淺談辦公室文件的歸檔管理工作

王霞

摘 要：文章首先論述了文件管理工作的內容，然后分析了辦公室文件的歸檔管理中制度管理、定位管理、跟蹤管理、卡片管理四種工作方法，最后就辦公室文件的立卷、辦公室文件的整理、辦公室文件的移交、辦公室文件的銷毀四個方面研究了辦公室文件的歸檔管理工作流程。文章的研究成果將為優化辦公室文件歸檔管理工作，保證文件歸檔效率提供良好借鑒。

關鍵詞：辦公室；文件歸檔；管理

一、文件管理工作的內容

辦公室文件管理工作大致可以分為四類內容。首先，制定文件管理的相關制度。一方面，在文件管理人員方面，應強調文件材料分類管理的有序性；另一方面，在辦公室領導方面，則主要從宏觀層面處理機關文件。通過在這兩個方面緊抓制度建設，可以使辦公室文件在制度管理下使得文件處理效率得到極速提升。其次，管理運行文件。文件只有經過運行，才能使自身效用得到充分發揮。由于文件運行具有一定的階段性以及多樣形式，所以在文件運行的不同階段，應針對其特點以及不同要求，進行文件材料的有序、高效管理，為提高辦公室工作效益奠定堅實基礎。再次，管理暫存文件。所有的文件運行均具有一定時限，所以在文件運行暫時結束后或者已經實現其作用后，便進入文件暫存的階段。暫存階段的文件并非無人利用，其有可能還會增加利用的頻率，所以為了更好地考察利用暫存文件，相關人員應確保其放置的科學性。最后，管理文件的銷毀。在利用完文件材料后，應根據其有無保存價值進行分類，具有保存價值的文件可以進行繼續保存，無保存價值的則需要及時進行銷毀，以避免文件歸檔復雜性的增高，降低文件管理效率。

二、辦公室文件的歸檔管理工作方法

1. 制度管理方法

利用制度管理辦公室文件，需要從借閱、傳遞以及歸檔三個方面入手，通過制度的規范，最大限度地減少丟失、損壞等問題的出現。首先，構建文件借閱簿。通過將辦公室文件按照科目所屬編制成簿，保證閱覽查找的便捷性。其次，借閱文件需要強調認真、嚴密。不管是誰，因為什么原因，在什么時候借閱資料文件，均需要認真的進行登記，并完成簽字手續。 對于借閱的時間，文件閱知范圍需要進行嚴密的規定，及時規范借閱的注意事項。對于所有的管理文件相關人員應有計劃地進行核對、清理，發現問題及時上報，以保證辦公室文件歸檔管理的有效性。

2. 定位管理方法

在辦公室文件歸檔管理中經常使用定位管理方法，其主要是取回送辦、送閱的文件，并按照之前規定的位置進行存放。首先，制作與文件長、寬相符合的具有一定厚度的文件盒，并按照一定名稱規律標注文件盒。然后，將文件柜按照使用期劃分為幾個部分，利用檔板分出層次。最后，根據文件盒標注由上至下依次將盒子放在柜內，并保證送辦回來的文件有序儲存，以提高文件歸檔的準確性。

3. 跟蹤管理方法

為了確保文件運轉中的查找便捷性以及保密性，需要采取跟蹤管理方法準確把握文件流向。首先，做好文件登記，通過對辦公文件各過程的落腳點進行記錄，以確保調閱文件的方便快捷。其次，添加文件跟蹤單，通過將文件跟蹤卡片與文件放置在一起，以保證文件的及時回收，以及歸檔的問題處理。

4. 卡片管理方法

為了提高文件查找的效率，在管理時可以采取卡片管理方法。通過將文件信息進行儲存并科學的分類，保證具有相同主題的內容信息排列在一起，以實現有用信息提供的主動性。目前，文件卡片已經成為手工檢索工具中應用最為廣泛的一種有效方法。

