社保無紙化辦公現狀淺析

張福津

摘要 ：隨著計算機的廣泛應用和網絡技術的快速發展，一個高效辦公系統已成為一個企業辦公不可缺少的強有力工具，通過高科技技術方法的應用來提升企業管理水平，提高工作效率，降低辦公費用已成為當務之急。辦公人員通過一定的軟件操作界面，進行幾個簡單的按鈕操作和文字輸入，就可以完成平時的工作，而且通過計算機網絡的輔助，可以隨時記錄當時的工作情況和重要信息的保存，從而使管理工作完全擺脫紙筆記錄和人員繁復操作的情況，大大降低了繁復工作所帶來的高失誤率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各種信息保存的安全性。工作人員避免了因為打印、拿取文件而浪費時間和精力，而且可以節省紙張及油耗等費用，只需通過計算機系統進行相互通信，使用簡單的操作就可以省卻許多不必要的麻煩，所以無紙化辦公系統對于社保無紙化辦公來說非常具有現實意義。

關鍵詞 ：社保 無紙化 辦公 現狀

1.現狀分析

1.1 概況

盡管2013年應用社保綜合管理軟件以來，賬戶管理、基金記賬、繳費集中支付等有更多的信息都是以綜合系統為紐帶上傳數據數字，各項保險繳費計算精確到分，工作更加標準、規范?？赡壳吧绫９ぷ鞯碾娮庸ぷ髁鞒踢€沒有取代傳統的手工工作還沒有真正實現無紙化辦公。那么無紙化辦公離我們還有多遠？

1.2 存在的問題

目前，雖然社保綜合管理系統已經把養老保險、企業年金、住房公積金等多個險種的業務相融合?？僧斘覀冊诨鶎訂挝恢羞M行調研過程中發現，目前還有很多不盡如人意的方面，影響了無紙化辦公的進程。

（1）部分報表沒有在綜合系統中開發應用，手工報表仍然存在，現有工作流程存在重復勞動。具體體現在：

例如養老保險業務報表仍是用綜合管理系統和手工電子表兩套工作流程同時工作。

企業年金月報表業務實際仍是手工報表。綜合系統中的操作僅是實現繳費的集中支付。

（2）在社保綜合系統中查詢不到個人累計數據、賬戶余額。

（3）與其他系統的集成必將成為瓶頸。由于很多原因導致了大量的信息孤島式的建設，各險種之間很少能夠緊密協調起來，各個系統之間無法進行數據聯系，導致大量的重復勞動，也導致數據不準確，信息孤島的存在導致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無法保證，個人、部門之間、各險種之間難于進行信息共享，基層社保專責也難于統攬全局，由于各保險系統是由多個主管部門提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數據庫不統一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會成為很大問題。

企業年金做業務的工作過程中涉及五個信息庫（綜合系統、賬戶管理人手工電子表、人資部（ERP）、財務部、賬管人（建行）），出現是同一險種，繳費人員基礎信息不同一。

同是離退休人員基礎信息卻在三個庫中即金保工程庫、基層單位手工電子表（庫）、退休養老金庫（工資庫）孤立運行，在綜合管理系統中沒有建立離退人員基礎數據。

（4）綜合系統中沒有離退休人員基礎信息，養老金支付完全是手工計算，這與現代化辦公不相宜。每月的退休支付業務表在綜合系統中僅是手工填制的10張報表，報表中的數據來源仍是社保專責用電子表手工統計。例如佳木斯電業局離退休人員1千余人，而到綜合服務中心匯總統計時2萬余人，工作量大。并且，近年來，對離退休人員待遇政策多，人員增減變化大，繁重工作帶來不快捷。

（5）服務中有欠缺。對基層單位每月除了對上做養老金支付申請，對下還要將退休人員變化給退休辦做養老金明細（工資條）。隨著政策增加工資條每變化增加一次，改一次軟件。并且各局情況不同，佳木斯電業局1997年開發的養老金軟件VF6.0版本，有的局是電子表格，有的局沒有工資條。退休人員查詢不到工資明細。有的單位一年打印一次工資條，每調一次養老金，退休人員最多從存折上推測自己漲了多少錢。

2.無紙化辦公解決方案

第一步，開發綜合系統中的報表業務。養老保險中兩個表“繳費人員增加明細表”“繳費人員減少明細表”“月匯總表”；企業年金業務報為年金建行10張表。

第二步，在綜合系統中建立離退休人員基本信息，達到現在的在綜合系統中的離退休支付表從基礎數據庫中提取數。

第三步，延伸綜合系統的管理層次，設置離退休工資條打印查詢功能。達到減少中間環節。

第四步，核對養老保險、企業年金賬，將歷年數據導入綜合系統中。能查詢歷年數據。

第五步，在入口加掃描儀，電子檔案存儲。出口（離退休工作部）加設查詢機（像銀行自動查詢功能）

3.無紙化辦公可達到的效果

無紙化辦公系統通過對各辦公要素的閉環整合，實現了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學、先進、開放的信息化辦公平臺，進行遠程辦公，實現辦公自動化。無紙化辦公可以將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執行力，使管理更加完善。通過信息化建設，開展電子商務、電子政務，快速提升核心競爭力，其具體效果有四個方面：

1）加快信息流通：領導管理層下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環節。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及時發現問題、改進過程和發現人才。工作員們能夠在網上輕松、直接、公平的發言交流，建立融洽的團隊關系。

2）整合資源：通過先進的網絡技術將單位的人力資源、客戶資源、經驗資源、知識資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用，實現各種資源的互相促進和增值，形成規范、科學、開放的單位制度和文化，可促進單位持續快速發展。

3）規范辦公流程：建立起一個高效協作、簡單實用的管理機制，讓辦公氛圍更具現代化，促進單位持續發展，使工作人員責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象，徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確及時的進行。

4）提高辦事效率：有效協調多部門之間的協同協作工作問題，實現高效協作辦公，領導層能夠方便地隨時查看分配過的任務數量、領取人及其進度情況，跟蹤監督，提高執行力度和辦事效率。

參考文獻：

[1] 耿如堂.談企業電子數據歸檔[J]. 檔案與建設. 2009（12）.

[2] 王曉麗.PKI/CA技術推動電力信息系統安全建設[J]. 高科技與產業化. 2009（10）.

[3] 孫美青，王如龍.？？PKI技術及其在企業中的應用[J]. 計算機系統應用. 2009（07）.

[4] Dan costa.Three Steps to a Paperless Office. PC Magazine . 2008.

[5] Joe kissell.The Real Paperless Office. Macworld . 2007.

[6] Joe Kissell.The real paperless office. Macworld . 2007.

[7] Myers M，，X liu，Schaad J，et al.Certificate management messages over CMS. RFC2587 . 2000.