論煙草企業采購檔案的重要性

袁靜

【摘要】2012年，國家煙草專賣局發布了《煙草企業采購管理規定》（中煙辦2012[313]號）文件，該文件明確規定了煙草商業企業的采購行為包含合同方式取得的工程、物資和服務等行為，也明確了五種采購方式的適用條件和程序性要求，并對采購項目檔案管理進行了規定和要求。該規定發布實施以來，省局（公司）也出臺了相應的規范性文件，這從很大程度上實現了煙草行業的采購管理規范水平。然而，在實施過程中采購檔案管理仍然有歸檔不明確、采購過程的痕跡化資料不完善、檔案信息化管理水平較低等諸多問題。

【關鍵詞】煙草；企業采購；檔案

中圖分類號：F27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-057-01

一、采購檔案的含義及重要性

（一）采購檔案的含義

采購項目檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄，真實、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業企業采購活動中形成的原始文件。

（二）采購檔案對行業的重要性

煙草企業檔案是行業改革和發展的真實記錄，是行業的寶貴財富，檔案管理工作更是企業整體工作的基礎性工作，是功在當代、利在千秋的事業。行業領導正是看到這點，才提出要緊緊圍繞煙草行業改革發展的中心任務，以服務大局為主題，以規范管理為核心，以職能建設為基礎，促進采購檔案管理工作邁上新臺階。

采購檔案管理工作更是強化內部管理、規范采購行為的一項非常重要的基礎性工作，是行業精益采購、陽光采購的最直接體現。從2008年行業開展“三項檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案就是個大專型檢查的重點和必查內容，這就要求采購項目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現陽光操作。

二、采購檔案管理工作的不足

從近年來行業組織開展的檢查情況看，煙草行業的采購工作在程序規范上有了很大的提高、檔案規范意識也明顯增強，但在實踐過程中采購項目檔案管理工作仍然存在一些問題。

（一）歸檔責任主體不明確

目前，煙草行業收集采購檔案的責任主體比較多，有采購經辦部門、下屬單位、招標代理機構等，各主體的標準不一、人員素質參差不齊，導致采購項目檔案管理存在極大差異。

（二）采購過程痕跡化資料不完整

近年來，煙草行業采購管理工作嚴格按照“應招盡招、真招實招”原則扎實推進，大多數的單位都是通過委托招標開展采購工作。招標代理機構只參與了招標工作的中間環節，對項目立項、決策和合同簽訂后的履約及驗收評價、結算等過程并無介入；采購經辦部門經歷了項目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規范，導致檔案管理脫節。

（三）檔案信息化管理水平不高

信息技術的發展給采購檔案管理信息化工作的發展提供了完備的資源和技術保障。采購檔案信息化建設可以保證檔案的安全性外，同時還可以實現采購檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網絡化。

正是為了適應社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業“兩項工作”試點現場會召開以來，整個行業花費了大量的財力、物力、人力研發了煙草行業物資采購管理信息化系統，但是整個行業的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。

三、加強煙草行業采購項目檔案管理的完善對策

（一）充分認識行業采購檔案規范化管理的重要性

目前，煙草企業采購項目檔案管理不到位的現象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關。部分采購人認為采購工作已經委托代理公司，招標、評標過程的痕跡化資料有代理公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關資料，而代理公司只保存了招標、評標過程的相關痕跡化資料，項目的立項審批、合同后續的驗收、結算、供應商評價等資料未及時收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應該明確檔案收集整理主體、加強對采購項目檔案歸檔業務的監督和指導。

（二）建立采購檔案一項一卷歸檔制度

針對采購項目檔案規范化管理，于2014年年初，我們根據省公司的相關管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內容和具體要求。采購項目一項一卷資料應該包括采購計劃批復、采購立項審批、采購實施過程資料、合同審批、合同、驗收入庫資料、項目結算等相關痕跡化資料，整個采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關業務流程的時間邏輯順序進行整理，并裝訂歸檔。

（三）加強采購人員意識培訓

在明確歸檔責任主體后，要加強采購歸檔人員的業務培訓和收集歸檔意識培訓。作為采購項目檔案的歸檔整理經辦人員，要樹立牢固的責任意識，明確自己的工作范圍和職責，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。

（四）完善提高信息化管理水平

2011年，宜賓作為全省采購管理信息子系統的試點單位，可以說在信息化建設上走在了全省行業的前列。采購管理信息子系統規范了管理程序，優化了采購流程，做到上一環節未執行就不能進入下一環節，同時也為采購項目過程痕跡化的電子化檔案提供了技術支撐。該系統的應用，實現物資管理與信息公開平臺的有效運行，進一步提高我市行業物資采購工作整體水平。

在完善采購系統的同時，更應加快采購檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變，檔案管理人員的現代化意識、信息化意識、計算機管理檔案意識也至關重要。采購檔案管理人員也要充分意識到檔案管理知識結構的變革，實行集中統一管理，發揮信息技術的優勢，保證檔案管理工作順暢，促進檔案管理工作水平的提高。

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