種有效記錄信息進行統計，以便及時掌握文獻在某一特定時期內的信息變化的一種方法。高校社科資料管理者怎樣實現讀者需求的最大滿足，怎樣才能讓館藏信息得到用戶的有效利用，是資料管理人員應該研究的重要問題。

一

通過對文獻的定期統計，可以使文獻建設的投資和積累從粗放式管理進入數字化精確管理。

1．文獻統計能客觀反映文獻運轉狀況，提高文獻的管理效率。

以河南大學文學院資料室為例，該資料室每年都制定了以年為序號的一系列批號并進行編目，年末時根據這一年的所有編目批號進行匯總，并制成統計報表。在該表中，我們可以按索取號進行擴展排序，排序后的表能反映出所購文獻的種類、復本數、文獻的價值等統計信息；也可以根據編目批號進行擴展排序，排序后的表能進行篩選，以得到我們想要的任何一個時段的匯總數據。這些數據不僅能及時、準確地反映文獻建設的投資變化，管理人員還可以從各個工作環節通過定量分析進行定性歸納，為文獻的建設和發展提供參考咨詢。在中文連續性出版物管理系統中，管理者可以利用統計報表中的期刊工作量和館藏期刊目錄的統計信息，來對合訂期刊和合訂報紙進行分類統計，以了解期刊和報紙的建設投資和變動情況。

隨著科學技術在文獻資源管理中的不斷應用和發展，現代文獻載體也呈現出多元化的趨勢：電子數字型文獻、縮微型文獻、聲像型文獻等新型文獻不斷涌現。在高校社科資料建設中，新型文獻所占的比重也越來越大。為了加強對這些新型文獻的拓展和利用，有必要借助文獻統計系統對其進行分類統計，建立電子文獻數據庫，以便將其納入資料自動管理系統，提高圖書管理工作的效率。

2．文獻統計能進行文獻的定量和定性分析，提高文獻的投資效應。

由于學科建設的無限性、文獻建設投資的有限性和管理人員的偏好性等因素的存在，資料室在購買圖書、期刊、報紙時常常存在重復性投資的現象。要避免這種現象，尤其是各學科獨立購買需要的圖書，導致復本過多時，就更需要在學科建設中加強對各學科資料的動態把握。而資料的選擇、復本的數量取決于館藏使用的現狀，這就需要參照圖書使用的流通統計信息。期刊的增訂同樣需要參照過刊編目的統計信息。其中對零外借率（the Book Zero Loan Rate，以下簡稱為BZLR）的統計有利于確立文獻信息資源建設的方向和借閱制度的完善。

統計零借閱率的目的是要求館員在采訪時避輕就重，最大限度地滿足不同層次讀者對圖書的個性化需求，同時回避采購人員的主觀訂購偏向（這種偏向只能加以控制難以根除），采訪人員所掌握的館藏信息與讀者所需求的信息是有一定差距的，所以，BZLR 值客觀上不會等于零。筆者認為社科文獻應以5～10年為時間段，通過統計BZLR 值來縮小采訪質量的偏向與讀者需求信息之間的差距，及時調整文獻的投資方向，進而完善圖書采訪制度、借閱制度及典藏制度，提高采訪人員的技術素養。

3．文獻統計能提高文獻整合的效率，提高館藏資源的流通效率。

圖書整合是高校社科文獻資料管理中非常繁重的任務，不僅指各學科資料室的圖書在形式上的合并，而且還包括圖書的剔舊、丟失、損壞、賠償和以新替舊等工作。利用文獻管理系統所給出的統計信息資源，及時將相關信息做出統計備案，就可以精確地統計出以一年為時段內圖書的丟失、損壞、賠償情況。實際操作中，我們可以借助統計系統限定出版日期來找到這些圖書，而不是去架上一本一本地尋找，這樣就能夠提高書架的使用率和資料的流通性，充分變藏為用。

近年來，由于數字資源的迅速發展，館藏資源呈現出多元化發展的趨勢。其中電子資源的出現，是近年來圖書館及其信息服務所面臨的新課題。我們應該利用文獻統計系統對電子資源的入藏情況及查詢進行分類統計，以便為用戶提供可靠及時的信息；同時，通過圖書館“讀秀”窗口向讀者提供、展示所掌控的信息與統計數據，拓展資料服務的空間。如增強主動服務意識，利用郵箱向特定用戶提供發送資料服務等。正如有的學者所說：“電子資源使用情況的統計為用戶研究提供了新途徑，用戶使用電子資源的統計數據成為研究用戶文獻需求和行為特點的有力工具?！保?］

二

掌握和使用文獻集成管理系統中所蘊含的豐富的統計信息，控制各個管理環節的工作目標和質量，為高校學科建設提供可供選擇的咨詢建議與對策。

1．利用圖書管理系統中豐富的記錄信息提高編目工作的質量，為文獻的流通創造條件。

使用圖書管理系統時，圖書的原始編目必須規范化。因為要將信息輸入電腦中長期保存，所以對著錄項是有規范性要求的，主要的錄入指標為：分類號、書次號、書名項、責任者、出版地、出版者、出版日期、版次、版本、叢編題名、條形碼、登錄號、館藏地址等。這些項目的準確錄入，都要以圖書版權頁提供的信息為準。在人工錄入時應做到準確無誤。依據所錄入的任何一個著錄項作為統計指標，我們均可從電腦中提取到載有該項目相關統計信息的卡片，這些卡片可幫助管理者對某一類文獻的信息進行自查和校對。由于自動化管理集成系統已將編目的信息自動轉化成卡片進行永久保存，有關圖書編目的信息都是按索取號以及編目的先后順序進行排列，因此，當每一個批號傳送到中央庫時，就完成了圖書的基本標識，圖書就可以在流通中進行借閱了。同時，在中央庫明細打印表中，所有圖書的著錄信息都是以EXCEL—電子表形式存儲的，由于它可以對比較龐大的數據進行自動求和與分析，得出準確的匯總數據，所以把上述任何一個著錄項做為統計目標，都可獲得以某個統計指標為準的統計信息。通過匯總，我們可以把各年的圖書投資變化進行對比，根據不斷變化的圖書信息制定和完善相應的流通借閱規則，為圖書的流通借閱創造有利的條件。

