淺談如何加強人事檔案的管理及利用

宋英慧

（河北省食品藥品監督管理局票證服務中心 河北石家莊 050090）

人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照，它既反映出人們經歷、學歷和技術職稱，同時又反映個人的社會關系和獎懲等情況。隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作新要求，現行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現出來。我們應將人事檔案管理作為基礎性工作高度重視，狠抓落實，圍繞加強人事檔案的管理與利用為目的，促使其發揮出更大的社會效益。

一、人事檔案的管理與利用中存在的主要問題

（一）思想觀念滯后，與現代社會發展的需求不適應

一是對干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領導甚至錯誤的認為干部人事檔案管理無足輕重，無非是管理一些資料，更沒有多大的利用價值；二是干部人事檔案管理與利用的責任意識落后，與新形勢下的人事改革的要求不相適應。

（二）檔案資料歸檔工作有待規范和創新

一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性。一般都是等待領導安排，或是上級來了具體的收集任務，相關的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結果是往往由于時間倉促，收集到的材料來不及進行查證核實，使得檔案材料的真實性大打折扣；二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展，缺乏能從不同側面反映干部真實情況的渠道；三是檔案歸檔制度有待規范，特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。

（三）檔案利用功效的發揮存在著局限性

1、檔案功能的發揮存在著局限性。一是檔案內容過于單調、呆板，較難全面的反映干部的真實情況。干部人事檔案的履歷表過于簡單，內容過于單調程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個性化材料；二是人事檔案在干部人事的任免、調動、晉升中的影響力和執行力不夠，使檔案應有的考察依據的功效沒有得到很好的發揮；三是過分注重干部人事檔案的保存、存檔功能，而忽略了開發利用功能的發揮，缺乏合理利用檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，使檔案信息資源的作用沒有很好的凸顯出來。

2、人事檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是人事檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；二是對于計算機和現代網絡信息技術的應用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現代化工作方式的優勢很好地發揮出來，沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。三是人事檔案管理工作者的素質與在新時期的檔案工作要求不太適應。習慣于老思路、老方法解決問題，很難適應新形勢下出現的新問題。有的檔案工作者雖然擁有高學歷，但卻缺乏足夠的專業素養和必備的工作經驗。

二、人事檔案管理與利用的相關策略與思考

（一）規范檔案資料歸檔，創新人事檔案工作機制

一是隨著干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，我們要建立完善科學、合理、有效的檔案收集機制，發揮檔案工作者工作的主動性，克服其工作的盲目性和應付性，增強檔案資料的真實性，收集過程的規范性；二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性。豐富檔案內涵，在檔案中增加全面的反映干部真實情況的內容。如增加社會福利待遇、住房情況、經濟收入等情況；三是合理開發、利用干部人事檔案資源的優勢，建立健全檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，提高人事檔案在干部人事異動中的影響力和執行力，發揮檔案提供考察依據的有效作用。

（二）開展信息化建設,提高人事檔案利用效率

要使人事檔案最大限度地發揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理和人事檔案信息。檔案管理部門要提高信息管理的時效性,準確、及時地傳輸信息;同時對檔案實行計算機輔助管理 ,將檔案資料整理輸入計算機, 通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現檔案紙質與數據格式并存;另外可充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，不屬于保密范圍的檔案信息在局域網內部進行數據共享，從而使庫房查找變為網絡即時檢索查詢。在日后有關干部職務聘任及技術晉升時，上級人事、組織部門只需調用實時數據，而無需再重復的復印、裝訂。

（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案工作基礎建設

要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，要加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。每2-3年對檔案管理人員進行組織培訓，重點培訓檔案管理業務知識，通過系統培訓，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。

總之，加強干部人事檔案的管理與利用是一項長期、復雜而重要的基礎性工作，我們要創新工作思路，不斷提高檔案工作的質量。

[1]王冬英.干部人事檔案工作創新之我見［J］.企業家天地(理論版)，2010.

[2]傅華 《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期

[3]淺談事業單位檔案管理信息化建設問題