高校OA辦公系統的設計與實現

□ 劉 晶 謝玉霞

隨著計算機網絡技術、信息通信技術的飛速發展，許多行業已經實現了由傳統辦公形式向自動化辦公的轉變，自動化辦公在企業、政府機關單位、高等院校等行業的應用研究已成為當前的熱門課題之一。所謂辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)指的是綜合計算機技術、通信技術、軟件工程等高新技術及關聯設備應用到各種辦公人員的辦公場合中，進而實現了辦公事務處理的自動化，有效提升了辦公效率，改善了辦公質量。OA辦公系統的出現，徹底改變了傳統辦公形式，辦公室工作進入一個全新的時代。

一、OA辦公系統構建意義

針對高等院校而言，由于其組織結構復雜，學院及二級機構較多，辦公事務通常涉及多個機構，給高校管理帶來困難。傳統辦公模式中，學院各部門和機構之間缺少關鍵信息的傳達或必要工作流程，難以實現信息和資源的共享，辦公事務通常難以協同完成。隨著管理職能的豐富和增加，傳統辦公模式和審批形式已不能滿足當前高校事務處理的需求，特別在許多高校多校區辦學模式中表現尤為明顯，傳統辦公模式的改革、高校OA辦公系統的構建已迫在眉睫。

當前在絕大多數高校都已組建自己的校園網絡，常用的辦公軟件如office或其他辦公設備都已經普及開來，基于互聯網或校內局域網的文件收發也日益增多，在此基礎上構建高效、協同的OA辦公自動化系統便成為了可能。通過自動化系統的應用實施，將提升職工辦公效率，促進各部門之間的協同工作，有利于高校資源的整合和共享利用，對建設數字信息化校園具有重要性意義。

二、OA辦公系統需求分析

高校OA辦公系統的構建，是在學校管理工作需要的基礎上，為高校職工建立一個高效、自動化的辦公環境，提升辦公效率和質量。結合高校管理和各部門實際需求，本系統應達到如下幾點要求:一是搭建實時新聞信息發布平臺;二是構建學校各部門間通信網絡;三是搭建各部門之間的協作配合平臺，實現公文流轉流程化、高校事務處理自動化;四是搭建信息資源共享平臺，實現文件等資源的管理和共享;五是OA辦公系統應與現有業務管理系統結合，確保早期的信息化投入和成果，實現集成化、統一化的高校自動化辦公系統;六是系統應與已建立的校園網絡門戶網站結合，在保證學校內部信息管理的同時，還可與外部環境進行數據信息的互通，實現遠程自動化辦公。

三、OA辦公系統架構設計

本文所開發OA辦公系統，旨在為全校師生搭建一個多功能的桌面辦公環境，針對不同的事務處理提供不同的處理平臺，促進各校各部門的信息資源共享和信息發布，有效改善傳統高校各機構之間的辦公流程和公文處理效率，摒棄了傳統借助紙質或者其他介質辦公效率低下、易出錯問題。對于整個高校而言，還可以通過此系統樹立良好形象，對外可提供多種公共信息服務，加強與其他高?；蚩蒲袡C構的溝通合作。在系統設計時，應遵循開發性、標準化的原則，確保系統后期功能擴展性，保證系統在高起點設計下具備長期性。

圖1 OA辦公系統架構

結合上文對系統的需求分析，并經仔細討論研究，系統功能架構如圖1所示，功能模塊主要有九個，分別為:個人事務辦公平臺、公文管理模塊、郵件收發模塊、公共資料管理模塊、行政管理模塊、教務管理模塊、人力資源管理模塊、學生管理模塊以及系統管理模塊。系統具體功能架構，如圖1所示。

本系統是在整合學校網絡資源，以校園網為支撐平臺，兼容學校已有信息管理系統，搭建的具備分布特點的全校范圍內的OA自動化辦公平臺，實現了職工公文事務處理自動化、教學和學生信息化管理、學校財務、人事等后勤事務的管理、學校各部門信息資源的及時發布與共享等，有效支撐學院的各項管理工作。

具體各功能模塊功能，分別為:個人事務辦公:具備個人計劃安排、日程事務、工作協辦、個人資料信息編輯、各部門通訊錄以及職工交流園地等常用功能，可協助用戶有序處理自己的各項工作，個人的辦公效率得到大大提升;公文管理:主要包含公文的收、發、文件審核、公文流轉、檔案的統計、查詢等功能，可支持常見辦公軟件Office格式，在學校各部門之間實現了公文的電子化流程傳遞，有助于學校規范公文處理流程。郵件收發:在學校各學院范圍內構建的電子郵件系統，有助于教職工內部之間的信息交流和通信，還可與因特網進行郵件的互通來回;公共資料管理:為各學院新聞資訊的發布、信息交流提供公共交流平臺，有助于學校的規則制度、公共事項、會議通知、學術報告信息等及時發布傳達，有助于學校動態信息傳播的及時性;行政管理:實現對學校各職能部門的總體管理和資金使用管理，具體說來包括學校各機構管理、各項重大會議管理、財務和后期相關的管理等。教務管理:主要包含教職工制定教學計劃、課程安排、學生成績的錄入和查詢、教材和對應課程管理、考試管理以及網絡教育平臺等相關功能，做到對教職工教育工作的全面管理，與傳統教學管理互為補充;人力資源管理:主要包含學校人員招聘、合同管理、職工檔案管理、教職工績效考核以及日?？记诘裙δ?，可有效提高學校人力資源信息化管理水平;學生管理:涉及學生的招生、就業招聘、信息錄入、學籍更改等功能，做到學生的信息化管理;系統管理:主要對本系統用戶的申請、權限分配以及系統各種維護信息的管理。

