高校后勤檔案管理與利用工作的實踐與探討

翁 佶

（上海電力學院檔案館 上海 200090）

高校后勤檔案管理與利用工作的實踐與探討

翁 佶

（上海電力學院檔案館 上海 200090）

高校后勤檔案內容豐富，有廣義和狹義之分。如何科學管理和有效利用后勤檔案，對高校后勤行政部門效率提升以及高校后勤檔案工作發展都有著深遠意義。本文以上海電力學院后勤檔案管理與利用的工作實踐為藍本，探討如何更好地提升高校后勤檔案的管理利用工作，使之更好地服務于高校主體工作。

高校后勤 檔案利用 上海電力學院 OA系統

Weng Ji
(Archives of Shanghai University of Electric Power,Shanghai 200090,China)

高校后勤社會化改革后，學?；貧w教學、科研、育人之本務，將后勤機構、人員與學校分離，實施社會化管理、企業化運作。后勤檔案類型多樣，可分為文件、行政文書類、技術類、設備類、房地產業務類、賬表類等類型[1]135。高校檔案實體分類法未實施前，筆者學校的財務類、設備類、校辦企業的產學研類、經營類的檔案等都屬后勤類檔案，因此，高校后勤檔案有廣義和狹義之分。廣義的高校后勤檔案包含現行分類法中的基建檔案（JJ）、產品生產與科技開發類檔案（CP）、設備類檔案（SB）等，其中產品生產檔案即校屬企業、物業和校辦產業經營管理過程中形成的文件資料?；n案對于硬件發展建設中的高校而言，其利用率最高，物業工程維修查詢利用基建檔案的頻度也是最高的。狹義的高校后勤檔案僅指限于總務或后勤管理部門的文件資料。

一、高校后勤檔案的內容和自身價值的挖掘

1.高校后勤檔案內容的綜合性與多樣性。不同高校的后勤管理部門，管理模式和稱謂也會有所差異，有稱總務處，也有稱后勤管理中心或綜合管理處等。常見模式為總務或后勤管理集團下轄的多個行政職能部門。狹義的后勤類檔案僅指高校后勤部門產生的文件，即依據國家教委《高等學校檔案實體分類法》，屬十大類中行政類別（XZ）一級類目下的二級類目中之細分。

以筆者就職的上海電力學院為例，后勤管理部門的機構設置分別有綜合管理科、后勤保障科、能源信息管理中心和衛生所。這些管理部門的工作中不斷產生各種文件，制度、計劃總結、國有資產、工程管理、產權文件、教工住房分配、貨幣化補貼、社會化管理的協議、合同等材料，這些都是我校后勤檔案歸檔范疇，檔案的類目代號編制參照上海大學標準編為XZ15。后勤檔案植根于各項具體的工作中，涉及很多行政部門和師生工作生活的方方面面。部分后勤檔案和學校人事檔案、黨群類檔案、會計類檔案形成交集，故高校后勤部門形成的檔案具有綜合性、多樣性等特點。

2.廣義上的高校后勤檔案較之于有形資產更是一筆無形文化財富。歷史存留的后勤基建類檔案是學校彌足珍貴的財富。高校建筑往往是高校歷史發展過程中具有代表性的文化財富。例如上海電力學院第一教學樓原為二戰時期日本商業學校主教學樓，系1932年日本陸軍大臣、關東軍總司令白川義則殞命之處。2015年獲批成為優秀歷史建筑和愛國主義教育基地。當年申報過程中，學校檔案館保存近半個世紀以上的該建筑后勤基建檔案均成為重要佐證材料。

校屬企業和校辦產業經營管理過程中形成的檔案，是行業特色型院校其產學研應用于社會、服務于社會的重要例證。高校檔案實體分類法實施前，校屬企業的產學研成果均屬后勤類檔案，上海電力學院90年代前，以“廠”字編目立卷的檔案中記載著各類產學研成果，校檔案館還保存有后勤產業部門收集的我校工程師發明研制的中國首臺全自動觸電保護器實物檔案，以及當年校辦企業參與研發生產的各類電子科技領域具有領先意義的儀器設備檔案資料。高校后勤檔案可以說是間接體現著行業特色高校產學研結合的發展史。

高校后勤社會化改革后，服務機構的競爭性加強，各高校后勤普遍引進社會優質資源為學校服務，降低了運行成本、增強了實體的競爭和發展能力[2]107。依托后勤部門存儲的檔案文件、信息數據，選擇引進最優質的社會資源服務于學校，對于高校后勤行政工作開展、經濟管理活動都有著直接或間接的輔助支持作用。每一份文件制度、每一枚獎狀照片、每一本證書對于后勤部門自身發展都是一筆無形財富。

