對“檔案是由文件轉化而來”的思辨

摘 要：“直接形成論”難以證明檔案不是轉化而來，檔案是由“各種記錄”轉化而來的；各種記錄轉化為檔案的環節是歸檔，轉化中的“人”是檔案工作者，歸檔中的人為因素與“唯心主義的認識”觀無關；歸檔保存的檔案是一個整體。

關鍵詞：檔案；文件；轉化；直接形成；思辨

劉東斌先生在《檔案直接形成論》一書中多處否定“檔案是由文件轉化而來”的提法，如在第九章“收文不是檔案”中指出：“強調檔案是直接形成的，就意味著否定‘檔案是由文件轉化而來的觀點，也就是說檔案不是‘轉化而來的?！保?42頁）在第十章“檔案與文件的關系”中又講道：“從檔案與文件的起源時間上看，檔案的起源時間要早于文件的起源時間。這可以從檔案與文件起源的動因上得到答案?！薄昂茱@然是檔案形成在前，檔案根本就不存在有前身的問題，也根本不存在文件這個前身?！保?81頁）

對于“檔案是由文件轉化而來”的觀點，筆者雖然并非完全贊同，但卻與劉先生的認識也不盡一致。本文專就此問題作一辨析。

1 “直接形成論”難以證明檔案不是轉化而來的

1.1 從檔案的源頭上看難以證明檔案不是轉化而來的?！稒n案直接形成論》認為“檔案不是由文件轉化而來的”，“檔案是直接形成的”。在第六章“檔案的直接形成歷程”中講道：“檔案之意先于文件，可以從‘結繩記事、‘刻木為契等檔案起源時的原始檔案中看出端倪。檔案起源的動因只是為了滿足人們記憶的需要，人們發明‘結繩、‘刻契等原始記事方法，其記事的主要目的在于幫助人們記憶，起到記事備忘的作用。它只有檔案的記憶作用，而沒有文件的管理辦事功用?！保?46頁）

如單從這段文字來看，確實像筆者在《一部有益于檔案學基礎理論研究的探索之作——〈檔案直接形成論〉讀后感（之一）》（刊于《檔案管理》2016年第6期）中講的：如果順著劉先生的思路來理解其結果，那么從人類產生檔案的源頭上來論述“檔案形成在前”的觀點似乎還是有些道理的。但這些相對來說看似有點兒站得住腳的認識，其實存在的疑問也是非常明顯的。因為人們很自然地會想到此時在人們的認識領域中還沒有“檔案”一說，那又如何能如此順利地將“結繩記事”和“刻木為契”等就稱為“檔案”了呢？畢竟從這些被劉先生稱為檔案的記錄的出現，距人們認識到“檔案”的產生還差著幾千年的時間哩，怎么就能直接說這些是檔案了呢？是拿人們后來的認識去套指的嗎？那不又具有了人為的因素嗎？

1.2 自“檔案”概念出現以后形成的檔案更難說明檔案不是轉化而來的?！掇o海（第六版縮印本）》對“文件”的定義是：“組織或個人為履行法定職責或處理事務而制作的記錄有信息的一切材料。是人們記錄、固定、傳遞和貯存信息的一種工具?！盵1]就我們當前認識的檔案而言，其前身“文件”的草稿、修改稿直至定稿和簽發中的大部分原始記錄，在其形成之初早已并不是為了記憶的需要，因為誰也無法理解人們為了要留下記憶而去形成一個文件。那么為何這些就可以直接稱其為檔案呢？它們還只是具有記憶功能嗎？隨著社會的發展顯然已經講不通了。而劉先生卻認為：“‘文件從起草到草稿、一稿、二稿……定稿，經過了一個過程，然而，必須清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同樣也不等于文件，你可以說‘文件是從其形成之初開始著原始記錄的，但是，這個‘文件記錄的‘原始記錄，并不是那個具有現行效用的‘文件。記錄這個‘文件形成的全部過程的是檔案，而不是‘文件?！保?51頁）然而，事實上我們形成文件的目的就是為了實施某項工作，而此項工作又是需要在一定的區域范圍、有眾多的部門或人員參加，為了統一號令（如完成的標準、時間等）才會需要發出一個文件。所以，從草稿的產生直到文件的發出和督促執行，均是為了圍繞完成某一項特定的工作而實施的行為，而并不是為了記憶。劉先生還說：“所以說，幾乎所有的文件自形成之時起就被一切組織或個人所‘保存貯藏?！保?3頁）事實上，“幾乎所有的文件自形成之時起”就是為了被執行和應用，而并非保存和貯藏。那我們現時還能認為這些“文件的初稿、修改稿直至定稿、簽發”是為了記憶的需要而形成的嗎？如果不是，那么怎能直接稱其為檔案呢？顯然不能！它們只能被稱為該文件的原稿，只有當它與其對應的一份（有的歸檔兩份）文件被歸檔保存起來以后，才成了這件檔案整體的一個組成部分（關于這一點在本文第四點中會具體論述）。

