人事檔案管理在人力資源管理中的重要性探究

顧麗麗

摘 要：在人力資源管理中，員工的各種信息都匯集成為人事檔案，在整個人力資源管理中，人事檔案管理占有重要地位。高效的人事檔案管理能夠使事業單位及時了解員工的情況，從而充分開發與利用好人力資源。隨著人力資源管理理念的更新，如果事業單位不能夠及時提高人事檔案管理水平，那么勢必會阻礙單位人力資源管理水平的提高。在本文中，筆者采用辯證的視角來對人事檔案管理的重要性加以闡述，并提出優化人事檔案管理的有關策略，對全面提高事業單位人力資源管理水平具有重要意義。

關鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 事業單位

針對當前事業單位的改革和發展來說，人力資源管理就是綜合各方面物力來有效地運用人力，借助多種科學合理的手段來對人力資源進行培訓、組織與配置，從而使得其能夠實現效能最大化。在此過程中，事業單位需要從人性的角度來控制、協調與引導員工的行為，使得員工的主觀能動性能夠被充分調動起來。從本質上講，事業單位的人力資源管理就是對“人”進行管理，其核心為“人”。人事檔案管理是事業單位人力資源管理中的重要組成部分。其是企事業單位在進行人事活動的過程中而形成的，其為員工個人情況、工作情況等的記錄材料，具有真實性、現實性、動態性、機密性。在人才選拔的過程中，人事檔案是最為重要的參考資料，其能夠反映出員工在相當長的一段時間內的各種情況。從某種程度來講，人事檔案管理從屬于人力資源管理，人事檔案管理是事業單位人力資源管理的重要方面，也是為了有效進行人力資源管理而采取的措施。因此，事業單位在優化人力資源配置的過程中，要想充分發揮人力資源的價值，必須要積極完善人事檔案管理。事業單位應明確人事檔案的重要性，從多方面提升人事檔案管理的質量水平。

一、人事檔案管理的重要價值

針對那些企業化的事業單位來說，隨著市場競爭的白熱化，其只有依賴人才能夠得到生存與發展。很多事業單位已經意識到人才的重要性，紛紛提高其人力資源管理水平。在人力資源管理中，人才的選拔成為重要工作。而人事檔案能夠反映出員工的各項信息，對于事業單位選拔人才、運用人才具有重要意義?？梢哉f，人力資源管理與人事檔案管理之間存在著千絲萬縷的關系，密不可分。

1.給事業單位的人力資源開發提供可靠的數據支持。對于事業單位的人力資源管理者來說，通過人事檔案其能夠快速而全面地了解員工的人生軌跡。針對人事檔案內的各種信息，相關工作人員可以進行動態分析，了解員工的過去，從而針對員工設計出更為科學的培養機制。事業單位能夠通過人事檔案獲得各種最有價值的信息，能夠有針對性地挖掘人才，減少人才埋沒或流失的情況出現，除此之外，事業單位借助人事檔案，能夠針對員工的優缺點合理安排工作，揚長避短，從而實現人力資源的效益最大化。

2.促使事業單位實現人力資源的合理配置。事業單位通過人事檔案能夠全面而深入的了解員工，從而更為科學地來管理員工。通過人事檔案，有關部門能夠實現人力資源信息的共享，事業單位在配置各項資源的過程中能夠遵從人才的自身狀況，充分利用人才優勢。在此基礎上，事業單位的培訓工作更具有目的性，不僅快速提高員工的工作水平，還有效地節約了培訓成本。除此之外，各項人員流動工作也更加合理，員工的積極性能夠得到充分調動，有助于事業單位適應市場的變化和改革。

3.使得事業單位能夠科學地預測人力資源需求。對于事業單位來說，其內部的組織狀況是直接影響人力資源需求的因素，因此在預測人力資源需求的過程中，必須從事業單位組織的內部入手，只有這樣才能保證預測結果的準確性。事業單位能夠通過人事檔案獲得大量的統計數據，并在此基礎上進行科學分析，從而及時了解事業單位的人才需求，從而制定出科學而合理的人力資源計劃，為事業單位的發展提供人力資源保證。

