淺談企業辦公室管理存在的問題和對策分析

張鳳祥

摘 要：企業辦公室管理的科學合理，關系著企業辦公室工作的效率和水平，關系著企業各職能部部門工作的順利開展，也關系著企業內部運作的有條不紊，為企業的外部活動開展提供強有力的后盾。而當前，企業辦公室管理中還存在著一些問題，制約著企業辦公室管理科學化的實現，影響著企業的發展和進步。本文認為，可以通過完善企業辦公室管理的規章制度、重視精細化管理、加強網絡化管理等，提高企業辦公室管理的科學化水平，提高企業辦公室工作的效率，為企業的發展創造良好的內部環境和氛圍。

關鍵詞：企業辦公室 管理 精細化 網絡化

一、企業辦公室管理的重要性

企業辦公室是企業的行政部門，主要負責企業的行政事務和日常辦公。一方面，為整個企業的和諧發展和有序運作提供基礎的服務支撐；一方面，直接對企業的領導集團負責，在企業中承上啟下；另一方面，為企業其他各職能部門的溝通交流搭建平臺，協調各類日常事務。具體來說，包括了日常事務管理、企業文化建設、辦公物資管理、公文管理、會議安排以及后勤管理等工作，具有基礎性、復雜性、綜合性等特點。也正因為如此，一個細節處理不善或者一個微小的錯誤都有可能產生一定的負面影響，甚至對企業造成一定的損失。所以，企業辦公室管理的科學合理，對于企業辦公室工作效率的提高，對于企業的良性發展都有著重要作用。

二、企業辦公室管理存在的問題

1.企業辦公室管理的規章制度欠缺。企業辦公室管理缺乏部門內部的規章制度，只是執行企業的大制度，雖然能夠保證辦公室工作的大方向不偏離，但對辦公室工作的高效開展意義不大。企業辦公室是企業的重要組成部分，和其他職能部門一起構成了企業整體。作為企業的一部分，企業辦公室未可厚非要執行企業的各項規范，但作為一個獨立的行政部門，企業辦公室管理也需要有健全的符合本部門特色和實際的規章制度，以更好的規范本部門員工的工作行為、作風。企業辦公室管理內部制度的不健全、不細化，會造成辦公室員工工作的隨意性，造成不良工作習慣和作風的養成，甚至讓員工產生惰性，最終影響企業辦公室的工作效率和服務質量，不利于其協調溝通職能的實現。

2.企業辦公室管理的粗放化。企業辦公室管理的粗放化是很多企業一直以來存在的共同問題，尤其以大型的企業為主。放養式的管理模式，既沒有充分調動職工的工作積極性，也無法激發他們的工作潛力。企業辦公室管理的粗放化主要表現在職工的崗位定位不清楚，這就使每個成員不能明確自己的工作職責，并逐漸養成一種沒有上級布置便無法開展工作的狀態，導致工作出現空白區域，造成人員浪費和閑置的狀況，這不僅是人力資源的浪費，也會造成員工的惰性，辦公室工作的效率肯定不理想。而企業辦公室的中樞地位和辦公室工作的時效性特點，又對企業辦公室提出了及時高效完成崗位工作和上級安排的各項工作的要求。這樣一來，企業辦公室管理粗放化所引出的矛盾和問題將會越來越多，轉變這樣一種管理模式也就顯得刻不容緩。

3.企業辦公室管理的冷漠化。人性的冷漠化日益成為現代社會的突出問題，企業管理的冷漠化也是現代大多數企業存在的問題。富士康員工的自殺案例折射出的企業管理的冷漠，一度讓社會震撼?？v然企業應該重視自身的經濟利益，但企業應該明白經濟利益的取得是眾多員工共同努力的成果。企業的發展離不開員工的努力，企業也必須重視員工的利益，這也是企業獲得長久利益的保障。企業辦公室管理中的冷漠化，主要表現在人情的生疏上，領導與員工的等級關系為主，員工與員工之前的冷淡，這些問題的存在終將會使企業辦公室這個集體變得缺乏人情味、缺少合作與交流，工作環境缺乏生氣，又從何而談工作效率的提升。企業辦公室管理需要規矩，也需要人性化氛圍。

