高校學籍學歷電子注冊工作的管理與完善對策研究

房麗華 尹晶華

（長春工業大學 a.學生工作處；b.檔案館，吉林 長春 130012）

高校學籍管理是一個多方面、多角度的動態過程，它包括對學生入學資格復查、學籍電子注冊、學籍異動處理、畢業資格審核、學歷證書電子注冊等，它是對學生學習資格、學習狀態及學習結果的認定。是適應高等教育改革，保證高等教育質量，規范高等學校招生辦學行為，更是維護學歷證書嚴肅性的需要。教育部自2001年始實行高等教育學歷證書電子注冊，并逐步完善學歷證書電子注冊制度，于2002年實行學歷注冊圖像采集，畢業生信息連同照片一同上網。在此基礎上，又逐步實施了新生學籍電子注冊和在校生學年電子注冊，建立起高等教育學生從入學到畢業全程動態的學籍學歷電子網絡管理體系，規范了高等學校的學籍管理，促進了高等教育的健康發展。部分高校對新生入學資格復查不透徹，導致在新生學籍電子注冊時發生了重名重身份證號現象或畢業資格審核時找不到學籍信息等問題，這給在校生學習、畢業生就業等帶來許多麻煩。所以，抓好關鍵環節，充分發揮電子注冊在高校管理中的作用，具有較強的現實意義。

一、高校電子注冊中的關鍵環節

（一）新生學籍電子注冊

教育部從2007年開始實行新生學籍電子注冊，這是完善高等教育學歷證書電子注冊制度，從源頭上治理違規招生，規范辦學行為的重要舉措。學籍電子注冊與學歷證書電子注冊相銜接，經過學籍注冊的學生獲得的畢業證書才能進行學歷證書電子注冊。新生學籍電子注冊，即當年高考錄取結束，教育部在網上公布各高校新生名單，新生報到入學后，各高校上網下載核對錄取名單及錄取照片，將對其進行入學資格復查。學校通過學籍學歷信息管理平臺將復查合格，取得學籍的新生名單進行學籍注冊，教育部接受備案，轉為在校生，最后成為畢業生學歷證書電子注冊和就業派遣的基礎數據。針對部分高校未按國家規定招收的學生不予以注冊。［1］各省級行政部門將新生學籍電子注冊信息在教育廳網站公布注冊結果，并要求新生上網查詢本人學籍信息。

（二）在校生學年電子注冊

學年注冊是繼2001年學歷證書電子注冊和2007年新生學籍電子注冊后，電子注冊工作內容的進一步延伸和擴展。介于兩大注冊之間的重要環節，學年注冊的主要目標是確保平臺中的在校生基本信息與實際情況一致，確保每個在校生都有學籍資格。每年8月1日，所有“注冊學籍”的在校生狀態都會變成“待注冊”，此時注冊狀態為：注冊學籍、暫緩注冊、保留學籍、休學，這需要重新進行學籍注冊認定；對于所有待注冊的學生，都必須在規定時間內重新注冊學籍，并且對復學、轉專業、留級等學生學籍信息及時進行修改、處理，注冊使所有在校生到離校前都能在學信網上找到自己的真實學籍信息。

（三）畢業生學歷證書電子注冊

從2001年開始，教育部實行高等教育學歷證書電子注冊，即接受高等教育獲得的畢（結）業證書，上網提供社會查詢。高等教育學歷證書注冊工作實行三級管理，即：國家、?。ㄗ灾螀^、直轄市）、學?；蚱渌逃龣C構。高等學?；蚱渌逃龣C構負責印制、填寫、頒發畢（結）業證書，于每年6月底前按規定的學歷證書注冊內容要求報所在?。ㄗ灾螀^、直轄市）教育行政部門，?。ㄗ灾螀^、直轄市）教育行政部門進行審核并予以注冊；［2］于每年7月底前將經注冊的畢（結）業證書按規定的注冊內容要求匯總報教育部備案，經教育部審核后進入全國高等教育學歷證書檔案庫，供社會網上查詢。

