“中國開放檔案共享平臺”歷史檔案共享調查研究

姚樂野 丁琳玲

（四川大學公共管理學院 成都 610065）

“中國開放檔案共享平臺”歷史檔案共享調查研究

姚樂野 丁琳玲

（四川大學公共管理學院 成都 610065）

以中國開放檔案共享平臺歷史檔案共享現狀為切入點，歸納中國開放檔案共享平臺歷史檔案共享中存在的問題，并分析其影響因素，進而探討如何進一步完善中國開放檔案共享平臺歷史檔案共享的建議。

歷史檔案 共享平臺 利用

Yao Leye Ding Linling
（School of Public Administration of Sichuan University,Chengdu 610065,China）

一般認為，依據時間維度，歷史檔案是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前形成的檔案，包括明以前、明清各朝代的檔案、民國時期檔案以及革命歷史檔案等。自1980年我國第一次明確提出開放歷史檔案，歷史檔案的開放利用得到不斷發展。尤其是隨著社會信息化程度日益加深，檔案走向網絡服務，歷史檔案也順勢而動，通過網絡公開和共享?！笆濉睍r期，為實現全國性檔案信息資源共享的目標，國家檔案局主導的全國性檔案信息資源共享平臺——“國家開放檔案信息資源共享利用系統”，即“中國開放檔案共享平臺”正式投入使用，開啟了歷史檔案信息資源“一站式”全國范圍共享的格局，為社會提供全方位的歷史檔案信息服務。目前，學界對于該平臺已有一些介紹和研究，鑒于該平臺在檔案館集群和檔案信息資源共享方面的重要性，本文特對其歷史檔案信息資源共享中存在的一些問題進行分析，探究影響因素，并有針對性地提出完善對策。

一、中國開放檔案共享平臺歷史檔案共享現狀

中國開放檔案共享平臺集合了中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館3個中央級檔案館，除臺灣、香港和澳門外的31個省、自治區、直轄市綜合檔案館，5個計劃單列市檔案館，10個副省級市檔案館，新疆生產建設兵團檔案館，總共50個各級國家檔案館提供的近78萬條檔案目錄及原文數據，具體檔案種類及數量見表1。

表1 國開放檔案共享平臺檔案種類及數量情況

從數量上看，目前中國開放檔案共享平臺內還是以歷史檔案為絕大多數。平臺除了設置50個獨立檔案館的數據資源外，還針對一些熱點歷史問題、重要歷史人物、重要歷史事件、珍品歷史檔案、老照片、重要聲像等建立了歷史檔案專題或欄目進行展示。在查詢過程中，各檔案館館內數據資源之間有關聯，查詢某一人物則其他相關人物或事件也會出現。

這樣的“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺實現了檔案館的集群和歷史檔案信息資源的整合，覆蓋面廣、數據量大、服務效能高，有利于用戶突破時空限制，便捷高效地查詢和利用歷史檔案，也有利于歷史檔案加快傳播速度、擴大影響范圍，實現自身價值，充分體現了“以人為本，服務優先”，是一種歷史檔案公布和共享的創新突破途徑。

二、中國開放檔案共享平臺歷史檔案共享存在的問題

在充分肯定這個覆蓋全國的開放檔案共享平臺在整合歷史檔案信息資源、實施歷史檔案信息共享、提升歷史檔案服務能力方面價值的同時，我們也要客觀地看到其存在的問題。

1.檔案館集群不夠?！度珖鴻n案事業發展“十二五”規劃》中提出要實現全國性公共檔案信息資源共享，在這一目標指導下，國家檔案局部署實施相關項目，本該獲得全國各級國家檔案館的大力支持和積極響應，但實際情況如下：（1）平臺內顯示的31個省級行政區綜合檔案館中，山西省、湖南省和寧夏回族自治區檔案館下沒有相關數據資源；（2）平臺內地級市綜合檔案館只有15個，僅占接近300的中國地級市數量的1/20；（3）平臺內沒有涉及縣級檔案館。

