充分發揮高校人事檔案服務功能之我見

文/欽州學院人事處 吳珍

高校人事檔案工作，是高校組織人事部門的一項基礎性工作，為學校干部隊伍建設、教職工職稱評審、崗位聘任等工作服務。一句話，為學校的穩定和發展是高校人事檔案管理工作的出發點和歸宿。高校是干部尤其是專業技術干部密集的地方，人事檔案工作做得好不好，直接影響到學校的穩定與發展。而目前許多高校尤其是剛剛合并升格的地方本科院校，由于種種原因，人事檔案管理工作存在不少問題，如檔案意識不強，領導不夠重視，基礎工作薄弱，管理不夠規范；管理手段、管理方式落后；管理人員素質不高，服務意識不強等等。所有這些嚴重制約和影響了人事檔案工作服務功能的正常發揮。要想改變這種狀況，充分發揮學校人事檔案工作的服務功能，筆者認為，必須樹立檔案意識、規范意識、改革意識及服務意識，改革管理方式，提高檔案管理人員素質。

一、牢固樹立檔案意識，切實加強對檔案工作的領導

人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經組織認可歸檔保存的個人材料。干部職工的人事檔案材料是否完整、準確與安全，關系到每一位干部職工的切身利益和政治前途。但由于人事檔案的保密性，使很多人對人事檔案工作不是很了解，不知道什么材料該存檔，什么材料不該存檔，檔案意識比較淡薄。其表現為：很多干部職工不積極配合人事部門，不主動把諸如學歷、學位，資格考試、注冊考試、獲獎材料、繼續教育證明等個人材料交到人事部門歸檔保存，而當晉升職務、升學考試等急需有關材料時，才心急火燎地來查找。不少領導甚至分管人事的領導也對檔案工作不夠重視，主要表現為：一是思想上不夠重視。認為現在使用干部主要看工作能力和現實表現，檔案只是拿來參考的材料，用處不大。二是不甚了解人事檔案工作。認為人事檔案工作就是收集材料、整理材料，有檔案管理人員干就行，不需要領導親力親為。

由于不重視檔案工作，在實際工作中就存在如下問題：一是沒有按要求配備檔案管理人員；二是沒有按要求去搞好基礎設施的配套建設；三是檔案管理崗位上的人員變動比較大；四是需收集的人事檔案材料比較多，工作人員負擔過重。這些問題既影響了人事檔案管理人員的工作積極性，又制約著人事檔案管理工作水平的提高。

因此，要使高校人事檔案工作更好地為學校的建設和發展服務，就必須加大人事檔案工作重要性的宣傳力度，使教職工尤其是領導干部進一步提高對人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識。從而一方面積極主動地配合組織人事部門工作，把應當歸檔的個人材料遞交組織人事部門。另一方面，學校領導要重視人事檔案工作，在基礎設施的配套建設、人員的配備、業務培訓等方面給予支持，從而從整體上使人事檔案工作水平得到提高。

二、牢固樹立檔案意識，切實抓好人事檔案的基礎工作

許多高校尤其是近年來由?？粕駷楸究频牡胤奖究聘咝?，人事檔案不夠規范，具體表現為：一是檔案材料收集不齊全，對人事檔案中必備的材料沒收集全，造成檔案材料流失。二是對檔案材料的鑒別不準確，把一些不應當歸檔的材料或手續不完備的材料歸入人事檔案中，損害了檔案的真實性。三是整理不及時，對收集來的檔案材料沒及時整理歸檔，使檔案利用起來不方便。四是基礎設施不達標，檔案保管條件差，影響了檔案的壽命和使用。五是管理制度不到位，管理不規范。

以上問題的存在，既有客觀原因也有主觀原因，就客觀原因而言，一是新升本的本科高校無一例外地是由幾所學校合并后才升格的，合并前由于隸屬關系不同，其人事檔案保管分屬于不同的部門，呈多頭管理狀態。二是合并升格前，從領導到干部職工都忙于迎接升本評估的準備工作，無暇顧及人事檔案管理規范化建設。三是合并升格后，在校教職工人數成倍增加，而檔案管理人員沒有相應增加，工作量大，任務繁重，人手短缺。從主觀方面來說，人事檔案管理規范意識淡薄，認識不到位導致工作不到位。

要使人事檔案管理規范化，首先要樹立規范意識。要充分認識到維護和保證教職工人事檔案的完整性、準確性與安全性，是人事檔案管理工作的基本任務，它直接關系到組織部門對干部的評價、培養和使用，涉及到貫徹落實黨的干部路線，關系到每一位教職工的切身利益和政治前途，不能掉以輕心，容不得半點馬虎。其次，切實抓好基礎工作，努力做到以下四點：

