人事檔案管理存在的問題及對策研究

樊秀清

摘 要：人事檔案是人才信息的首要來源，也是企事業單位人員信息的主要載體，為用人單位合理化利用人才提供有效的憑證。隨著社會的不斷發展，市場制度的不斷改革，現代化人事檔案管理中的不足之處逐漸顯現，為其工作質量造成不利的的影響，并且為單位的長效發展造成了一定的阻礙。為此，需及時對其存在的問題進行分析與探究，從而找出有效的優化策略，促使人事檔案管理工作能夠實現科學化以及合理化。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

一、人事檔案管理的主要缺陷

1.缺乏規范性

當前許多企事業單位中人事檔案管理硬件設施還未得到落實，甚至有部分單位并未設置專門的人事檔案管理部門。而有些單位雖有設置人事檔案部門，但由于空間較小且環境較為惡劣，加上相關防護設施欠缺，致使大量檔案材料出現霉變現象，對人事檔案的完整性造成嚴重的影響。另外，由于相關設施的欠缺，造成人事檔案無法進行合理的分類，這對人事檔案的保管以及查閱都造成一定的影響。最后，在人事檔案制作材料的選取方面，部分企事業單位未能按照標準材料進行制作，為人事檔案材料的整理以及裝訂帶來了許多的麻煩。

2.管理水平偏弱

隨著我國電子信息技術的不斷進步，各企事業單位人事檔案也逐漸實現信息化管理。但在實際工作過程中，人事檔案管理的信息化水平普遍較低，主要體現在兩方面：第一、檔案管理人員的計算機水平較弱，對先進的檔案管理系統缺乏必要的了解，因而造成人事檔案管理工作無法順利的開展；第二、多數單位人事檔案管理工作過程中，現代化信息技術手段未能得到充分的運用，計算機功能無法得到有力的發揮。除此之外，部分企事業單位至今仍然采用人工操作進行檔案管理工作，很大程度增加了檔案管理的工作量，還有部分單位雖然已安裝電子管理系統，但由于受到系統的約束，只能用于員工基本信息的記錄，對員工在日常工作中的各項資料無法進行收錄，如此一來，在人事檔案開展跨單位利用時，檔案管理系統的實效性難以得到體現，這對檔案管理的工作效率造成了嚴重的影響。

3.人員素質偏低

人事檔案管理措施落后，缺乏健全的檔案管理制度是當前各企事業單位人事管理當中普遍存在的缺陷，但這與檔案管理人員的素質差異有著一定的聯系。大部分企事業單位中檔案管理人員并未接受過專業的培訓，在檔案管理工作過程中難以保證各項工作的準確性。而且，部分管理人員在職工調動或者退休時，并未能夠按嚴格按照相關規定進行辦理，檔案管理部門與相關部門之間缺乏必要的溝通與協調。除此之外，當其他人員需要對檔案進行提取時，管理人員無法充分意識到人事檔案的重要性，直接讓其他人員自行進行提取，導致出現檔案的密封性遭受到破壞、檔案未能在規定時間內得到歸還、檔案被涂改等現象，這對各單位人事檔案的真實性以及可靠性造成了嚴重的影響。

二、優化對策

1.貫徹落實管理責任制

人事檔案管理工作的完善，首先需要制定健全的檔案管理制度，全面貫徹落實管理責任制，并且對人事檔案的接收、查閱以及調動等做好詳細的記錄。具體措施有以下幾點：首先，在其他人員需對人事檔案進行借閱時，應由相關人員持單位證明至檔案管理部門進行申請，由檔案管理部門領導批準后方能進行借閱。其次，相關部門之間做好溝通與協調工作，除特殊情況之外，任何部門需對人事檔案進行借調時，必須由相關人員親自前往檔案管理部門，并且不能由檔案本人進行借調，也不能將人事檔案材料進行復印或備份等情況。最后，在人事檔案進行轉入或者轉出時，必須將其進行密封，并且蓋定密封章。

2.加強建設信息化管理

隨著社會的不斷發展，人事檔案信息的數量逐漸增多，對檔案信息管理的需求日益增高，為此，各單位須盡快建立電子檔案管理系統。首先，應全面采用計算機技術對人事檔案進行管理，通過現代化信息技術以及相關設施，將人事檔案材料錄入電子系統，通過計算機技術將圖像材料轉化為數據材料，實現紙質與數據并存的檔案形式。另外，為實現檔案管理的創新，管理人員還應對計算機技術進行充分的利用，將不在保密范圍內的檔案信息進行資源共享，為社會提供更加優質的人才信息，如此一來，既能為檔案管理工作提供有效的便利，還能合理提升檔案管理的工作質量以及人事檔案的利用率。

3.強化管理隊伍

為實現人事管理隊伍的強化，首先，單位應定期對檔案管理人員開展專業的培訓，使其能夠深刻的認識到檔案管理工作的重要性，并且能夠熟練掌握檔案管理的各項工作。其次，將檔案管理的專職人員與兼職人員進行合理的配置，將相關福利待遇等進行落實。建立高素質、高質量的檔案管理隊伍，能夠有效保證人事檔案的真實性以及完整性，也為人事檔案的實用性提供有效的保障。

三、結語

人事檔案的形成源自于人事管理活動，其主要是對個人經歷、工作能力以及其他各項基本狀況進行詳細的記錄，并且也是個人學歷以及資歷的主要證明材料。除此之外，人事檔案與組織關系、福利待遇等方面也有一定的關聯，具有相關法律作用，而且也常用于開具證明、職務調動、申報職稱等。人事檔案為企事業單位開發人力資源起到極為重要的作用。為此，強化人事檔案管理對企事業單位的長效發展具有重大的意義。

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