基于文檔一體化的數字化檔案室建設探索

張建銘 王春曉

（中國工程物理研究院流體物理研究所 綿陽 621900）

基于文檔一體化的數字化檔案室建設探索

張建銘 王春曉

（中國工程物理研究院流體物理研究所 綿陽 621900）

本文分析了檔案信息化進程中，沿用傳統機關檔案管理工作的企事業單位將面臨電子文件和檔案管理嚴重脫節的問題。作為科研單位，在科研管理相關部門及檔案管理部門協同進行頂層設計和整體規劃下，建設基于文檔一體化管理的數字化檔案室是連接OA系統與數字化檔案館之間的有效的手段，是檔案管理工作發展必然。

檔案 電子文件 文檔一體化

隨著信息化進程的不斷發展，從2010年開始，我所在機關及科研室安裝部署了辦公自動化（OA）系統和科研協同管理系統的建設工作。OA系統與科研生產過程的全面協同管理的目的是實現科研生產任務下達、方案審批、報告（總結）審閱等流程的網上運行，對科研電子檔案的在線歸檔、利用問題產生了迫切需求，依托傳統檔案室進行檔案工作與OA系統、數字化檔案館建設之間的矛盾日益突出，兩者之間缺少連接橋梁，傳統檔案管理方式面臨新的變革。建設基于電子文件與檔案一體化管理的企業數字化檔案室成為科研單位檔案管理工作發展的必然趨勢。

一、電子文件和檔案一體化管理必要性分析

1.大數據時代需要科技文件與檔案一體化管理，科技檔案管理學是一門新興的學科，起源于管理學，伴隨我國科學技術的發展，是在適應社會主義事業的客觀需求的基礎上創建并逐步發展起來的[1]4?？萍紮n案的管理經歷了科技文件、技術資料和科技檔案這三個階段，在科研單位，這三種“信息載體”分別由不同的科技人員、科研部門或檔案管理機構來進行管理。

科技文件和技術資料處于文件生命周期的文件管理階段，通常由科研部門（產生者）進行管理。歸檔是文件“突變”為檔案的重要階段，在文件形成者向檔案管理部門辦理移交手續，雙方“簽字”后，文件“突變”為檔案，科技檔案的管理責任主體從科研人員、科研部門轉向檔案管理機構或部門。

從“文件生命周期理論”來看，“歸檔”過程既是科技文件生命周期的終結，又是“檔案”作為“有價值的文件集合體”即檔案管理新一輪生命周期的開始，該階段主要由檔案管理機構進行管理，兩個階段的管理實現了文檔一體化管理的閉環和持續提升管理。面對計算機技術和網絡技術的發展，大數據時代的來臨不僅是對科研管理人員也是對檔案管理人員的一項挑戰，檔案管理需前移，在OA系統設置中將文件和檔案管理有機結合起來，實現機關文件處理、檔案室工作和檔案館工作“三位一體”、“文檔一體”[2]81管理方式是解決這一問題的關鍵。

文檔一體化管理的生命周期標示見圖一。

圖一文檔一體化管理的生命周期圖

2.傳統機關檔案管理模式下電子文件和檔案管理存在的問題。伴隨OA使用，電子公文在流轉過程中，文件和檔案管理（歸檔環節）的明顯分界線逐步消失，傳統機關文件的管理方式已經導致文件和檔案管理嚴重脫節，大量電子文件在OA系統中處于“有人辦，無人管”的狀態，辦完即失控。而在文件現行和半現行階段，國家檔案館系統不具備接收管理科技電子文件的職能，傳統工作由連接辦公自動化和國家檔案館之間的科技管理部門和機關檔案室共同承擔，但目前相關職能不夠明確，作用發揮受限，大量電子數據處于無序狀態，不能進行有效管理和利用。作為科研單位，其中間橋梁的作用發揮受限更加的明顯。電子文件在管理系統中難以轉成有效的電子檔案，而檔案館系統需花費大量的人力、物力進行檔案的數字化。

在機關信息化建設中，由于計算機系統對文件和檔案的界限難以區分，“重文件輕檔案、急程序輕結果”等文件管理現象普遍存在，文件管理和檔案利用之間的矛盾日益突出。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確指出要以加強檔案室建設為基礎，突出檔案室在檔案事業發展中的基礎地位，要建立新形勢下檔案室工作新格局。除傳統業務外，要把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導。建設數字化檔案室體現了檔案工作和數字化檔案館工作發展的內在需求，對于提高單位的內部知識管理效率具有重要意義。