二、人事檔案管理不到位的危害

1.檔案資料失真導致人力資源配置不科學。檔案最基本的特點為真實。如果檔案資料存在失真的問題，那么檔案資料的價值就會喪失，無法被利用。在現實工作中，信息不對稱的情況非常嚴重，從而致使檔案失真的現象時有發生，比方說學歷造假、工作年限虛假等。這些不真實的材料都會使得管理人員難以有效地評估人力資源狀況，難以及時針對員工的變動作出相應的人力資源計劃，如招聘、解聘等計劃。事業單位無法科學的配置人力資源，人才難以被有效利用，最終會影響其長遠發展。

2.檔案信息過于分散或雷同，導致人力資源無法充分發揮作用。事業單位人事檔案要想發揮作用，前提是其具有真實性，能夠客觀而全面地體現出員工的具體情況。然而，在實際工作中大多數的人事檔案都非常單一，內容不夠具體，過于抽象，難以反映出員工的個體特征。這種情況下，事業單位難以充分了解員工的情況，在選用人才的時候，人事檔案無法發揮參考作用。最終，員工的晉升與選拔都缺乏科學性，事業單位不僅要蒙受經濟損失，還會導致員工的積極性下降，甚至出現人才大規模流失的情況出現，危及事業單位的穩定性。

3.人事檔案管理水平低下，制約了人力資源管理效率。對于事業單位員工來說，人事檔案材料相對陳舊，其記錄了其過往的方方面面。但是在現實中我們發現，很多事業單位并不過分關注員工的過往情況，很少會對員工材料展開二次審核，而員工最新的檔案僅僅停留在程式層面，難以有效反映出員工最近的工作狀況。在這種情況下，事業單位人力資源管理部門將難以從這些人事檔案信息中獲得有價值的內容，人事檔案資料的價值喪失。隨著事業單位員工流動性的增強，單位難以查閱員工的個人檔案，人事檔案缺乏時效性，不但浪費了單位的大量精力，還嚴重制約了事業單位人力資源管理水平的提高，影響了事業單位的穩定。

三、完善事業單位人事檔案管理的有關策略

在當前社會中，越來越多的事業單位已經意識到人力資源管理的重要性，基于此，事業單位要想提高人力資源管理水平，必須重視人事檔案管理，積極提高認識檔案管理水平。

一是事業單位應不斷優化人事檔案管理，只有這樣，人事檔案才具有真實性，并且能夠動態地反映出事業單位人力資源的具體狀況。在管理人事檔案時，事業單位應從自身發展的內外環境出發，積極改良各種規章制度，使得其人事管理機制始終符合自身發展的需要。事業單位應根據相關法律要求，積極完善相應的規章制度，使得人事檔案管理實現規范化與法制化。在此過程中，事業單位應格外重視人事檔案材料登記與傳遞機制的完善。人事檔案中的有關內容應做到動靜結合、橫縱結合，從而使得人力資源管理部門能夠迅速而準確的獲得員工的各項情況，從而全面提高檔案管理的效率。

二是全面提升認識檔案管理工作者的業務水平與職業道德水平。要想做好認識檔案管理工作，相關工作人員必須具備較高的工作組織。針對此，事業單位應針對現有的檔案管理人員進行培訓，提高其業務能力與道德水準。事業單位也可以采用外聘的方式，聘用專業的檔案管理人員，使得各項工作更為規范。由于檔案管理的特殊性，相關工作人員不僅需要具備工作技能，還需要具備良好的道德水準，能夠做好保密工作。除此之外，檔案管理人員自身也需要不斷學習，從而適應人事檔案管理的發展需要。

四、結語

人事檔案是事業單位充分了解員工過往的重要路徑，是開展人力資源管理的重要基礎。人事檔案管理水平直接關系到人力資源管理水平，對事業單位的人力資源開發工作具有重要意義。因此，事業單位必須重視人事檔案管理工作，積極采取多種措施保障人事檔案的真實性，使得人事檔案能夠為其人力資源管理服務。

參考文獻：

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