2.歷史檔案信息資源共享不夠。我國數千年歷史源遠流長，歷史檔案卷帙浩繁。據國家檔案局2007年的統計數據，目前保存在全國各級各類檔案館中的建國前形成的歷史檔案共3300多萬卷（件）[1]84。截至2016年10月7日，平臺內歷史檔案及原文數據還不到78萬，不僅與2007年的統計數據相距甚遠，甚至與中國開放檔案共享平臺項目計劃2013年一期建設所要達到的100萬條目錄及原文數據的目標相比都要少[2]64。具體情況如下：（1）典型的是幾個檔案館提供開放歷史檔案信息資源數量僅為個位數，如河北省、上海市、廣西壯族自治區、西藏自治區和青海省檔案館提供開放檔案分別為2條、5條、1條、4條和2條；（2）很多檔案館僅提供開放歷史檔案中的某個全宗或者全宗的某一部分，如浙江省檔案館僅提供《黃埔軍校同學錄》數據庫，安徽省檔案館僅提供民國時期（1911—1949）安徽省政府全宗二目——省教育廳檔案材料，新疆維吾爾自治區檔案館僅提供民國吐魯番縣檔案全宗；（3）還有部分檔案館主要提供目錄，以內蒙古自治區檔案館、中國第一歷史檔案館和中國第二歷史檔案館為代表。

3.歷史檔案信息資源整合不到位。已接入中國開放檔案共享平臺內的50個各級國家綜合檔案館共享的歷史檔案信息資源，呈現的格式、清晰度和利用標準不同，為利用帶來不便。僅以省級行政區綜合檔案館為例，就格式而言，有數據資源的27個省級行政區綜合檔案館歷史檔案數據格式不一，具體情況見圖1；就清晰度而言，雖然沒有明確判斷標準，但出現江蘇省檔案館的19780條數據資源打開是空白頁的情況；就是否可復制而言，27個檔案館中只有7個檔案館的數據資源可復制，這7個檔案館并不包括北京市檔案館、浙江省檔案館和中國第二歷史檔案館，而這3個檔案館在其官方網站上可提供歷史檔案資源下載，檔案館或多或少存在與檔案館官方網站數據沒有對接的現象?？梢哉f平臺內的各檔案館如同一個個相互獨立的“信息孤島”，各自擁有豐富的歷史檔案信息資源，彼此之間卻無法交互，不能實現館際歷史檔案信息資源的關聯和共享[3]49。

圖1 27個省級行政區綜合檔案館歷史檔案數據資源格式情況

另外，平臺歷史檔案信息資源整合不夠還體現為檢索系統不完善。不僅沒有給用戶提供必要的平臺內檔案信息資源數量、范圍和檢索方式等說明信息，檢索中還存在檢索項較少、不能限定檢索范圍（某一檔案館或某幾個檔案館）、高級檢索功能不全等等問題。

三、中國開放檔案共享平臺歷史檔案共享存在問題的原因分析

中國開放檔案共享平臺在歷史檔案信息資源共享和服務中存在不盡如人意的地方，檔案館的集群和歷史檔案信息資源共享和整合存在問題，筆者從主觀和客觀兩個方面分析原因如下。

1.客觀原因。

（1）項目為長期性系統工程。國家檔案局檔案科學技術研究所程春雨在《云計算模式下的開放檔案共享利用平臺建設》一文中介紹，中國開放檔案共享平臺分三期建設，每期有相應的建設目標，不論從5個層次和3個體系的架構，還是從云計算基礎設施、應用系統開發和標準規范的研制3個方面建設內容，以及50個國家綜合檔案館的接入來看，都有大量工作需要完成，需要循序漸進。從2016年6月到10月不同時期的調研數據看，也體現了這一點，平臺內目錄及原文數據從6月時的66萬條左右，到10月增加到了77萬條左右，呈現不斷增長的趨勢。而且，平臺設計由國家檔案局建立統一平臺，各地檔案部門建立區域性平臺；省檔案局可以統領全省各地，建立區域性平臺，讓地級市參與進來；地級市建立平臺，讓縣級檔案館參與進來，這樣一級一級參與最后整合形成一個系統的平臺[4]，項目工程浩大。項目雖然建設了3年左右，但與要做的事情和面臨的困難相比，呈現與預期目標有一定差距的局面，是可以理解的。而且平臺應用的云計算模式，作為信息技術領域中比較新的計算模式，其應用還處于一個實踐和不斷發展的過程。

