淺談我市急救指揮中心檔案管理存在的問題及對策

邢國亮

【摘 要】急救指揮中心檔案管理是中心在各項職能活動中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像以及其他不同形式、不同載體的歷史記錄，它以實物或者電子文件的格式保存。建立健全和完善檔案管理的各項規章制度，提高檔案管理信息化水平，增強其提供服務的能力，適應新形勢的需要，積極推動檔案管理長足發展，搞好急救指揮中心的檔案管理，具有重要意義。

【關鍵詞】急救指揮中心 檔案管理 存在問題和對策

2016年全國衛生計生工作會議已經在京召開，深化當前醫療衛生體制改革處于關鍵時期，此改革在公共衛生體系中具有重要性、緊迫性和艱巨性；而醫療急救系統是社會公共安全和公共衛生體系的重要組成部分，急救指揮中心檔案管理是急救指揮中心管理工作中一個重要組成部分；在新形勢下，急救指揮中心檔案工作也呈現出一些新特點、新情況、新問題、新任務，那么，在探尋新途徑適應發展的同時，如何發現急救指揮中心檔案管理存在的問題，制定出新的改進措施，從而適應新的挑戰和機遇，是檔案工作者急需解決的新問題。

1 檔案管理工作在急救指揮中心建設中的重要性

1.1 急救指揮中心檔案定義[1]

急救指揮中心檔案是指中心在各項職能活動中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像以及其他不同形式、不同載體的歷史記錄，它以實物或者電子文件的格式保存。我市急救指揮中心檔案起始于急救指揮中心的規劃、建設、發展的全過程，同時又貫穿于急救指揮中心各職能部門、組織、管理的各個方面，真實地記述和反映了中心的發展軌跡，是重要的信息資源，它包含大量有形資料（如：房屋、設備及其規劃、建設、購買等相關資料）和無形資料（如：管理思想、管理制度、急救經驗傳承等）；這些信息資源忠實地反映了歷史的全貌，可以清楚地了解急救指揮中心艱難發展歷程，也為其在以后的發展奠定基礎。

1.2 急救指揮中心檔案是管理工作的依據[2]

急救指揮中心建立一整套管理運行機制。自運行以來，先后建立健全了30多項管理制度和運行機制，起草并修訂《菏澤市社會急救醫療管理辦法》，編印《菏澤市院前急救人員崗位職責和工作規范》、《菏澤市院前急救中心（站）績效考核細則》、《規章制度和崗位職責》等規章制度，確保工作有章可循，規范運行。同時，強化考核監督，制定完善績效考核獎懲辦法，將日?？己伺c定期考核相結合。每月對中心人員考核，結果與待遇掛鉤；每半年對急救站考核，作為年底評先樹優的依據。加強全市院前急救行業管理，規范了急救市場，促進全市醫療急救事業健康發展。這些做法均形成檔案材料在急救指揮中心備案。因此，急救指揮中心檔案是急救指揮中心日常工作和管理的原始記錄， 它不但如實地反映了上級的指示、意見，而且也記錄了歷屆決策者和執行者的指導思想，以及本中心開展各項業務活動的措施和辦法；這些各項活動真實地凝聚了急救指揮中心的工作成就、經驗和教訓。由此可見，急救指揮中心檔案為各部門工作人員提供了查考歷史的依據，為以后的工作制定計劃和進行決策尋找憑證，以便制定科學化決策，減少無效或重復勞動，有效提高工作效率和質量。

1.3 急救指揮中心檔案是精神文明建設重要組成部分[3]

急救指揮中心檔案記載著全市急救衛生事業發展的歷程，凝聚了各屆衛生工作人員的心血與汗水，是一筆寶貴的精神財富。從急救指揮中心建設以來，檔案工作占有重要角色，它不但記載著中心演化和硬件設施的更替，更記載著歷屆中心優秀干部職工為中心發展所做出的貢獻和先進事跡等情況，以及急救指揮中心發展史上的重大事件，這些都凝聚成一種精神，這種精神引導著職工積極進取、艱苦奮斗的優良作風，它們豐富而生動，富有極強的說服力和感染力，能夠激發中心全體職工愛崗敬業、熱愛急救工作，也使這種精神文明延綿不斷地得以傳承。

1.4 急救指揮中心檔案是急救醫學的基礎和條件[4]

急救醫學是一門具有繼承性、連續性、傳遞性的學科，它的發展和進步，不但依靠成功經驗材料的不斷積累，而且需要歷年血的經驗教訓的積累，這些都為后人的工作提供參考和依據，例如我中心在2015年12月份正式上線互聯急救APP，在關鍵時刻為自己、為他人提供快捷的120報警服務，解決了工作當中所出現的聾啞人、空巢老人、方言過重等群體呼救“120”溝通障礙的問題，實現了手機呼叫精準定位，同時將市民個人健康信息反饋到中心，為調度員快速指揮調度提供科學依據；互聯急救APP還可根據積累的急救醫學知識，使當事人或親屬掌握并應用簡單急救醫學知識及時施救，所以相關資料和檔案的保存非常重要。

2 我市急救指揮中心檔案管理現狀及存在的問題

2.1 急救指揮中心歷史短，檔案庫存量少，發揮作用有限

菏澤市120急救指揮中心于2011年6月批復成立，2012年11月正式運行。該中心是以現代通信網絡為基礎，將全市急救指揮中心、急救站、急救報警點聯合起來，形成覆蓋全市城鄉、指揮統一的醫療急救網絡體系。引進珠海安克公司應用軟件使用平臺，具有GPS、聯通手機定位、互聯急救APP、視頻、生命體征回傳等先進技術和功能，做到了國家、省、市、縣應急視頻會議四級聯網。由于中心建設時間短，硬件和軟件設施和人事建設都從空白開始，可借鑒的經驗少，職工院前急救知識和各儀器設備使用知識匱乏，各種規章制度建立和各分支機構無法協調工作等大量檔案材料無法及時收集歸檔，致使有價值的檔案流失，造成了保管的檔案數量較少，制約檔案管理和業務工作的開展。由于現存的檔案信息少，而急救網絡建設、調度預警建設、急救站管理等材料都在建設初期，從而也無法收集齊全及時歸檔，也就無法給目前工作決策提供幫助。另外，各種電子檔案不能入檔檢索，造成檔案查閱不夠繁瑣，開發利用率低。