3.后勤檔案凸顯情報、憑證價值特征。高校后勤檔案是高校后勤部門在自身職能活動過程中產生的有價值、有意義的各種形式載體的文件材料，其本身蘊含著大量的信息數據。實踐表明，高校后勤檔案信息的有效、合理管理有利于指導高校中各項工作的順利開展，有利于提高高校中各項工作的工作質量，有利于改善高校工作者的工作效率[3]141。在校園各個教學、實驗、辦公、生活建筑的管理工作中，物業維修形成的資料都是后勤檔案中常見的文件資料，一旦遇到建筑管道、暖通、線路故障，這些資料便可閃現出價值，猶如暗夜大海中天際的燈塔，雖然數量上不及基建檔案，看起來價值和意義不大，但是一旦缺失，就如大海航行中失去航圖，待到用時方知其重要價值。

近年來上海電力學院在新校區建設中所形成的施工技術圖紙、前期審批文件、后期驗收等文件材料具有一定的價值，它們所蘊含的情報、憑證價值在今后很久一段時間都會發揮作用。此外，樓宇各種管道、線路重新規劃，需要施工圖紙進行參考。若電路、管道等維修后新線路圖紙文件未及時歸檔，則會引起很多隱患。同時，高校后勤部門在工程中與各類公司簽訂的協議、租賃與承包協議、各項建設項目維修項目合同、勞動用人合同等都是高校維護自身利益的重要保障，因此，高校后勤檔案是凸顯情報價值與憑證價值的重要信息源，它與高校中其他類別檔案一樣，對高?？茖W管理、高效決策有著舉足輕重的作用。

二、高校后勤檔案利用和辦公OA系統銜接的實踐

高校行政OA系統的建設是當前辦公信息化的代表舉措。將廣義類后勤檔案利用和OA系統銜接是筆者在檔案工作中一個新的實踐。上海電力學院實施OA系統處理日常行政事務多年，OA無紙化辦公管理系統優勢也在國家推崇節能環保的大環境下顯現。作為高校內部信息發布、交流的平臺，各類文件、公告、報告申請能及時公開和在指定范圍流通，達到多部門工作協同運作，行政辦公流程實時跟蹤。

檔案的利用過程也是一個檔案利用個人或部門，向檔案館與檔案立卷部門申請、審核、批復、借閱的行政流程。作為一項程式化的工作，將檔案利用工作流程實行網絡平臺自動化。將后勤類檔案的利用服務直接掛接學校OA系統用戶，OA系統中立卷部門領導和檔案管理者對于利用者的身份和目的進行權限審核。由于筆者學校有多個校區，部門間隔遠，教職工上千，人員流動性大，從楊浦校區到浦東臨港校區將近一百公里，現實紙質化檔案利用中找領導、等領導、簽字蓋章程序耗時耗力。通過OA系統辦理，省去了傳統紙質化的領取表格，填寫表格，找立卷部門領導、檔案館領導和主管領導的奔波。在OA系統中規范各流程環節，提高了檔案利用過程中多校區、多部門協同工作的效率。OA系統就如醫院網上預約就診系統一樣，方便了檔案利用者，節省了檔案利用者時間，從技術上杜絕了假冒簽字等違規現象。OA系統還能有效地對利用內容和人員實施統計。

對于部分后勤檔案，諸如國有資產產權證書、學校建筑施工圖紙等的利用，出于對檔案原件保護的原則，一般不外借，確需借出的話，嚴格按OA申請程序履行借閱登記手續，經后勤檔案形成部門負責人和檔案館同意后，留存聯系信息、告知責任后，方可外借利用，并在規定時限內催還。筆者學校近幾年校園改建投入加大，后勤部門對于基建類檔案利用率直線上升。后勤工作社會化后，維修改建工程都由社會機構完成，校內有涉密的教學科研場所，基建類檔案涉及學校教學科研安全和保密工作。由于外借是在OA系統上按流程經立卷和檔案部門負責人審核，非本校人員或單位由于無系統用戶身份，故皆需經具有本校系統用戶身份的后勤經辦人員通過OA系統實施預約。在系統中完成審核流程，再由后勤申辦人員陪同，攜校園一卡通和身份證件即可前來辦理查詢或借閱，真正把檔案信息的保密安全責任以OA系統登記落實到校內具體人員。

三、高校后勤檔案管理工作中若干問題及解決對策

隨著高校后勤改革工作的開展與深入，管理體制和用人方式也在悄無聲息地變化?，F在的用人方式有合同制、派遣制、臨時勞動人員等，流動性增大導致不具備檔案理論和實踐經驗的人員步入檔案管理崗位，使得后勤檔案工作壓力隨之增大。筆者以基層檔案實踐工作的角度，列舉高校后勤檔案工作中存在的問題和解決對策如下。