（2）地區經濟、技術、人才隊伍水平不平衡。檔案館歷史檔案信息資源通過網絡在中國開放檔案共享平臺內共享，從歷史檔案數字化，到歷史檔案數字化副本通過網絡在平臺內共享，再到后期的管理與維護，都需要資金、技術和人才的支持。但各地區發展不平衡，廣大中西部地區的檔案館、數量眾多的縣區一級的檔案館受多種因素制約，想要跟東部發達地區的檔案館、中央或省級檔案館保持步調一致非常困難。同樣，因為各檔案館發展的差距，導致數字化采用標準不統一，造成平臺內歷史檔案信息資源呈現出不同的格式和清晰度。

（3）歷史檔案質量參差不齊。作為不可再生的信息資源，歷史檔案的價值不言而喻，但歷史檔案因形成年代比較久遠，書寫形式和載體材料多種多樣，保管條件不盡相同，導致歷史檔案質量好壞不一。部分歷史檔案不適合或者不能信息化，部分歷史檔案在信息化后質量不高。

2.主觀原因。

（1）國家檔案行政管理部門方面。作為全國性的公共檔案信息資源共享服務工程，國家檔案行政管理部門在部署實施過程中，雖然分階段、有規劃并不斷推進，但受現有檔案管理體制影響，工作中難免有所疏漏。①平臺建設內容中的應用系統開發部分設計不夠完善，在歷史檔案信息資源的整合、管理和服務方面都有所欠缺；②缺乏評估機制，對檔案館工作執行情況缺乏監管，不能反饋檔案館共享檔案信息資源數量和質量，以及用戶使用效果；③項目建設內容中的標準規范部分，在建設的各個環節和后期運行維護階段中表現出執行不到位的現象。

（2）檔案館方面。作為歷史檔案最主要的保管場所，各級國家綜合檔案館是歷史檔案公開的主體，也是已公開歷史檔案共享的主體，但不少檔案館沒有盡到自己的責任。①過度重視歷史檔案信息安全。雖然檔案信息安全應該高度重視，但很多檔案館或多或少有“保密保險，利用危險”的心態，而數字化和網絡共享使得他們對于檔案共享帶來的安全隱患顧慮更多。②缺乏共享理念。保管好檔案一直是檔案館的基本工作之一，但檔案館長期過于注意檔案收藏，更多是扮演檔案信息資源“看守者”的角色，而沒有很好地做到以用戶需要為導向來提升自身的服務，促進檔案信息資源共享。而對于歷史檔案，特別是那些本館特有的歷史檔案，檔案館更是視其為“獨家”、“鎮館之寶”，將其作為館藏建設的閃光點來小心保藏，不愿輕易示人，更別提共享，使得檔案背離了其存在的初衷，影響了信息交流。檔案館關注自身效益，注重自身的知識產權保護無可厚非，但途徑很多，將檔案收藏起來并不是根本解決之道。③對網絡和共享平臺功能認識不準確。我國社會信息化發展迅速，公眾對互聯網的依賴程度不斷增強，通過互聯網獲取所需的信息資源逐漸成為一種習慣，很多檔案館并沒有意識到“一站式”的網絡共享平臺對于提升公共文化服務能力，服務民生，促進檔案信息廣泛共享的重要意義。

四、進一步完善中國開放檔案共享平臺歷史檔案共享的建議

中國開放檔案共享平臺作為創新的檔案共享模式，在執行中確實存在一些問題，但因為這個模式是順應時代發展，符合各方需求的，并且在國家檔案行政管理部門、各級國家綜合檔案館和社會公眾的共同努力之下是可以進一步完善的。

