國企檔案資源管理創新方式探析

褚鳳華　胡梅芬

摘要：國有企業的檔案是企業的原始資料，真實的記錄了企業生產經營的所有活動，是企業的無形資產?？茖W合理的管理，能夠為企業的生產經營提供有效地參考。國有企業檔案資源也是國家檔案資源的一部分。但是當前我國的國有企業檔案資源管理存在不少問題，主要從這幾個方面創新國企檔案資源管理方式，促進檔案管理工作的發展。

關鍵詞：國有企業；檔案資源管理；創新

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.21.036

國企檔案資源管理部門是從資料室、情報室逐漸發展起來。經過長時間的發展，國有企業檔案部門已經由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門。隨著信息化的發展，對國有企業檔案資源管理提出了更高的要求，如何解決當下國有企業檔案資源管理的困境，創新檔案管理方式和效率，更好的發揮檔案資源的價值。

1國有企業檔案資源管理現狀

1.1國企檔案資源管理內容多樣化

國有企業與一般企業不同，它是由國家政府直接負責的企業，但是它又與政府事業單位的檔案機構不同，所以它的檔案管理也不同于一般的企業和政府單位，必須根據企業的具體情況進行。國有企業檔案形式多種多樣。它可以是綜合管理檔案室，也可以是檔案管理網絡，甚至可以直接委托相關的機構進行管理。隨著國有企業的改革，國有企業轉變經營理念，國有企業檔案管理人員除了管理檔案還要監管攝像、資料復印等工作。

1.2國有企業檔案資源管理工作面臨新的環境

國有企業的改革，國有企業經營管理不再由國家政府包辦，而是企業進行自主經營，自負盈虧。因此，國有企業也面臨復雜的市場環境，企業為了在競爭中取得優勢，往往會將調整企業經營方式，向多元化方向發展，延伸企業的各項業務和相關的企業，并向國際市場拓展。企業戰略擴展的時候，需要大量的文件資料和相關的檔案資源。因此，國有企業檔案資源管理部門應該針對企業的不同業務設置不同的門類。為了適應當下經濟社會的發展，國有進行了戰略重組以及內部改革，企業的產權發生了變化，那么檔案管理的隸屬問題也發生了變化。重組初期，企業各個部門還需要一定的磨合期，因此，大家很難關注到企業的檔案資管管理問題，把一些小企業的檔案或者法人代表檔遺棄的現象，這樣可能造成企業資源的流失。

1.3國有企業面臨信息化發展

21世紀是信息化發展的時代，電子計算機、信息化技術廣泛應用在社會的各個領域。國有企業對信息的需求也更大了，特別是當前國有企業改革過程中，很多工作可能需要檔案資源的佐證。但是大部分的國有企業信息化都不高。

2國有企業檔案資源管理問題

2.1檔案管理方式落后，無法適應社會發展需求

國有企業長期以來在政府部門的管轄范圍之內，因此企業管理方式帶有濃厚的政府機關檔案管理方式，檔案管理也是重藏輕用，檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面，忽略了檔案實用意義，對檔案的利用率比較低。

2.2檔案管理工作不重視

隨著信息化的發展，一些檔案部門已經實現檔案的數字化、信息化發展。但是大部分國有企業對檔案管理工作不夠重視。只是簡單的給檔案部門配備微機，接收企業的電子文件，然后對系統進行編目，方便搜索。連檔案部門的網絡設備都沒有更新，計算機屬于脫機運行。這種鼓勵的檔案信息化方式，無法真正將檔案資源的價值發揮出來。

2.3檔案管理工作人員業務水平不高

由于企業自身不重視檔案管理工作，檔案管理人員很多都是其他部門借調過來的，他們本身并沒有檔案管理的專業知識，因此檔案管理水平不高。再加上，長期以來，國有企業都是吃大鍋飯的，檔案工作人員普遍工作積極性不高，干得好干的差都一個樣，所以檔案資源管理的效率不高。

3企業檔案資源管理創新方式

3.1完善檔案管理制度

國有企業當前處于改革階段，為了避免遺漏企業發展重要的信息，企業應該完善企業的檔案管理制度。比如國企重組以后，國企改革以后有很多新的企業加入進來，檔案資源管理部門應該將其單獨整理出來歸檔，并標明日期時間，并注明相關的說明。這樣就可以避免國有企業重組以后，檔案信息混亂的局面，檔案工作人員要將企業重組、企業組織架構、人事變動等情況檔案信息收集起來，不因為國企改革而造成企業歷史檔案出現空白現象。同時，還應該根據國企的實際情況，尤其是國企一般是大企業，檔案資源比較多，而且很多檔案屬于國家檔案。國企應該建立檔案保密制度，加強檔案保管和檔案保衛制度，建立檔案資源管理日常制度，并明確檔案管理人員的崗位職責。

3.2開發利用檔案資源

為了更好地利用檔案資源，檔案資源管理部門應該加強檔案資源管理的利用率，將沒有開發的檔案資源進行開發，企業的新業務也要設立獨立的檔案單元，并對新業務新產品進行細分，舊檔案進行分門別類，方便員工查找。國有企業檔案資源也是國家檔案資源，但是隨著國有企業改革，很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。到現在早已不是什么重要的商業機密，也不會對國家經濟社會造成一定的影響，檔案資源管理部門應該根據實際情況，公開一部分可以公開的檔案信息資源，滿足公眾對過去國有企業發展的求知欲。

3.3提高檔案資源管理人員的專業技能

企業檔案的價值對企業未來的發展具有重要的參考價值，檔案資源的作用也越來越明顯，這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業技能，充分挖掘檔案信息資源，為企業的發展做出貢獻。企業應該加大對檔案工作人員的業務培訓，讓他們學習檔案管理知識，掌握現代信息技術。同時企業還可以聯系一些檔案管理工作比較突出的工作單位，組織檔案資源管理職工進行學習。為了調動職工工作的積極性，激發檔案資源管理部門的活力，檔案資源管理部門應該引入競爭機制，在工作中表現突出表現或者在檔案開發利用方面做出重大貢獻的職工，應該給予一定的獎勵。

3.4加強檔案資源管理數字化建設

信息化已經成為檔案資源管理的未來趨勢。傳統的紙質、文件檔案已經無法滿足現代社會的發展。數字檔案易存存儲、不易損壞，保留時間長。然而，數字檔案信息具有一定的物理特性，它必須依靠電子通訊設備或者光盤等介質上。但是電子信息也有一個致命的缺點，就是它的不可恢復性。一旦發生意外，可能造成滅頂之災，數據信息可能全部毀滅，因此形成電子檔案的時候要做好備份工作，并在電子檔案上做好相關的記錄，記錄信息建立的時間以及工作人員的名字以及保護標簽。加大對電子檔案信息的開發利用，將檔案資源信息管理系統與網絡系統進行融合，將檔案資源信息化建設納入國有企業信息化建設工作來，檔案信息的數據收集、整理與企業的業務部門、資金信息實行共享，從而加快國有企業的信息化進程。

4結語

在網絡信息化的今天，國有企業資源檔案管理不僅僅只是保存企業信息資源或者記錄企業發展信息，它還能增加企業的活力，為企業創造更多價值。當前，國有企業正在大刀闊斧地改革，檔案資源管理作為改革的一部分，如何在當下信息化的時代，提升檔案管理水平和服務水平，促進檔案信息資源管理水平的進步，是當下國有企業的檔案管理者所要思想的問題。

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