1.檔案管理規章制度的完善。高校將后勤類檔案與教學、行政檔案一同納入高校檔案事業發展規劃的同時，必須明確一名主管檔案工作的后勤管理部門領導進行責任制管理，年底考核時將檔案工作開展狀況與其考核掛鉤。筆者學校以上海大學檔案管理制度規章為藍本，編制了《上海電力學院檔案管理手冊》，兼職檔案員人手一本，檔案管理規范、制度、辦法在手冊中詳盡擬定，保管期限表與歸檔范圍、檔案管理辦法、鑒定辦法、整理辦法、保管辦法、銷毀規定等內容一應俱全。歸檔范圍和保管期限表是分類整理鑒定工作的神兵利器，將管理制度手冊化，讓后勤基層檔案工作的效率大大提升，后勤檔案工作效率提升的同時，也大大提升了高校后勤部門行政效率。因此，高校后勤檔案工作中制度健全、體制完善是后勤行政工作的加速器。

2.基層檔案管理人才隊伍建設的強化。后勤檔案管理人員多屬兼職，基本上沒有經過正規的業務培訓，而且工作崗位不固定，調動頻繁，致使很多工作人員對檔案概念不清楚，對檔案業務不熟悉[4]110。目前我校后勤部門亦存在上述問題。后勤部門的檔案工作由辦公室行政人員兼職管理，兼職檔案人員流動性大，其對收集、整理、鑒定工作無法過多深入了解，造成對收集立卷工作的不熟悉。加上沒有集中管理檔案的意識，大多檔案都分散、遺落在各基層科室中，造成管理、利用工作的不便，容易造成重要檔案文件材料的遺散，那會造成不可估量的損失。

基層檔案人才隊伍建設是關乎檔案工作開展到什么高度的關鍵問題。故而對行政兼職檔案員工作職責的明確以及業務培訓必須引起后勤部門領導重視和納入檔案管理工作的日程中。檔案管理部門介入，每個學期給后勤兼職檔案員進行理論、實踐培訓，并納入其工作量，為后勤部門兼職檔案員提供必要的軟硬件設施。

3.檔案利用和宣傳的開展。檔案利用工作做得好壞是評價檔案工作開展優劣的重要指標之一。高校后勤部門檔案工作現狀大多重收藏、輕利用與宣傳，基本上就是將檔案放入庫房，后續工作可謂無從談起，所以應充分利用好后勤檔案，不斷加強檔案利用工作的宣傳力度，了解檔案利用者的需求，正確引導使用者合理利用檔案資源[5]80。檔案部門可以挖掘后勤綜合管理、保障供應、能源信息管理中心、衛生等部門的檔案信息，針對師生群體，圍繞校園生活服務、校園平臺軟件做一些個性化的小冊子、宣傳板等，為師生提供一些關于校園軟硬件設施的資料，為學生提供校園中各種服務、風景、特色、人文等的情報資料線索。因此，可以針對自身特點編制出有關學校后勤服務特色的各類年鑒、大事記等編研材料，學校建筑功能或歷史、餐飲、醫療、住宿、疾控等人文宣傳冊，讓新入職、入學的師生在了解自己學校的學科外，了解更豐富、多元的人文資訊，莫讓后勤檔案的檔案材料沉睡金匱。

高校后勤檔案是高校后勤部門在自身職能活動過程中產生的有價值、有意義的各種形式載體的文件材料。在一定程度上，高校后勤檔案記錄和反映著高校后勤部門的原始工作風貌。做好高校后勤部門的檔案管理和利用工作，不僅對工作開展的效率有所幫助，也在不同程度上宣傳了各自學?；A服務設施、人文特色，更是對學校歷史的負責。因此，加強與提高高校后勤檔案管理和利用工作，具有非凡的意義。

[1]許雪雯.加強高校后勤檔案管理工作的幾點思考[J].黃山學院學報，2009（1）.

[2]郜鄭平.關于高校后勤管理模式的探討[J].致富時代，2009（12）.

[3]路長蘭.高校后勤檔案管理存在的問題及對策[J].泰山學院學報，2014（5）.

[4]周紅莉.加強高校后勤檔案管理工作的思考[J].鄖陽師范高等?？茖W校學報，2012（10）.

[5]楊麗萍.如何做好高校后勤檔案管理工作[J].鄭州牧業工程高等?？茖W校學報，2013（2）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.10

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2016-11-09