基于項目管理理論下的南京青奧會政府職能定位研究*

李 鐵，鄒 銅，李 躍

（1.江蘇科技大學（張家港）基礎部，江蘇 蘇州 215600；2.張家港市體育局，江蘇 蘇州 215600；3.常州機電職業技術學院 體育部，江蘇 常州 213000）

1 相關概念界定及其特征

1.1 項目

現代項目管理的理論認為：項目是一個組織為實現自己既定的目標，在一定的時間、人員和其他資源的約束條件下所開展的一種有一定獨特性的、一次性的工作。戚安邦在其出版的《項目管理學》中提到“項目可以是一項特定服務或一次獨特的活動”。麥克·吉多認為“項目就是一套獨特而又相互關聯的任務為前提，有效利用資源，為實現一個特定的目標所做的努力?！标P于項目不同學者給出不同的定義，但究其特性包括目的性、獨特性、一次性、制約性、風險性和過程性等特征。

1.2 項目管理

現代項目管理的理論認為：項目管理是運用各種相關的知識、技能、方法與工具，為滿足或超越項目有關各方對項目的要求和期望，所開展的各種計劃、組織、領導和控制等方面的活動。其主要特點包括：項目管理的對象是項目或運作（可被當作項目來處理的運作）；項目管理的全過程都貫穿著系統工程的思想；項目管理的組織具有特殊性（臨時性、柔性、強調協調性）；項目管理的體制是一種基于團隊管理的個人負責制；項目管理的方式是目標管理；項目管理的要點是創造和保持一種使項目順利進行的環境；項目管理的方法、工具和手段具有先進性、開放性。

2 青奧會及其項目屬性

2.1 青奧會

青年奧林匹克運動會（The Youth Olympic Games，YOG）簡稱為青年奧運會、青奧會。它是一項專為年輕人設立的體育賽事，揉和了體育、教育和文化等領域的內容，并將為推進這些領域與奧運會的共同發展而起著一個催化劑的作用。青奧會每4年一屆，分為冬、夏兩季，夏季青奧會最長12天。首屆夏季青年奧林匹克運動會于2010年8月14日——8月26日在新加坡舉行。第二屆將于2014年8月16日——8月28日在江蘇南京舉行，期間將有3500名左右的運動員和900名左右的裁判員及教練員，參加包括26個大項國際性賽事。

青奧會具有將全世界的青年運動員們都集合起來，用一種獨特而有力的方式來推廣奧林匹克精神，在節日般融洽歡快的氣氛中分享世界各地的文化，在年輕人之間提升體育運動意識和參與感，在奧林匹克發展運動中成為一個創新的平臺等目標。它還具有城市申辦和舉辦、重視文化教育交流、樹立奧林匹克精神、凸顯改革和創新等特點。

2.2 青奧會項目屬性

2.2.1 目標確定性

焦點對準全球青年，年齡應在14歲到18歲之間，更注重對青年身心健康的教育，更看重運動員之間的交流以及和全世界青年的互動，傳達奧林匹克的核心價值——卓越、尊重和友誼。

2.2.2 獨特性

青奧會除了體育競賽，更加注重在運動會舉辦期間的教育與文化交流，包括奧運價值觀、健康的生活方式、反對使用毒品、社會責任、借助數字媒體表達等教育。南京青奧會的理念“綠色青奧、活力青奧、人文青奧”也是其獨特性之一。

2.2.3 一次性

一次性是指每個項目都有自己的起點與終點，并且每個項目必須有始有終。對于南京青奧會同樣只有一次成敗的機會，它可以借鑒以往的賽事經驗，但絕對沒有可以完全照搬的先例，也不會有完全相同的復制。

2.2.4 制約性與風險性

青奧會的制約性，是由于其賽事的獨特性、制約性和一致性造成的，而南京青奧會要做到與眾不同，做到更好的創新效果，必須包括各種不確定因素，從而造成其風險的存在?？梢哉f南京青奧會對南京城市品牌營銷是一把雙刃劍。

2.2.5 具有市場運作前景

青奧會除了具有項目的性質外，自身還包含很多特殊的內容，如廣告宣傳、媒體報道、活動營銷、賽事贊助、志愿者服務等。這些特殊的內容推動和促進著體育賽事的發展，也正是這些特殊的賽事內容，使得像青奧會這種大型的體育賽事得到空前繁榮和發展。