1.國家檔案行政管理部門主導。作為涉及全國范圍的檔案信息資源共享平臺，需要協調諸多方面的關系，國家檔案行政管理部門要繼續發揮強有力的主導作用。

（1）宏觀把握全局。①完善共享平臺。作為一個面向全國開放的共享平臺，需要完善檔案信息資源整合、管理和對外提供利用等功能。落實平臺管理和維護的責任，并更新云計算技術，以支持更多數量的檔案館接入，支撐更多歷史檔案信息資源“存儲”，以及提供更加便捷的歷史檔案信息資源服務，讓檔案館和用戶均沒有后顧之憂。②引入評估機制。國家檔案局巡視員王良城在一次專訪中提到，要“引進信息化電子政務評估機制，看看一個地方開放了多少檔案信息，誰的信息認可度高、參與度好等等，通過設置一系列評估指標，營造積極參與、力爭上游的氛圍”[4]13。通過對接入平臺的各檔案館以及檔案館提供的歷史檔案的數量、質量等進行評估，對項目建設過程以及平臺運行后標準規范的執行進行評估，督促各級檔案館按項目計劃完成各階段建設目標，避免檔案館敷衍應付。③制訂標準和制度。在歷史檔案資源元數據建設各環節及平臺運行維護階段都要制訂合理合法的標準規范和規章制度，來保障共享平臺規范建設和安全運轉。

（2）具體執行策略。①國家檔案局提出，逐級實現區域內檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務，進而最終搭建國家檔案信息資源共享和服務平臺、實施全國范圍的檔案信息共享，其中很關鍵的一點是要將各檔案館官方網站歷史檔案資源和中國開放檔案共享平臺進行對接[5]64。②要對接入平臺的檔案館和檔案信息資源進行整合，實現平臺內館際間歷史檔案的關聯，讓平臺內的歷史檔案信息資源形成系統化的整體。③歷史檔案具有分散性特點，據筆者網絡和實地調研后得知，歷史檔案數量龐大，內容豐富，除了集中保存在中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館等專門性歷史檔案館外，還有為數不少的歷史檔案散存于各種組織和個人手中。僅就清代檔案而言，據中國第一歷史檔案館發布的調查報告《全國各地檔案館所藏清代檔案基本情況調查報告》，目前，存世的清代檔案約兩千萬件，除了一千余萬件清代中央國家機關檔案集中保存于中國第一歷史檔案館外，其余部分，尤其是清代地方衙門及民間檔案則分藏于國內外數百個檔案館及相關圖書館、博物館、研究部門的資料室和個人手中[6]。而且，現在社會上已有很多歷史檔案相關數據庫，建議可以開闊視野，將非國家綜合檔案館系統，甚至非檔案館系統的各種組織和個人也逐步納入到這個平臺內。整合這些為數不少的歷史檔案信息資源，對于豐富共享平臺歷史檔案信息資源意義重大。當然，這其中還有許多值得思考的問題，比如知識產權、收益、技術等，這里只是提供了一種設想。

2.檔案館配合。檔案館擁有的歷史檔案資源儲備是歷史檔案信息資源共享的絕對保障，不論是單純為響應國家檔案局的工作要求，還是深刻認識到中國開放檔案共享平臺的重要意義，各級國家綜合檔案館都應該配合檔案行政管理部門，通過中國開放檔案共享平臺共享已公開的歷史檔案信息資源。

（1）順應時代需求，改變傳統思想。①改變“重藏輕用”思想，改變檔案信息“看守者”角色，積極響應國家檔案局服務民生的“中國開放檔案共享平臺”建設項目，按期完成自己的檔案上傳任務，并按要求陸續公布。至于檔案安全方面的考慮，平臺在部署實施過程中，不論是云計算基礎設施建設，還是應用系統開發，均考慮到安全等級保護相關要求，整個體系架構中也專門設置了安全體系[2]64，以充分保護檔案信息資源的安全，檔案館要給予足夠的信任。②對于本館特有的歷史檔案，檔案館應以一種博大的胸懷和高尚的情懷，將共享不只是當成自己的工作任務，更加當成自己的使命，除了完好保存歷史檔案，更希望其能為世人所見，借由共享平臺讓歷史檔案得以發揮其價值，特別是有重要意義的珍貴檔案，能將檔案中的歷史和故事告知社會，在政治、經濟、文化和學術等領域的社會實踐中發揮作用。③在“互聯網+”行動計劃不斷深入發展的背景下，檔案館應該認識到中國開放檔案共享平臺實現了互聯網與檔案領域的深度融合，在歷史檔案信息資源配置中有優化和集成作用，絕對能夠創造歷史檔案新的發展。

（2）以用戶需求導向共享檔案。因為歷史檔案數量眾多，內容豐富，檔案館在進行歷史檔案信息資源共享時要有所選擇，進行用戶需求分析，結合民生熱點，提供用戶需要的歷史檔案，可以選擇若干專題為突破口，然后再循序漸進，不斷擴充，持續分批共享，特別要注意突出本檔案館自身的特色。