1.3 檔案不僅僅是由“文件”轉化而來的。劉先生認為：“事實上檔案不是文件的轉化物，籠統地講檔案是從文件轉化而來的，把文件與檔案的關系按前后、按階段區分是很不科學的，也不符合客觀實際，并沒有反映出檔案與文件的客觀真實面貌?！保?0頁）

筆者認為，檔案確實不只是由文件轉化而來的，但籠統地講“檔案不是文件的轉化物”同樣也是不科學的。因為事實上檔案的主體確實是由文件轉化而來的，只是“檔案不僅僅是由‘文件轉化而來的”，因為除了文件之外，一切我們曾經試圖用“大文件”觀或是“不斷地加括號專門注明包括某某”等所要解決問題的對象，均有可能轉化為檔案。原因是隨著檔案工作實踐的深入，檔案雖然仍然沒有脫離由各種記錄轉化而形成的實質，但已經不僅僅是由“文件”轉化而來的了。轉化為檔案的記錄即檔案的前身可以有很多，如大量的文件轉化為文書檔案，而還有大量的不是文件也轉化為了檔案，如，大量的會計賬簿、會計憑證等算不得文件的轉化成了會計檔案；大量的照片轉化成了照片檔案；更有甚者，隨著“實物檔案”這一概念的出現，這些轉化為檔案的前身顯然也算不得文件。所以確切地說：檔案的主體是由文件轉化而來，但又不僅僅是由文件轉化而來的。要說明這個問題，關鍵還是要找到檔案的上位概念，即檔案定義中的屬概念。既然筆者在《論檔案的定義及其本質屬性——〈檔案直接形成論〉讀后感（之二）》一文（刊于《檔案管理》2017年第1期）中采用了“記錄”作為檔案的屬概念，那為了論述方便起見，本文在以下論述中就采用“檔案是由各種記錄轉化而來的”說法。

2 各種記錄轉化為檔案的環節

《檔案直接形成論》在第四章“檔案的形成觀”中指出：“將‘歸檔作為有意識形成檔案的先決條件，是把現代檔案工作制度強加給檔案本身的，是把對這一事物的要求強加給另一事物?！热弧畾w檔屬于管理活動，作為管理對象的檔案就必然先于‘歸檔之前就存在，而后才能產生相應的管理活動。怎能夠把‘歸檔作為有意識形成檔案的必備條件呢？”（90頁）“按照‘歸檔是有意識形成檔案的必備條件的觀點，也就是說大多數基層檔案室接收的不是檔案。既然接收的不是檔案也就不能稱之為檔案接收工作了，這顯然與檔案的收集工作相矛盾?！保?1頁）“‘立卷歸檔、‘集中保存、‘鑒定、‘整理等檔案工作都與檔案的產生沒有關系，也不能改變檔案?！保?22頁）在“檔案與檔案工作的關系”中又指出：“檔案不等于是‘歸檔的文件，檔案在‘歸檔前就是檔案了?！保?28頁）

其實由于“‘歸檔保存能夠把檔案與其他事物從根本上區別開來，是檔案之所以為檔案的‘最低限度”， [2]所以，歸檔環節便成了檔案與各種記錄的分水嶺。至于“按照‘歸檔是有意識形成檔案的必備條件的觀點，也就是說大多數基層檔案室接收的不是檔案”（91頁）的問題，那就更好解釋了，因為檔案室就是在做歸檔工作，收集的是列入歸檔范圍的各種記錄，這是因為目前沒有真正實行文書處理部門立卷歸檔制度，實際是由檔案室代行整理歸檔工作而出現的現象。至于檔案的收集（接收）工作是針對檔案館而言的。于是筆者還是愿意回到我國早先的檔案學理論認識上去，認為歸檔工作是各種記錄向檔案轉化的分水嶺，歸檔之前屬于文書工作（或其他工作）的領域，而歸檔之后便進入了檔案工作領域。所以轉化為檔案的環節確實是歸檔，而且只有將這一環節產生的因素作為檔案的本質屬性，才能有效地將檔案與“記錄”中的其他下位概念明確地加以區別。