三、辦公室文件的歸檔管理工作流程

1. 辦公室文件的立卷

立卷作為辦公室文件歸檔管理工作流程中的第一步，需要謹遵以下工序。首先，擺開想要立卷的文件材料，在全面性的關注下避免立卷時某些文件材料的遺漏，確保檔案的完整性，最大限度地減少事后補卷問題的發生。在大體核對之后，相關人員應針對遺漏或不全的內容進行及時補齊，以確保到想要立卷的文件材料的齊全有效性。其次，適當調整文件的類別。雖然在收集文件時已經根據立卷類目進行了分類，但是這種分類并不細致，而且在文件經過運轉后會不同于年初分類，所以文件立卷前需要按照特征再進行一次分類。最后，針對需立卷的文件材料進行組卷。通過考慮文件的特征不同，在發揮文件材料固有價值的基礎上實現案卷質量的提高。

2. 辦公室文件的整理

辦公室文件整理作為歸檔管理工作中的關鍵一步，需要遵循以下步驟。首先，針對文件所屬類目進行分類。一般地，文件須按照年度進行第一層次的分類，在每個年度下再根據機構對所屬文件進行分類，最末一層將在機構下根據保管期限進行分類。在文件整理時采用該種方法，能夠方便庫房管理以及實體查閱，使得文件歸檔管理工作更加完整、有效。其次，裝訂歸檔文件。在修整結束后，相關人員應裝訂符合檔案要求的材料，以避免文件的不慎丟失，為今后的歸檔利用提供便利。再次，排列歸檔文件。在文件被分類歸置后，需要將最低一級類目內的文件進行排序，其一般根據重要程度、事由結合時間等依據確定歸檔文件次序。最后，對歸檔文件進行編號。通過在全宗中標識出歸檔文件的位置符號，以如實反映文件分類以及其被排列后的系統化工作成果。一定的編號不僅使得歸檔文件在全宗中的位置得到了確定，而且為今后的工作編目以及未來的查詢利用提供了便捷條件。

3. 辦公室文件的移交

在辦公室文件的移交過程中，其需要在《中華人民共和國歸檔文件整理規則》、《機關文件材料歸檔范圍和保管期限規定》等法律法規的指引下確保文件的完整以及有效性。一般地，辦公室文件的移交是文件歸檔管理工作中不可缺少的一個環節，其位于歸檔管理的中后期具有深刻的意義以及作用。通過將整理好的文件移交到所屬部門，可以使其的效用及時發揮到最大，并在一定程度上保證文件利用的有序、完整性。在辦公室文件的移交過程中需要注意移交單的填寫，其一般包括移交日期、移交所屬部門、移交人職務；接收日期、接收所屬部門、接收人職務；文件名稱、份數、頁數、備注；移交人簽名、接收人簽名、領導審批等等，具體情況見表1。

4. 辦公室文件的銷毀

對于沒有保存價值的文件材料應進行統一存放并在規定期限內加以銷毀。一般來說，辦公室文件的銷毀屬于一項十分嚴肅的工作，其只有在相關部門的審批后才有權利繼續進行。首先，將無需立卷并且沒有保存價值的文件歸屬至待銷毀范疇，通過單獨統一存放，避免與欲立卷的歸檔文件產生混淆。其次，在銷毀文件材料時需歷經嚴格的審批手續，通常情況下應獲得辦公室領導的批準，在向文件管理部門請示后，附上《銷毀目錄》以及準備銷毀的文件材料。最后，并不是所有的文件均需要進行一定的存放后才能銷毀，對于那些具有特殊機密特征的文件材料，負責人員有權隨時銷毀，如果文件數量較大，那么它應該被送到附近的造紙廠進行保密化漿，與此同時，文件銷毀的相關監督人員還需在《銷毀目錄》上簽字，只有這樣才能使銷毀工作順利完成。在文件銷毀的過程中需要格外注意的是，應確保其銷毀的保密性以及徹底性，堅決不能使文件充當廢紙向廢品收購站兜售。

四、結語

總之，辦公室文件的歸檔管理工作是保障文件被重復有效利用的重要保障，其能夠為各項工作的順利開展提供堅實依托。所以需要正確認識辦公室文件歸檔管理工作的意義，通過不斷規范管理程序，創新歸檔管理方法，以最大限度地提升辦公室文件管理的高效性以及準確性，為其余工作的有序完成奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]劉天群.淺析紙質文件與電子文件的歸檔管理[J].黑龍江史志，2010（07）.

[2]王敏.探討辦公室文件的歸檔管理工作[J].東方企業文化，2012（02）.