3 南京青奧會政府職能定位

3.1 溝通管理

項目溝通管理，就是為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實施的一系列過程，包括信息及時適當的產生、收集、傳播、保存和最終配置所必須的過程。對于項目來說，要科學的組織、指揮、協調和控制項目的實施過程，就必須進行項目的信息溝通，沒有溝通，就沒有管理。

青奧會涉及南京社會、經濟、文化等方方面面，牽涉關聯主體較多的事件，它能夠調動眾多行業和產業協調運作。其中直接服務人流的有酒店業、餐飲業、旅游業、零售業、娛樂業、交通業、安保業、醫療保健業等；直接服務物流的有交通業、保險業、海關、商檢和外運等；直接服務信息流的有咨詢業、通訊業、廣告業和傳媒業等。所以，南京政府必須做好與之相關部門的溝通工作，然后組織選調青奧會期間值班領導分管相關事宜，協助體育局圓滿完成比賽。

溝通管理過程中，青奧會的溝通管理是指在青奧會舉辦過程中組委會各部門之間以及部門同外界之間信息的有效溝通合作。有效的信息溝通能夠保證青奧會的協調，使賽事組織內部工作人員以及各相關協作單位了解工作任務，各自按時完成，保證管理的質量。舉辦青奧會的南京政府必須把握溝通方法與技巧，是選擇口頭溝通、書面溝通、非語言溝通，還是通過電子媒介溝通，針對不同情況應選擇恰當的溝通方式和環境，合理安排溝通的時間，及時針對突發或正常實踐進行溝通了解，確保各項工作的順利進行，圓滿完成青奧會的賽事工作。

3.2 決策與評估管理

青奧會一個重要的特征之一就是重視文化教育交流。此外，國際奧委會特別強調文化教育生活和體育競技同樣重要，并完美融合。南京青奧會期間一系列的文化活動、教育交流有沒有特色就顯得尤為重要。

南京青奧會政府在對文化和教育計劃中，對文化教育部提出的一系列活動方案，都必須進行全方面的評估，而后做出決策，最后交給職能部門去執行。當前，南京2014年夏季青奧會文化教育計劃提出讓參與者在“學習、責任、共享、快樂、成長”等方面的理念，以此來促進奧林匹克精神的傳承與持續發展。期間“文化與教育計劃”的四個支柱為：學而知之、學而做之、學而立人之、學而共處之。五大主題包括：奧林匹克主義、技能發展、幸福與健康的生活方式、社會責任、表達。雖然文化教育部大的主題和方向已經把握，而涉及各方面的細節問題還沒有具體的計劃方案。不管針對哪個細節方案，南京政府執行部門都應該充分利用項目評估和決測之間的關系，必須堅持文化教育活動設計的針對性，如奧林匹克知識競賽、《我為青奧寫首歌》比賽、青年奧林匹克文化節等。如下圖關于青年奧林匹克文化節活動方案決策與評估示意圖。

圖1 青年奧林匹克文化節評估與決策之間的關系

3.3 成本與風險管理

項目成本管理是由于人們開展項目活動而占用和消耗資源形成的，而項目活動就是為實現項目目標服務的。因此，在確保項目目標的前提下人們可以通過從控制項目活動多少、規模和內容等方面入手而最終實現對項目成本的有效管理。剛剛結束的倫敦奧運會十分強調“節儉”理念，14個新建場館中有8個是比較簡陋的“臨建”，奧運會后就要拆除或移位。南京青奧會組委楊衛澤表示，南京將把“節儉”二字貫穿本屆青奧會籌辦始終，嚴格按照“能改不建、能修不換、能租不買、能借不租，花好每一分錢，努力做到簡約不簡單，精煉又不失精彩”的原則。此外，南京政府還必須堅持以下幾個工作重點來切實做好青奧勤廉建設，加強青奧會成本管理，即全面開展勤廉教育工作，積極創新青奧會籌辦工作推進機制，切實加強青奧會籌辦全程監管，嚴肅查處違紀違法行為。

