高校固定資產信息化管理研究
——以江蘇省省屬高校國有資產管理信息系統應用為例

徐惠強（無錫商業職業技術學院　資產與設備管理處，江蘇無錫214153）

高校固定資產信息化管理研究
——以江蘇省省屬高校國有資產管理信息系統應用為例

徐惠強
（無錫商業職業技術學院資產與設備管理處，江蘇無錫214153）

隨著高校資產數量的急劇增長，推進資產信息化管理已成為必然趨勢，為及時、有效、系統、完整地反映高校資產現狀，江蘇省省屬高校國有資產管理系統于2011年開始實施，幾年來取得了明顯成效，但是也存在著一些不足。文章從建立新型管理機構、完善管理制度、全面掌握資產信息、加強資產與財務的協同性、全面開展使用效益評價、增加房產管理信息功能、對接云計算數據中心、建設高素質管理隊伍等方面提出了加強高校資產信息化管理的措施。

高校；固定資產；信息化管理；對策

為了有效貫徹 《事業單位國有資產管理暫行辦法》（財政部令第36號）“事業單位應當按照國有資產管理信息化的要求，及時將資產變動信息錄入管理信息系統，對本單位資產實行動態管理，并在此基礎上做好國有資產統計和信息報告工作”的精神，江蘇省教育廳與財政廳2010年聯合監制了“江蘇省省屬高校國有資產管理信息系統”（以下簡稱“HSAM系統”），并于2011年在省屬高校推廣實施。該系統采用數據集中處理的模式，將省屬高校資產數據集中到“省教育廳信息中心”進行管理，可以有效滿足廳、校兩級對資產管理的要求，實施以來取得了一定的成效，但也存在一些不足。本文認為需要進一步思考與完善。國有資產信息化管理的對策。

一、江蘇省屬高校國有資產信息化管理實施后取得的成效

江蘇省省屬高校國有資產管理信息系統依托信息化平臺，建立起內容豐富、數字準確的資產信息庫，同時將固定資產管理整個工作流程在平臺上予以反映。教育與財政主管部門通過國有資產信息化平臺，能夠實時查看每個高校固定資產總體情況與構成情況，建立起了高?！逃鞴懿块T—財政部門三位一體的管理模式。江蘇省省屬高校HSAM系統推廣后取得的成效主要表現在以下幾個方面。

（一）流程規范，責任明確

在HSAM系統平臺下，資產管理有一套嚴密的流程，具有一定的操作性，在不同的管理層次和管理形式下都可以實時操作。各項業務流程都有嚴格的要求，數據錄入必須按規范進行，否則不能完成本環節的錄入任務，也無法進入下個錄入流程。各資產使用單位和個人都要參與固定資產管理工作，學校每位教工都能夠隨時隨地從信息化平臺中查詢自己名下的所有資產，各單位和個人都負有相應的固定資產管理責任，改變了以往高校固定資產由資產管理部門獨自管理、各部門兼職資產管理員協助、廣大教職工基本不太關心的局面。

（二）多方參與，強化內控

在HSAM系統平臺下，固定資產管理信息資源對各個高校開放，高校資產管理部門、其他各個部門及每個參與資產管理的人員都能夠通過賬號進行實時查詢，改變了以往高校固定資產管理停留在校級層面，缺乏二級管理的缺陷，增強了時效性、開放性。固定資產從經費預算、采購申請、購置計劃、驗收入庫、經費報銷等環節都有嚴格的要求，并分解到各單位，每個流程都要求進行數據錄入，從而在管理部門之間形成了權利制約關系，有效加強了內部控制。

（三）資源開放，共享高效

在HSAM系統平臺下，固定資產管理延伸到高校的任何一個結點，改變了過去局部、分散的管理，實現了向遠程處理和集中管理的轉變，從而可以及時、詳盡了解高校固定資產信息，資產管理部門可以合理調配固定資產，使學校資產能夠得到充分、合理、有效的利用，真正實現高校內部資源共享。

