檔案管理信息化建設探究

高慧敏

【摘要】本文從企業檔案管理信息化的意義出發，通過分析檔案管理信息化的現狀，找出當前檔案管理信息化面臨的問題，并提出相應的對策，從這幾個方面對新形勢下企業檔案管理信息化建設作初步探究。

【關鍵詞】企業；檔案管理；信息化；現狀；對策

隨著科學技術與社會信息化的飛速發展，改善傳統的檔案管理方式已是企業發展的必然趨勢。檔案管理工作是各個企業檔案工作的核心內容，主要包含整理、搜集及保存企業重要的文檔資料，以及存儲、下載、上傳、傳送、節約、分類、檢索等各個環節，涉及到企業工作的各個方面。其整體工作質量對企業辦公室管理服務效用起著重要影響，主要包括對文書檔案的數字化、安全化、網絡化的全面管理，需要科學、有效的處理方法來支持引導。為了保證檔案管理工作的科學、有序、高效、穩固，相關企業及工作人員應當制定科學有效的實施策略，促進檔案管理信息化發展。

一、檔案管理信息化的必要性

（一）檔案管理信息化是必然趨勢。檔案管理工作在企業辦公室工作中愈發重要，只有實現其管理的現代化，才能在保持檔案文件歷史原貌的基礎上增強檔案管理的準確率和便捷性。傳統的檔案管理容易造成工作人員的工作倦怠，發生遺漏文件和檢索效率低下的現象。通過實行檔案管理的信息化，能夠提高檔案管理工作的工作質量，極大降低工作人員的勞動強度，避免文檔的存積，使工作人員在放松身心的情況下對檔案管理工作投入更多精力，從而提升檔案管理工作的效率。

（二）檔案信息用戶數量增加，檔案類型復雜多變。我國經過經濟的迅速發展和政治民主化的進程加快，人們的檔案意識逐漸增強，檔案信息用戶的群體也逐漸龐大起來。用戶群體的擴大避免不了用戶類型的增加，不同類型的檔案信息用戶對應著不同程度的管理方式，檔案資源的利用方法需要工作人員從其目的、對象及角度等多方面進行評判，檔案信息資源的開發工作面臨著巨大的壓力。

由于現代化檔案信息的管理工作對檔案工作人員的要求較高，相關企業則需要聘用更高知識層次的工作人員進行培訓，而當下企業的檔案部門恰恰缺少現代高技術人才，進而使復雜繁瑣的檔案工作疏于管理，無法發揮企業現代化設備的作用。電子文件沒有固定的形式，在修改和整理的過程中無法保存任何痕跡，一旦出現問題難以恢復其原始樣貌，保密工作無法順利進行，從而喪失了文件的原始性，檔案工作則更加復雜多變，難以控制。

（三）檔案信息利用向多元、自主、專業化方向發展。檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴大，其內部容易因檔案管理類型的豐富而導致不同特性的變化。例如，由于檔案信息資源的劇增，信息所包含的重要內容可能出現不夠精準、時效差的特性，這使得許多檔案信息的濃度逐漸下降，甚至出現冗余信息、虛假信息的增多，導致用戶需求無法向精品化、個性化及專業化的形勢發展。

此外，檔案信息用戶往往習慣通過網上檢索等便捷方法對所需信息進行查詢，甚至希望能夠更加簡便地通過檔案的目錄及關鍵詞查詢來獲取自己所需的重要內容，往往認為通過檔案部門的特定查詢缺乏時間上的便捷，這使得檔案信息利用的需求也更加依賴于檔案部門提供的服務方式，從而使檔案管理出現多樣化、自主化、廣泛化的趨勢，這就要求相關部門加強先進技術的學習與投入，從而更加全面地把握檔案信息資源發展的走勢，使檔案管理工作在保證用戶便利的基礎上逐步實現自我創新與完善。

二、檔案管理信息化建設現狀

（一）雙套制問題。盡管檔案管理信息化建設已經大面積展開并取得相當的成就，但是在人們的檔案思維中，依舊是對紙質的檔案心存依賴，認為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國家機關對已經頒布的國家標準、行業標準或企業標準中，都規定要電子、紙質形式雙套保存。不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的，信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

（二）企業員工素質有待提高。許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時地接受現代化的培訓以至于技術水平有限，不利于檔案管理信息化的發展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當程度的檔案管理能力，還必須有一定的計算機網絡管理能力和信息技術處理能力，這使得檔案管理人員素質成為制約信息化發展的重要因素。

（三）標準和規范問題。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，并且檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這些都嚴重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（四）檔案信息化管理的安全意識較差。檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此重視對檔案的管理至關重要。在網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，易造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強檔案管理所在網絡環境的安全建設就尤為重要。

三、檔案管理信息化建設方法

（一）轉變傳統的管理觀念，建立企業檔案管理信息化的管理理念。新形勢下加快檔案管理信息化建設的首要任務是實現觀念上的現代化轉變，首先，提高企業檔案管理人員的信息化意識，了解企業檔案管理的不足與缺陷，為企業的發展提供更加優質的檔案服務。其次，加大企業檔案管理信息化的宣傳力度，提高企業管理層對檔案管理信息化建設的必要性認識，為檔案管理信息化建設提出科學決策。最后，更新檔案管理的服務觀念，提高檔案服務效率，加快數字化檔案館的建設，為企業的生產經營提供全面、系統、科學的檔案服務。

（二）加強企業檔案管理信息化制度建設。這有利于明確檔案管理信息化建設的目的，從宏觀方面來看，企業檔案管理信息化建設的目標是提升檔案管理水平、促進企業信息化發展，促進企業全面協調、健康穩定發展。從具體方面來看，設立專門的檔案管理機制，實現檔案管理的獨立性，明確各個部門的管理職責，提高檔案信息資源的服務功能。

（三）建立健全企業檔案管理信息化法律法規。企業檔案管理的信息化需要健全的法律法規作支撐，提高檔案信息資源的法律效力，真正體現其憑證作用。從企業數字化檔案資源建設、電子資源的生成、利用與保管、檔案信息化基礎設施建設到信息安全，都要制定合理的法律法規，為企業檔案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度規范。

（四）提高企業檔案管理信息化技術水平。這是增強檔案管理現代化、科學化的重要表現。一方面要加快建設企業檔案管理信息化系統，注重軟硬件設施的開發和建設。另一方面要加快企業檔案信息數據庫的建立和完善，為企業信息資源的網絡檢索和共享奠定基礎。

四、結論

綜上所述，在科學技術日新月異的今天，加快對企業檔案信息化建設的探究對我國企業的管理改革和未來發展具有重大的現實意義和深刻的長遠意義。企業檔案管理信息建設要從思想建設出發，改善傳統的管理觀念，依賴計算機網絡技術的迅猛發展對企業信息資源進行整合、處理以及管理。另外，還要加快檔案管理人員的后續培訓，實現企業檔案管理信息化的系統性、及時性和創新性，切實提高企業處理和運用信息資源的效率，從而提升企業效益、促進企業在新時期的跨越式發展。

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