物資采購管理內部運作模式初探
——以港口物資采購為例*

孫 東

(連云港港口股份有限公司 東聯港務分公司，江蘇 連云港 222046)

在物資采購管理運作中,既能保障物資正常供應和降本節支,又能防止資金隱性流失和堵塞采購管理環節的漏洞;既能做到“集中權力分散化”,又能使“隱蔽的權力公開化”，這成為物資采購管理工作長期需要面對的一個課題。筆者結合港口物資工作實踐，對物資采購管理內部運作模式進行初步探討。

一、過程管理監控系統化

建立從計劃申報、編制、審批、比價采購、驗收、入庫、保管、出庫、付款等全過程監控系統是保障各個環節工作高效運轉的基礎和保證。在系統結構設置和職能分配上,做到責、權、利分明,分工協作,相互制約,形成閉環。物資采購工作流程見圖1。

圖1 物資采購工作流程圖

(一) 采購環節分散化

港口物資部門負責全公司裝卸生產及保證機械正常運轉用物資消耗,權力比較集中,如果領導把關不嚴或業務不精,很容易造成一人負責制現象,必須使集中的權力分散化,將采購各個環節分開,港口目前對采購管理可分:計劃、采購、驗收、保管、記帳等。但各個環節必須相互制約,相互協調,職責分明。另外對于價格較高和量大的物資采購可設立物資招投標比價小組,小組負責人以公司主管領導為宜,成員要由紀委、財務、計劃、技術、物資部門人員組成。

(二) 采購管理運作程序

1 采購計劃的編制和審批 采購計劃的編制工作要與其他采購環節分開,單獨成立。其編制的依據是計劃申請及庫存狀態綜合平衡,提出采購計劃交主管科長審核,核定進貨渠道,貨比三家,填寫物資比質比價采購審批表進行權限審批。

2 采購計劃的執行和到貨驗收 采購人員負責計劃的執行,并按合同管理的有關規定簽定合同或協議,和部分物資的詢價比價過程。并協助計劃員、科長負責收集供方有關資料和資質證明。貨到后驗收人員根據計劃或合同、協議等進行驗收,編制入庫驗收單交保管人員辦理入庫手續。

3 票據結算前的稽核 驗收單、發票及比質比價審批表經采購員、驗收員簽字后先交主管科長審核,然后交主管經理、經理審批無誤,最后交財務科辦理付款手續。發票上至少有五人簽字,缺一不可。

(三) 招標管理運作程序

招標管理運作程序突出“隱蔽的權力公開化”。其操作程序分五個步驟:(1) 招標方資格的認定。資格的認定一般而言是一項日常工作,靠平時不間斷地進行認定和積累。認定合格的供方才可能成為比價、招標資格。(2) 招投標文件的提出。港口物資招投標一般邀標采購較多。招標文件提出是依據有關規定對需要招標物資進行的。(3) 確定供方或開標。經過各供方的投標在物資招標比價采購小組共同情況下進行開標。(4) 宣布中標和簽定合同。(5) 到貨的驗收和票據結算的稽核。通過采購環節分立設置,采購前的審批、貨到后驗收、發票稽核等全過程實行監控,有效防止資金的浪費和變向的流失。

二、模擬市場運作化

(一) 加強市場調研,廣泛收集市場信息

物資管理人員利用一切機會和渠道收集市場物資資源信息,及時掌握市場價格趨勢，密切關注和收集整理有關供方信息動態,對供方的經營狀況、進貨渠道、供貨質量、供貨價格及售后服務等情況要及時掌握,按照ISO9000標準要求進行定期評價和評定。評價和評定合格的供方納入合格供方目錄。

1 分類 首先根據公司生產實際需要和所采購產品對公司最終產品的影響程度分為A、B、C三類。A類:裝卸起重用的鋼絲繩、卸扣、鉤頭、防轉套、吊環、鏈條、壓制索具、合成纖維吊裝帶,及砂輪類等;B類:港機配件、電機、電工器材、橡膠制品(輪胎)、軸承、儀器儀表、燃潤料等;C類:化工材料、五金、工具、雜品等其他物資。

2 根據分類進行差別評價 每年年初應組織相關人員對上一年度采購量大且通過市場準入核批的物資供方進行評價,填制物資供方業績評定表/報告,經批準后,作為合格供方予以登記。評價內容包括:A類物資:供方提供的物資質量、價格、售后服務情況和質量保證體系資質相關證明(產品合格證/質保書(檢測報告)/生產許可證或質量管理體系證書等);B類物資:供方提供的物資質量、價格、售后服務、營業執照復印件等;C類物資:供方提供物資的價格、質量等。對其中業務量小的供方可不予評價。

