論出版編輯的時間管理

■劉慧靜

論出版編輯的時間管理

■劉慧靜

在速食文化盛行和快節奏生活的今天，時效性是圖書競爭力的重要表現。隨著互聯網的興起及其在各個行業中的滲透和應用，信息的傳播速度加快，人們的閱讀需求不斷加大。面對市場多樣化的需求，我們常常會發現出版編輯案頭的工作越堆越高，事情越積越多，時間總是不夠用，編輯在各種書稿和編輯活動中捉襟見肘，騰挪不開。讓人不禁感慨：時間都去哪兒了？那么，出版編輯的時間都去哪兒了？是如何流逝的？又該如何解決？這正是本文力圖與大家一起分析探討的：如何做好出版編輯的時間管理。

一、探尋出版編輯時間流逝的方向

在出版編輯的實際工作中，從策劃到市場，圖書出版往往需要的時間跨度較長，有時是幾個月甚至是幾年，加之牽涉部門及人員又多，致使時間管理的難度加大。即便制定了計劃，如果缺乏有效的時間管理，時間也會悄然流逝，造成效率低下，管理混亂。因此，學習掌握時間管理方法前，我們先要弄清時間流逝的方向，然后才能有的放矢，進行科學調整。

1.流逝在無計劃的被動工作中。有些編輯沒有時間觀念，工作沒有計劃和目標，每天上班只是應付工作，被動等待分配，工作無效率。

2.流逝在對時間的容忍度上。有些編輯雖然事前也做了精細的規劃，甚至認真做了時間進度表，但卻因為對時間的容忍度比較高，不能保證計劃如期完成，從而任時間“流逝”。有調查顯示，在我們的日常生活和工作中，人們平均每八分鐘就會受到一次打擾，每次被打擾的時間大約五分鐘，而每次被打擾后重新回到原來的思路就需要三分鐘。很多時候工作完成的速度常常取決于我們對時間的容忍度。如果對時間期限的容忍度比較高，或是沒有期限，那問題就永遠懸在那里，工作只會越來越亂，我們越來越忙，越來越無力。同時，因為不能按計劃完成的挫敗感也會影響我們的情緒，長此以往，也會影響對個人的認識，產生負面心理。

3.流逝在網絡上。網絡這個深潭，隨時就可能把我們吸引過去而讓人不自知。有時候我們為了查資料而上網，資料還未找到，問題未弄清，卻被某個鏈接給拽了去，常常會因此浪費了三四倍的時間，甚至到最后忘了查找資料的初衷。還有些人把網絡當成工作間隙的放松，卻一不小心就會將“放松”變成了“放縱”。正是在這個擋箭牌下，我們讓時間流失在了關注朋友動態，閱讀心靈雞湯、勵志故事等活動中，卻將正常的工作時間擠得少之又少，由此又生發了時間不夠用之感。

二、認識時間管理的概念

時間管理是各種商務培訓中經常提到的名詞，但對我們出版編輯工作者來說，同樣需要。拋卻高深的理論解釋，對于出版編輯來說，時間管理就是對自我行為的管理。出版工作必須要未雨綢繆，設定好工作目標，做出合理的計劃，統籌安排，把握好關鍵節點，才能實現圖書出版的價值最大化。

哲學家說時間是物質運動的循序性和持續性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。這種特殊的資源有四個特性：供給定量，毫無彈性；無法蓄積，必須消費；無法取代和無法失而復得。時間管理所探索的正是如何減少時間浪費，以便高效達成目標。所以，時間管理的本質上并不是對“時間”的研究，而是指對自我的管理，即在可支配的時間內，管理自我的行為和方法，運用技巧合理有效地利用時間，以期高效完成目標。①但有效地利用時間，并不是指必須要加快速度完成所有的工作任務，因為這種不分主次的辛苦忙碌，不僅會讓自己覺得疲憊，還容易欲速則不達，影響工作效率和目標的達成。運用時間管理就是要從自身的角度出發，剔除前進道路上的雜草，不被急事所奴役，不被他人所左右，對面前的事務做出正確的取舍和排序，朝著工作目標堅定邁進。而這種取舍，正是自我管理的行為訓練。時間管理方法不是完全的掌控和對計劃的絕對遵從，而是為了降低計劃的變動性，確保工作按計劃進行。②

