業務視角下的辦公室職責定位探析
——以高?？茖W技術研究院綜合處為例

業務視角下的辦公室職責定位探析
——以高?？茖W技術研究院綜合處為例

辦公室作為“協調內外、聯系左右”樞紐，辦公室人員除要求責任心強、業務精通和管理溝通能力強等基本素質外，還應具有基于業務管理和綜合協調的戰略思路。通過綜合業務管理、規章制度管理等辦公室人員樹立以業務和管理文化為核心的民間權威形象，進而為樹立單位一把手的領導權威形象和形成單位文化做好支撐。最終形成以文化為引領，以制度為核心，以綜合為紐帶的管理體系。

辦公室；職責定位；業務視角

作為一個單位的辦公室，綜合國內相關文獻對辦公室的定位，可總結為處于“樞紐“地位的高度認可，是“上傳下達”的中樞，也是“協調內外、聯系左右”核心?？梢哉f，辦公室運行狀況可以直接反映一個單位管理水平和可持續發展的未來。因此，加強辦公室業務能力、管理能力和溝通協調能力建設顯得尤為重要，但泛泛提及各類能力的提升顯得空泛和很難讓人信服。本文結合高?？茖W技術研究院綜合處的實際情況，試圖以業務為視角，進一步闡述高?？蒲泄芾聿块T辦公室的職責定位。

高校的科學技術研究院作為高等學?？茖W技術管理和戰略研究的重要部門，承擔著高校三大重要職責中“科學研究”和“社會服務”的兩大重要職責，確切的說是“科學研究”和“社會服務”中以科技服務社會的職責。隨著現今高等學校，特別是研究型大學承擔的科研任務越來越多，再加上以高校為核心的協同創新模式的推廣，使得科學研究在高等學校中的地位越來越重要?？茖W研究的成敗已經成為一所高校向高水平大學發展的決定性因素，因此，高?？茖W研究的管理顯得尤為重要。作為科學技術研究院的綜合管理部門如何以業務為主線，通過制度建設和管理流程制定等，使各項管理業務審批流程簡化，信息溝通順暢，成為科學技術研究院綜合管理部門面臨的重要難題。

一、以文化為引領的管理理念

按照管理學上的說法，管理的最高境界是“有所為、有所不為，最終實現無為而治”，而對于高?？茖W技術研究院的綜合管理部門來說，可以定位為“有所多為、有所少為，最終實現全面介入”，也就說綜合管理部門應該所有事項均了解，所有事項均有可能介入。所以作為綜合管理部門人員，要具備業務精通、責任心強和協調管理能力強等基本素質，才能從戰略的角度以業務管理為主線，以制度管理為手段，形成單位文化，最終實現文化引領單位發展，以文化促進運行機制的良性循環。具體如圖1所示。

由圖1可知，作為高?？蒲泄芾淼木C合部門，科研業務管理水平是核心，通過民間權威、業務文化、管理文化等，最終形成領導權威和單位積極創新的文化。辦公室管理人員的基本素質為戰略思考高度奠定基礎，而戰略思考高度又為包含綜合協調管理、后勤保障和綜合業務管理等內容的業務管理，及包含職責分工清晰、制度規范和人事管理等內容的規章制度管理提供支撐，通過業務管理和規章制度管理自然形成的業務文化和管理文化為單位文化的形成提供保障。而業務管理和規章制度管理水平為民間權威的樹立提供支撐，樹立民間權威的最終目的是實現領導權威的樹立和單位文化的形成。為全面深入剖析科學技術研究院綜合管理部門的職責定位，下面將從精通各項業務，參與戰略規劃；主導職責分工，樹立民間權威；制定規章制度，督促實施反饋；協助人事管理，樹立領導權威等四個方面具體論述。

圖1

二、精通各項業務，參與戰略規劃

作為高?？蒲泄芾淼牟块T具有較強的業務性，業務能力的強弱直接影響著學?？茖W技術研究的發展水平。因此，作為綜合管理部門應精通各項業務。為精通各項業務，辦公室管理人員應加強自身管理能力鍛煉的同時，并將所有科學研究管理辦法和流程做到精通掌握的基礎上，掌握學校主體發展學科，圍繞學科做科研才是大學發展之道。同時，還應熟悉學校所有的校字文件，包括人才培養、人事管理、資產管理、招生就業等。人才培養水平在一定程度上受到科學研究的約束，沒有高水平的科學研究，很難培養高素質技術創新人才。而人事管理是匯集高水平科技創新人才進行科學研究的前提，同時人事考核評價制度是充分釋放科學技術創新人員潛力的重要保障。資產管理則是科研項目日常管理的重要事項，在確保國有資產不流失的前提下，為科學研究的一次性試驗做好策劃和管理。

高?？蒲泄芾淼木C合管理部門人員應全面了解學校發展狀況和所有學校的政策，并牢牢把握學校的主體學科發展方向，通過精通各項業務，為科技管理流程的簡化和信息通暢，及各項科研政策的制定奠定堅實的基礎。通過業務精通、責任心強和協調管理能力強等基本素質，并以對待事業的態度對待工作，最終達到從戰略的角度思考學?？萍及l展戰略問題，進而為學?？萍及l展規劃、科技發展指導思想的提出、科技發展的轉型等，奠定基本的業務水平和管理能力等。通過全程參與各項戰略規劃的制定，更加熟悉學?？蒲邪l展，實現以戰略規劃指導科技發展和管理策略的實施，進而促進戰略規劃的實現。