一般的成本核算采用WBS成本和算法，利用WBS方法先對青奧會的工作任務進行分解直到可以確認，再估算每個單一WBS要素的費用，當進度計劃表和WBS工作分解表完成后就可以進行青奧會的成本核算。

核算出青奧會的成本后，將成本指標分解落實到每個項目部門，通過分解將計劃成本作為標準控制各部門的支出。對青奧會賽事成本進行有效控制的關鍵是要經常及時地分析項目成本的實際狀況，盡早地發現項目成本出現的偏差和問題，以便在情況變壞之前能夠及時采取糾正措施。

風險管理主要涉及：第一類自然性突發事件，主要包括氣象災害、地震災害、地質災害等；第二類是事故災難，包括安全事故、環境污染和生態破壞事故等；第三類是公共衛生事件，包括重特大傳染病疫情、重特大動植物疫情、食品安全事件等；第四類是社會安全事件，包括重大群體性事件、重大刑事案件、涉外突發公共事件等。

南京青奧會在全面分析評估風險因素的基礎上，根據風險類別準備不同的應急預案，制定行之有效的管理方案，在不可避免的風險情況下，依據預案降低賽事成本。所以說項目成本管理和項目風險管理有著非常密切的關系。

3.4 質量管理

辦好青奧會，是黨中央、國務院交給南京的光榮任務，南京政府應充分抓住這次機遇加快體育和文化強省建設，提升江蘇省社會文明程度和良好國際形象，并在建設“現代人文綠都”進程中擴大南京影響力。新華日報2011年11月18日報道了南京青奧會組委會全體（擴大）會議上李學勇關于高水平高質量高效率做好青奧會籌備工作的講話。文中指出：要求充分認識辦好南京青奧會的重大意義，進一步明確籌辦工作的重要原則和重點，切實加強組織領導，突出工作重點，把握序時進度，統籌規劃安排，高水平、高質量、高效率地做好各項籌備工作，確保南京青奧會圓滿成功。根據以上情況，本屆青奧會對南京政府提出很高的要求，可以說是一次歷史性的挑戰和機遇。

南京青奧會質量的好壞關系著國家的聲望和南京城市的發展。通過查閱文獻資料認為全局上南京政府應從以下幾個方面把握：（1）加強整體設計，進一步突出南京青奧會“活力青奧、人文青奧、綠色青奧”的理念，使南京青奧會在奧林匹克史上留下獨特印記；（2）提高賽事管理水平，按照“高起點規劃、高標準建設，高效能管理”的要求，一絲不茍抓好競賽組織工作，為世界各地運動員搭建公平競賽的平臺；（3）強化市場開發，制定切實可行的推廣計劃，全面實行市場化運作，把潛在資源轉變為現實財源。厲行節約辦會，認真落實國家有關要求，力戒鋪張浪費，做到少花錢、多辦事、辦好事。展現美好南京，著力優化城市功能、優化服務環境、優化人居環境，既辦好青奧會，又為城市留下寶貴財富。針對具體項目南京政府應該以不斷監控和改進為核心思想，做好預防工作和項目質量檢驗工作，并糾編和補救。

4 結束語

青奧會是基于青少年、為了青少年、在青少年中廣泛傳播“卓越、友誼、尊重”的奧林匹克理念，鼓勵和引導青少年積極參與體育運動，突出世界青少年之間的交流與合作。如此盛大規模的體育賽事，需要南京政府積極地、全力地投入到青奧會的運作和管理之中。要將青奧會舉辦好，為運動員以及來自世界各地媒體和觀眾服務到位，科學合理的項目管理理論必不可少。通過本課題的研究，以期引起廣大讀者對項目管理與大型體育賽事（文化活動）發展問題的重視，也希望本課題能夠為南京青奧會組委的賽事管理提供借鑒作用。

［1］趙靈峰.職業體育發展中的政府職能定位［J］.廣州體育學院學報，2012，32（1）：15-18.

［2］戚安邦.項目管理學［M］.北京：科學出版社，2007.

［3］柳鳴毅，陳昌盛，胡海旭，等.大型體育賽事運行理念嬗變—基于新加坡青奧會的親身體驗［J］.體育與科學，2011，32（2）：41-42.