淺談企業經營管理中合同檔案工作的重要性

文 / 李 瑩

大慶油田礦區服務事業部物業管理四公司

目前，油田企業的合同管理工作存在著很多問題，在一定程度上影響了企業之間的關系，同樣對市場秩序和社會秩序的穩定造成了傷害。本文主要簡述合同檔案管理中存在的問題，并提出相應的整改措施，以此保證油田合同檔案管理的有效性和公平性。

合同檔案 / 管理 / 改進措施

合同檔案主要是將合同履行全過程和情況的全部文字資料進行記載，隨著市場經濟的擴大，世界經濟一體化及企業規模的不斷擴大，使合同的地位日趨顯著，在經濟社會的活動地位日漸重要。采取科學規范的合同檔案管理，可有效的保障法人和單位的合法權益，需要管理人員和領導重視合同檔案管理的重要性。

一、合同檔案建立的必要性

外部因素的影響是起建立合同檔案的主要因素。隨著國家經濟的快速發展，世界大環境的變化，市場競爭力日趨激烈，這些都對企業發展造成很大影響，因此，企業管理者也需要順應社會發展的趨勢，尊重客觀規律增強法制法律觀念，同時積極參加國際平臺，汲取他人長處，增強自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益，在生產經營中簽訂大量合同協議，大量合同文本需要保存，勢必會產生合同檔案，因此，企業需要建立完善科學的合同檔案管理制度。其次，企業任何一部分的經濟活動，都需要通過合同進行記載和規范，當企業中出現任何一個問題，都需要通過合同檔案進行處理和解決。因此，企業內部如果保持平穩運行、持續發展，必須建立合同檔案辦法。

二、油田企業合同檔案管理存在的問題

（一）難以收集合同檔案資料

合同檔案管理工作中，難以收集合同檔案已經在油田企業中屢見不鮮。在法人單位看來，不同職能部門，所擬定和承辦的合同有所不同。在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜環節。而且合同要想實效，需要經過所有責任方共同承擔責任，簽字后才能生效。具有流程復雜，周期長等特點。在收集合同檔案時，會存在中途流失的現象。所以，在收集合同檔案時，不利于開展部門工作收集合同情況。

（二）企業對合同檔案管理缺少重視

在某些油田企業中，由于缺少專業合同人員配備，加之對于合同管理存在認識偏差，就連合同管理人員都對合同檔案管理缺少基本認識，領導者對于合同管理方面更加輕視，未將合同檔案管理納入部門職責和個人崗位職責，甚至連最起碼合同管理制度都沒有，也并沒有監督和檢查合同檔案歸檔情況，造成合同原件丟失，給企業帶來了不必要的經濟損失，管理人員在收集檔案后，未及時歸納和整理，合同歸檔不及時，影響了合同檔案管理工作的順利實施，并且頻繁更換管理人員，使得合同檔案管理工作呈現混亂局面。

（三）合同檔案管理缺乏規范性

在油田企業合同管理中，缺乏完整的合同內容也是普遍存在的現象。部分合同承辦人缺乏完善的法律知識，缺少合同法的基本知識，使合同內容不完整。其次合同格式不規范，影響了合同檔案質量。再者由于合同承辦人責任心的缺失，工作中易出現數字，格式、地址等的人為錯誤。在合同管理中，管理人員按合同檔案管理相關制度對合同檔案進行分類和歸納，使合同檔案條目不清，難于查詢。

三、合同檔案管理的改進措施探討

（一）增強合同管理的規范性

企業需要根據檔案相關規定，制定符合企業的檔案管理制度，構建完善的檔案管理制度，提高合同檔案管理的規范性，合同檔案管理制度需要明確合同文本格式、所包含的附件清單及合同編號原則，以便合同檔案的收集工作。另外，提高合同檔案管理的網絡化和信息化水平。在合同檔案管理中，可采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作進行在線管理，實現合同管理一體化，保證合同檔案信息齊全、準確，同時方便合理開發和利用檔案。

（二）專業化培訓檔案管理工作

企業領導需要認識到合同檔案管理工作的重要性，認識到合同檔案管理工作關系到企業生存發展，制定合同檔案管理制度，企業需要將合同檔案管理納入到部門及崗位職責上，管理人員要定期向領導匯報工作情況，使領導知道檔案管理工作的存在的問題，并積極處理，企業需要由相對固定的專業人員負責檔案，保證合同檔案的連續性。同時制定嚴格的獎懲制度，若出現問題，需要給予必要的懲罰，以次改善管理人員的合同檔案管理意識薄弱的問題，其次是加強合同檔案管理的培訓，以此增強管理人員的工作責任意識，提高業務水平綜合素質。最后，企業需要將績效考核注入合同檔案管理工作中，保證合同的完整、準確、及時歸檔，合同檔案管理員監督指導合同形成部門和下屬單位進行合同歸檔工作。

結語：在企業合同檔案管理工作中，為了保證企業健康持續發展，需充分發揮合同檔案管理的作用，針對合同檔案管理工作的問題，規范管理制度，合同實施網絡信息技術，并提高管理人員的業務水平和綜合素質，以此促進企業的發展。

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