3.社會公眾參與。社會公眾作為用戶，在開放共享平臺完善過程中也有自己應該或可以做的事情。

（1）通過平臺利用歷史檔案。當中國開放檔案共享平臺內檔案館集群、歷史檔案數據完備、歷史檔案資源整合較好，“一站式”服務的利用方式更加集約，社會公眾不需要親自到各檔案館查詢，甚至都不要分別到各檔案館官方網站上去查詢，在平臺即可便捷地獲取和利用歷史檔案信息資源時，則平臺建設的初衷和價值才能得以實現?；诰W絡的共享平臺充分重視社會公眾的利用，故而社會公眾應改變對檔案利用的刻板印象，摒棄對檔案這一信息資源的偏見，充分參與到歷史檔案的利用中。中國開放檔案共享平臺將幫助公眾更好地接受和使用歷史檔案，公眾也應更好地利用歷史檔案資源，充分發揮其價值

（2）保護歷史檔案的安全和檔案館的知識產權。通過中國開放檔案共享平臺使得歷史檔案信息資源獲取更加容易，也導致監管不易受控制，容易帶來安全和侵權的隱患，這時候就需要用戶嚴格遵守國家相關法律法規，以高度的自覺性維護歷史檔案信息的安全，維護檔案館的知識產權，才能形成良性循環，達到雙贏的目的。

（3）變歷史檔案“資源利用者”為“資源建設者”。中國開放檔案共享平臺也可以考慮讓歷史檔案個人保存者參與，除不宜公布的歷史檔案需要個人保密外，在自己保存原件的情況下，歷史檔案個人保存者對于歷史檔案可以像學者對于其學術論文那樣，將歷史檔案的數字化副本提供給共享平臺供社會公眾查閱利用。這就需要歷史檔案個人保存者增強檔案意識和社會責任感，積極參與到歷史檔案的共建共享中，提供歷史檔案的相關信息。這樣的眾籌模式在豐富歷史檔案內容的同時，也擴大了歷史檔案和中國開放檔案共享平臺的影響力，繁榮了歷史檔案的社會研究。當然，在這一過程中，歷史檔案個人保存者也不是完全自由的，必須接受監督，在合理合法的規范與制度引導和維護下進行。

黨的十八屆五中全會提出了創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，2016年4月1日，國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，提出“十三五”時期檔案工作也要樹立這五大發展理念，加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力。面對中國開放檔案共享平臺中歷史檔案目前共享中的困境，國家檔案行政管理部門、各級國家綜合檔案館和社會公眾，必須以開放、共享理念，積極完善中國開放檔案共享平臺，構建歷史檔案信息資源全國范圍“一站式”網絡共享的新格局，讓百姓走進檔案、檔案走向社會。

[1]郭莉珠，唐躍進，張美芳，馬翀，王宜欣，張建華，李婧.我國瀕危歷史檔案的搶救與保護研究[J].檔案學通訊，2009（2）.

[2]程春雨.云計算模式下的開放檔案共享利用平臺建設[J].中國檔案，2013（12）.

[3]王萍，張衛東，李俊蓉，王磊.歷史檔案網絡存取原則及其實現方法[J].檔案學研究，2012（1）.

[4]周峰林.全國開放檔案和政府公開信息資源共享平臺建設：專訪國家檔案局巡視員王良城[J].浙江檔案，2013（1）.

[5]王良城.檔案信息資源共享服務機制的戰略構建[J].中國檔案，2013（1）.

[6]胡忠良.全國各地檔案館所藏清代檔案基本情況調查報告[EB/ OL].（中國第一歷史檔案館）http://www.lsdag.com/yjbg/709.jhtm l，2016-04-02.）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.04

國家社會科學基金重大項目《清末民國時期圖書館事業檔案整理與研究》（15ZDB128）。

姚樂野，四川大學公共管理學院教授，博士生導師，研究方向為公共部門信息資源管理、現代文件管理與電子政務、知識管理、圖書館信息資源建設；丁琳玲，四川大學公共管理學院檔案學碩士研究生，方向為電子文件與電子政務。

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2016-11-25