簡論現代化管理手段和服務方式在國企檔案管理中的應用

摘 要：為適應社會及市場發展，滿足國家政策、企業自身以及客戶需求，我國國企正在進行或改革或轉型，而國企檔案管理工作在這一進程中也出現了新的變化和問題，為進一步加強國企檔案管理，提升管理水平，我們從國企檔案管理現狀與問題入手，研究現代化管理手段和服務方式在國企檔案管理中的應用。

關鍵詞：現代管理；服務方式；國企檔案管理

在企業發展過程中，檔案扮演著不可取代的重要作用，其對企業進行數據分析、市場預測、做出重要決策、輔助生產經營以及解決一些經濟糾紛等方面發揮了至關重要的作用。但隨著企業現代化的發展，企業中尤其是國企檔案管理還沿襲著傳統的檔案管理模式，沒有進行及時地創新和發展。當下國企檔案管理在速度、質量、效率等方面都亟待提高以滿足市場及企業運營的需求，現代化管理手段和服務方式的應用不僅能夠幫助當下國有企業提升企業的檔案管理水平，促進檔案管理的信息化建設，更能從根本上幫助企業提高運作效率和工作水平，從而對提升企業整體核心競爭力，實現企業的現代化發展起到強有力的支撐作用。

1 當下國有企業檔案管理的現狀及問題

隨著市場經濟愈加開放，國有企業從壟斷性市場中脫離出來，不僅要面對同行業的競爭，包括民企、私企、外企等，還要面臨著國際市場的競爭，在追求“高效率、高質量、高收益”的競爭市場中，國企雖然有著一定的政策支持且前期有一定的平臺優勢，但國企“節奏慢”的特點容易在競爭中處于劣勢，而國有企業檔案管理目前也同樣存在一定的問題需要解決。

1.1 檔案質量管理

在這個信息爆炸的時代，國有企業需要保存和處理的文件檔案也日益增多，如何在數量大幅增加的情況下保證檔案的質量成為首要問題。企業的發展通常伴隨著活動內容的增加，一些業務的擴展和行業的跨界合作也讓日常經手的檔案文件種類、數目激增，如果不能保證這些文件檔案的管理質量，在后期項目落地或者有新工作需要進行參考時，一是查閱起來較為麻煩，二是資料很可能產生遺失，為公司帶來不必要的損失和麻煩。

1.2 檔案的進一步開發利用

很多國企確實比較注重檔案的管理，但大多數只是遵照質量管理文件執行，具體檔案管理起到什么作用并沒有受到足夠的重視。如果對檔案的管理僅僅只停留在簡單的整理、編目上，則檔案就失去了其管理的價值，我們應當知道檔案對于企業未來發展起到的不可或缺的重要作用，提高檔案利用率，對檔案作進一步的開發利用將有助于企業挖掘和分析出資料背后的潛在價值，幫助企業規避風險。

1.3 檔案管理人員的素質有待提高

電腦已經成為了每個企業必備的電子設施，但許多國企中并未將檔案管理與現代科技手段相結合，一方面是企業領導未意識到電子檔案管理的必要性和重要性，另一方面則是因為檔案管理人員的素質水平普遍不高，不能對電子設備有效利用。隨著電子設備的普及，許多重要文件資料都開始以電子檔的形式出現，如果檔案管理人員素質和專業水平達不到檔案電子管理要求，企業則無法正常與社會、市場進行接軌。

除以上問題外，當下國企檔案管理還存在著諸多亟待解決的問題，包括檔案科目分類不合理、未建立科學的系統性的管理模式、信息化管理不完善等。

2 現代化管理手段與服務方式的應用

國企檔案管理問題突顯的最根本原因在于其并沒有引進現代化的管理手段和服務方式，導致檔案管理無法跟上信息化社會的高速發展態勢，繼而難以保證企業的可持續性發展要求。因此，為了達到符合企業發展長遠利益的目標，尤其是對于正在進行大量改革和轉型的國企而言，利用現代化管理手段和服務方式就顯得尤為重要。

2.1 充分認識國企檔案管理現代化的必要性

受傳統檔案管理思維的影響，一些國企管理檔案的方式方法依然遵循老舊思想，難以在管理手段和服務方式上進行有效提升，從而造成了落后的檔案管理與企業對檔案信息日益增加的需求之間的矛盾逐漸凸顯。無論是國企高層還是從事檔案管理的人員，都必須及時轉變觀念，意識到企業檔案管理現代化的必要性和緊迫性，提升檔案管理效率，為企業長遠發展和健康運營提供保障。

2.2 利用先進技術手段進行國企檔案科學化管理

引進現代化手段有助于實現國企檔案管理信息化，其中包括利用數據挖掘技術對檔案資料進行深度分類、歸檔和分析；利用數據存儲技術對檔案資料進行有效儲存，免去人工存檔所耗費的時間與精力；利用數據安全技術對儲存數據的輸入與輸出進行管理，保證企業資料信息的安全；利用數據檢索技術對已存檔的信息資料進行隨時隨地的清查與閱覽，極大地提高了檔案檢索的效率等。這些技術手段的應用為國企檔案管理提供了一個有效的管理平臺，在傳統管理方式方法的基礎上實現了信息化發展，同時也增加了企業資料的信息載體方式，方便對企業檔案進行整體清理和檢索查閱。

2.3 提升工作人員整體素質水平

企業現代化速度的日益加快導致企業檔案的管理模式也從簡單往復雜開始過渡，資料的門類越來越多，內容越來越交錯復雜，這就需要企業管理檔案的人員專業素質隨之提升，考慮到企業檔案的特殊性和重要性，檔案管理人員在上崗時必須經過專業培訓，對于檔案整理以及科學化管理有了一定程度的基礎之后再上崗，且上崗之后有必要不定時對工作人員進行培訓。在綜合檔案管理的第一線必須對工作職責和工作內容有清晰的認識，在崗在責，提高保密意識，維護企業利益。

除以上幾點之外，企業還可根據自身需要與合作單位建立共享數據庫，進行資源和信息共享，一方面節省了市場調研和數據考察的成本，另一方面也為內部員工建立了一個可以有效溝通的平臺，不過值得注意的是要做好企業內部數據的安全管理。

3 小結

現代化管理手段和服務方式在國企檔案管理中的應用實際上實現了管理體制的創新，一方面是傳統向新時代的過渡，在這一過程中不斷“取其精華，去其糟粕”，精簡不必要的流程，淘汰落后過時的方式方法；另一方面也是檔案管理工作內涵的外延，檔案管理信息化意味著企業已經開始轉變觀念和思想對傳統的檔案管理方式進行革新，同時也意味著企業開始意識到檔案資料對于企業發展的重要性。為適應國企信息化建設和檔案管理現代化的要求，國企檔案管理工作還有很長一段路要走，隨著科學技術的不斷更新，現代化管理手段和服務方式也將處于不斷變化的過程中，如此才能順應社會和市場的需求，實現檔案管理乃至整個企業的可持續性發展。

參考文獻

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作者簡介

宋玉芬（1984-），女，漢族，山東高密人。