對上一年度尚未發生業務關系但通過市場準入核批的供貨單位,技術部應組織人員對其進行考察,確認符合后,填制物資供方業績評定表/報告,交公司主管經理批準后,登記在合格供貨單位登記表上,視為本年度合格供方，如圖2所示。

(二) 利用市場競爭機制,獲取綜合經濟效益

充分利用市場競爭機制和廠商優惠政策,求得最大的經濟實惠是招標、比價采購工作的主要目標。在比價過程中采用競爭性貨比三家方式,同樣物資比質量,同樣質量比價格,同樣價格比付款方式和交貨期,同時要與各供應商進行必要商務談判,在采購價格、運費承擔、付款方式和期限上求最大經濟實惠。不能只片面強調物資本身價格,而忽視物資自身成本價格外的運費及資金的利息、周轉情況。

(三) 形成各種特色規模采購,降低采購綜合成本

根據各種物資年、月消耗情況,對每月有一定消耗規律,且使用頻率比較頻繁的物資可集中編制計劃,集中采購,形成規模采購,變零星為批量,化零為整；變小批量為規模采購。這樣便于和供方就物資價格、運費、付款的方式及期限達成較實惠的條件。

圖2 選擇供應商的程序流程圖

(四) 深化比價內涵,做好市場預測

比價管理的內涵就是對采購物資價格實行“二維坐標”管理,即對采購物資價格進行“縱橫坐標法”比較,縱向比較歷史價格,橫向比較市場價格。認真做好不同時期,不同地區的價格動態,便于預測市場價格趨勢,把握時間價格差,獲取經濟利益。這主要針對具有季節性消耗的物資。

(五) 降低采購成本與減少消耗并重

降低采購成本與減少物資數量消耗是等同對待,這是對物資采購實行招標、比價采購管理的深刻體會。在比質比價的同時,注意靈活運用價值工程(F=V/C)中價格性能比理論,是實現企業綜合經濟效益的有利舉措。比價采購時不僅關注物資價格,同時要注重物資價格功能,從價格總體功能出發,謀求最大經濟效益。如購買油封要區別油封使用位置,如果在容易裝卸部位就可以采用質量一般的油封;如果是某機械內部(減速箱)裝卸不容易就要采用質量較好的油封。因為同樣裝卸所耗的人力、時間是不同的,所帶來的經濟效益也是不同的。

(六) 突出重點,兼顧一般,有效控制采購質量

在采購物資是實行“誰采購誰負責到底”的制度。但在區分采購物資時根據采購物資安全質量要求不同,將采購物資劃分為A、B、C類物資。A類物資是與裝卸生產有密切關系且安全系數要求嚴格的物資如鋼絲繩、門機卡環等。對A類物資重點對待,并頒布詳細的規定(如三證齊全等);B類物資是次重點物資,要嚴格控制進貨渠道;C類物資屬一般物資,作一般控制。

三、績效考評制度化

一是建立健全各項規章制度。對每個采購環節制定詳細的規章制度,明確操作規程和職責權限、義務,各司其職。二是制定采購人員績效標準(見表1)。強化采購人員績效考評，確保采購物資質量。(1) 建立科學動態的采購管理考評績效制,每月對采購質量、價格、兌現率、業務水平、供貨時間、廉政建設和業務素質等進行績效考評,對于績效考評連續三月最低或受到投訴經調查屬實的采購人員，調離本職崗位并承擔相應的責任。(2) 完善物資采購質量、價格追究制。因工作失誤造成采購價格問題的追究:物資采購實行價格責任制,誰采購、誰負責,凡購買產品價格高于合理價格,形成的價差由采購責任人負責賠償;因工作失誤造成采購質量問題的追究:物資采購實行質量責任制,誰采購、誰負責,凡購買的產品是次品或不能使用的產品,由采購責任人負責調換或退貨,直至符合使用要求。如不能及時調、換貨,采購員負責全額賠款。三是加強供應商績效考核,推行供應商市場準入制和廉政建設否決制。把供應商提供物資質量、價格、服務、供貨時間、廉政建設等納入動態考核,對價格虛高或質量出現問題實行量化考核,實行退貨、賠償、以及取消供應資格。

表1 采購員績效標準

參考文獻:

[1] 胡軍.采購戰略管理[M].北京:中國物資出版社,2007.

[2] 于淼.供應商管理[M].北京:清華大學出版社,2006.

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