學歷注冊首先學校要進入平臺提前下載預計畢業生數據，進行自查，做好預計畢業生的資格審核工作；其次，準備學歷注冊數據，按標準表結構制作包括：考生號、姓名、性別、證書編號等17項學歷信息；再次，報送數據；最后，學歷信息查詢，從學校填寫的發證之日起，學歷證書在學信息網上即可查詢。

二、進一步完善高校學籍學歷電子注冊工作管理的幾點思考

（一）加強管理，建立制度保障

2005年，教育部出臺新的《普通高等學校學生管理規定》，各高校應根據新規定的具體內容，結合本校實際情況，對學籍管理細則進行修定，做到學籍管理有章可循、有據可查。隨著時代的發展，學校自身的變革和改進，學籍管理制度也要適應時代發展不斷改進和創新：一方面，國家會有新的政策出臺，比如2008年教育部為進一步完善學籍管理制度，實行學年注冊。［3］參軍入伍的學生在教育部網站報名，并有一定的學費代償等一系列優惠政策；另一方面，學校也在不斷探索和改革由學年制向學分制逐步轉變，選修課、升（留）級的政策的更新等。為此，學籍管理工作就要不斷更新和轉變，以適應新形勢的需要。另外，可以利用新生入學軍訓的大好時機，通過各種形式集中對新生進行入學教育；還可以充分利用校園網建立信息交流平臺，點擊教務處（學生處）網頁學生可以查詢到學籍管理的各項制度、工作流程等。

（二）爭取高校領導對學籍管理工作的重視

1.引起各部門領導關注。學籍學歷電子注冊工作是一項政策性強、準確性高、業務素質要求高的工作，既繁重又要細致。注冊工作體現為：時間有規定、操作程序有規定、上報內容有規定。雖然學籍學歷電子注冊工作在學校教務處或者學生處，但學籍管理內容還涉及財務處、各院（系）、保衛處等學校很多部門。［4］如學生繳費注冊由學校財務處提供依據；學生獎懲由學生工作處提供信息；學生信息校對、照片核對需要各院系組織配合；入學報到名單及新生照片需要招生部門提供；一些特殊委托培養學習的學生，調整專業的學生，信息來源于教務處或招生部門等。這部分學生學籍注冊容易被漏掉，注冊前更要核實準確，因此，需要校領導及高校各級部門主管的重視和支持，才能保障學籍學歷電子注冊工作順利完成。同時，各部門要各司其職，責任明確，需要協作的工作，各部門之間要通力協作。

2.成立單獨的科室。各高校應該成立學籍管理科，設立科級崗位，由政治素質高、責任心強、能吃苦耐勞并且有一定計算機操作技能的人員專門負責此項工作，較大學校2～3人，設立單獨的辦公室，給學生及家長辦理業務提供方便。

3.保持人員穩定。由于學籍管理工作本身具有一定的連續性、周期性、程序性，不宜頻繁更換學籍學歷管理人員，否則會導致在學籍學歷管理中因為業務不熟、經驗不足而出現錯誤，使信息出錯的可能性增大。因此，搞好學籍學歷電子注冊工作的重要保障是保持學籍管理人員的相對穩定。

（三）對學籍管理人員的要求

新的《普通高等學校學生管理規定》實施學籍管理信息化，使我國高等學校的學籍管理工作進入一個嶄新時代。在這一時期，高等學校學籍管理工作面臨許多新情況、新問題，表現出靈活性、繁雜性、人性化、數字化的特點。這對學籍管理人員的素質提出了新的更高要求，主要體現在以下幾方面：

1.較強的服務意識。學籍管理工作的對象是全校師生，為了給師生提供優質的服務就應該從以下幾方面入手：首先，學籍管理工作者必須確立以教學為中心，以學生為根本，以服務為宗旨的工作理念，樹立坐得住、耐得煩、不怕苦、不怕累的工作作風，最大限度發揮自已的潛能，出色地完成繁雜的學籍管理任務；［5］其次，工作中強化自身的服務意識、管理觀念，由一個管理者變成服務者，在工作中強調工作的服務性，具備極大的耐心和責任心，多為學生著想。來辦事的學生及家長，都以禮相待、以笑迎人，不輕視、不責難、不冷落。

