秘書要有“幾把刷子”

文/張躋國

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秘書要有“幾把刷子”

文/張躋國

在平時的日常工作和生活中，我們評價一個人有沒有真本事，經常用“有幾把刷子”來形容。比如，談到某個人的本事很厲害的時候就會說，“這個人有幾把刷子?！逼鋵?，當好秘書也確實需要有自己的“幾把刷子”——寫好公文、講話稿、信息和調研報告。

一、寫好公文

公文是傳達政令、請示工作、報告情況、洽談公務的一種文體，具有鮮明的政治性、法定的權威性、嚴格的程式性和突出的實用性等特點。同時，公文還是一個單位的“臉面”，體現著一個單位的綜合管理水平。如果一篇公文漏洞百出、錯誤連連，再標榜自己的管理水平如何高，都是蒼白無力的。

一是文種選用要正確，不鬧笑話。認真學習《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，明確公文種類、注意事項、每種公文的寫法及要求，正確選用相應的文種，使寫出來的公文符合規范，從文稿的觀點、內容到措辭都要一絲不茍、精益求精。在文種選擇上，要熟知15個主要文種的具體適用情形，尤其要將通知和通報、通報和公報、請示和報告、決定和決議等容易混淆的文種區別清楚，特別是不能出現“請示報告”“意見的通知”等常識性錯誤。二是公文用語要規范，不能馬虎。語言是公文的第一要素，公文語言的突出特點是準確、簡潔、平實。準確，是說公文語義表述要準確明晰，包括語法意義的準確無誤和邏輯意義的明晰嚴密。用詞要準確，表述要準確，標點符號要準確，不允許出現有歧義和含混的說法，尤其是斷句要規范，準確地表達意思。簡潔，就是語言要精練，簡明扼要。在句子運用上，要充分運用陳述句，規范使用無主句，不用或少用疑問句，做到簡潔而明白。平實，就是要莊重、分寸恰當，用字、用詞符合公眾審美標準，通俗易懂，要使用普通話詞語，多用程式性和專用詞語，避免方言、土語，善于將口語轉化為書面用語。三是常用文種要寫好，體現水平。特別是各類常用的公文要寫出層次，寫出高度。比如，經常用到的通知，要體現出系統思考和統籌全局的特性，提前把與通知相關的內容一塊兒想到、想周全，對通知所涉及內容的整個流程自己要先走一遍，把該說到的、該說明白的事項一次性說到位，免得通知下發后接收單位再一遍一遍地打電話詢問、求證?，F實工作中經常發生的，通知下發后又一個接一個地再下發補充通知的情況，就是對此種情況的一個最好注腳。再比如寫請示，要嚴格執行“一文一事”原則，不能在一份請示中捎帶其他請示事項；主送單位要單一、具體，不能奉行“見了菩薩就叩頭”的思想；在說理上，要把主要精力放在“怎么說”上，而不應僅僅注意“說什么”，也就是要強調陳述的技巧。亞里士多德曾說過這樣一句話:“蠢人用他知道的道理說服我，智者用我知道的道理說服我?！蓖?，擬寫請示的原因時，也不能只從本單位的立場出發去考慮問題，要改善心智模式，學會換位思考，善于從上級的立場出發，爭取用上級明白的道理說服上級，以求得幫助。所以，常用公文寫好了，是秘書能力水平的體現。否則，就是一塊短板，注定在秘書工作的道路上走不快、走不遠。

二、寫好講話稿

起草講話稿是秘書工作的一項重要內容，直接反映秘書的工作能力和水平。同時，能起草優質的講話稿也是對秘書的基本要求。

一是明確用途。講話稿是日常應用最頻繁的一種應用文。要想把講話稿寫得有思想、有深度，讓領導講得好，讓聽的人能聽得進去，達到講話的目的，就要先知道所起草的講話稿由誰講，以什么身份講，主要是干什么用，在什么場合下講，講給誰聽，聽眾是一個什么層次的群體，是對外講，還是對內講，大家從講話稿中最想聽些什么，需要領導重點講些什么，通過講話稿要傳遞什么樣的信息，怎么說好這些內容，講多長時間，會議主辦方的具體要求是什么，等等。只有知曉并妥善處理好了這些問題，才能寫出一篇各方都能滿意的優質講話稿。二是搭好框架。也就是要根據講話稿的具體用途吹路子、拉好綱，搭建起稿子的骨架。然后再確定如何破題，準備分幾個大問題來寫，每個大問題寫幾個小問題，是并列式推進，還是遞進式推進，都要搞清楚，從而使講話稿的整體結構符合邏輯要求。俗話說，題好文一半，而好綱也是一半文。東漢著名經學家鄭玄在其《詩譜》序中說：“舉一綱而萬目張，解一卷而眾篇明?！贝詈每蚣?，是寫好講話稿的基礎。三是語言得體。講話發言就是說事、說理、說情。所以，講話稿的語言一定要通俗、明白、生動，要道真實情，講百姓話，把深刻的理性思維用通俗淺顯的語言說清楚。否則，人家聽不懂、聽著費勁，自然不愛聽，也就難以達到講話的最終目的。其次是語言要鮮活，文字要生動、形象、準確有勁，讓人聽后一下子就能記住。要少用干巴巴的話語，多用一些鮮活的群眾語言，通篇最好能有幾句提神、醒腦的話，能抓住聽眾，鼓舞人心，讓聽眾能耐心聽下去，這樣的講話效果會更好。否則，語言貧乏，思想枯竭，自然不能說服人打動人，聽的人自然不會買賬。再就是要兼顧不同領導的講話風格，如有的人喜歡排比句式，有的人喜歡長短相間的句式，有的人喜歡用典故，有的人喜歡講故事，有的人喜歡開門見山、一針見血，有的人則喜歡娓娓道來、水到渠成?？傊?，要精心錘煉好語言，使講話稿的語言既要符合領導的身份，又能體現出每個人的講話特色。