二、建設數字化檔案室是實施“電子文檔一體化管理”的有效途徑

1.建設數字化檔案室是實現電子文件前端控制的重要手段和落實電子文件管理標準、規范的最佳途徑建設數字化檔案室可以將文件管理提前至電子文件產生之初，從源頭開始規范電子文件的元數據管理，管理過程中促使元數據伴隨文件生命周期全過程，強調“前段控制與全過程管理理念”[3]14。檔案管理工作前移表現在系統設計之初制定與紙質文件基本一致的電子文件歸檔范圍與保管期限表，并將電子文件歸檔范圍及保管期限表納入管理系統。將業務管理流程納入系統設計[4]227，按照保管期限表中規定的文件種類（名稱），區分不同種類（名稱）文件的價值、保管期限，開發自動鑒定的功能模塊。這個過程需要科研管理部門、檔案管理部門、信息技術支撐部門和軟件開發單位共同協商實現，將科研生產中各信息反饋的功能與數字化檔案利用管理要求結合在一起，將規范要求體現在前端。

“前端控制”思想要求貫穿文件鑒定的全過程，文件一旦形成（起草或設計、標準化、審核、簽署），系統自動與保管期限表中條款對應進行價值的初步鑒定，文件進入正常處理流程（發送、歸檔），其存毀、保管時間基本已決定。如果某些文件未納入保管期限表，導致系統無法識別時，提醒用戶作出判斷，對于未作出規范化簽署、鑒定的文件，用戶無法進入下一步操作。

2.文檔一體化管理重要意義——通過知識管理體現科技檔案的價值?？萍紮n案作為知識的一種載體，具有雙元價值。檔案作為工具價值，記錄方式和行為反映了人類在改造自然、征服自然中科學技術的進步過程。而檔案的信息或知識價值，是檔案中記錄的載體信息所反映出來的價值。這兩種價值都需要通過檔案使用者來實現，在單位或個體運用的過程中才能得以體現。在科研項目檔案集中管理模式下，實現文檔一體化管理，可以將檔案管理提前到文件產生之初，并貫穿于文件——檔案的整個生命周期，在鑒定和利用環節可以幫助管理者和利用者共享信息資源[5]27。檔案管理人員必須積極主動去思考單位的知識構架、學科優勢、管理需求等，將無序的知識做有序的策劃管理，熟悉并掌控單位科技檔案的價值，才能在需求時及時整理、提煉有參考價值的材料并及時推送到決策者面前，幫助實現知識價值的共享，減少重復勞動，提高單位的效率和業績，實現檔案的價值。

三、基于文檔一體化管理的數字化檔案室建設面臨的問題

近年，院統一搭建了院級知識管理與信息化管理的框架，各單位也相繼建成了OA辦公系統、人事、保密、財務、質量、檔案等管理平臺，這些平臺的運行給單位系統帶來了便捷，通過近年的實踐，面對大數據時代帶來的巨大挑戰，科研協同管理系統上線運行后，如何將“文件管理”、“歸檔管理”和“利用管理”有效結合起來是數字化檔案管理可能面臨的問題，具體到基層單位，數字化檔案室建設工作面臨如下的一些問題。

1.缺乏頂層設計形成大量的信息孤島和非結構化數據。在信息化管理的進程中，OA協同辦公系統，人事、保密、財務、質量、檔案等管理平臺在行業部門的要求下安裝使用，先后采用了多種管理系統，如CRM、HRM、ERP等[6]2，各自數據被封存在各種不同的系統中。信息間缺乏相互聯系的通道，缺乏統一的界面，大量的信息，孤立的數據，多系統的相互獨立性也成企業的整體信息管理的障礙，業務管理系統的不一致性造成大量數據的不可兼容性。運行實踐顯示，不可兼容的數據下線后基本處于無法利用狀態，結構化數據只占到企業全部信息與知識的10%左右，其他的90%都是數據庫難以存取到的非結構化數據。

2.電子文件與電子檔案管理規范建設滯后?，F有標準、規范性文件指導性、針對性不強。我國現行有關檔案數字化相關的標準多是二三十年前的標準，已不能滿足各種類別的檔案管理的需求。近年來，國家檔案局和各地、各部門陸續出臺了一些電子文件管理的標準、規范，如《數字檔案室建設指南》《電子文件管理系統通用功能要求》《數字檔案室應用系統要求》等，這些標準和規范多少存在“宏觀要求多，具體要求少；原則條文多，明確規定少；涉及單個問題多，綜合考慮少”的問題，在指導性、針對性和操作性上還存在不足，同時，沒有充分考慮檔案人員的實際情況，管理人員在提出電子文件管理系統設計、功能需求或者具體實踐時，無法將這些標準、規范的要求貫徹其中，在檔案信息化建設中也很難找到著力點，無法充分發揮自身的優勢和作用。

