淺談電子公文系統的優缺點及改進建議

摘 要：隨著計算機技術和信息技術、網絡技術的廣泛應用與發展，公文處理電子化、網絡化已經成為現實。本文結合所在單位電子公文網上運轉情況，就電子公文系統的優缺點加以探討，并提出了改進建議。

關鍵詞：電子公文；公文處理；優缺點

電子公文也稱數字化公文，是運用計算機系統和現代信息管理技術制發的全數字化形式的公文。目前，武漢大功率機車檢修段使用的是萬戶辦公自動化（OA）系統子系統，該系統的應用提高了我段辦公效率和管理水平，逐步實現了“無紙化”辦公，在電子公文系統的推廣和應用中，作者發現總結了以下幾個優缺點。

1 電子公文系統的優點

1.減少公文傳遞時間，提高了工作效率

我段電子公文系統引入了工作流和協同辦公等新概念，實現了從公文起草、審核、簽發到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱、存儲等工作環節的無紙化流轉。簡而言之，電子公文處理系統就是通過網絡進行公文收發管理。

傳統公文處理方式中文件的流程經歷起草、排版、會簽、簽發、分發、歸檔等多個流程，過程復雜繁瑣，而且操作起來花費不少時間，通常依靠公文管理員一人完成，難免會影響工作的質量和效率。使用電子公文系統會把這些流程變的簡潔明快、操作簡單、流轉快捷，電子公文處理界面的一道程序、一次點擊就能夠完成紙質公文多道程序、多個人次才能完成的工作量。單位及部門公文管理人員只需每天對電子公文系統進行操作，在個人界面進行發文管理和收文管理。電子公文處理系統在縱向上，段領導、各業務部門可以和各基層車間之間方便、快速地進行公文的傳送和共享；橫向上，它密切了段各部門辦公人員之間的協調、協同工作，節省大量辦文時間，極大地提高了辦文和辦事的效率。

2.節省辦公成本，促進節能環保

在發文過程中，一份公文往往要經過多次、多人修改才能成稿，特別是一些重要文件，修改的次數可能更多，過去每次修改都要打印紙質文稿。電子公文系統應用后，領導可直接在電子辦公系統上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，使相關人員修改公文時不必打印紙質文稿，而且還可以多人次直接在計算機上修改，解決了過去因反復修改文件草稿而浪費大量紙張的問題，同時減少了打印機、復印機的損耗。

在收文過程中，文件在電子辦公系統上可同時向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質文件丟失的可能性，避免了不必要的財力、人力、物力的浪費。

3.優化公文處理流程，方便公文的催辦和查詢

傳統形式下的審核、修改公文環節，受到了極大的人為因素制約，存在著較大的隨意性，無法確保文件的質量與及時性。在過去的公文處理過程中，公文傳送或者通過郵寄，或者是由人親自送到，文件接收過程也通過了多個部門（如收發室等）轉接，有時會出現文件丟失現象。文件下發時，常會出現上下級、部門之間越級行文錯誤等不規范現象。

電子公文處理系統通過固化科學的辦公流程和建立標準化的模塊，任何節點的操作人員都不可以跨節點操作，并且所涉及到的全部修改痕跡都會詳細地保存在系統當中，同時會正確地進行備份，使電子公文系統嚴格按職責、按流程操作，環環相扣，減少了不必要的環節，提高了公文處理的速度，保證文件在控制范圍內有序辦理。

同時電子公文系統的運轉過程，具有很強的透明性和可視性，凡是與該公文相關的人員隨時可以查看自己辦理過的文件的整個流轉過程，包括辦理方式、辦理步驟，對應的辦理人等，對公文的整個流程進行適時跟蹤，隨時掌控文件的去向和當前狀態，便于催辦、查詢與利用。

4.專人專責管理，明確公文管理權責

在電子公文系統中，分工是比較明確的，所有文件只要在電子公文系統設定的平臺上按正常流程進行操作，起草人的發文都會自動提交到相關主管人員進行處理，同時還會明確科室審核、初核、領導簽發、蓋章管理流程，確保各科室與車間相關流程負責任。任何一個環節出了問題，都能明確的找出相關負責人，這就避免了責人方面混亂，實現了專人專責管理。電子公文系統還對每個環節的處理機修改痕跡自動生成記錄，只要打開公文查詢就能找到明確的記錄，對以后每個環節責任人的辦理意見，追究相關人員的責任提供了依據。

5. 增強協同辦公能力，推進信息共享公開

傳統形式下的紙質公文在同一時間同一地點只可供一人的閱讀，存在著信息的獨占性。在應用電子公文系統之后，系統人員不僅對來自外部的信息加強了有效采集，而且通過系統的公文流轉，段內公文在相同的地點和時間可供多人閱讀，給予了多用戶檢索下載的功能，實現了各部門間的協作與信息共享，大大推進了信息公開的進程。電子公文系統加強了對段內事務的統籌安排以及監督管理，為基層站段的政策決定提供了有力的信息保證。公文管理人員能夠在同一時間、同一地點或不同時間、不同地點共同檢索、閱讀和使用電子公文信息，辦文時的征求意見、會簽公文和聯合行文變得簡便易行。

2 電子公文系統的存在的問題

1.如果某一流程處理不及時，公文就無法按時處理

及時、準確、保密、落實是公文辦理的關鍵因素，公文處理的每個環節都要求及時處理，才能確保公文在一定時限制內辦結，一旦出現該環節的人未能及時處理的情況，就有可能延誤公文的處理時間，因為所有業務流程及所涉及的操作都有嚴格的權限控制，每個用戶以帳戶和專用密碼登陸，其他人員無法進入該系統辦理文件。

2.受限于技術處理手段，一些環節不符合檔案管理要求

領導簽發是公文處理的重要環節，紙質文件多以領導手簽形式，領導的筆跡即為簽發的依據。我段電子公文的簽發并沒有實現真正意義上的電子簽名，而是使用打印和手寫筆兩種簽發形式，手簽表單增強了業務模塊的適應性方便領導使用，使個人辦公人性化，但無論是打印還是手寫筆的簽發 都不能真正體現領導簽發的權威性和唯一性，一旦領導登陸密碼外泄或被盜，就存在被人冒簽的隱患。

3. 容易出現意外狀況

網絡中，不確定因素存在太多，如文件起草和傳輸過程中，意外出現電腦死機、斷電情況，很容易造成文件的丟失和損壞。保密文件還可能遭到網絡黑客的攻擊，造成文件丟失和泄密，所以電子公文系統也存在著很大風險和不確定因素。

3 改進建議

1. 針對“如果某一流程處理不及時，公文就無法按時處理”的問題，我段優化電子公文系統，增加轉辦功能，如領導不在單位無法及時處理文件，可電話征求意見，指定公文管理員進入電子公文系統管理員賬戶按電話所征求意見對文件進行轉辦，及時對文件進行流轉。

2.對于保密文件可能泄密的缺點，目前段保密文件依然采用傳統的紙質流轉方式，專人負責保密文件流轉，流轉完畢后收回紙質文件，嚴禁在流轉過程中將保密文件轉化成電子文件。

4 小結

電子公文系統通過計算機網絡實現了對公文的全面、完善的協同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相對傳統的工作方式，大大提高了辦公效率，減輕了工作負擔，節省了辦公費用，從而實現了辦公無紙化、信息共享化、決策科學化。但是其中的缺點也是不容忽視的，要把電子公文系統更好的應用于日常公文處理中，應針對其缺點做出完善。

作者簡介

劉連蕊，武漢鐵路局武漢大功率機車檢修段，本科。