淺談中學教學檔案管理的意義及科學管理

張方偉

摘要：我們國家的經濟在不斷的發展，國家的繁榮離不開教育。我們國家越來越重視學校教育。而教學檔案對學校的教學和教研具有重要作用，在學校教學中具有不可替代的地位。但在現實中，學校教學檔案的管理存在不少問題，要求我們在此基礎上采取一些提高檔案管理水平的具體措施，以此來促進教學檔案管理工作。

關鍵詞：教學檔案；管理；科學管理

前言

我們國家越來越重視教育。教學管理的重要性在中學教育中也越來越被重視，教學的內涵發展成為中學近年來工作的重中之重。教學檔案作為教學管理工作的重要依據和憑證，其數量與種類不斷增加，則教學檔案內容也日趨的多樣化和復雜化，這就必然對中學的教學檔案管理工作提出了更高更嚴的要求。我們要建立健全教學檔案管理制度，努力實現，以其為進一步提升學校整體教學管理水平和提高教學質量起到必要的保障作用。

一、概述教學檔案及其重要性

教學檔案是指各類學校在教學管理、教學研究和教學實踐活動中直接形成的具有考查價值并經過整理歸檔予以保存的文字、圖表、聲像等各種形式載體的文件材料，主要包括：綜合管理文件、專業設置、招生工作、學籍管理、課堂教學與實踐、教學研究、教學計劃目標與進度等方面的材料。教學檔案是教學管理水平和教學質量的重要記載，能夠為教學評估、學籍管理、評聘職稱職務等提供重要依據，具有分散性、成套性、周期性的特征，同時又具復雜性與多樣化的特點。加強教學檔案管理工作，是提高教學質量、搞好教學研究的需要，它貫穿于整個教育教學活動的過程中，為學校內涵建設提供了真實、可靠的憑據，也是信息化時代適應教學管理規律發展的需要，在教學管理工作中發揮著至關重要的作用。因此，中學要做好教學檔案管理工作，進一步規范與完善教學檔案管理的科學化、制度化與信息化，已然成為大勢所趨，這能在一定程度上提高教學管理水平與教學質量。

二、學校教學檔案管理工作現狀及存在的問題

首先，收集、整理學校教學檔案是檔案管理的基礎工作，應該保證材料來源的真實性和原始性。在學校具體工作中，存在一些問題，如有的學校憑空編造材料。學校有關工作沒有實施或沒有完成，為了應付檢查而編造虛假材料。有的學校則是材料過后補，記錄不及時。這些學校在落實工作中只有實際操作，雖然工作做了很多，成效也很好，有工作過程卻沒有記錄，從計劃、方案、措施到工作過程都是事后補的。以上問題造成每年的歸檔工作不能如期完成，材料收集不齊全，嚴重影響了教學檔案的準確性和原始性。其次，立卷歸檔不及時，存在錯歸現象，且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進行分類匯總，為的是確保檔案材料的完整性。而在中學教學檔案管理中，有些管理人員不能及時將檔案材料歸檔，甚至出現歸錯教學檔案的嚴重問題。此外，教學檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會使用計算機等問題，造成效率低下，讓學校教學檔案不能得到長期、安全的保存和便捷的使用。

再次，軟件材料的整理歸檔與實際情況脫節。很多學校對電腦軟件管理中的檔案材料建設不夠重視或認識上有偏差，因而，工作過程中，與之相應的軟件材料歸檔不及時或材料組織得不規范、不完整、質量差，沒有真實反映出實際工作過程和內容，與教育教學管理實際工作脫節。一些學校認為由教師整理或總結軟件材料會影響或沖擊教學工作，因而安排一個專職檔案員，不僅收集和管理檔案，還要編制各項工作材料。這樣一來，學校工作的檔案軟件材料不是出自工作實施者之手，更不是在工作實踐中形成的，使得材料與實際工作脫節，造成了實際工作和材料兩層皮的現象，材料的真實性和實效性大打折扣。

最后，教學檔案的日常維護和科學使用沒有得到足夠的重視?？梢哉f，教學檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用，可是，現實中常常出現涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等問題。

