高校教務員工作效率和質量提升策略探析

摘要：在高校教學管理工作中教務員直接為教學一線服務，工作內容具有全局性、繁雜性、艱巨性、規律性、發展性等特點。適應當前“以人為本”的教育管理理念，教務員工作迫切需要把握教育管理的主動性與規律性，發揮其創造性，更好地服務于師生，形成有效的基層教學管理體系并充分運用現代化手段服務于教學，加強教學管理研究的能力，注重工作的整體性、系統性、協調性，并勇于創新，以實現教育管理現代化的目標。

關鍵詞：高校；教務員；工作效率；策略

中圖分類號：G640文獻標識碼：A文章編號：1002-4107（2014）06-0072-02

教務員在高校的教學工作中起到潤滑劑的效果，高校好比一輛飛馳的汽車，本科教學工作是核心是“發動機”，教務員在教學管理工作的全過程無處不在，卻又潤物無聲，是各種教學管理信息上傳下達的橋梁，是連接學校、學院及師生的紐帶，是院系常規教務管理工作的執行者，是領導在教學管理工作中的參謀和得力助手。教務員除了應對平日瑣碎的教務管理工作，保證本科教學工作運行順暢，還要能夠鉆研業務，開展相關的研究工作，在工作中實踐，在研究中提高。本文試從當前高校教務員工作的特征出發，總結教務員工作規律，探討如何提高高校教務員的工作效率和工作質量。

一、高校教務員工作的特征

學分制打破了傳統教學管理模式，使教學管理呈現出動態性、開放性、多維性，學分制的學籍管理、選課管理、考試管理、成績管理、教師管理、學生管理及教材管理等大量工作都是現代化的系統管理。因此，必須能夠熟練操作網絡教學管理系統，具有信息化管理理念，才能成為一名合格的教務員。

教務管理工作首先具有連續性，業務性強的特點，教務員對教務管理工作的熟悉和精通需要三年。其次是服務性，教務員的工作具有很強的服務性。為學校的教學服務，為全院師生服務，因此教務員需要具有主動服務的意識。三是能動性。教學管理工作的對象是人而不是物，而人又是有主觀能動性、有思維活動和情感反應的，是個動態的管理，需要采取靈活多樣的工作方式。四是耐勞性。教學管理工作瑣碎、繁雜，它是連結多方面、各部門之間的管理，具有承上啟下、橋梁連結的作用，因此必須具備吃苦耐勞、甘于奉獻的敬業精神。

二、高校教務員工作的內容

以黑龍江大學為例，每學期18個教學周，在開學前一周需要做好課表的發布工作，提醒有教學任務的教師準備好上課并制定教學檢查工作方案。

第1周解決開課初期教師遇到的困難，完成試卷存檔；提醒全日制本科雙學位班師生按時上課，準備期初補考，成績上報學校；辦理學分制選課的補選、免聽等手續，解答關于學分修讀、選課、補考、畢業論文寫作等方面的問題；完成開課審核，對選課人數過少的課程及時了解情況，協助任課教師辦理停課手續或向教務處申請繼續開課；安排學生助理的值班表；春季學期須通過畢業論文管理系統監控教師的畢業論文指導進度，及時向主管領導匯報，經常和系主任溝通，對指導進度滯后的要督促；秋季學期須完成畢業論文存檔，籌備并組織雙學位開學典禮。

第2周制訂各項教學管理工作計劃，包括學業導師工作、雙學位工作等；組織雙學位補緩考；春季學期解答師生畢業論文管理系統的問題。第3周英語四六級報名開始；重視對教學工作的宣傳，注意相關教學活動照片和文字材料的收集和整理；秋季學期時需在教務管理系統上做好新生的分班工作；完成學業導師的推薦，并在學業導師網站上創建導師班級，提醒導師按計劃對新生開展指導；向新生介紹選課網站和學業導師網站的使用；協助教師完成優秀畢業論文校對；和新生學委、雙學位班干建立聯系；第4周期初補考后，需要連同上學期期末考試成績一起提交成績單給教務處。

教務員的日常工作比較瑣碎，隨時辦理調串課手續，解答教學管理系統使用的疑問；對轉專業和停學、復學的學生做好登記，在電腦中有專門的記錄表。在教師節和相關的節日做好對教師的慰問工作，與師生、領導、同事保持融洽的關系，充分發揮學習委員的作用，使其成為教務員在班級的代言人。定期開展教學管理改革專項調研、組織并參與師生座談、整理教學數據、總結教學管理經驗。注意重大活動影像材料的收集，本科及雙學位畢業論文答辯、實習、考試、教學檢查、教學評估工作、上級部門的專項教學迎檢等。

第6周安排雙學位課程和考試，同時確定考核方式、參考書目，在課表中標注學時構成；整理以往試卷送教務處大庫存檔上附說明，說明內容包括學院、學年、學期、年級等信息，學院只保存近兩學年的試卷。在秋季學期籌備雙學位招生；春季學期本科畢業論文指導完成中期檢查，確定答辯日期。

第7周開始排下學期本科課表，首先確定教學任務書和專業協調課，配合系主任落實教學任務；在春季學期安排畢業生大補考命題，通知畢業生提前準備好復習，聯系結業生參加考試；向招生辦提供當年本科生招生手冊的宣傳材料；組織雙學位學生填寫畢業生登記表、學籍附表。第8周確定伊春分校雙學位授課安排；春季學期時需組織系主任完成學生論文答辯稿的提交，按時向黑龍江大學本科生畢業論文（設計）管理系統以word文檔格式提交畢業論文（設計）電子版，逾期未提交者按畢業論文（設計）撰寫不合格處理，延期答辯。