3 各種記錄轉化為檔案中的“人”

劉先生在第十一章“檔案與檔案工作的關系”中講道：“那么什么是‘有一定保存價值呢？只能人為地規定。怎么判定‘有一定保存價值呢？只有通過檔案工作者的鑒定來實現?！薄澳切┍慌卸]有保存價值的，不一定就沒有保存價值，而那些被判定‘有一定保存價值的，也不一定就有保存價值。有沒有保存價值不是形成檔案的必要條件?！保?12頁）“檔案的產生不僅與檔案工作沒有關系，與檔案工作的主體——檔案工作者也沒有關系?！保?23頁）

在劉先生以上的論述中涉及兩個方面的問題：一是“有沒有保存價值不是形成檔案的必要條件”；二是檔案的形成不應當摻入人為的因素。就第一個問題而言，筆者實在想不出為什么沒有保存價值的還具有要作為檔案保存下來的理由。也許這里的問題是在于劉先生混淆了檔案的“產生”和“形成”這兩個概念，劉先生在書中所述檔案的原始記錄性時，更多是用了“形成”一詞，但筆者認為此時這些被稱為檔案的應當是“產生”而非“形成”。 “產生”與“形成”盡管有著諸多的聯系，但畢竟還是存在著一定的區別：“產生”是某一事物的原始性出現，是其展示給外部的基本“特征”，如人的長相特征為高矮、胖瘦等，屬于客觀存在的范疇；而“形成”則是對某一事物的人為性過程，是該事物內在的經由人們認識提煉所賦予的“屬性”，如性格上的內向、外向等。如果我們將“檔案的原始記錄性”作為這些記錄的“產生”的話，那么劉先生的觀點就可以得以成立，因為確實不管這些記錄有沒有保存價值，它都是實實在在地產生了。但當我們要將這些記錄形成檔案的話，如果沒有什么保存價值那為何還要將其作為檔案保存下來呢？至于第二個方面的問題，筆者將在后面專門予以表述。

3.1 各種記錄轉化為檔案必定具有人為的因素。劉先生指出：“而‘備以查考性說、‘歸檔保存性說、‘三屬性的交集說、‘結構性說、‘鑒定和整理說、‘內在有機聯系性說等認識都是以檔案整理后的所謂存在形式來探討檔案本質屬性的，這些屬性無不打上檔案整理人外加的烙印，是檔案整理人的人為規定造成的，是檔案整理后的外在表象，顯然不是檔案的本質屬性?！保?5頁）事實上，我們對于檔案本質屬性的認識是人的意識對檔案這一客觀存在物的總結、梳理、歸納，是人的認識對于客觀存在反作用的結果，必然具有人為的因素。

3.2 決定各種記錄轉化為檔案的人只能是檔案工作者。劉先生指出：“首先，來看檔案有意識形成過程中的起作用的‘人。如果這里的‘人是社會主體的‘人，那么，應該說上述有些認識還是正確的。但是，上述論述中說的‘人，其實并不是社會主體的‘人，而是‘檔案人（檔案整理、保管者或者說是檔案工作者）”。（95頁）在第十一章“檔案與檔案工作的關系”里又講道：“然而，遺憾的是這里的‘人并不是社會主體的‘人，這里的‘人已經被偷換概念變成了檔案‘人——檔案工作者?！畽n案的形成離不開主觀能動性中的‘人是檔案工作者而不是社會主體的‘人?！保?26頁）

其實，長期的檔案工作實踐證明，在記錄轉化為檔案這一過程中起到決定作用的確實是檔案工作者，也只能是檔案工作者，因為這種現象是由于社會分工而確定的。如果我們順著劉先生的思路，應當由“社會主體的‘人”來進行“歸檔保存、挑選、整理、鑒定等等”才算“上述有些認識還是正確”的話，那請問如何才能讓“社會主體的人”來有意識地形成檔案呢？即便是就“文件的密級由起草或發文單位來確定”這一環節而言，也只有能夠或有條件參與形成有可能進入檔案保管的記錄的部分社會人來實施。事實上，由于社會分工和專業知識的差異等諸多原因，所以終究不可能真正實現由“社會主體的人”來承擔這項任務。