三、推進中學教學檔案管理工作的對策研究

（一）提高宣傳力度，增強檔案管理意識。為進一步推進中學教學檔案管理工作的完整性與規范性，檔案管理人員對

自己的工作應抱著認真負責的態度，利用多種渠道和機會增強對自己工作內容的宣傳力度。比如，在找領導收集材料或領導來查閱有關信息時，能主動向領導進行教學檔案規范管理方面的宣傳，讓領導增強原始材料必須要做到及時“存檔、歸檔”的意識。校領導能對教學檔案管理工作引起高度的重視，加大宣傳力度，就能積極影響并增強全體教職員工的教學檔案規范管理的意識，促使廣大教職員工樹立正確的教學檔案觀念，及時地移交相應的教學檔案材料。同時檔案管理人員在工作中也應積極主動的利用起現代化的設施設備，為學校的教學資料收集與查詢提供更為便捷的服務。

（二）提升教學檔案管理人員的業務素質和能力。在中學的教學檔案管理過程中，檔案管理工作人員的綜合素養和專業技

能對提升教學檔案管理水平起著關鍵的作用，將直接關系到教學檔案管理工作開展的成效。因此，學校要為檔案管理人員提供多渠道、多層次、形式豐富的學習手段，檔案管理人員積極參加相關的繼續教育與上級主管部門的系統培訓，尤其是學校的檔案管理人員如果是兼職的話，他們在專業知識方面一定是缺乏的，學校應該請上級主管部門來校給予一定的專業指導和培訓，全面提高檔案管理人員的業務能力。在信息化社會背景下，學校更應督促檔案管理工作人員尤其是轉崗到檔案管理工作中來的老教師們加強計算機及網絡方面的技能培訓，熟練掌握電腦操作及信息檢索技術等方面的專業知識，成為一名檔案管理工作的復合型人才，在工作中追求開拓創新，在學校迎接教學督導等工作中能運用自己的專業技能為檢查工作提供準確而完備的材料，發揮檔案工作應用的強大作用，以適應新形勢下的教學檔案管理工作。

（三）要建立健全教學檔案管理制度。教學檔案在很大程度上能反映和體現了一個學校一段時期教學管理工作的

水平以及教學工作過程的全貌，完整齊全的教學檔案它所具有的參考價值對學校教學工作未來的發展也有著間接的影響，建立健全教學檔案管理制度對于中學的教學檔案管理是很必要的。教學檔案管理工作作為動態的存在方式，其管理制度的建立和完善需要結合多方面的因素進行綜合考慮，制定科學合理的檔案管理制度和規范的教學管理運行機制，有利于中學的教學檔案管理逐步趨于規范化、科學化，也是中學未來發展必須面對的問題。中學的檔案管理工作要成為校長的“一把手”工程，在學校發展規劃和工作計劃中，均要制定建設目標；檔案管理工作人員崗位職責設置要合理，人員隊伍要盡量專職化；日常教學檔案管理工作流程要明確，檔案管理人員要熟悉教學檔案的歸檔范圍，收集的教學材料要堅持“寧多勿漏”的原則，但凡覺得有用的材料，不論其用處大小都先收集起來，這樣才能盡早的杜絕材料不全甚至遺漏的現象發生；檔案材料收集過程雖然具有周期性，但因收集過程是一項比較繁雜的程序，所以我們的檔案管理人員不能坐等教學管理人員將材料送上門，有的檔案管理人員甚至會用一個月的時間去突擊應付一學年的教學檔案資料的收集與歸案，這是絕對不允許的。我們的檔案管理人員要將工作日?；?，細則化，將每一項教學材料的收集都落實到人。同時為了收集的教學檔案資料完備，檔案管理人員要走出去主動關心學校各項教學活動的開展情況，了解學校教學科研的發展動向，去挖掘、收集第一手材料。檔案被利用是檔案管理的另一項工作重點，需要制定相關的檔案查詢、借閱等管理制度，不管是紙質檔案還是電子檔案，教學檔案利用率一旦提高就必須要加強檔案的日常維護工作，經常檢查教學檔案資源的損耗，及時有效地對教學檔案進行歸檔整理，有些利用率特別高的教學檔案更要做好原始材料的備份工作。

四、結束語

總而言之，中學教學檔案管理是整個學校工作的一個重要組成部分，在學校管理中具有不可低估的地位。因此，我們要做好中學教學檔案管理工作，提高學校檔案管理工作水平。這樣才能為教育事業的發展提供良好的服務和信息保障。