一是建立材料收集制度。人事檔案材料的收集是一項貫穿始終的經常性工作，不能單純靠突擊收集，要建立必要的工作制度，使人事檔案材料收集制度化、程序化。二是認真鑒別材料的真偽和價值。按《干部人事檔案管理規范》規定，對收集來的材料進行審查，本著“取之有據，棄之有理”的原則，對收集來的材料進行取舍。三是基礎設施標準化。按檔案管理基礎設施建設的有關要求，設專用庫房、閱覽室、辦公室，配置鐵質檔案柜，配備電腦、掃描儀等現代化設備，建立數據庫及網絡，使人事檔案管理實現現代化。四是制定工作制度。按人事檔案規范管理目標制定具體的工作制度，使每項工作有章可循，保證工作正常、有序、規范地進行。

三、強化改革意識，大膽改革傳統的檔案管理方式

據筆者了解，目前高校人事檔案管理方式大多是比較傳統的，大多數院校的檔案還沒實現數字化，檔案管理還是以手工為主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及時，造成整理、歸檔不及時，使信息不能及時更新和補充，人事檔案的管理停留在建檔、管檔的層面上；服務方式被動、方向單一，坐等用戶上門來為其服務，只滿足人事工作需要，沒能將人事檔案工作與學校干部隊伍建設、師資隊伍建設、學科建設等工作結合起來開展，對人事檔案信息資源開發利用不夠；人事檔案只向組織開放，個人很難看到自己的檔案，不大清楚檔案里有哪些內容，因而制約了檔案的利用。當前，我國的干部人事制度改革正在不斷深化，高校也不例外，顯然，傳統的人事檔案管理方式，已難以適應不斷改革深化的人事管理工作的需要，因此，必須強化改革意識，從下面幾個方面改變傳統的管理方式。

一是運用現代化的手段、科學管理。信息技術的發展，為人事檔案現代化管理提供了有效的技術手段，利用計算機在信息處理方面的強大功能，建立和完善干部人事檔案數據庫，及時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性，從而提高檔案的利用率。

二是與時俱進，豐富人事檔案的內容。一方面建立檔案材料收集的綠色渠道，確保檔案材料收集齊全。另一方面，豐富人事檔案內容，把能反映個人教學、科研、繼續教育情況、道德品質、潛在能力等材料增加到檔案中，真實、準確、完整、立體地反映干部職工情況，提高決策工作水平。

三是轉變觀念，主動服務。隨著時代的進步和社會的要求，人們利用人事檔案的比例在逐年上升，管理者應改變觀念，提高服務意識，在工作中根據實際情況，除必須要保密的內容外，在教職工職稱評審、進修學習、崗位聘任、工資晉升、辦理退休等事宜時，盡最大努力為單位或個人用足用好檔案材料，使人事檔案工作真正為學校人事工作服務。

四、強化服務意識，不斷提高檔案人員的綜合素質

如上所述，加強人事檔案管理的目的，是為了充分利用人事檔案資源，為學校建設和發展服務。因而，從某種意義來說，人事檔案工作人員所從事的工作就是服務性工作。而要做好服務工作，必須強化服務意識，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質。當前高校尤其是地方本科高校人事檔案管理人員整體素質不高。主要表現為：有的政治素質不高，工作原則性不強；有的缺乏奉獻精神，工作不安心，總想跳槽；有的沒有受過系統或專門的學習培訓，業務理論知識缺乏，業務不熟悉或業務水平不高；有的兼職人員，沒有把主要時間放在檔案管理上；有的服務意識淡薄，對前來查（借）閱檔案的人員，不熱情、不耐煩，臉難看、話難聽。由于素質不高，嚴重影響了學校人事檔案管理質量，使人事檔案的服務功能沒有得到充分發揮。

針對上述問題，高校組織人事部門應該采取有效措施，加強對人事檔案管理工作的人才隊伍建設。一是抓培訓，通過培訓，提高檔案管理人員的政治素質和業務水平，這是提高工作效率和工作質量的主要途徑，也是解決矛盾，提高人事檔案服務功能的重要保證。二是從政治上關心檔案管理人員的培養和成長。三是根據人事檔案管理的有關規定，制定嚴格的工作制度。通過一系列措施，從整體上提高人事檔案管理人員的綜合素質，提高人事檔案的管理水平。

[1] 朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京：中國檔案出版社,2002年.

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