三、優化企業辦公室管理的對策與建議

1.完善規章制度，為企業辦公室管理提供規范依據。無規矩不成方圓，健全的制度體系是企業辦公室管理規范有序的前提，也是企業辦公室各項工作有條不紊開展的重要依據和準則。企業辦公室工作涉及的范圍廣且復雜繁多，并以企業日常事務性的工作為主，其工作直接關系到企業其他職能部門工作的開展。所以，健全的規章制度體系顯得更為重要，是提高企業辦公室管理水平，提升辦公室工作效率的保證。以制度促管理，使得企業辦公室各項工作的開展有章可循。具體來說，完善工作制度，以企業大制度為基礎，根據辦公室工作的特點制定辦公室管理小制度，形成更為實際貼切的辦公室規范，以引導辦公室工作的有序開展。辦公室工作的復雜性也就要求小制度的制定要更加的細化和明確，使得每項工作的開展都有標準可依。完善監督考核制度，通過約束激勵機制去強化好的工作習慣和行為，改變不良的工作作風。監督考核能夠及時全面的了解當前企業辦公室當前的工作狀態，督促辦公室小制度的落實，做好辦公室各項工作。

2.加強精細化管理，促進企業辦公室工作質的提升。企業辦公室的管理既要“精”，又要“細”。這既是現代企業對自己內部職能部門的要求，也是企業辦公室管理發展的必然趨勢。通過這樣一種管理模式，提高職員的工作素質、增強服務意識、提升工作能力，而從提高企業辦公室的工作水平，為企業的和諧有序打下堅實的內部基礎。企業辦公室的精細化管理，需要精細到每一個辦公室成員。具體來說，精細明確崗位定責，讓每一個辦公室成員都專門的負責一項辦公室事務、各司其職，通過責任去約束和調動職員的工作熱情。各司其職，做好自己的本職工作，才能實現相互間更好的配合，促進整體效率的提升。提出精細要求，要求員工在從事自己的專職工作中由不熟到熟練、由熟練轉向精細，并以月度或季度為單位開展座談會、探討和介紹工作心得。制定精細標準，增強員工的創新意識和實踐精神，這是提高企業辦公室管理水平和工作效率的重要動力。精細標準的基本要求就是盡善盡美，不忽視每一個細節。以眾多細微之處的改善實現企業辦公室管理質的飛躍。通過精細化的管理，提升職工的工作認同、工作素質，轉變他們的工作態度、工作思路，將精細化落實到企業辦公室工作的方方面面，為企業的發展添磚增瓦。

3.重視人性化管理，營造良好的企業辦公室工作氛圍。人性化管理是現代企業文化所積極提倡的，現代社會對人權的重視日益提升。企業辦公室的管理必須將制度化和與人性化相結合，營造良好的辦公室工作氛圍，在潛移默化中將辦公室成員緊緊的團結在一起，相互協作、共同進步，和諧辦公、服務企業。人性化管理并不代表人情大于制度，制度始終是辦公室管理的基本要求，人情是制度允許范圍內的人情。企業辦公室的人性化管理，首先，要求企業辦公室管理制度在制定時融入人性化的成分，制度除了用來約束人，更應該是以促進人的發展為目的。其次，將人性化融入到企業辦公室文化中，上級關系下級，同事之間相互關心，在工作和生活中給予有需要的同事以幫助。再次，將人性化融入到企業辦公室的各項活動中去，通過體育文化活動等的開展，加強員工之前的交流和溝通，建立彼此間的信任和依賴。人性化的管理，是凝聚人心的重要方式，也是營造良好辦公氛圍的重要途徑。通過人性化的管理，營造良好的企業辦公室工作氛圍，才能更好的去服務企業，去帶動良好企業氛圍的形成，促進企業的良性發展。此外，將網絡化管理融入到現代企業辦公室管理中去，也是自媒體時代的要求，網絡信息技術逐步覆蓋了我們生活的方方面面，企業也逐步走向了無紙化辦公的階段。企業辦公室的管理也應該充分利用網絡信息技術的便捷性、無時空地域性等特點，建立辦公室內部的網絡管理和交流系統，通過網絡化的辦公室管理模式提高企業辦公室的工作效率和水平。

參考文獻：

[1]劉恩齡.辦公室工作精細化管理難點和對策分析[J].現代商貿工業，2011（04）.

[2]李琳.簡析現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].學術探索，2012.05.