三、寫好信息

信息是迅速簡要地反映新近發生的事實消息，這種消息主要供內部傳播，以反映變動的事實——動態為主，兼顧評論、綜合和經驗。它是一個單位與上級溝通的重要渠道，承擔著與領導溝通情況、展示本單位工作亮點、向上級匯報工作等諸多特殊職能。

一是要提煉好標題。標題是信息的“臉面”，在文章中起著激發人的閱讀興趣和欲望，引導讀者去理解文章內容的重要作用。俗話說，“讀書讀皮，看報看題?！笨葱畔⒅卦诳礃祟}、看導語，標題把人吸引住了，覺得有必要看，才會引導著人繼續看下去。標題歷來就有“文章的眼睛”的說法。標題擬寫得好，文章就成功了一半。這就需要秘書在寫信息時，要善于提煉總結，善于換位思考，盡量能知道上級領導關注的焦點是什么、最想了解的情況是什么，提煉出能抓住眼球的好標題來，要讓上級領導一看標題就能“眼前一亮”，從而吸引其看下去，達到寫信息的目的。二是要優化好結構。信息雖然已成為機關公文的一個常用文種，但它并沒有正式的“名分”。信息的結構可模仿消息結構，根據不同的內容，將標題、導語、背景、主體、結尾等幾部分處理好、取舍好。三是要錘煉好語言。信息要注重簡、短、亮、專，力求用最簡短的語言傳遞最多的信息量。所以在信息的語言組織上，要惜字如金，點到為止，不要求全，不要搞長篇大論。做到主題明確，表達清楚，真實準確，文字精練，短小精悍。再就是要快采、快寫、快發，做到迅速及時。只有這樣的信息，才能讓人愛看并且愿意看下去。

四、寫好調研報告

調查研究是掌握實情，實施科學決策的最簡便、最有效的方法，同時調研也是秘書的一大職能，最能體現秘書的理性思考水平，最能展現秘書的邏輯思維能力，最能體現秘書的哲學素養。

一是選好題。就是要根據調研目的選好調研課題，做到指導性強，對全局工作有參考借鑒作用。比如，屬于總結經驗、指導工作類型的，要體現出能把點上的事例推廣到面上去的功能；屬于找出問題、改進工作的，要能體現出“只有挖出憂苦的根，才能結出甘甜的果”的邏輯關系。二是策劃好。就是要按照調研計劃和調研課題，在系統思考和充分討論的基礎上明確調研內容、列出調研提綱、設計調研問題，切實增強調研的針對性和時效性。三是調研好。就是要廣泛收集情況，多問、多記、多聽、多想，準確把握群眾的思想脈搏，了解工作運行的態勢，充分掌握第一手資料和真實可靠的數據，及時挖掘好問題和表象背后的情況。四是研究好。調查研究，調查是研究的基礎，研究是調查的升華，所以研究工作必須深入細致。研究好，就是對調研所獲取的資料要進行認真分析、歸納、綜合、對比，把零散的信息系統化，把粗淺的認識深刻化，做到橫向對比與縱向對比相結合，定性分析與定量分析相結合，感性認識與理性認識相融合，通過深入細致的理論分析，把研究高度從事件層面上升到結構或系統層面，并及時回應提綱所列的各項內容。五是寫作好。就是要在深入研究的基礎上，將研究成果準確地表達出來。做到寫出真實情況，善于用足夠的數據來說明各種問題；形成獨到見解，拿出具體可行的解決辦法，有理有據，言之有物；將點上的事例從特殊上升到一般，通過歸納提煉，形成可推廣、可復制的經驗成果，進而寫出領導認可、被調研單位認可、對其他單位有指導和借鑒意義的高質量的調研報告。

以上這幾項工作其實都是秘書的日常工作，但也都是一些真功夫、硬功夫，是秘書綜合實力的象征，是個人能力水平的體現。但是，要擁有這些硬功夫，需要長時間的學習、積累、思考和實踐，需要秘書工作者將在做的每一項工作，都能當作塑造自己的“石像”一樣去對待。只有這樣，才能練就好這“幾把刷子”，進而秘書的工作才能出彩、增色，才能讓領導滿意、群眾滿意，才能體現出秘書的自身價值。這是每一位秘書都不能不重視、不能不研究、不能不鍛煉提高的核心工作能力。

（責編/郭建民）