網絡環境下高職院校人事管理信息化探討

【摘 要】 本文闡述了信息化模式的人事管理作用與意義，探討了人事管理信息化模式的基本結構，分析了推行人事管理信息化模式遇到的普遍問題和解決辦法。包括成本問題、觀念問題、操作問題、安全性問題和高校實際情況與信息化匹配問題。為高校推行人事管理信息化模式提供了借鑒。

【關鍵詞】 高職院校;人事管理;信息化;模式

高校管理人事的基本功能是吸引人才，引進人才。創新人事管理模式，使之與社會發展匹配是必要的，運用網絡進行管理也是可以實現的。高職院校需大膽突破思想束縛，盡力清除自身管理存在的障礙，運用信息化，提高相關效益，實現無紙化辦公。

一、信息化模式的人事管理作用與意義

1、全面提高整體工作效率

原始的人事請假流程，都是先寫請假條，然后再逐級找人簽字。而如果采用信息化，請假人則只需要在頁面端發起請假流程，網絡系統自動將相關信息發給審批人。即使審批人出差在外也能及時辦公，而審批結果也會實時傳遞給請假人。所以人事信息化管理模式的構建，能大大提高效益，省去諸多環節，減少錯誤的出現，節約許多時間，省去相關人力審批過程。

2、減少人力，節約成本，有利環境保護

3、領導管理更簡單，更直觀，更易掌握全局

原來的紙質化模式辦公情況下，領導人可能要面對大量的表格，翻閱大量的文件。比如需要了解一個人時，需要到檔案室查閱相關檔案，費時又費力，有時還會出錯。而在信息化模式下，檔案之類隨時可以調看，相關數據統計也可以適時生成，直觀而明了，一切都變得很簡單。領導人可以清楚地全面地了解院校的人和事，信息更新及時而準確，從而方便認識自己的管理，做出更為正確的決斷。領導人長時間在外地出差或休假，也可以知道學校發生的人和事，實現遠程辦公自由辦公。

二、人事管理信息化模式的基本結構

1、人員基本資料模塊

主要包括崗位、基本職責分工、人事合同、個人基本信息、工資、績效等的原始數據進行管理設計，能夠用于多種并行數據庫?；举Y料模塊是最原始的人事數據，能使相關管理人員了解數據更完整，同時利用信息化模塊還能生成多種分析數據和統計表，實現人事的快速查詢，并做出相關快捷管理。

2、人事信息化模塊

也就是辦事流程模塊。如上面提到的請假流程，還有獎懲、考勤、社保、績效、薪酬等流程模塊，另外還可以加一個投票模塊。在高校生活工作的方方面面，或多或少都存在這樣那樣的投票模式的選舉，擇優，評獎之類的活動，此模塊能方便操作，直觀而明了。所有模塊最主要是發起，反應，后果三個方面，需做到環環相扣，設計時要使細節人性化。實現人事管理信息化模塊，就是簡化程序，減少中間環節，減少找人簽字的煩惱，實現遠程辦公。

3、安全模塊

此安全不僅指對外部所來侵害的防止，也有內部的安全問題，需對相應電子資料設置對等限制，不同職級設定不同權限。同時網絡需設置多個傳輸，要設置盡量多的帶寬，避免因一個環節問題或者病發多而使一個或多個功能不能運行或者導致整個系統崩潰，提高信息化的使用體驗感。

4、幫助使用模塊

此模塊就是為幫助人使用，加快人員上手，提高效率所設置。幫助模塊中還需設置用戶反饋，以幫助軟件應用者發現問題，及時提交給開發者研究和解決。

三、推行人事管理信息化模式遇到的普遍問題和解決辦法

1、成本問題

信息化需要終端，就是電腦或者相應的智能設備。信息化還需要鋪設網絡，需要存儲器，需要開發相關軟件系統，需要信息維護人員。這些最初階段都是投入，并且還需要很多后續費用。很多高校的管理層在這個時候就會猶豫，認為不值得，反正原來的辦公也能運行。高校要解決這個問題必須結合現今社會現狀和趨勢，以及長遠成本來衡量。一方面社會趨勢就是信息化，其它高校已經在推行或者準備搞了，如果不改變就會落后，就會被淘汰。另一方面，信息化的初始投入會在以后的辦公效率提高中得到回報。比如紙張的減少，人員的精簡，遠程辦公節約時間等等。

2、觀念問題

由于高校管理層多是中老年居多，是從傳統紙質辦公走出來的一代，而習慣是最難改變的。很多的管理人員，認為高校的信息化沒有什么作用，還對教學有沖突。他們認為提高教育質量才是高校的根本。這時候，我們需要加大宣傳力度，必要時將過程演練出來，讓管理高層體會到網絡的簡便，自上而下，逐步實施，水到而渠成。另一方面，也要加大信息化處理的簡便性，人性化的研究，提高體驗的好感度。

3、操作問題

信息化需要一定的電腦操作水平，并且要改變原來的紙質辦公習慣。如我們要輸入用戶名，密碼;我們要輸入一定的漢字或者有可能需要及時確認等。這對用慣電腦的人來說都不是問題，而對于一些中老年人來說就有一定困難，會產生抵觸情緒。適時開展電腦基本操作培訓，提升相關人員素質和技能，開展電腦知識競賽，開發系統更易用，都是解決操作問題的辦法。

4、安全性問題

高職院校很多人安全保密工作思想意識不強，密碼設置過于簡單等問題都存在。而且很多高校只建了信息系統，又不建立與之配套的信息制度，使得信息系統混亂，使用人沒有權限設置或高級別密碼隨便公用等，易被不法分子入侵，發生資料外泄，產生不必要的損失。解決這方面的問題，首先要建設一支精通信息化的隊伍，讓專業的人做專業的事;同時高校還要培訓和提高教職人員的安全性認識，如定期舉辦相關活動來宣傳;其次，建立相關信息化制度，如規范用戶申請、權限資料申請、相關查看記錄在案等等，責任需要到人到事，這樣才能有效預防安全事件的發生。

5、高校實際情況和信息化匹配問題

很多學校的信息化為了省事，或者沒有做事先調查，或者跟風就采用了一套系統，到最后發現很多事情實現不了，因操作非人性化等原因，最后這套系統就沒人用了，信息化失敗需要重頭再來。我們知道高職院校人事工作繁雜，涉及很多事和人，一個小小的細節不注意，就有可能導致整個信息系統的失敗。所以高校在選擇系統和系統開發時需要認真調研，要細致和周到。做好系統后，先只能小規模的試用，及時發現問題改正問題?；境墒旌笤俅笠幠Ｔ囉?，并做相關系統測試，穩定后才能上線正式投入使用。

四、結束語

信息化乃社會潮流，高校管理人員和各級人事管理人員，除了要不斷提高自身管理水平，還應提高信息化素質，努力適應社會需求。管理人員還要培訓更多的教職工，提高他們的網絡化素質，提升他們的電腦知識和操作水平，培養出一批高素質信息化人才，增強高職院校的競爭力，為高職院校的騰飛打好基礎。

【參考文獻】

[1] 陳林.高校人事管理信息系統的設計與實現[D].華東師范大學，2011.

[2] 陳佩馥.高職院校人事管理信息系統建設的探索[J].中國管理信息化，2015（21）.

【作者簡介】

黃一菲（1983-）女，廣東廣州人，助理研究員，大學本科學歷，研究方向：高校管理.