高校社科資料館藏的中文連續出版物主要是期刊和報紙，因此會使用到中文連續出版物管理系統。在期刊和報紙進行流通前，首先要對合訂期刊和報紙進行過刊編目，以卡片記錄形式區分各種合訂期刊或合訂報紙。原則上要求主要著錄項有：正題名、責任者、分類號、ISSN 號、CN 號、入藏年代和卷期及期刊和出版頻率。由于近年來一些期刊的刊名和版別是有變化的，為了保證連續出版物在電腦著錄中信息的連續性，要求在正題名的著錄中采用補充著錄形式，將正題名后加括號注明該刊物的變更情況及承接關系，同時對更名后的期刊增加一張卡片。這樣一來，就可以在過刊編目卡片中的館藏信息里，準確查到本館所藏某期刊或報紙的最早年月、是否連續、出版情況等統計信息，從而為它們科學、順暢地進入流通環節創造了條件。

2．利用流通管理系統中的讀者辦證信息，優化管理人員的組合，提高服務質量。

在流通管理系統中，要通過讀者辦證把讀者的信息有序地組織起來。高校社科館服務的對象主要是本院系教職工、碩士研究生、博士研究生、博士后及其他人員，為了方便管理，需要準確輸入讀者的相關信息。這樣，在讀者辦證管理中就包含了大量有價值的統計信息，本院系每年的讀者變化人數及讀者偏好、讀者借閱量等都可以從中一覽無余。在流通管理系統中，如果我們及時關注某些統計指標的變化，便能夠提高流通管理工作的效率。如觀察每日到館讀者人數統計，可以發現來館人員的高峰期和低谷期。在高峰期，可安排多人提供借閱服務；在低谷期，可適當抽調人員去做其他工作，以解決管理人員緊缺的問題。根據未還文獻分類統計、罰款清單的統計信息，還可以強化我們的服務意識，為以后的工作提供幫助。

3．指導用戶利用聯機公共目錄查詢系統，開展專題研究。

如何利用聯機公共目錄查詢系統，檢索到所有館藏圖書、期刊或報紙的信息，讓每個用戶都能檢索到與自己的專題研究相關的所有資料，是現代圖書管理工作必須解決的問題。讀者可以通過“作者拼音頭”、“主題拼音頭”、“題名拼音頭”等方法來搜集與自己專題研究相關的全部資料信息。也可以把所有拼音頭轉換成“題名檢索點”、“主題名檢索點”、“作者名檢索點”，改用漢字輸入的方式。這樣，讀者就能快速、準確地搜尋到所需資料的統計信息了。

三

為了促進高校社科信息資料管理的持續性發展，我們應掌握和利用所有統計信息對文獻管理工作進行分析評價，強化管理環節之間的聯系。

1．文獻統計可以應用于對圖書管理人員的動態監控。

對在職館員自身的發展及變動情況進行統計，有利于改進圖書管理人員的服務質量。實際上，“當今條件下圖書館的服務形態，最為突出的特點是各業務部門必然、緊密的聯系和各服務條件——諸如信息工具、館藏資源、館舍環境等等的統合利用”［2］。隨著館藏形態的巨大變化及全媒體時代的到來，不求思變的館員服務模式已經不能適應當今社會數字化管理的需求，因此，對館員在不同時期完成的工作（包括圖書館專業知識培訓、與工作相關的科學素養和服務技能等）進行量化統計，并將其運用到館員的綜合素質考核中，以促進館員與時俱進地向研究型和拓展型館員的轉換，已成為必然趨勢。

2．文獻統計有利于高校社科資料管理交接中的銜接。

在高校社科資料或圖書管理的活動中經常會出現一些非專業性問題，如即將退休的管理人員與接任者之間的工作接替問題，對現有館藏情況進行固定資產的清查問題。這就需要把各年館藏的文獻投資建設與總體建設情況、藏書布局情況及人員安排情況，用統計表的形式做成統計備要，為高校社科資料室或圖書館的未來發展建立一套完整的統計數據。館員不僅要掌握統計學知識，更要會運用統計學知識對本館的現有固定資產進行統計。固定資產統計包括了館藏文獻統計、文獻建設統計、與文獻管理相關的其他設備、館藏面積統計、管理人員及其變動情況統計（包括管理人員任職期間的所發生的重大事件統計）等，這些龐雜的數據，同樣可以借助文獻統計系統完成。認真建立該統計數據庫，既是對文獻統計系統功能的拓展利用，也是保證高校社科文獻資料或圖書館管理的持續穩定發展，促進管理人員順利交接的需要。

總之，文獻統計是文獻管理中一項重要的科學手段。如果充分認識和掌握文獻統計的功能，就能夠提高文獻管理自動化系統的效率，實現文獻管理的高效性、持續性、準確性和科學性，從而更好地為高校的科研和教學服務。

［1］史繼紅．電子資源使用績效評價體系探索——歐洲EQUINOX項目的分析與借鑒［J］．情報科學，2008（1）．

［2］李笑野．巨變中的圖書館對館員的挑戰［J］．大學圖書館學報，2011（3）．