四、科研基層單位基于文檔一體化的數字化檔案室建設探討

數字檔案室建設工作是一項系統工程，除現有檔案數字化外，主要是實現各業務管理系統下的電子文件的在線接收，即實現現有的業務管理系統與檔案管理系統的電子文件的無縫銜接，將具有歸檔價值的電子文件按照檔案價值鑒定、歸檔、整理、著錄、編目等方式轉換為電子檔案進行規范化管理。

1.電子文件歸檔業務權限設置及系統管理工作。OA辦公系統、人事、保密、財務、質量等各業務系統內產生的文件按文件歸檔前文件管理流程中各個環節的責任制進行劃分，按照檔案管理規范要求和檔案管理組織網絡設置各級文件管理權限及系統運行審批具體責任人。各單位產生的科技文件辦理完畢后按課題進行整理，對電子文件進行組卷，設置集中輸出管理平臺，統一歸檔。院內單位輸入的文件資料由管理部門審查，使用完成后按課題（項目）歸檔節點統一歸檔，便于保持檔案的完整性和成套性。

2.檔案信息化網絡應用體系和檔案（文件）數據構建。建設可供所內研究人員、管理人員利用的數字化檔案管理網絡，對已建立檔案目錄和已數字化的全文數字化檔案進行建庫、掛接、權限設置等，將紙質檔案整理后及時提供利用服務。

可供檔案數字化使用的信息網站有以下任務，分三個層次：一是機關管理層面上的利用；二是檔案人員日常的編研管理利用；三是科研人員的查詢利用。

按照《電子文件管理系統通用功能要求》設計文檔一體化管理的電子文件管理系統，實現電子文件的在線歸檔，電子檔案的在線移交和接收，完成數字檔案接收、管理、統計、借閱、鑒定、檢索和一張圖查詢等功能。數據庫主要包括如下五種數據：目錄數據、實體數據、檢索工具數據、背景信息數據和元數據。

3.檔案的數字化及共享利用管理。在傳統機關檔案室管理模式下，檔案人員已完成檔案的目錄數據編制工作。在檔案信息化網絡應用體系構建可用后，可進行檔案目錄上傳和電子文件掛接工作，工作按照規范入庫、利用優先、由近及遠的原則，分期分批進行。對電子文件檔案進行在線建庫歸檔，紙質文件集中輸出歸檔整理后入庫管理。

庫存檔案數字化，對已數字化的部分科技檔案數據檢查、讀取，建庫、權限設置和掛接利用工作。對未數字化部分檔案和文書檔案進行規范化整理和數字化加工，在規范化整理過程中同步完成數字化掃描加工及數據檢查，完成數字化工作。完成掃描、檢查、入庫整理等，確保掃描質量后重新裝訂入庫管理。

2014年底，國家檔案局發布《數字化檔案室建設指南》，明確在辦公自動化與數字化檔案館之間增加數字化檔案室的建設工作。數字檔案室是在充分肯定傳統機關檔案工作的前提下對新形勢下機關檔案工作提出的新要求。其定位為文檔的雙套制管理，在傳統紙質檔案管理基礎上，應用現代信息技術，將機關管理和科研活動中形成的檔案信息資源以數字化形式存儲，并進行高度有序的組織和整理，通過各種網絡平臺，為機關運作、管理和決策提供檔案信息服務和利用的檔案信息集成管理系統。數字檔案室是連接辦公自動化與數字化檔案館的“中繼站”，是信息化條件下文檔一體化管理的先進形式。建設數字檔案室，有利于提高檔案室的工作效率和現代化水平，有利于確?？蒲谐晒堎|和數字檔案永久存儲與安全保管，有利于提高查閱的服務能力，滿足我所科研生產信息服務的現實需求。

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學第三版[M].北京：中國人民大學出版社，2009.

[2]王芳.數字檔案館學[M].北京：中國人民大學出版社，2010.

[3]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[4]張新國.新科學管理[M].北京：機械工業出版社，2011.

[5]徐擁軍.檔案后管理范式與知識管理[J].檔案學通訊，2008（2）.

[6]陳傳義.檔案信息化網站構建基礎與實例[M].武漢：武漢大學出版社，2010.

★作者張建銘為中國工程物理研究院流體物理研究所副研究館員，研究方向為檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.14

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