三、主導職責分工，樹立民間權威

綜合管理部門最重要的職責就是做好分工管理，即做到分工明確。綜合管理人員通過對業務和人員的全面了解，協助領導做好職責分工，以業務特征和管理人員能力的有機結合為依托，在業務分工中綜合辦主任應爭取主導地位。由于工作性質、內容，管理職位的不同，為使政令更加通暢，必須構建一個核心的民間權威，該民間權威為科研管理的日常運行和創新理念宣傳貫徹的核心，同時也是上傳下達的信息中心，其傳達的任何事項其他人員均應無條件信任和服從。因此，職責分工主導地位的爭取，能夠進一步樹立民間權威形象。民間權威一般為科研管理部門綜合辦主任，如何選擇一個以科技事業為己任的辦公室主任成為決定性因素。

民間權威的梳理對綜合業務的協調管理、單位的后勤保障及各項制度的制定，奠定了堅實的基礎。但權威的樹立是通過日常的綜合業務管理水平高、協調溝通能力強等管理能力和對待事業的態度的人品綜合反映，而不是硬性的任命。因此，權威的樹立和日常管理是相輔相成的，也就是所謂的“先有為、才有位”，即先有所作為，才能樹立權威，反過來權威形象的樹立又為更大的作為提供了廣闊的空間。

四、制定規章制度，督促實施反饋

通過綜合管理能力的提升，首先制定內部管理辦法，包括材料報送、數據報表、人事管理、采購、重大事項辦公會制度等，做到部門內部人員辦事有章可循、有法可依。由于高?？蒲泄芾硎马椵^多，涉及的上級主管部門、企事業單位等較多，因此，應在建立科學的事項審批流程的基礎上，做好備案，時刻監督主管處室科研事項的落實情況，做到“件件有落實、事事有回音”。

精通的業務水平，在充分調研和論證的基礎上，通過制定科研管理流程再造、科研管理辦法的修訂等，進一步指導學校的科技管理工作，使管理水平得到明顯提升，信息溝通更加順暢。在制定科研管理辦法時，在遵從科學發展規律的基礎上，要從學校整體學科發展的角度去思考，并綜合考慮是否有利于高水平科技創新人才的培養，是否有利于形成高水平科技創新團隊的形成，是否有利于拔尖人才的快速成長等因素。同時，應做好各項管理辦法、管理事項的監督落實，通過走訪反饋，加強政令的貫徹落實。

五、協助人事管理，樹立領導權威

所謂科研管理部門的人事管理主要是指部門內部人員結構、晉升制度和科研評價體制等，人員結構是指作為高?？蒲泄芾聿块T應結合科研管理的特征做好科研管理人員的年齡、學歷、職稱等結構分布。而晉升制度是通過多渠道內部自身提拔、外部輸送人才等方式使能力突出者得到快速發展?？蒲泄芾碓u價機制則直接影響著科研管理人員和科技創新人員的積極性，合理的科研管理評價機制能夠充分釋放一切科技創新潛力，做到“人盡其能、物盡其用”。

作為綜合管理部門應建立部門人員職業生涯規劃檔案，對每位人員的在科研日常管理中的重要表現記錄下來，通過剖析進一步找出每位人員的需求點，為后期人員的安排奠定堅實的基礎?？蒲泄芾韴F隊需要各種類型的管理人員，因此在職位晉升或職稱評定時，綜合辦主管人員應為領導提供翔實的分析材料。高水平科研管理團隊的構建和管理水平的提高，需要在科研管理團隊中樹立一個權威，而科研主管部門領導應通過內部人事的合理安排，進一步樹立領導權威，一般最好是主管科研處長（院長）。其權威主要體現在人品道德、工作能力、創新思路、管理公平等方面，通過在日常管理中逐步樹立權威，進而使科研管理團隊成員統一思想，目標一致，以權威為中心。通過權威的樹立，使政令達到無條件的貫徹執行，思想和行動的高度統一。

六、結論

高?？蒲泄芾砭C合部門的人員素質是根本，業務管理是依托，權威的樹立是貫徹執行的根本，而文化引領是管理的最高境界。最終實現“以文化為引領、以領導權威為核心、以民間權威為紐帶、以業務管理為依托”的高水平科技管理團隊，進而促進學校的快速發展。

[1]李楓,于洪軍,陳建華.現代大學制度下高校辦公室管理創新[J].辦公室業務,2011,05:37-38.

[2]彭媛媛.新形勢下高校院系辦公室管理職能的拓展[J].辦公室業務,2010,12:45-47.

[3]小若.通信行業管理中的系統流程——深圳無線電管理辦公室管理模式探析[J].管理世界, 2001,06:181-183+191.

[4]孫旭東,趙映振.高校辦公室管理工作的新特點與新舉措[J].中國高等教育,2003,20:40-41

[5]卜娟娟.辦公室管理工作中領導者的表率作用[J].辦公室業務,2014,15:10+7

[6]張雯.芻議高?？萍脊芾砣藛T執行力的提升[J].東莞理工學院學報,2014,02:125-128