二、高校固定資產信息化管理存在的問題

（一）多頭管理難以形成有效合力

目前，許多高校對固定資產管理仍然采用多頭歸口管理的模式，缺乏專門的資產管理機構。典型模式有以下幾種：（1）國有資產管理部門負責非教科研設備、房屋及構筑物、家具的管理；（2）后勤管理部門負責植物資產的管理；（3）實驗室與設備管理部門負責教科研設備的管理；（4）資產與設備管理部門負責除植物、圖書以外的固定資產管理；（5）圖書管理部門負責圖書資料管理等。由于管理體制不完善，各部門缺乏協調，造成資產信息統計不暢，不及時。

（二）管理制度亟待建立健全

高校固定資產管理經過多年探索和實踐，已建立起一套相應的規章制度，如固定資產購置、日常管理、報廢處置、損壞丟失賠償、出租出借等管理辦法。但隨著HSAM系統平臺的建立和應用，以及資產管理信息化工作的不斷推進，原有的固定資產管理辦法已不能適應HSAM系統的要求。因此，HSAM系統平臺下新的工作內容和操作規程需要建立相應的管理辦法，以明確各工作流程和各部門的工作責任，如設備購置經費預算的審定及系統錄入、設備購置項目平臺下的具體實施及項目經費的使用、平臺下的資產調撥、設備維修費用信息錄入及經費報銷等。

（三）基礎工作不實導致錄入信息失真

2011年，江蘇省高校開始推廣應用HSAM系統。由于時間緊、任務重，大部分高校沒有查清固定資產實際數量，而是將由各資產歸口部門管理的資產作為實際存量轉入HSAM系統平臺。另外，由于新舊系統的不匹配，資產信息無法進行系統導入，而只能采用人工錄入，導致各高校在HSAM系統下的固定資產信息沒能真實反映資產擁有量，表現為部分賬外資產沒有錄入系統，部分盤虧資產仍留在系統中，同時大部分錄入系統的固定資產存在使用責任人、存放地點、使用現狀等信息不全、不實的問題。

（四）資產管理與財務管理結合度不夠

目前高校資產管理與財務管理結合度不高，主要體現在兩個方面。一是政策法規之間的差異。財政部頒布的《事業單位財務規則》、《高等學校財務制度》和《固定資產分類與代碼標準》將高校固定資產分為6個門類，而教育部《高等學校固定資產分類及編碼》卻將高校固定資產分為16類，江蘇省屬高校國有資產管理信息系統也要求按十六大類進行分類錄入、統計，雙方在數據的轉換和對接上存在著一定困難。二是高校內部資產管理部門與財務部門之間缺乏有效的聯動機制。主要表現在：資產部門按照資產驗收入庫單進行資產入賬，而財務部門由于沒有付款無法同步進行資產入賬；資產部門與財務部門未能定期核對總賬與明細賬；資產已投入使用，但財務部門因為財務票據未到而未能進行資產入賬；資產部門與財務部門的信息系統各成體系，無法實現雙方的對接，從而難以達到共享的要求；資產預算與財務預算不銜接，設備購置的預算管理不規范。資產配置管理缺乏科學合理的標準以及存量資產不清，導致設備購置預算編制比較隨意，缺乏公平性和合理性。

（五）系統要求不全造成無法全面績效考核

目前HSAM系統中的績效管理，主要按照教育部《高等學校儀器設備管理辦法》（教高〔2000〕9號）和“高等學校貴重儀器年度效益評價表”而設置，在系統中只對10萬元以上的貴重儀器進行績效管理，考核項目有使用機時、測樣數、培訓人員數、教學實驗項目、社會服務項目、獲獎情況、發明專利、論文情況等。這種績效考核沒有考慮到高校有大量的10萬元以下的實驗、實訓設備，以及實訓 （驗）室需要整體進行使用效益考核的客觀情況，由此導致目前在HSAM系統中，沒有對實訓（驗）設備進行全面績效考核。

（六）房產管理信息不全面

HSAM系統中的房產管理信息與北京化工大學房產管理信息系統相比，存在管理信息不全面和功能單一的不足。房屋及構筑物與設備資產有所不同，它有一個設計、建造的過程，設計單位、施工企業、建設周期等房產基礎信息需要在房屋及構筑物資產入庫時登記完整，但HSAM系統中房產只有資產來源（在建工程轉入）、購置日期、建筑商、建筑面積等信息，導致房產信息不完整。另外，在房產管理信息功能上，只有入庫信息功能 （部分），沒有使用信息功能模塊，通過系統無法了解房產在高校各部門的使用動態，滿足不了高校對房產使用效益的評價考核。