當然，這里除了社會分工的必然導致以外，還需要有一個社會賦予檔案人權力的問題。其實檔案人在“歸檔保存、挑選、整理、鑒定等等”工作中的權力問題，在《檔案直接形成論》97～98頁中列舉的若干法規文件，就說明了檔案人的權力正是來自這些規定。依照我國有關法律、法規的規定，檔案工作者不僅要承擔收集、管理和提供利用檔案的義務，同時也享有依法做好這些工作的權力。

3.3 歸檔中的人為因素與“唯心主義的認識”觀無關。劉先生在第十一章“檔案與檔案工作的關系”中講道：“三是在所謂的檔案工作對檔案的進一步產生有一定的能動作用下的‘文件可以通過檔案工作來實現向檔案的轉化，……其實質就是檔案工作者認定什么是檔案什么不是檔案。這顯然就是主體產生客體的唯心主義的認識?！保?24頁）確實，這些檔案工作、檔案工作者與檔案的“產生”（作為一種客觀的自在物）確實沒有關系，但與檔案的“形成”（對客觀事物的人為性過程）卻存在著必然的決定性的關系。這一現象與“主體產生客體的唯心主義的認識”毫無關系。我們知道唯心主義與唯物主義的根本區別在于：唯心主義認為意識第一性，物質第二性，意識是世界的本原，先有意識，后有物質，意識決定物質；唯物主義則主張物質為第一性、精神為第二性，世界的本原是物質，精神是物質的產物和反映。從這兩者的本質區別中其實已經非常清楚地看到問題的實質，因為檔案人是堅信“物質為第一性、精神為第二性，世界的本原是物質，精神是物質的產物和反映”的。即各種記錄是客觀存在的自在物，而要真正成為人們意識領域的檔案，則還需要檔案人在其間發揮其主觀能動作用。

4 歸檔保存的檔案是一個整體

劉先生在否定檔案是由文件轉化而來的同時，強行把作為一個整體的檔案（文件的初稿、修改稿直至定稿、簽發以及文件的正本）分解為“檔案”和“文件”兩個部分。認為：“檔案與文件有沒有本質區別？肯定有本質區別?！保?2頁）“文件‘轉化為檔案，只是文件與定稿一同作為檔案的統一體歸檔保存的，而不是文件轉化成檔案的?！保?0頁）并且指出：“‘發文文書檔案的實體應該是文件的定稿，而非文件（發文）本身，也就是說從歸檔角度看應該歸檔的是文件的定稿，而不是文件?！保?84頁）又說：“由于時代的發展，檔案變得越來越復雜，發文（文件）實際是定稿（檔案）的副本，發文（文件）并不是‘直接形成的‘原始記錄，發文（文件）與定稿同時歸檔保存，不過是現代印刷技術印刷條件下一種無奈的‘雙軌制選擇，這是在檔案歷史長河中特殊階段中的一種特殊現象?！保?36頁）

其實籠統講檔案與文件有本質區別在一定的情況下是對的，如對于發出的大量不被作為檔案保存的正式文本而言，它與檔案確實是有著本質區別的。但我們如果由此而進一步將保存起來的檔案（文件的初稿、修改稿直至定稿、簽發以及文件的正本）分解為“檔案”和“文件”兩個部分，則完全是多此一舉。

在現實中，往往是只有歸檔保存的一份文件正本才會被作為檔案保存備查，而與其同時產生的若干份文件只在其完成了現行效用就完成了它的歷史使命。在被劉先生稱為檔案的部分，其實如果沒有作為文件正本的文件來印證也不能稱其為檔案的，原稿等只有有了正本才能證明其確實已經下發被作為辦理公務的依據，而文件的正本也需要原稿等作為依據才有其權威性，兩者是相互依賴、缺一不可的。光有原稿不行，因為不知道其是否最終發出被執行；而光有文件也不完整，當一旦需要追究事情原委時，沒有原稿也是缺乏說服力的。

如果我們人為地將其割裂為兩種事物，那是沒有道理的，也是沒有說服力的。其實對于這一點，劉先生也采用了“雙軌制”一說予以肯定過，當講到發文底稿與印發件之間的關系時，指出：“將發文底稿（或稱定稿）與印發件（文件）一同歸檔，正好彌補了各自的缺陷。這時的印發件（文件）并不是‘轉化為檔案了，這正是紙質檔案的‘雙軌制現象?！保?3頁）

參考文獻：

[1]夏征農，陳至立，主編.辭海（第六版縮印本）[M].上海.上海辭書出版社，2010：1977.

[2]嚴永官.論檔案的定義及其本質屬性[J].檔案管理，2017（1）：4～7.

（作者單位：上海市奉賢區檔案館 來稿日期：2016-12-13）