2.2 檔案工作重視不夠，導致職責不清，分工不明[5]

中心不少職工沒有經過檔案知識培訓，對檔案了解少，認識淺，加上人員少，人手不足等原因，只能應付日常工作，無暇顧及檔案管理；大家對檔案管理在日常工作中不夠重視，認為檔案只是承載過去歷史，對現在工作不能起到推動作用，在向上級匯報工作或內部進行質量檢查時，相關職能科室人員對材料要么只是電子版，要么只是紙質版，沒有意識到這些材料也是具有利用價值的檔案材料，遂造成無法及時歸檔，從而影響檔案的系統性和完整性。同時，由于中心成立晚，中心一直無獨立檔案室，相關工作也是其他人員兼職，造成檔案工作分工不明，任務落實不到位，造成檔案材料無人管理，無人收集的尷尬局面，更不會進行系統歸檔整理，造成檔案殘缺不全。

2.3 涉檔資金投入低，基礎設施不健全

菏澤急救指揮中心成立以來一直沒有建立獨立檔案室，檔案材料都是放在辦公室，不能及時整理、分類存放。同時，單獨涉及檔案管理方面的軟硬件資金投入幾乎空白，遂造成檔案基礎設備建設比較落后，設施嚴重不足，如：檔案管理需責任到人，消防設施不完備，電腦及硬盤設備需要及時升級，音像影像設備需要添置等，只有這樣，檔案工作才可順利開展。

2.4 電子信息檔案工作發展滯后，不能跟上時代發展步伐[6]

面對網絡信息化、現代化的發展趨勢，檔案管理也應該跟上時代的步伐，從過去的紙質檔案保存模式，應該進化到電腦數據儲存和紙質并重的過程，盡管一些紙質檔案能及時歸類整理，但電子影像檔案越來越重要，它們分散在各個工作人員電腦中，不能及時集中管理，使得一些珍貴電子影像資料極易遺失，遂造成難于挽回的損失。

3 急救指揮中心檔案管理工作改進措施[7]

3.1 組建一支機構健全，職責明確的檔案管理隊伍

組織成立由中心領導直接負責制的檔案領導小組，建立綜合檔案室，設立有專職檔案員和各職能科室指派兼職檔案員三位一體的檔案管理組織網絡，并將檔案工作列入科室責任目標的考核范疇，讓檔案工作滲透到業務工作中，使兩者相互協調、相互促進。

3.2 加強職工檔案知識培訓，增強檔案意識

中心定期召開專兼職檔案工作培訓制度，定期通報檔案現狀和制定中長期年度檔案工作計劃，并邀請檔案管理專家進行檔案法規基本知識培訓，增強檔案法制觀念和意識，統一思想，提高認識，提升檔案管理的專業水平，確保檔案質量。同時加強全體職工檔案管理目的、意義、作用認識，正確處理檔案管理與日常工作關系。

3.3 增加檔案專項資金投入，完善和健全各項規章制度[8]

增加檔案管理方面的專項資金投入，增強軟硬件設施；急救指揮中心一方面從機構設置、人員配置和房屋設施等方面提供了有力保障。另一方面購置檔案柜、計算機、打印機、管理軟件等。使檔案室設施更加合理，達到檔案保管保護“八防”要求。

建立健全和完善檔案管理的各項規章制度，制定《菏澤市120急救指揮中心檔案管理辦法》和《檔案分類編號歸檔范圍及保管期限表》，并分門別類制定各個職能部門檔案管理規定和檔案查閱、借閱、保密、鑒定、入檔、銷毀、庫房保管等方面的制度，規范急救指揮中心檔案管理行為；使檔案在收集、分類、管理、利用中做到有章可循、有法可依，為檔案管理科學化、規范化、制度化保駕護航，從而保證了目標管理的順利實施。

3.4 提高檔案管理信息化水平，增強其提供服務的能力[9]

隨著計算機應用的普及，檔案管理也應該提高其信息化水平，如購買檔案管理軟件，使檔案歸集錄入規范化，提高案卷整理效率和質量；在收集紙質檔案的同時收集電子檔案，并定期做好備份管理。

急救指揮中心檔案工作的根本目的和意義在于利用這些檔案資料，使其為急救指揮中心各項工作服務。提高檔案管理的信息化水平，建立一套完整、方便、快捷的檔案查詢檢索系統，對全部庫存各類檔案進行案卷級和文件級的目錄查詢。除計算機檢索外，還應建立一套手工檢索工具，更好的做好檔案服務利用工作，更好地服務中心的發展。

4 結語

急救中心檔案管理是一個系統工程，在取得各方力量支持的同時，更要從管理思想、方法、手段等各方面進行創新。同時，在檔案信息凸顯重要的今天，檔案工作需要根據新任務、新問題、新情況的變化，又要立足檔案、更新觀念、與時俱進，憑借云計算技術及大數據分析， 提高管理效率及質量?？傊?，急救中心檔案管理需要從整體上利用創新思維，扎扎實實做好檔案的規范化管理工作，以便更好地服務當地急救中心工作的開展。

參考文獻：

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