三、做好科學的時間管理

1.統籌考慮，制定計劃

詳盡完善的計劃是做好時間管理的前提。在制定工作計劃時，要盡可能地落實步驟細節，制定量化標準，以便日后對照查漏補缺。對于出版編輯來說，一本書的誕生大致要經歷幾個流程：搜集資料、提出選題、遴選作者、組織約稿、編輯加工、宣傳營銷、跟蹤總結。這幾個流程中每一條的牽涉面的都很大，需要我們在選題誕生之初就要做好謀劃，在腦海中建立模型，制定出詳細的工作計劃，才能著力推行，提高效率。同時，每一本書的出版過程都是獨一無二的，從書稿內容到版式都具有唯一性，可以說每一本書的出版都是一次創新。鑒于圖書出版的不可復制性特點，需要編輯根據每個選題及作者的特點，合理分配管理時間，量身訂做每本圖書的編輯出版流程和時間節點計劃表?？蓮牧鞒套詈笠粋€環節倒退，排產時從市場需求見書的最后時間出發倒計時，根據每個環節的工作量及具體經辦人員的情況合理規劃時間，直至得出最初策劃選題開始的時間。③

我們不僅要求出版編輯在做圖書策劃方案時列出詳細的出版計劃，更為發稿圖書制作了流程表，流程表隨初審稿件發稿，流經環節都需簽上收稿及退稿時間，把控每個節點，促使各環節工作人員注意時間，提高效率，更有效地達成出版目標。

2.科學管理，掌握方法

出版編輯流程因為涉及部門多、人多，時間節點多，前一環節不完成就無法開展后一階段的工作，因此對工作的時間節點要求更強烈，要想達成目的，探尋適合自己的、科學有效的時間管理方式是非常必要的。

（1）做到計劃分解，要事為先。出版計劃的完成不是一蹴而就的，我們需要將出版計劃逐步分解，制定出周計劃和日計劃。我們每天工作和生活要分清輕重緩急，可以給事情排序；但要注意要事并不等于急事，不能總被所謂的“急事”綁架而放棄原則，打亂計劃。④（2）掌握好二八原則。這里所謂的二八原則即指時間管理領域內頗為著名的帕累托原則（Pareto Principle）——用20%的專注時間投入達到80%的成果效率。人們每天的精力是有限的，也有波峰和波谷，如果我們能夠把一天中頭腦最清醒、思維最敏捷的時間用在解決要事上，就能取得事半功倍的效果。反之，如果我們是在精力波谷期處理要事，即便投入80%的時間也只會有20%效率。因此，我們要根據自身情況（每個人的精力高峰期到來的時間點不同），找出精力波峰，把握一天中關鍵的 20%。（3）對計劃的全程管控。對于出版編輯來說，并不是做出一個漂亮的計劃就可以做好時間管理，達到增產高效了。我們還需要跟蹤計劃的推進，對計劃做到全程管控。一旦某個環節遇到困難和矛盾，要及時調整方法，進行疏通。（4）做好溝通配合。一本圖書的順利出版涉及多個人和多重環節，必須大家協同配合才能達成。每個部門或個人都有自己的計劃安排，要想按計劃推進，編輯就要及時做好溝通，與相關人員積極配合。比如前期組織約稿時與作者保持良好的溝通，為作者出謀劃策，提供好服務和幫助，可以給作者提交一份盡可能詳細的編寫工作方案，寫作過程中，關心作者疾苦，保證寫作進度按計劃行事。作者交稿后，編輯還需要安排排版、設計和文字加工等，要確保溝通做在流程的前一站，才能推進出版按期完成。同時，圖書出版后后續的圖書營銷、稿酬發放等等，也需緊跟完成。只有將工作排好序，利用好時間管理，及時與其他部門進行溝通協調，積極配合，才能順利完成出版。（5）減少對網絡的依賴。（6）學會利用“碎片時間”，化零為整。

總之，在“互聯網＋”的高效時代，掌握好時間管理，做好時間的統籌安排是我們必備的基本能力。出版編輯的時間管理觀念和能力越強，就越善于管理時間，越能提高圖書本身的市場競爭力，從而增加出版的活力。

注釋：

① 張甲祥：《工作計劃與時間管理》，http://wenku.baidu.com/view/551333f9f705cc17552709cd.html，2012年4月20日。

② 呂曉鳳：《向時間管理要效益——談圖書編輯的高效工作方法》，《現代出版》，2012年第6期。

③④［美］史蒂芬柯維：《高效能人士的七個習慣》，高新勇等譯，中國青年出版社2009年版，第126－135頁。

（作者系大象出版社有限公司教材分社副總編輯）

【責任編輯：張毓強】