2.過硬的業務能力。要熟悉學籍學歷管理每一個時間段的各項工作，如新生學籍注冊新生資格復查和老生學年注冊時間，普通高等學?！皩Ｉ尽苯逃龍竺?、考試時間，學籍檔案材料存檔時間，畢業生畢業資格審核時間，畢業證書打印、驗印、學歷證書電子注冊時間；熟悉學校的辦學模式，［4］如合作辦學、聯合辦學，學制模式，所有專業名稱；熟悉學籍學歷注冊、學籍異動工作操作流程；熟悉學籍學歷管理平臺的操作，遇到刺手的問題能及時妥善地處理。

3.無私的敬業精神。學籍管理工作壓力大，涉及面廣，注冊數據龐大，數據要求準確度高，不能出現絲毫差錯；而且，工作經常有交叉，如每年教務處畢業生學位數據審核、就業部門畢業生派遣，畢業生數據都由學籍管理部門提供，為確保數據信息完整、準確，不出現遺漏，不影響畢業生及時拿到學位證和報到證，學籍管理部門必須提前做準備，尤其對變更名字、轉學、專業調整的學生資料做到了如指掌。

作為一名學籍管理人員，時刻要以工作為重，換位思考，克服一切困難滿足學生需要，做學生的貼心人。對于不能在校安心學習，想休學、退學的學生要進行積極引導和教育，及時與學生家長聯系溝通，必要時與主管領導匯報，有效緩解學生輟學問題。

4.高度的法律意識。學籍管理政策性強，必須按照國家有關政策法規進行管理。［6］高校學籍管理法制化是依法治國、依法治校的具體體現。作為學籍管理人員，法律意識、政策意識必須要強，掌握并能熟練運用到學籍管理工作中，把法律、制度適用于具體人、具體事，提高依法辦事的自覺性，使學籍管理工作健康有序。

（四）使用配套的計算機管理軟件作為技術平臺

電子注冊所包含的信息量龐大，一般學校一次注冊數據達上百至數千條，較大學校一次注冊數據多達上萬條，必須使用配套的學籍管理軟件來管理。傳統的手工式的學籍檔案管理手段，難以準確地掌握學籍異動信息，難以快速、準確地完成學生數據的各種統計報表等；手工式管理，不僅效率低、錯誤頻出，而且根本無法進行學籍管理和電子注冊工作。針對教育部全程網絡化信息化的學籍管理方式，必須積極引進校外專業軟件公司開發或者高校本身自我開發的適合本校實際的成套學籍檔案管理軟件，采用計算機進行學籍管理，是完成學籍管理各項工作的有利保障。

高校學籍學歷電子注冊實現了全程網絡化學籍管理方式，實現了管理手段現代化，管理制度規范化，管理人員專業化，管理工作信息化。正逐步達到規范化、科學化、信息化、網絡化，已適應了高校教育教學改革健康發展的需要。根據教育部學籍學歷管理工作的改革需求，高校應采取積極有效的措施，進一步探索新的方法，保證及時、準確地完成學籍學歷電子注冊工作，有效地為高校和社會需求提供優質服務。

［1］教育部關于印發《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》的通知［Z］.2007－03－19.

［2］教育部關于印發《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》的通知［Z］.2001－02－05.

［3］牒玉萍.試論新形勢下如何進一步做好學籍管理工作［J］.時代教育，2012，（9）.

［4］陳海燕，周長順.試論電子注冊對高校學籍管理的挑戰及應對措施［J］.知識經濟，2009，（7）.

［5］辛紅，姜超穎.電子注冊制度在高校學籍管理工作中的重要性［J］.吉林省教育學院學報，2011，（3）.

［6］李萍.新時期高校學籍管理人員素質的探討［J］.當代教育理論與實踐，2009，（8）.