第10周發放四六級成績單，做好成績的存檔工作，統計考試通過率；秋季學期核對本科生未報到情況，刪除未報到的學生，做好學籍管理；協助院領導組織系主任、實驗室主任、教學秘書填寫教學質量年報；參照學校相關時間安排設定畢業論文時間點，向全院發布；春季學期發放實習手冊，大三學生開始畢業實習，在實習期間補充缺少的實習協議。雙學位招生集中宣傳；獎學金評選和發放；本科畢業論文反剽竊檢測，組織本科和雙學位畢業論文答辯。

第12周安排期末考試考場和監考；秋季學期開始大一新生選課指導，介紹選課系統、校園網及教學在線、學業導師網站等，同時講解黑龍江大學的學分制和專業培養方案；第13周統計雙學位工作量上報課時費。春季學期14周報送優秀畢業論文評選材料；畢業論文網站開題、中期檢查、論文終稿提交完畢。

15周調停課補課，如果已經補課請在“申請停課、補課”網站填寫補課信息，如未補課請在該網站上提交補課預案，以上工作需要在17周前完成，否則因教師個人原因臨時停課而沒有按時補課的學時，將在審核總學時數中減除；組織四六級監考報名，提醒學生參加四六級考試。秋季學期填報本人的年終考核材料；春季學期第15周統計雙學位學生的畢業信息，了解其修讀雙學位的收獲。

16周開始計算本學期本科教學工作量；報送公共課監考教師名單；確定伊春雙學位課表；錄入本學期期末考試考表；學期優秀學業導師考核；提交學業導師工作總結；組織學生和學業導師領導小組對學業導師工作進行考核，上報考核結果。17周去教材科領取考試用品；春季學期實習工作收尾，完成實習材料歸檔；發放雙學位畢業證、學位證。18周開始組織期末考試，期末教學文件歸檔。

三、提升教務員工作質量和效率的策略

從上述的工作內容可以看出，教務員的工作貫穿學期，主要是教學計劃制訂、考務工作、學籍管理、日常教學工作、教學檔案管理和處理隨機性、突發性工作。每學期前兩周十分重要，“一年之計在于春”，要在學期初科學、合理地制訂好各項工作計劃。

教學管理文件、工作方案都是相關部門集體智慧的結晶和教學管理經驗的凝練，作為一個基層教學管理人員熟知學校的教學管理文件是至關重要的，并且要對每一項工作的各個步驟胸有成竹。作為一個好的執行者，一定要相信上級，認真貫徹執行教學計劃、規章制度、工作安排。教務員不但要做好一個執行者，還要給教務處積極的反饋，幫助學校完善教學管理。

更新和轉變管理觀念和管理手段。教務員積應極參加業務培訓以及學習教育管理方面的知識；從煩瑣的事務性工作中抽身出去學習其他高校的先進管理經驗，管理方式勇于創新，注重管理科研的積累。同時教務處把優秀的教務員送出去學習先進的管理理念，使其開闊思路，提高工作效率，在同行中推廣先進教學管理手段。

提高責任意識。責任意識需要在工作中用心培養、努力提高。教務工作看似都是些瑣事，但其實是一項嚴謹的工作，每項工作都差之毫厘謬以千里。俗話說“教學無小事”，上學期有兩名教務員由于工作瑣事處理不當而被通報批評，調離原崗位———只有具備高度的責任心，認真履行自己的職責，工作方式科學規范，才能使自己少犯錯。

為確保教學工作穩定運轉，在保質保量的完成教學管理工作同時教務員需要有“搶前抓早”的觀念，要有憂患意識，做到“防患于未然”，提高辦事效率。教務工作復雜而瑣碎，必須學會合理地安排時間并要“彈好鋼琴”，善于處理中心工作和其他一般工作的關系，既要抓住中心工作，又要兼顧其他各項工作，統籌兼顧、有條不紊地開展各項工作。

主動學習教育學、心理學以及管理學等相關知識，接受過系統的理論基礎培訓，對高等教育發展及改革新動向關注和研究。深入分析和研究教學管理事務，工作不能停留在表面。不能墨守成規、按部就班地工作，要積極學習和應用新技術，主動適應教學管理現代化的要求。

用真誠、熱心的態度和精湛的業務能力為師生提供服務，通過優質的服務最終提高高校的教學管理水平。一支素質較高、經驗豐富、熟悉教學管理工作規律和特點的教務員隊伍，會使高校的教學秩序穩定，教學改革事半功倍，提高教學質量，較好地服務于師生，全面推進高校的發展。

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[2]李漪.當前高校教務員工作中存在問題分析及解決對策[J].江蘇技術師范學院學報：職教通訊，2009，（5）.

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收稿日期：2013-10-25

作者簡介：路珺（1981—），男，黑龍江哈爾濱人，黑龍江大學教育科學研究院助教，主要從事教學管理研究。

基金項目：2013年度黑龍江省教育科學“十二五”規劃課題“高?；鶎咏虒W組織內涵式建設研究”（GBD1213002）階段成果

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