四、OA辦公系統技術實現

(一)B/S架構。當前OA辦公系統的開發，在現有網絡環境中通常有兩種開發模式，分別為C/S(客戶端/服務器)和B/S(瀏覽器/服務器)模式。其中基于局域網環境下，可采用C/S模式;在廣域網環境下，則可采用B/S模式。

所謂的C/S模式指的是具備兩層結構，一端為客戶側，另外一端是服務器，同時客戶側和服務器側都需指定固定的軟件。對于高校OA辦公系統而言，系統規模和業務量較大，軟件結構較為復雜，基于C/S架構下開發的系統中，客戶側和服務器負荷較重。再加上兩層架構下的系統運行效率、移植性等均無法達到系統運行需求。

而基于B/S架構下系統由開發到后期維護，都只需在服務器側進行操作，客戶端不需要安裝任何軟件，只需通過瀏覽器登錄即可，使系統開發、維護和操作變得簡單，降低系統運維成本，提升系統安全性。同時此模式可支持由TCP/IP協議進入到網絡中，可滿足高校職工OA自動辦公系統的應用需求。B/S架構是包含了客戶層、應用層和數據層三層次的模型，在客戶側與服務端中間添加一個邏輯應用層，使得系統可將客戶側的業務與其他獨立開來，系統結構更加靈活。同時與兩層結構的C/S架構相比來說，可支持更多的用戶訪問能力;客戶側與服務端邏輯分離開來，使得系統具備更強的集成和重組能力;對系統用戶的業務流程更新、業務量承載、系統容量擴展等均具備很大的優勢。

(二)J2EE開發平臺。所謂J2EE(Java 2 Platform，Enterprise Edition)開發平臺，即有別于傳統應用技術開發架構，基于Java技術的開發規范，它所包含的組件、服務架構和技術層次均有統一的標準和規范，使得基于此架構開發的不同平臺之間具備更高的兼容性，可有效避免系統內部與外部的互通困難?；谄涞拈_放性和兼容性，此架構下的OA辦公系統可獨立運行于多個平臺之間。本文所開發OA辦公自動化系統選擇基于J2EE分布式架構，結構如圖所示2。

圖2 J2EE架構系統結構

客戶側為瀏覽器，業務邏輯上通過WEB和EJB容器作為第二層實現，數據層面則是系統服務端。其中:與B/S架構應用層對應的是系統WEB呈現和業務邏輯處理的中間層次。

因系統功能模塊較多，數據信息量大，負荷高，且在某些特殊時段，如教學管理功能中的選課時，將會集中訪問系統。為滿足此系統需求，同時提升軟件開發的效率和軟件可重性、擴展性，系統選擇JSP、servlet、EJB和JDBC組合開發模式，選擇性組件實現。J2EE中的開發組件是作為可部署單元在容器中運行，同時在此容器中已經封裝了支持組件數據交互、事務處理、安全性等服務的底層API函數。EJB組件是J2EE中最為關鍵的部分，主要因其包含了數據庫訪問實體和調用實體的訪問會話bean，完成系統中的數據存儲、復雜業務邏輯處理等工作。參照MVC模式整合JSP和servlet，利用JSP實現系統表示層內容，servlet去完成更深程度工作，進而實現系統動態內容服務功能。此開發方法更加清晰將系統表達和服務內容分離開來，更加容易明確系統用戶角色、系統開發以及設計者的分工。

(三)數據庫技術。Oracle數據庫是一種非常龐大的數據庫支撐系統，因其在分布式數據處理、完整性、系統可移植性和穩定性等多個方面所體現的優勢，本文選擇Oracle 9數據庫作為系統開發支撐數據庫。在系統開發中，數據的讀取利用了數據庫JDBC技術。JDBC即為適用于執行SQL語句的Java API，將其封裝的數據庫源碼封裝到EIB對象里，實現系統數據庫的透明讀取。為獲得最佳系統性能，針對常用的數據均放在實體bean中，降低數據庫的訪問頻次;同時在系統服務端也設置連接池和數據源，利用兩種技術提升數據庫訪問效率，降低數據庫操作次數。

五、結語

高校OA辦公系統的研究與設計，不但是高校數字化校園建設的重要組成部分，同時更能體現出高校的綜合管理和信息化水平。系統實踐應用表明，界面良好，操作簡單，可滿足基本功能需求，達到系統預期設計要求。但在系統應用過程中，應不斷地進行調查分析和規劃，逐步完善系統功能，提高系統性能，方能最大程度提高高校職工辦公效率，高校行政管理和教學管理水平邁向新的臺階。

［1］吳衛成.高校辦公自動化建設探究［J］.考試周刊，2014

［2］房海青.淺析計算機辦公自動化的應用及進展［J］.邢臺職業技術學院學報，2012

［3］高蘭蘭，徐效麗，柴大萍.高校辦公自動化系統的現狀及發展方向研究［J］.東華大學學報(社會科學版)，2013

［4］張伏力.辦公自動化對提高高校管理水平的意義［J］.蘭臺世界，2013

［5］姜浩.辦公自動化系統及其應用［M］.北京:清華大學出版社，2004

［6］吳芳芳.高校辦公自動化系統的分析與設計［D］.廈門大學，2014

［7］張敏.基于工作流的高校辦公自動化的實現［J］.福建教育學院學報，2014

［8］馬昌威.基于工作流的高校辦公自動化系統的需求分析［J］.阿壩師范高等?？茖W校學報，2013

［9］郭子建.高校辦公自動化系統的建設與實現［J］.科技風，2014

［10］任泰明.基于B/S結構的軟件開發技術［M］.西安:西安電子科技大學出版社，2006

［11］ThomasM.Connolly，CarolynE.Begg著;何玉潔，黃婷兒等譯.數據庫設計教程［M］.北京:機械工業出版社，2005