（七）資產系統平臺缺乏共享功能

目前，HSAM系統已基本滿足了省屬高校及主管部門對于資產管理的日常需要，它與其他信息系統如教務管理系統、學生管理系統、人事管理系統、科研管理系統等一樣，都能提供各自的數據信息，但僅僅滿足于各自的統計、查詢，相互之間缺乏數據對接和共享，無法滿足各部門相互間的需要和學校高層決策的需要，存在孤島現象，不利于高校數字化校園的建設。另外，HSAM系統在各高校上報資產報表中，僅有實驗室信息統計數據可以由系統生成，其他如高等教育事業基層統計表、高等職業院校人才培養工作狀態數據報表無法實現系統生成和上報。

（八）資產管理隊伍不適應新形勢的要求

長期以來，高校對資產管理隊伍的配備普遍重視不夠。目前高校資產管理隊伍主要由資產管理部門的專職人員和使用部門的兼職人員所組成。資產管理部門的專職人員缺乏專業水平，人員配備和結構不合理。而各使用部門的兼職人員往往缺乏資產管理必需的財務知識、計算機技術等，從而一定程度上影響各部門資產管理的質量。

三、加強高校固定資產信息化管理的對策

（一）建立新型管理機構

高校國有資產信息化平臺的建立，需要打破原有的體制，改變以往固定資產多頭歸口管理的模式，整合原有部門，建立一個在高校國有資產管理工作領導小組領導下的資產管理部門，機構可以命名為國有資產管理處或資產管理處。該部門為唯一的固定資產管理機構，具有一定權威性，它不同于各個資產歸口管理部門，其工作職責是：負責資產管理制度的制訂；負責人員信息設置和用戶管理權限的設定；負責資產處置的審批；負責資產的增減、使用、處置、績效評價；負責全校資產信息的搜集、匯總、分析等工作。

（二）完善資產管理制度

在HSAM系統信息化平臺下，目前迫切需要制訂與資產信息化管理相關的制度。主要包括三個方面：一是基礎信息管理制度。包括院系、部門、人員信息、用戶管理等，特別是對于基礎信息的調整，應由管理員統一完成。二是流程管理制度。包括資產申購、采購登記、采購入庫、維修管理等工作流程制度，特別是新要求的設備購置項目的經費預算、財務審批、采購安排，以及維修費用等信息的登記。三是資產績效管理制度。主要包括大型精密貴重儀器設備、實訓（驗）設備、辦公用房及設備使用效益評價，要明確考核項目、評分標準、考核依據等，同時明確在平臺下登記資產使用機時、培訓人員數、教學實驗項目等績效情況；四是資產管理責任制度。資產管理責任除了落實到各院系、部門和資產管理員外，還要落實到每個員工，這就需要建立資產丟失損壞賠償管理辦法。同時借助HSAM系統平臺，建立云資產管理方式，將每個員工的資產登記、變動以及學校公共資源等情況進行及時的告知，讓每位教工能及時了解資產信息，樹立起資產管理的意識和觀念，從而真正對自己管理的固定資產負起責任。

（三）全面掌握資產信息

資產信息包括基礎信息和過程信息。資產基礎信息又包含兩個方面的內容：一是設備原始相關信息，包括增加方式、經費來源、購置日期、資產分類、名稱、型號、數量、金額、供應商等；二是資產使用相關信息，包括使用部門、使用責任人（保管人）、存放地、出廠日期、保修截止日期等。資產過程信息是高校固定資產管理上的創新，它涵蓋了資產生命周期的所有信息。包括設備的立項申請、預算編制、經費審批、采購招標、合同審簽、驗收入庫、維修登記、資源配置、出租出借、使用績效等，從而搭建起資產信息化大平臺。實現在不同地點，各部門、人員之間的協同工作，以提高資產管理工作效率。

（四）加強資產與財務的協同性

首先，財政部門和教育部門要打破條塊分割，統一高校固定資產管理分類標準，并以技術手段規范資產管理行為，實現財政部門與教育部門之間的資產管理信息暢通。其次，高校內部建立校園數據交換平臺系統，特別是連接資產管理信息系統和財務管理信息系統，將有關固定資產的財務處理業務、資產處理業務在系統中完成，從而徹底解決財務與資產業務脫節的問題，為預算管理與資產管理的有機結合提供技術保障。最后，將資產管理信息系統納入校園一卡通信息工程中，徹底解決校園信息化建設中存在的“信息孤島”現象，讓高校每位員工都能通過校園一卡通了解與自己有關的資產信息，增加資產管理的意識。

（五）全面開展使用效益評價

不僅要繼續對10萬元以上的貴重儀器設備按單個設備進行使用考核，而且要增加以實訓（驗）室為單位績效考核功能，考核指標包括使用時數、上機人數、實訓（驗）項目等。同時，要對高校各部門所占用的人均辦公用房和辦公設備、教學單位生均行政用房等進行評價分析。

（六）增加房產管理信息功能

根據高校對房產資產管理日益關注的客觀要求，HSAM系統應加強房產管理信息模塊。主要包括三部分內容：一是基礎信息。在原有基礎上增加設計單位、施工企業、開工日期、完工交付日期、設計費用、建造費用等信息。二是使用信息。包括單樓、單層、單房間、使用部門、使用人、維護維修等信息。三是效益信息。包括房間內使用人員、房間內設備資產、樓宇房間出租收益等信息。以有助于了解房產資源使用情況和使用效益，提高高校房產管理水平。

（七）對接云計算數據中心

今后HSAM系統應加強對內和對外兩方面的平臺建設。對內要按照數字化校園建設的要求，由共創軟件公司會同高校資產管理部門，認真研究設計，統一數據的形成和使用，形成標準化、規范化的數據，將資產信息數據納入到學校云計算數據中心，滿足廣大教職工、部門了解資產動態信息的需要，為各部門提供設備購置需求和論證等服務；對外要完善資產數據統計、查詢功能，對接高等教育事業基層統計表、高等職業院校人才培養工作狀態數據報表等工作。

（八）建設高素質的資產管理隊伍

高校要重視資產管理隊伍建設工作，打造一支高素質資產管理隊伍。一是在資產管理部門配備好專職隊伍，配備的人員要具備較高的財務管理、設備技術和信息化技術等知識；二是在其他部門要選擇工作責任心強，經過培訓具備一定財務管理、信息化知識的人員擔任資產管理員。從而通過優秀的資產管理隊伍，不斷提升高校資產管理工作的質量。

［1］肖喜明，劉輝.淺談高校固定資產的信息化管理［J］.廣東外語外貿大學學報，2007（2）：105-108.

［2］蒙雪珍.基于預算管理為中心的高校資產管理新思路［J］.中國外資，2013（8）：167-168.

［3］汪代啟，安廣實.云計算與行政事業單位資產管理信息化［J］.中國財政，2012（22）：68-69.

［4］胡峰瑋.高校資產管理存在的問題及對策［J］.行政事業資產與財務，2013（14）：147.

［5］羅雅過，趙寧社.高校數字化校園數據中心平臺的研究與設計［J］.計算機技術與發展，2014（9）：217-221.

（編輯：趙善慶張雪梅）

Information-Based Management of State-Owned Property of Provincial Colleges and Universities in Jiangsu

XU Hui-qiang
（Department of Property&Facilities Management，Wuxi Institute of Commerce，Wuxi，214153，China）

With the rapid growth of college property，it is necessary to advance information-based assets management.In order to find out the status quo of colleges and universities'assets timely，efficiently and systematically，Jiangsu state-owned assets management system for provincial colleges and universities began to be implemented in 2011.The operation of the system has made remarkable advances but still shown some deficiencies.This paper puts forward concrete measures to strengthen information-based assets management from the following aspects：establishment of new management institutions，improvement of the management system，an overall possession of assets information，improvement of the synergy between assets and finances，a comprehensive evaluation of the assets utilization efficiency，addition of housing information management function，connection with cloud-computing data center，and training of high-quality management team，etc.

colleges and universities；fixed assets；information-based management；suggestion

F 647.4

A

1671-4806（2015）04-0044-04

2015-05-08

徐惠強 （1965— ），男，江蘇江陰人，副教授，資產與設備管理處副處長，研究方向為高校資產管理。